1.4　经济文书的结构

经济文书的结构是指文章各个组成部分的组合排列，它是全文的骨架，是表达主旨的手段。这里的结构既指宏观上的总体构思、大体框架，也指微观上的段落、层次划分，开头、结尾的安排，过渡、照应的设计，以及主次、详略的取舍等。　经济文书的结构是撰稿者根据主旨、材料和文种等具体情况精心设计出来的。

1.4.1　结构安排的原则

经济文书由于种类较多，因此并没有完全统一的结构模式。比如，撰写合同就要将合同的条款按标的、数量、质量、价款等内容分条列项地写清楚；撰写通知就要将目的、依据、事项、执行要求等内容按顺序写清楚。虽然经济文书没有完全统一的结构模式，但总体而言，它仍具有大致相同的结构特点。

经济文书的结构安排应遵循如下四个原则：

1.正确反映客观事物的发展规律和内在联系

经济文书的结构要正确反映客观事物的发展规律和内在联系；在结构安排上要遵循一般的逻辑顺序，不使用倒叙，也不使用插叙，目的在于消除阅读障碍。写事件，就应按照“开端—发展—结果”的逻辑顺序安排结构；写问题，就应按照“发现问题—分析问题—解决问题”的逻辑顺序安排结构。

2.结构要服从表现主旨的需要

经济文书的结构安排要服从表现主旨的需要，顺利实现作者的写作意图，传达文章的主旨。如此才能使经济文书主旨明确，结构完整。这是安排结构的依据，也是安排结构的目的。从主旨的需要出发确定内容的先后、主次，不能平铺直叙。

3.结构严谨有序，思路清晰

经济文书的结构安排要严谨有序。一份完整的经济文书一般应包括缘由、事项、结尾三大部分，写作者如何将这三部分有机地连贯起来，思路是很重要的。思路，是写作者对客观事物的思考的线索。有了思路，写作者才能按照主旨组织安排材料。思路是写作者在头脑中形成的一定的思考顺序，其表现形式就是文章的结构。结构是思考的结果，是思路的外在形式，任何文章的结构，都以思路为先导。

经济文书常见的思路有以下几种：

（1）递进思路。这是一种认识事物或事理由浅入深、由表到里、由低到高、由小到大、由轻到重，层层递进、循序渐进的思维方法。递进思路可以深入、清晰地阐释某些比较复杂的事理，说明某些比较复杂的关系，有助于人们深刻认识事物的本质属性，使文章达到一定的深度。

（2）并列思路，即运用平等、平行、并列的思维方法认识和对待事物或事理而形成的一种思路。并列思路将事物或事理平等看待，横向发展。

（3）比较思路，即运用比较和鉴别的思维方法而形成的一种思路。比较思路是应用文书写作的常用思路之一。需要注意的是，比较的标准要一致；要抓住事物的本质特征进行比较；要注意比较的灵活性，根据实际情况和写作需要，从多角度、多方面对事物进行比较。

（4）归纳和演绎思路。归纳和演绎既是两种方向完全不同的思维方法，又是互相依存的辩证统一体。归纳，是从两个以上个别的、特殊的事物或事理的共同属性中，推出同一类事物或事理的普遍性结论的推理方法。它是从个别到全体、从特殊到一般的思维方法，运用这种思维方法进行思考便形成了归纳思路。演绎是从普遍性的前提推出特殊个别性结论的思维方法。它与归纳的思维方向正好相反，运用这种思维方法进行思考便形成了演绎思路。在说理性较强的应用文书中，演绎思路的运用比较普遍。运用演绎思路时，作为根据、前提的一般性结论必须正确无误，才能进行直接演绎。

（5）综分思路是运用综合和分析的思维方法而形成的思路。分析就是把事物分成若干部分，分别加以研究，由总到分，化整为零，综合则是把事物的各个部分联合起来，从整体加以考察，也就是由分到总，集散为整。综合的过程，就是对具体事物组合、对抽象事物概括的过程。

（6）因果思路是运用探因和寻果的思维方法而形成的思路。在应用文书写作中，根据写作意图和受众的接受心理，常常采用由果溯因的思路。因果思路要全面分析导致结果或现状的原因；抓住主要的、根本的原因，同时也不能忽视次要的原因。

4.结构完整、内容连贯

经济文书的安排结构要从全篇着眼，注意通篇格局，防止结构不完整、顾此失彼，要给人以整体感。具体来说，就是要做到开头部分、主体部分、结尾部分齐备，不可无故残缺其中任何一个部分。同时，各个部分之间，在内容上要相互连贯、井然有序。

1.4.2　结构特点

经济文书的结构具有以下几个特点：

1.表格化

表格化文书是将某种文书应具备的各种内容项目事先设计好，制成统一的表格，供相关人员填写而成的一种文书样式。这种文书具有内容完备、格式规范、简单明了、易于填写的特点，往往在权威部门办理重要审批事项时被广泛使用。如工商行政管理部门使用的企业登记申请文书，税务部门使用的税务登记表、纳税申报表、减免税申请书，金融机构使用的借款合同、贴现凭证、信托合同，保险公司使用的投保单、保险单，海关管理部门使用的报关单、出口商品检验申请单等。

2.条文化

条文化是指采用条文式的结构形式，将有关内容进行归类，分条加以陈述说明。这种结构的文书正文可有总分章条式、章断条连式、章断条断式等，常常是第一条即开头，最后一条即结尾，干净利索，不拖泥带水。典型的条文式经济文书包括各种经济合同、技术合同、对外贸易合同等。　因其内容全面、具体、明确，表述准确、严密、简洁，可采用条文式写法，按照事物的内在联系和外部特征，将内容适当归类，概括为一条或一项，然后依次加以陈述说明，最能充分表现其内容的逻辑关系，因而这种条文式的结构自然成了各种合同的最佳表现形式。

3.模式化

模式化是指结构布局要按照一定的规格、标准和要求进行，形成一种大体固定的模式。它是一种简化和浓缩的格式，具有一定的抽象性和概括性，这种模式可以暂时脱离内容，单独剥离出来，成为一种便于仿效和学习的有秩序的程式，也便于识别、写作、阅读、处理，可以更好地适应快节奏的经济工作。采用模式化结构的经济文书有很多，如常用的市场调查报告与经济预测报告、审计报告、经济活动分析报告、诉讼文书等都采用这种结构方式。在具体写作时，写作者可以根据实际情况有所侧重，灵活处理。

1.4.3　层次与段落

经济文书的篇章结构，表现为段落、层次的有机组合。

经济文书常见的结构形式有三种：

1.横向结构

横向结构的思路是横向铺排，或按事物的组成部分展开，或按空间分布展开，或按事物的性质归属关系展开。横向结构又分为两种形式：

（1）并列式，即围绕主旨，把选用的材料进行分类。这种方式从横向的逻辑联系入手，把选用的材料逐条逐项并列排出，按其性质归类、组成层次，分别从不同方面对主旨加以说明，各个层次表现为平等并列关系。条例、规定、办法、细则等文书多采用这种结构形式。

（2）总分式，这种结构体现了领属关系或整体与部分的关系。换句话说，在构成经济文书的全部层次中，先从总体上概括内容，然后再具体分述；或先提出总的观点、主张，然后再具体说明。在总结、计划、通报、报告中多以先概括后分述的方式，在命令（令）、决定、请示、通知、通告中多是先交代观点，然后具体陈述主张和办法。

2.纵向结构

这种结构常以事物的发展阶段或时间的推移为顺序来安排层次段落，各个层次段落之间表现为递进、因果、承接关系，文意由浅入深层层展开。纵向结构又分为三种形式：

（1）直叙式。这种结构或按时间先后顺序，或以事情的发生、发展或变化过程为序。直叙式结构较为单一，常用于内容简单、叙事性强、时间性强的公文。

（2）因果式。公文的层次由原因与结果两个要素构成，排列顺序为由因到果或由果溯因。因果式结构在决定、意见、请示、函等文书中的使用频率比较高。

（3）递进式。按照事理的展开或认识过程来安排结构，可以循着叙事—说理—结论或由浅入深层层推进，或提出问题—分析问题—解决问题。这种结构常用于说理性较强的公文，或者是针对问题解决问题的公文。

3.纵横交叉结构

有些篇幅较长的公文运用的不是单一结构，而是将前面两种结构交叉运用。这里的交叉并非杂乱无章，而是有主有从。或是以纵为主、以横为辅；或是以横为主、以纵为辅，脉络、思路仍然十分清晰。

段落是构成文章的基本单位，它是小于层次（有时也会有一个段落自成一个层次的情况）大于句子的结构单位。段落的划分使文章的结构更明晰、更有条理。

段落、层次是有机的。内容简单的文书，层次段落是合一的，一个层次只有一个段落；内容复杂的文书，一个层次由多个段落组成，一篇文书由多个层次组成，即大层次下有中层次，中层次下有小层次。层级的多寡视文书内容的需要而定。

1.4.4　过渡与照应

所谓过渡，即在经济文书写作中，把上下文之间、两种不同意思的衔接和转换，或把有所间隔、有所转折的层次和段落联系在一起的形式或手段。过渡具有承上启下的作用。过渡的方式有三种：一是关联词语，二是过渡句，三是过渡段。

（1）关联词语是指在复句中用来连接分句，并表明分句之间关系的连词、副词和短语。常用的关联词语有“因此”“但是”“然而”“总之”“综上所述”等，一般出现在下段起首。

（2）过渡句是一种常见的句式，在两个内容的接驳处，起到承上启下的作用。过渡句或出现在上段末尾用以“启下”，或出现在下段开头用以“承上”。

（3）如果前后文内容差异较大，那么就要安排一个段落承上启下，这个段落就叫过渡段。过渡段不是独立的意义段，主要功能不是表达意义，而是完成内容的转换。

照应，指文章中不相邻的层次、段落间的关照与呼应。合理地运用照应这种手法，不但能使文脉贯通、结构严谨，还能使文章中某些关键的内容得到强化。应用文书写作中的照应，主要用于强调重点内容，引起受文者的注意；突出写作主旨，以加深受文者的印象；深化写作主旨，帮助受文者了解文书的脉络和内在联系。

需要指出的是，过渡和照应作为贯通文脉、严密结构的手法，在全部的结构层次中起辅助作用，并非必不可少。因此，写作者不必刻意要求非要不可，否则会破坏文书结构的严密性和内容的周延性。

1.4.5　常见的开头方式

在应用文书写作中，开头起到了统领全文、揭示主旨或全文的作用。　开头应符合主旨，开门见山，自然而然地引入正文。

经济文书常见的开头方式有以下几种：

1.小结概述式

在经济文书开头用简明扼要的语言围绕主旨介绍有关情况或者背景。　这是会议纪要、　调查报告等文书常用的开头方式。

2.说明依据式

开头引用上级指示精神或有关法律，常以“根据……”“按照……”“遵照……”等词语领起下文。这种方式常在通知、批复、通告、规章等文书的开头使用。

3.陈述目的式

开头以简明的语言，直接说明写作的目的和意义，常用介词　“为……”“为了……”领起下文。

4.说明原因式

开头常用　“由于……”“鉴于……”“因为……”等词领起下文，也可以简述发文的原因，再引出写作目的。

5.阐述议论式

开头用议论的方法，表达作者的看法，提出观点。

6.开头提问式

开头先提出问题，然后引出下文。这种方式能引起受文者的注意和思考。提问式开头常见于调查报告、　学术论文的写作。

1.4.6　常见的结尾方式

经济文书常见的结尾方式有以下几种：

1.强调式

在文章结尾对文中提出的问题进行强调，以引起重视。

2.结论式

对文中的主要观点或问题，加以归纳总结或略做重申，以加深印象。

3.说明式

对与主体内容有关但性质不同的问题或事项做补充交代、说明，以保证内容的完整性。如在文章结尾交代实施日期、执行范围、传达对象、与该文规定不符的原有规定如何处置等；在论文结尾说明尚未解决而应另作讨论的问题。

4.号召式

提出希望，发出号召，展望未来。如通报、市场预测报告、倡议书、计划等文书常用这种结尾形式。

5.建议式

针对设定的实施目标、存在问题提出要求或建议。

除了上述几种结尾方式，还有请求式、责令式、表态式等，有的文书则没有结尾，在正文结束后自然收尾。