PART 1 预约会面 Make an Appointment
Unit 1 要求会面 Demanding an Appointment
无论是出国访问客户，还是邀请客户来访，为了使工作更有效率，我们都需要提前预约，和对方确定好相关事宜。
常用词汇 Vocabulary
1.appointment n.约会
【双语例句】
There is a note of three appointments on my calendar for that day.
我的日程表上记着那天有3个约会。
【用法解析】
“appointment”通常指严格根据时间表上预约的时间进行的约见或约会，其目的主要是讨论公事或业务等问题，可与“engagement”换用。“date”多指男女之间的约会，不能与“appointment”换用。
2.schedule n.时间表v.安排
【双语例句】
Let me check the schedule.
让我查看一下日程表。
There is nothing scheduled next week.
下周没有什么安排。
【用法解析】
“schedule”用作名词的意思是“时间表”，转化为动词则表示“将某事列入日程”“为某事安排时间”。“schedule”表示“日程表”时可以与“diary/calendar”换用。
3.make an appointment 预约，约会
【双语例句】
I'd like to make an appointment with you.
我想和你约个时间。
【用法解析】
对于初次约见的客户，需要语气更委婉地询问时，可以使用“Could...please?”的句式，例如“Could I make an appointment with you, please?”可与“set up an appointment/arrange to meet”换用。
4.sort out the schedule 安排日程
【双语例句】
I need to sort out my schedule.
我需要安排一下我的时间。
【用法解析】
“sort out”表示整理，后面可接“schedule/calendar/diary”，在交流中可与“check”换用，查看日程即是安排日程。
基本词汇 Basic Words
April [ˈeɪprəl] n.四月 date [deɪt] n.日期；日子
possible [ˈpɑːsəbl] adj.合理的 diary [ˈdaɪəri] n.工作日程
book [bʊk] v.预约；预订 settle [ˈsetl] v.决定；确定
alternative [ɔːlˈtɜːrnətɪv] adj.可供替代的
情景实例 Scene Example
1.利用电子邮件进行预约
得知客户布鲁诺将要访问上海，外贸专员王伟发函邀约对方会面，以便讨论一些工作上的问题。
英
Subject：To：Mr.Bruno/Request for an Appointment/Wang Wei
Dear Mr.Bruno,
Glad to hear that you are scheduled to vsit Shanghai next week.If possible,I'd like to make an appointment with you.
If you would kindly arrange to meet me, April 3 or 4 would be appropriate.If you're not convenient, could you suggest an alternative date by returning E-mail?
Thank you in advance for your kind cooperation.I am looking forward to meeting you soon!
Sincerely yours,
Wang Wei
Shanghai Trading Co., Ltd.
中
主题：致布鲁诺先生/请求约见/王伟
亲爱的布鲁诺先生：
很高兴知道你下周将来到上海，若可行的话，我希望能与你预约见面。
如果你愿意安排和我见面的话，4月3日或4月4日较为合适。如果这两天不方便，希望能邮件回复我其他日期。
先在此谢谢你的大力协助，期待不久能与你见面！
你真诚的，
王伟
上海贸易有限公司
2.利用电话进行预约
客户经理陈琳因事到纽约出差，由于纽约是客户大卫的办公地，于是她致电大卫，邀约对方届时会面。
Chen Lin：Hello, this is Chen Lin from Shanghai Trading Company.May Ispeak to David, please?
陈琳：你好，我是上海贸易公司的陈琳。我能和大卫通话吗？
Office Assistant：Hold on, please.
办公室文员：请稍等。
David：Hi, Chen.Nice to hear from you.
大卫：你好，陈。很高兴接到你的电话。
Chen Lin：Glad to hear you.I'm calling to say that I'll be in New York next month, and I'd like to set up an appointment with you.Is it possible for you to spare the time?
陈琳：很高兴你在。我打电话是想说我下个月要去纽约，想和你订下会面。你能抽出时间吗？
David：Let me check my diary.From 1st to 18th is all booked up.Would19th to 31st be convenient for you?
大卫：让我查一下我的日程。从1号到18号都已经安排满了。19号到31号你方便吗？
Chen Lin：Yes, that's settled then.I will call on you at your company on20th next month.
陈琳：行，那就这样定了。下个月20号我会去你们公司拜访你。
David：OK.Look forward to seeing you then, Goodbye.
大卫：好的。盼望到时见到你，再见。
Chen Lin：Goodbye.
陈琳：再见。
Tips 预约客户时的注意事项
通过邮件预约时，邮件内容需要做到清楚、简洁和礼貌，一般由请求约会并说明原因、建议时间和地点以及请求答复三大部分组成。
通过电话预约时，必须做好充分的准备，要做到简洁地陈述自己的目的，提供可约见的时间，明确约见的地点，同时还需注意电话礼仪。
Unit 2 安排会面 Arranging an Appointment
在事先预约之后，一般要在会面之前再次进行相关事宜的确认，或者通知推迟约会，甚至取消约会等情况。
常用词汇 Vocabulary
1.postpone v.延期；推迟
【双语例句】
Can we postpone the meeting till tomorrow?
我们可以把会议延后到明天吗？
【用法解析】
“postpone”指有意的拖延，且通常拖延到某一确定的时间，后面跟延期或推迟的日期。所延长的时间常用“for”引出,例如“for 3 days”，延到某时则接“to/untill/till”，如例句。
2.reconfirm v.再确认
【双语例句】
I'd like to reconfirm my reservation.
我要再确认一下我的预约。
【用法解析】
在表示再次确认会面事宜时，除了“reconfirm”，还可以使用“check it again”或“double check”等口语化的表达。
3.make an apology 道歉
【双语例句】
He made profuse apologies.
他再三道歉。
【用法解析】
表示歉意，还可以用“Please accept my apology.”；说明具体道歉事项，则在“apologize for”后加事项。
基本词汇 Basic Words
Friday [ˈfraɪdeɪ] n.星期五 convenient [kənˈviːniənt] adj.方便的
pleasure [ˈpleʒər] n.快乐；愉快 trouble [ˈtrʌbl] n.问题；困难
truly [ˈtruːli] adv.确实；诚恳地 arisen [əˈrɪzn] v.发生；产生
unforeseen [ˌʌnfɔːrˈsiːn] adj.未想到的
情景实例 Scene Example
1.会面前确认
为防止出现意外，客户经理陈琳在访问客户大卫之前，给对方打电话再次进行确认，并将时间精确到小时。
Chen Lin：I'm calling to reconfirm our meeting schedule.May I suggest 4：00p.m.this Friday, as a convenient time for my vsit?
陈琳：我打电话来是想再确认一下会面时间。方便的话，本周五下午4点我可以去拜访你吗？
David：Yes, I'm free all afternoon.Why don't you come at noon and we'll have lunch together?
大卫：好的，我整个下午都有空。你不如中午就来，我们一起吃个饭？
Chen Lin：My pleasure.
陈琳：我的荣幸。
2.推迟约会
客户大卫遇到急事，不得不占用会面时间进行处理，于是告知客户经理陈琳需要推迟约会。
David：I'm sorry.I won't be able to keep my appointment with you on Friday.Something urgent has come up.
大卫：很抱歉，发生了一些紧急情况，星期五我不能守约了。
Chen Lin：That's all right.It's understandable.
陈琳：没关系，可以理解。
David：I'm afraid I've brought you too much trouble.Once I'm available,I will get in touch with you.
大卫：恐怕我已给你带来了一些麻烦。一旦我有空，我会和你联系。
Chen Lin：Never mind.At your convenience.
陈琳：没关系。看你方便。
3.取消约会
客户大卫遇到急事，需要花很长时间进行处理，无法如约会面或推迟会面，于是告知客户经理陈琳需要取消约会。
David：I'm truly sorry about this, but we have to cancel tomorrow's meeting.
大卫：实在很抱歉，我们明天的会面必须取消了。
Chen Lin：Why? You gave me the green light just two days ago.
陈琳：为什么？你两天前还说没问题的。
David：Something completely unforeseen has arisen, and I have to deal with it.
大卫：一件根本预料不到的事情突然发生了，我得去处理。
Chen Lin：It's not your fault.I can accept it.
陈琳：那不是你的错。我能接受。
David：Apologize again for this cancellation.
大卫：再次为取消这次约会表示抱歉。
Chen Lin：Never mind.
陈琳：没事。