1.3 简单唯一的员工编号编码规则
如果让HR自拟一个员工编号的编码规则，那是非常简单的，只需要牢记一点：员工编码不能是纯数字的组合。因为通常纯数字的组合需要用虚位“0”来补充，这样会形成类似“0001、0002、0003……”形式的员工编码，但是这种员工编号容易出现错误，最主要的是可能操作不慎将文本型数据转换为数值型数据（也就是常用的数字），这在使用数据透视表、函数等一些操作时，会出现问题。
员工编码可以是“英文+数字”组合或者“汉字+数字”组合，一般建议“英文+数字”组合，英文可以是公司简称或其他识别字母，数字是根据入职时间来编辑顺序号，如“HR0001”。
员工编号一般是向下拖动顺次加1，为了防止因为误操作造成员工编号输入错误或者输入重复的情况，可以用【数据验证】功能设置限定条件。
具体操作步骤如下。
STEP 1：选中表格中A2:A245数据区域，单击【数据】选项卡【数据工具】功能区的【数据验证】按钮，弹出【数据验证】对话框。
小技巧：
选中A2单元格，然后按组合键<Ctrl+Shift+↓>可以快速选中A2:A245区域，这个组合键是向下快速选中一直到最后一个单元格的连续数据区域，如果把“↓”换成“←、↑、→”，分别表示向左、向上、向右快速选中一直到最后一个单元格的连续数据区域。
STEP 2：在【允许】下拉列表中选择【自定义】，在【公式】文本框中输入如下公式，见图1-13。
=AND(COUNTIF(A:A,A2)=1,LEN(A2)=6)
STEP 3：单击【出错警告】选项卡，在【错误信息】文本框中输入“请检查员工编号是否唯一，或者员工编号是否6位！”，然后单击【确定】按钮，见图1-14。
●图1-13 数据验证条件设置
●图1-14 出错警告设置
如果输入的员工编号不唯一或者不是6位，则会出现错误提示的窗口，提示的内容就是输入到【错误信息】文本框中的内容。
专家解析
① 使用数据验证中的【自定义】功能，要保证输入【公式】文本框中的公式结果为TRUE或FALSE，当结果为TRUE时，在单元格可以正常输入内容，当结果为FALSE时，就会出现错误提示。
② AND(COUNTIF(A:A,A2)=1,LEN(A2)=6)公式中，COUNTIF(A:A,A2)=1判断员工编号是不是只出现了一次，如果出现了一次，则返回TRUE，否则返回FALSE；LEN(A2)=6判断员工编号是否为6位，如果是6位，则返回TRUE，否则返回FALSE。当前面两个条件同时满足时返回TRUE,否则返回FALSE。