1.1 混乱的员工信息表

不少HR设计和使用的员工信息表，或多或少存在一些问题，这些错误的存在将会限制HR工作效率的提升。员工信息表的作用不仅仅是记录和查询员工信息，最重要的作用是数据汇总，统计分析有意义的数据，为人力资源管理提供决策支持，所以一个完善的员工信息表是非常有必要的。

下面解析一下员工信息表中常见的错误应用。

错误1：多余的表名

给表格加表名是不少HR的习惯，其实加表名没有任何实际意义，而且还有可能对Excel的操作带来一些负面作用，例如将光标定位在任意一个单元格，单击【筛选】，默认是对第一行进行筛选，而第一行是表名，这明显是不正确的。

如果想给表格加一个表名，将工作表标签修改为相应的内容即可，见图1-1。

错误2：使用多行标题

多行标题是为了让各列信息分类更加清晰，但是对于Excel表格来说，多行标题的出现（见图1-2），会给排序、筛选、分类汇总、数据透视表等带来非常大的影响，所以在员工信息表中不允许多行标题的出现。把多行标题改为一行标题，同样不影响阅读信息，而且能给统计汇总数据带来非常大的便利。

错误3：使用行小计

员工信息表中加入行小计（见图1-3）的初衷是为了可以快速查看各种汇总数据，但是加入行小计是需要耗费不少时间的，而在排序、筛选、数据透视表、分类汇总、函数等操作时又需要把行小计删除，会浪费大量时间，同样每次信息更新后也有可能要更新行小计，累计浪费的时间是非常多的。所以员工信息表中不能出现任何行小计，如果需要统计数据，可以通过函数、数据透视表、分类汇总等功能来实现。

错误4：用序号代替员工编号

在人力资源整个数据统计系统中，有的公司有专门的员工编号编码规则，而不少公司是没有员工编号或工号的。无论公司有没有确定员工编号编码规则，HR在统计员工信息时，员工编号是必须存在的。员工编号像每个人的身份证号一样，它可以避免重名带来的一系列问题，例如查找重名人员信息时还需要人工核对的问题。

在员工信息中使用序号，是大多数HR的一个习惯，他们认为加入序号后可以快速地查看员工信息表中有多少条信息，其实通过Excel行号一样可以达到此目的，所以序号是没有作用的，它也不能代替员工编号，见图1-4。

错误5：姓名中有空格

在姓名中加入空格，也是不少HR的习惯，一般是在两个字的姓名中加入空格，使其与3个字的姓名宽度一致，这样整齐划一比较好看。要知道还有4个字的姓名，另外有一些少数民族的姓名比较长，为了保持整齐划一加入空格就不方便了。

最主要的是，对于Excel而言，加入空格的姓名和不加入空格的姓名是不一样的，因为空格在Excel的理解中也属于字符，这就会使Excel认为“郝晶”和“郝 晶”是两个姓名，见图1-5，所以姓名中一般是不加入空格的。

错误6：合并单元格的出现

在员工信息表中使用合并单元格是一个普遍的现象，合并单元格的使用一般是为了让信息看起来简洁明了，但是它的负面作用却是非常大的，例如它会影响排序、筛选、数据透视表、分类汇总、函数、表格移动、超级表等功能的使用，这会浪费HR的时间来重新调整表格，所以员工信息表中是不允许出现合并单元格的，见图1-6。

错误7：名称不统一

如果部门叫“人力资源部”，那无论是写人力资源部、人事部、人力资源等内容，大家都知道是“人力资源部”这个部门，但是对于Excel来说，只要不是写明“人力资源部”5个字，那么它就认为不是人力资源部这个部门。在员工信息表中，务必要保证名称的统一，例如既写“大专”又写“专科”的情况、既写“男”又写“男性”的情况……写法不一致的Excel都会认为不是一个名称，这样会导致要么需要手动统计数据、要么Excel统计数据错误的情况出现，见图1-7。

错误8：日期的不规范使用

Excel的日期格式，一般与计算机屏幕右下角的格式是一致的，标准的日期格式通常是“2020-1-1”和“2020/1/1”，只要正常输入这两种格式，Excel就会认定输入的为日期格式。但有的HR会输入“2020.1.1”“20.1.1”“20200101”“2020\1\1”之类的格式，见图1-8。虽然看到这些内容的人会知道表示的是2020年1月1日，但是Excel却认为表示的是其他内容，在单元格格式设置、排序、筛选、数据透视表的创建组、函数等操作时会出现错误，给HR的操作带来很大的麻烦。

错误9：在职员工和离职员工信息分开统计

在实践中有不少公司的员工信息表是分开统计在职和离职人员信息的，见图1-9，这样做的初衷是为了查看信息方便，分别统计两类人员信息也方便。但是员工信息表不仅仅要统计当前信息，还要统计以往的信息，这就需要把两张表中的数据整合到一起，两类人员信息分开统计反而非常麻烦，例如按入职时间顺序编辑员工编号、统计平均人数、统计以往日期的员工状态等。

如果掌握一定的函数、数据透视表操作技能，将在职人员信息和离职人员信息放在一张表中是最方便的。

错误10：使用批注

在员工信息表中使用批注，可能是提醒事项、非表格内的统计信息或者其他提示信息，每次看批注信息，一般要把鼠标放到有批注的单元格上才行，见图1-10。可以想象一下，如果员工信息表中信息过多或者批注比较多，每次都需要先找到批注的单元格才能看到，这是非常浪费时间的，而且还有可能会忽略一些重要信息。

正确的做法应该是把批注的内容放到员工信息表中，如果没有统计这一项内容，那就再增加一列统计内容。

错误11：其他各种格式使用

除了前面所列举的一些功能性的错误应用外，还有一些非功能性的错误使用，举例如下。

隐藏行或列，这会容易忽略被隐藏的信息或者在复制/粘贴、使用函数等操作时出现错误。

表格中标注各种颜色，有的HR为了方便，会把一些行、列或某个数据区域标注不同的颜色或其他格式，这样会使Excel文件大小变大，或者看起来非常不舒服。

把员工信息表各种错误应用修正后，会得到一份标准好用的员工信息表，见图1-11。