PART 2　外宾接待　Receiving Customers

Unit 1　商务签证邀请函　Visa Invitation Letter

对于有意向专程来中国参观公司的客户来说，外贸公司需要为他们开具商务签证邀请函，这类文书不要求灵活性，根据模板稍加修改即可。

常用词汇　Vocabulary

1.seals　n.封条；印章v.盖印；批准

【双语例句】

Application Form to be filled in and stamped with the seal of your company.

填写申请表并加盖公司公章。

The deal needs the government's seal of approval.

这一交易需经政府批准。

【用法解析】

“with sb's seal”表示“经某人盖章的”，“seal of approval”表示“正式认可”，如例句所示。“在文件上盖章”则是“set seal to the paper”。

2.copy　n.复印件

【双语例句】

Copy of the passport photo page of the applicant.

被邀请人有效护照首页复印件。

【用法解析】

“copy”的基本意思是对原物的复制，除了表示副本、复制和复印件等，也作摹本、抄本和复制品等解，力图在形状、外观、特征等方面与原物尽可能相似。短语“copy cat”的意思是“盲目模仿”。

基本词汇　Basic Words

honor [ˈɑːnər]　n.荣誉；荣幸　　　　invite [ɪnˈvaɪt ]　v.邀请

professional [prəˈfeʃənl]　adj.专业的　　　　benefit [ˈbenɪfɪt]　n.优势；益处

engage [ɪnˈɡeɪdʒ]　v.参与；从事　　　　business [ˈbɪznəs]　n.买卖；生意

情景实例　Scene Example

上海贸易有限公司向布鲁诺发出了正式的签证邀请函，邀请对方6月来公司参观，其具体内容如下。

英

Subject：Bruno/Invitation Letter/ST Co., Ltd.

Dear Mr.Bruno,

It's our great honor to invite you to vsit ST Co., Ltd.located at Shanghai,China in June, 2020.This vsit will provide an opportunity for you to make a better understanding of our products, and to communicate our future business cooperation in details.

ST Co., Ltd., as one of the best professional machine manufacturers in China, has engaged in manufacturing and international trade for many years.We believe this vsit will be of great benefit to our future business cooperation.

We are all looking forward to seeing you soon, and should you have any questions, please feel free to inform us.

Yours truly,

Wang Wei

Shanghai Trading Co., Ltd.

中

主题：致布鲁诺/邀请函/上海贸易有限公司

亲爱的布鲁诺先生，

我们非常荣幸地邀请你于2020年6月来位于中国上海的上海贸易有限公司参观。这次访问将为你提供一个更好地了解我们产品的机会，并为我们今后的业务合作提供更详细的信息。

上海贸易有限公司，是中国最好的专业机械产品制造商之一，从事制造业和国际贸易多年。我们相信这次访问将对我们今后的业务合作大有裨益。

我们期待着很快见到你，如果你有任何问题，请随时通知我们。

你真诚的，

王伟

上海贸易有限公司

Tips　核实邀请对象身份

法律规定，中国境内单位和个人均可为外国人签发邀请函，但必须对邀请内容的真实性负责，否则将承担相应的法律责任。在对外贸易交往中，也时常出现对方假装要来华参观，而实质上是骗取邀请函的情况，甚至有的不法分子入境后从事非法活动，导致外贸公司法人替对方承担了刑事责任。因此，外贸公司要注意识别客户的真实性，切忌随便签发邀请函。

Unit 2　迎接客户　Picking up Customers

一切事宜就绪后，需要外贸业务员去机场迎接客户。此时，除了要带着热情和微笑，本节常用语句更要熟记于心。

常用词汇　Vocabulary

1.baggage　n.行李

【双语例句】

Let me put your baggage in the trunk.

我来把你的行李放在汽车后备箱内

【用法解析】

“baggage”主要用于美式英语，英国人多用“luggage”，两者都是不可数名词。表达行李数量（如两件行李）时，可以用“(two) pieces of baggage”的句式。表达行李的词汇还有“package”“bags”“belongings”和“suitcase（可简化为case）”等。

2.in person　亲自

【双语例句】

I'll have a talk with her in person.

我会亲自和她谈一谈。

【用法解析】

“in person”通常放在句末，与之相关的短语有：“in the person of（以……资格）”和“in one's proper person（亲自）”等。

3.fill in for sb.　代替某人

【双语例句】

Some other business held him back, so he asked me to fill in for him.

他被一些其他事情缠住了，所以才叫我代替他来。

【用法解析】

“fill in”表示填补空缺，因此可以与“stand in”换用。表示代替某人的短语还有“in one's place”“in place of sb.”“to act for sb.”和“to substitute sb.”等。

4.pick up　接某人

【双语例句】

We'll pick you up at the hotel at 8：00 tomorrow morning.

我们明天上午8点到宾馆接你。

【用法解析】

“pick up”既可以指“取物”，也可以指“接人”。Did you pick the washing up from the laundry?你把洗干净的衣服从洗衣房取回来了吗？

基本词汇　Basic Words

manager [ˈmænɪdʒər]　n.经理　　　　airport [ˈerpɔːrt ]　n.机场

flight [flaɪt]　n.航程　　　　carry [ˈkæri]　v.拿；提；搬

parking [ˈpɑːrkɪŋ]　n.停车场　　　　kindness [ˈkaɪndnəs]　n.善良；体贴

情景实例　Scene Example

外贸专员王伟来到机场，手里举着写有布鲁诺先生名字的牌子。布鲁诺先生看到牌子后，就朝王伟走来。

Wang Wei：Excuse me, are you Bruno Parker from America?

王伟：请问，你是来自美国的布鲁诺·帕克吗？

Bruno：Yes, it's me.

布鲁诺：是的，就是我。

Wang Wei：It's a pleasure to meet you.I'm Wang Wei from Shanghai Trading Company Limited.I'm here to meet you.Our manager Mr.Chen asked me to say hello to you.

王伟：很高兴见到你，我是上海贸易有限公司的王伟。我是来接你的，陈经理让我代为问候你。

Bruno：Thank you for meeting me at the airport, Wang.This is my first time to vsit China.

布鲁诺：王，谢谢你来机场接我，这是我第一次来中国。

Wang Wei：You've had a long flight.Let me carry the bags for you.Our car is in the parking lot.

王伟：一路辛苦了，让我帮你拿行李。我的车就在停车场里。

Bruno：Thanks for your kindness and sorry for troubling you.

布鲁诺：谢谢，麻烦你了。

Wang Wei：Don't mention it.This way, please.

王伟：别客气。这边请。

Tips　迎接客户的准备工作

作为外贸业务员去机场迎接客户是基本的工作职责，应做好相应准备：

①提前确认客户行程；

②提供必要的服务，如预订酒店、查询航班信息等；

③提前查询天气情况，提醒客户；

④清楚客户的长相，以便确认。

Unit 3　商务参观　Business vsit

在对外贸易中，邀请客户参观公司，让其切实地了解设备、规模和工人的素质以及决策者的管理能力，对于促成交易并拿下订单，具有重要意义。

常用词汇　Vocabulary

1.sample　n.样品；样本v.采样；取样

【双语例句】

Write a letter to this address and we will send you a free sample by return.

按此地址来函我们将寄回免费样品给你。

His job is to sample products for defects.

他的工作是抽样检查产品的瑕疵。

【用法解析】

“sample”用作名词时意思是“样品”，作动词意为“抽样检查”，引申可表示“试尝”某道菜，还可表示“体验”某种生活方式。

2.demonstrate　vt.证明；演示；示范

【双语例句】

Let me demonstrate to you how to operate the machine.

让我给你演示一下这台机器的操作方法。

【用法解析】

“demonstrate”指以一种行为或外部迹象显示某种感情或性质，表示“向某人说明”时，使用“demonstrate sth to sb”的句式。

3.assembly　n.装配；组装

【双语例句】

Each component is carefully checked before assembly.

每个零件在装配前都经过仔细检查。

【用法解析】

“assembly shop”意为“装配车间”；“assembly line”表示“装配线”。实际介绍中，使用“production”替代“assembly”，统称“生产车间/生产线”也可。

4.automated　adj.自动化的

【双语例句】

This part of the assembly process is now fully automated.

装配过程的这一部分现在是全自动的。

【用法解析】

可与“computer-controlled/mechanized”换用，例如“The production process is now highly mechanized.（现在的生产过程高度机械化）”。

基本词汇　Basic Words

point [pɔɪnt]　n.时刻；关头　　　　tour [tʊr ]　n.游览；参观

line [laɪn]　n.线；线条　　　　opposite [ˈɑːpəzɪt]　adj.对面的

warehouse [ˈwerhaʊs]　n.仓库；货仓　　　　normal [ˈnɔːrml]　adj.正常的

output [ˈaʊtpʊt]　n.产量　　　　reject [ˈriːdʒekt]　n.废品；次品

情景实例　Scene Example

在接到客户后，外贸专员王伟就带领布鲁诺先生参观公司，在参观过程中，他合理安排参观路线，对各个流程了解充分，向客户展示了其专业度。

Wang Wei：Welcome to our company, I'll be showing you around.Please feel free to ask questions at any point during the tour.I'll be pleased to answer your questions.

王伟：欢迎来到我们公司。我带你四处看看，参观期间请随时提问，我很乐意为你解答。

Bruno：Thank you.How long will the tour take?

布鲁诺：谢谢。多长时间能参观完呢？

Wang Wei：It will last two hours.We will start with the Designing Department, then we could look at the production line.You will surely know the products better after the vsit.

王伟：大约两个小时。我们先参观设计部门，再看一下我们的生产线。参观后你对我们的产品肯定会更了解。

Bruno：OK, thank you.

布鲁诺：好的，谢谢你。

Wang Wei：Here is the research and development section.The building opposite us is the warehouse where the fast-moving items are stored.Down there is our office block.We have all the administrative departments there.

王伟：这里是研发部。我们对面的那栋楼是一个用来存储销售较快的产品的仓库。那边是我们的办公大楼。我们所有的行政部门都在那里。

Bruno：Oh, I see.How much do you spend on development every year?

布鲁诺：我知道了。你们每年在科研上花多少钱？

Wang Wei：3％ ～ 4％ of the gross sales.

王伟：是总销售额的3％ ～ 4％。

Bruno：Does the plant work with everything from the raw material to the finished product?

布鲁诺：从原料到成品都是工厂自己生产吗？

Wang Wei：Yes, we are fully self-sufficient.This way, I'll show you the production shop and explain the operation as we go along.Considering your safety, please wear protective gear and watch your step.

王伟：是的，我们完全自给自足。这边走，这里是生产车间，我们边走边讲解生产操作。为安全起见，请戴上安全防护装备并小心脚下。

Bruno：Thank you.How do you control the quality?

布鲁诺：谢谢。你们如何控制质量呢？

Wang Wei：All products have to go through five checks in the whole manufacturing process.Duck your head as you go through the door there.

王伟：所有产品在整个生产过程中必须通过五道质量检查关。经过那道门时，请将头放低。

Bruno：All right.What are your monthly output and usual percentage of rejects?

布鲁诺：好的。你们每月的产量和不合格率都是多少？

Wang Wei：One thousand units per month, and the unqualified rates are about 2％ in normal operations.

王伟：每月1000套，正常情况下不合格率为2％左右。

Bruno：That's wonderful.

布鲁诺：那太了不起了。

Wang Wei：Thank you.Here we are, this is our sample room.On display here are all of our latest machines.

王伟：谢谢。我们到了，这是我们的样品室。这里展出的是我们全部的最新设备。

Bruno：I'm not sure how this product works.

布鲁诺：我不懂这款产品该如何操作。

Wang Wei：Let me call someone in charge to give you a demonstration.

王伟：让我找个负责这方面的人来给你演示一下。

Bruno：How is this product selling?

布鲁诺：这款产品卖得怎么样？

Wang Wei：Owing to its superior quality and reasonable price, there is a steady demand in our market for this kind of product.

王伟：鉴于这款产品的高品质和合理的价格，在我们的市场上这款产品有非常稳固的需求。

Bruno：I'm sure it is.What's next?

布鲁诺：我想也是。接下来参观什么？

Wang Wei：I'm sorry to say this is the end of our tour.What's your general impression, may I ask?

王伟：我得抱歉地说我们的参观到这里就结束了。不知道你总体印象如何？

Bruno：Very impressive, indeed.You have fine facilities and efficient people.I think I've got a general picture of your factory.Thank you so much for your time．

布鲁诺：印象很深刻。你们拥有很好的设备和高效率的员工。我想我对你们厂已有了一个大概了解。谢谢你为我花了这么多的时间。

Wang Wei：My pleasure.Thank you for your compliments, and we will continue our efforts to improve our professionalism.

王伟：这是我的荣幸。同时也谢谢你的赞美，我们会继续努力提升我们的专业程度。

Tips　表达“观念”的词汇

表达总体印象，除对话所示“I've got a general picture of ”以外，还可以使用“It gave me a good idea of ...”的句式，两句中的“picture”和“idea”可互换，还可以用“view”和“understanding”等词汇代替。

Unit 4　商务会餐　Business Dinner

无论是接待外宾，还是出差拜访，通常都避免不了要共进一两次商务会餐。商务会餐可以创造良好的氛围，促进双方的关系，以便更加深入地合作。下面就以客户经理陈琳与布鲁诺先生进餐为例进行讲解，在下文讲解商务出差章节时，将不再赘述。

Tips　用餐注意事项

邀请异性商务伙伴就餐，最好是午餐而不是晚餐。要避免选择浪漫氛围的餐馆，最好选择适宜商务会谈的餐馆。西方人与东方人的用餐习惯有很多不同之处，在请客时要考虑周全，照顾周到。

常用词汇　Vocabulary

1.taste　n.味道；品味；爱好v.品尝

【双语例句】

What is your favorite food? I'll cater to your taste.

你最喜欢什么食物？我会满足你的口味。

Every furmshings in his house is in good taste.

他家的一切陈设都很雅致。

【用法解析】

“taste”的意思是“味道”，指人品尝食物后的感觉，所以“cater to taste”表迎合口味。“taste”还可指人对文学艺术、服饰等方面的审美能力，所以“in good/excellent taste”意思是“风雅的，大方的，得体的”，将“good”换成“bad/poor taste”意思是“格调不高，不得体，庸俗”。

2.hospitable　adj.好客的；殷勤的

【双语例句】

No wonder the Chinese are said to be hospitable.

怪不得人们说中国人很好客。

【用法解析】

“hospitable”的近义词有“friendly/kind”“neighborly（睦邻的）”“gracious（亲切的）”“hearty（友好的）”和“sociable（好交际的）”等。

3.my treat　我请客

【双语例句】

It's my treat this time.I'll pay.

这次我请客。我来付。

【用法解析】

“treat”有“款待”的意思，所以表示请客时可以用“be one's treat”的形式，也可简单说“my treat”，如“My treat this time.（这次我请客）”。其他表示“我请客”的句式还有“on me”，例如“Lunch is on me today.（今天午饭我请客）”。

4.on the house　免费；由店家出钱

【双语例句】

This barbecued chicken is on the house.

这烤鸡是餐厅免费赠送的。

【用法解析】

表达免费，除了“free”以外，还可以说“gratis”。

基本词汇　Basic Words

fork [fɔːrk]　n.餐叉　　　　manner [ˈmænər]　n.举止；礼仪

treat [triːt]　n.乐趣；款待　　　　propose [prəˈpoʊz]　v.提议；建议

toast [toʊst]　n.干杯；祝酒　　　　cheers [tʃɪrz]　int.（用于祝酒）干杯

情景实例　Scene Example

在正式进行商务会餐之前，陈琳礼貌地向布鲁诺先生询问是否可以一起进餐，布鲁诺先生同意了。

Chen Lin：Mr.Bruno, We'd like to hold a meal in your honor.Have you gotany plans? If not, would you like to come to lunch?

陈琳：布鲁诺先生，我们想设宴为你接风。你有什么安排吗？如果没有，你愿意一起吃午餐吗？

Bruno：That's very kind of you.I'd be delighted to come.

布鲁诺：谢谢你的好意，我很乐意前去参加。

Tips　邀请进餐的表达方式

① We'd like to invite you to dinner.我们想邀请你共进晚餐。

② We'd be pleased if you could join us for dinner.如果你可以和我们共进晚餐，我们会很高兴。

③ I should be honored if you were able to come to the banquet.如果你能参加这个宴会，我将无比荣幸。

④ May we have the honor of having you as our guest?我们想请你赏光做我们的嘉宾好吗？

在进餐过程中，陈琳注意照顾外宾习惯，使对方宾至如归，最后双方共同祝愿了合作前景。

Chen Lin：Well, here we are.Would you like to use chopsticks or knife and fork, Mr.Bruno?

陈琳：我们到了。你喜欢用筷子还是刀叉，布鲁诺先生？

Bruno：Chopsticks would be fine, I can use them very well.But I'm worried that I don't know the Chinese table manner a bit.

布鲁诺：筷子就好，我筷子用得挺好的。但我担心我一点儿也不懂中国的餐桌礼仪。

Chen Lin：Don't worry, we just have one rule, and that's make yourself at home.

陈琳：别担心，我们只有一条规则，那就是当自己家一样，不要客气。

Bruno：That's very nice of you, and it's really a treat.With great pleasure,I propose a toast to the long-term cooperation between us.

布鲁诺：你真体贴，午餐也很可口，我荣幸地提议为我们的长期合作干杯。

Chen Lin：Thank you.We really appreciate your cooperation with us.Cheers!

陈琳：谢谢。我们非常高兴能与你合作。干杯！

Tips　表达“不要客气”的短语

“不要客气”的各种英语说法有：“be my guest”“help yourself”“make yourself free”“make yourself at home”“enjoy yourself”“feel free”和“don't stand on ceremony”等。

Unit 5　安排活动　Arranging Activities

在接待外宾时，除了常规商务活动，还可以陪同外宾购物，或者安排游览、观光等，使得双方关系更加亲密。

常用词汇　Vocabulary

1.souvenir　n.纪念品

【双语例句】

My favorite souvenir is my key chain from China.

我最喜欢的纪念品是在中国买的钥匙链。

【用法解析】

“souvenir”源自法语“令人回忆的事情”，基本专用于旅行纪念，“souvenir shop”即“纪念品店”，“souvenir badge”即“纪念章”。“souvenir”的近义词有“keepsake”和“memento”等，用在纪念、留念或怀念某人、某事的物品上。

2.cosmetic　n.化妆品

【双语例句】

The cosmetic brand is her favorite.

这个品牌的化妆品是她的最爱。

【用法解析】

除了化妆品，用在购物中的常见词汇还有“jewel（首饰）”“craft（手工艺品）”“antiques（古董）”和“porcelain（瓷器）”等。

基本词汇　Basic Words

typical [ˈtɪpɪkl]　adj.有代表性的　　　　tourist [ˈtʊrɪst]　n.旅游者

craft [kræft]　n.使手艺；工艺　　　　classical [ˈklæsɪkl]　adj.古典的

history [ˈhɪstri]　n.历史　　　　scenic [ˈsiːnɪk]　adj.风景优美的

情景实例　Scene Example

1.陪同购物

工作之余，王伟陪布鲁诺一起购物，布鲁诺向王伟询问在上海购物的建议。

Bruno：I mean to buy some typical Chinese gifts for my family.What do you have in mind?

布鲁诺：我想买些特别的中国礼物送给家人。你有什么主意吗？

Wang Wei：There is a famous Arts and Crafts Store in our city.Many tourists like shopping there very much.

王伟：这里有一家著名的工艺品商店，很多游客非常喜欢去那里购物。

Bruno：It's said that Chinese arts and crafts are famous for their excellent workmanship.

布鲁诺：据说中国工艺品以做工精细闻名。

Wang Wei：Yes,they are.You will see it when we get there.There's a wide selection from which you may choose.

王伟：是的，当我们到那儿的时候你会看到的。种类多样，你可以随意挑选。

Bruno：Can we bargain there?

布鲁诺：我们可以讨价还价吗？

Wang Wei：Sorry,the price is fixed.

王伟：对不起，价格是固定的。

2.游览观光

布鲁诺想要在上海游览观光，于是向王伟询问了上海著名的旅游景点，王伟根据布鲁诺的喜好提供了合适的建议。

Bruno：Could you tell me some places of interest here? I was thinking of going somewhere.

布鲁诺：你能告诉我这里有哪些游览胜地吗？我想出门走走。

Wang Wei：Well, there are plenty of worthwhile places for you in Shanghai.For example, The famous Bund is a must for vsitors.

王伟：其实，上海有不少值得你去看的地方。例如，著名的外滩就是游客的必去之地。

Bruno：I love beautiful scenic spots.How about Yu Garden?

布鲁诺：我喜欢看优美的风景。豫园怎么样呢？

Wang Wei：It is a classical garden of the southern Chinese style, it has a history of over 400 years.

王伟：豫园是具有中国南方风格的古典园林，它有超过400年的历史。

Bruno：Wonderful! I'm sure the trip will be very pleasant.

布鲁诺：真好！我想这次观光一定会很愉快。

Unit 6　机场道别　Seeing off

经过一段时间的陪同，客户完成了此次出行的任务后，就到了道别的环节。为表庄重，应当亲自送别。本节简单叙述了道别用语，在后面章节将不再赘述。

常用词汇　Vocabulary

1.farewell　n.告别

【双语例句】

Farewell! I hope we meet again soon.

别了！希望很快我们能再见面。

【用法解析】

“再见”最常见的说法是“goodbye”，而“farewell”是表达再见的一种更正规、更书面的用法，含有不容易再见面的意思。在和别人正式道别时，使用farewell更恰当。

2.see off　为……送行；向……告别

【双语例句】

I don't want to trouble him to see me off at the airport.

我不想麻烦他去机场为我送行。

【用法解析】

可以与“send off”互换。在表达“送别宴”时，还可以使用“give/have/hold a send-off/farewell party”。

基本词汇　Basic Words

past [pæst]　adj.过去的；昔日的　　　　almost [ˈɔːlmoʊst]　adv.差不多

arrival [əˈraɪvl]　n.到达；抵达　　　　touch [tʌtʃ]　v.触摸

aboard [əˈbɔːrd]　adv.上(船、飞机等)

情景实例　Scene Example

参观时光是短暂的，到了道别的时候，客户经理陈琳和外贸专员王伟一起陪同客户布鲁诺先生来到了机场。

Bruno：We're on arrival.It's nice of you to see my off at the airport.Thankyou very much.

布鲁诺：我们到了。非常感谢你们来机场送我。

Chen Lin：We'll miss you.I hope we'll keep in touch.

陈琳：我们会想念你的，希望今后保持联系。

Bruno：Sure.Wang, you've given a great hand to me in the past days, I'd like to thank you again.

布鲁诺：当然。王，这些天里你帮助了我很多，我想再次谢谢你。

Wang Wei：It's my pleasure.

王伟：这是我的荣幸。

Chen Lin：It's almost time to get aboard.Bruno, Take care of yourself,farewell.

陈琳：该登机了。布鲁诺，保重，再见。

Bruno：Yes, I should go.Thank you very much, farewell!

布鲁诺：好的，我该走了。非常感谢，再见！