结构的支柱要有层次和主轴

● 讲完欧洲和非洲，突然接着讲大阪

难以传达信息的人有一个共同特征，那就是将不同层次的话语并列处理。这是产生大脑鸿沟的主要原因。层次不同是指词语涉及范围的大小、抽象程度不同。例如，“服装、食品、日用品”这三个词涉及的范围大致相同，而“服装、食品、洗发水”涉及的范围就不一样了。

在讨论欧洲和非洲今后经济前景的过程中，如果说话人突然说了“还有，大阪的经济……”这句话，“为什么突然说到大阪？”“词语范围突然变得太小了吧？”想必你会有这样的感受吧。这样会给人一种强迫他人进入自己感兴趣的领域或强迫他人听自己想说的话的感觉。如果想讲大阪的故事，一开始就应该把话题集中在伦敦、约翰内斯堡[7]等城市的层面。

大多数听众在听演讲时，都会事先预测接下来的故事情节。例如，假设议题是“改善新员工的沟通情况”。假设谈话的结构以“三项”开始。首先，“①报告”的质量比半年前提高了很多。其次，关于“②联络”，联络失误的次数增加了。这样的话，你能想象接下来会是什么内容吗？因为有“报告、联络、商量”的菠菜法则[8]，这是在新员工培训中经常出现的一个词，所以对方可以想象，接下来一定会围绕“③商量”继续讨论现状。但是，如果说话人说的是“由于联络失误，我比较在意的是③与外部合作伙伴的交流。新员工涉及的委托业务有三种”，那又会怎么样呢？

“什么？和外部合作伙伴的交流？委托业务的种类？第三项要说这个？要进入这个话题吗？”听话人大概会不知所措吧。这种违和感是层次差异造成的。

在同一语境中谈论不同层次的话题，不仅无法加深对方的理解，反而会招致混乱。这样一来，听话人的专注力会被干扰，信息就很难传达清楚。这种说话方式会让听话人的思维迷失方向。

“目前在哪里？你有没有迷路呢？”“你有没有跑进小路？”“目的地是哪里？快说到结论了吗？”这样的话语会让听众感到不安。当说的话由三个支柱构成时，支柱的层次一定要一致。没有自信的人可以在一开始就确定支柱是否在同一层次，明确表达“接下来就以此为主题进行谈话”的信息。

如果宣布今天的议题是“改善新员工沟通的情况”，那么紧接着你应该继续说：“这次讲话是以‘菠菜法则’，也就是报告、联络、商量这三点为切入点。”在一开始就明确三个支柱，听话人就非常容易听懂，他们便可以安心地听接下来的内容了。

到哪里去？走什么样的路？像这样完全未知的随心所欲的兜风，在私人生活中是一种享受、是好事，但在商务工作中会给人带来困扰。在公司内部的日常交流中，如果听话人内心一直提心吊胆、七上八下的话，他们就会感到非常疲惫。为了让听话人能够安心、从容地倾听，尽可能不要给听话人增加理解上的不必要的负担，请你务必将说话的内容组织得简明易懂。

● 围绕不同的主轴说话，会议就会迷失方向

另外，不仅是层次，统一主轴也非常重要。所谓“统一主轴”，就是指例如“苹果、香蕉、葡萄”是水果主轴；“红、黄、紫”是颜色主轴。“苹果、香蕉、紫色”这样的主轴是错误的。“大型店铺、中型店铺、新型店铺”，无法弄清楚其主轴究竟是规模还是风格，因为两者混杂在了一起。

在会议上讨论国际市场的时候，有人会突然提起国内市场的问题，还有明明是在说销售渠道的问题，有人却总是说自己公司商品的缺点。虽然发言人认为自己的发言与主题有关，但论点的主轴明显不同。如果被这样的人牵着鼻子走，会议就会迷失方向，无论花多久都无法讨论出结果。作为主持人的会议管理者可以通过可视化会议主题来避免这种情况的发生。

顺便一提，在会议上必须可视化的是讨论对象的范围。比如，是部分还是整体？如果是部分的话，是按什么标准分类的部分？讨论对象是以怎样的战略概念（主轴）来分类的？如果决定了分类的主轴，自然而然就很容易看清楚整体对象的框架了。例如：

·对象的范围：日本国内销售。

·战略概念（主轴）：按渠道分类。

·框架：直销渠道、间接渠道、互联网。

如果以销售战略为课题，那么，可以制成树状结构或者矩阵结构的框架，你在会议开始时就应该加以说明：“今天会议讨论的是这一范围，除此之外的内容下次再讨论。”并提前与所有参会者确认、共享这一前提。这样一来，即使有人开始讨论不同层次或框架的话题，也能立刻引起其他参会者的注意，提醒他回到正题，不会在讨论结束前偏离主题。

①一般认为，4W1H指做什么（What）、为什么做（Why）、谁来做（Who）、什么时候做（When）、怎么做（How）。本书中的4W1H指做什么（What）、为什么做（Why）、谁来做（Who）、做哪个（Which）、怎么做（How）。——译者注

● 关键信息不是“什么”，而是“为什么”

某公司在写产品策划的脚本时，有一个要求是要按照4W1H来写，因为4W1H能让信息更容易传达。不仅在写作时，在说话时也请务必使用4W1H。例如，假设你希望你正在交往的对象无论如何都要减肥（“做什么”），为此，首先你必须观察对方（“谁来做”），就像投球游戏一样，先考虑把球投到哪里，对方才会听你的话。如果你担心对方的健康，而对方却不愿意健康地生活，而是抱着及时行乐的想法，这种情况下，与其和他强调健康的重要性，你倒不如使用“如果你比现在减少5千克体重的话，将会更受欢迎”的说法，这样会达到更加明显的效果。相反，如果他很注重健康的话，你最好说：“你知道代谢综合征[9]和‘三高’[10]等疾病和肥胖生活习惯病有关系吗？”“我希望你永远健康。”

关键在于要说这个话题的理由（“为什么做”）是否能触动对方的心。这样的理由被称为“关键信息”，如果理由不是简洁的信息，你就无法传达出真正想说的内容并让对方理解。如果不能用一句话概括出关键信息，那就证明你想说的话结构不鲜明。比起信息如何传达，你更应该致力于确定关键意见和主张。如果完成了这一部分，再提出多个减肥的方法，从中选择（“做哪个”），最后总结自己也会全力协助，一起努力吧（“怎么做”），想必这也不是什么难事。

4W1H中最重要的是“为什么你必须这么做”的“为什么做”部分，关键信息不是“做什么”而是“为什么”。

那么，如果用4W1H来整理科室会上向参会者提出的任务要求，你觉得会怎样呢？请看下图。

用4W1H来整理吧

这样来看，科室会上的信息是不可能准确传达的。因为最重要的关键信息——“为什么做”没有被说出来，而且针对多个选项，也没有共同探讨大家都能够接受的方法（“做哪个”），只给出了强加于人的做法（“怎么做”）。这样一来，听话人就会有一种无法接受的被强迫感。那么，我们来试着对“为什么做”和“做哪个”进行假设。

这样一来，是不是目标变得更明确，更能激起大家兴趣了呢？但是，我想也有人会有这样的疑问：“靠收集报告就能解决问题吗？”也就是说，有人怀疑“怎么做”的合理性。所以，“做哪个”很重要。在突然说出“怎么做”之前，要站在听话人的角度一起思考“做哪个”。例如：

这时，有两三个人举起了手，然后交换意见。

按照这样的流程说出自己的想法，“为此，我认为最不会给大家造成负担的方法是……”，基于此提出“怎么做”。你不觉得这样更能获得听话人的认同吗？

那么，在“对方容易理解的说话方式”方面意识比较薄弱的人，就应该像这样有意识地使用有逻辑的说话方式。即便如此，也许还是有听话人觉得听了你的话后“我的心没有被打动”，原因就在于双方存在心灵鸿沟。试着考虑运用有效的讲述方式来准确传达信息吧。