04 文件编制必备的基本功

我国历史文化博大精深，语言措辞无比丰富。“语不惊人死不休”，就是语言表达的最高境界。

要认真体会“措辞”的概念。措辞多指在写文章的过程中对文字、篇章进行仔细揣摩和推敲，使要表达的语言更加严谨。所以，写作时我们要深思熟虑，精心选用恰当的词语或语句，有效地表达管理主体和管理思想，让读者等受众人员更加易于理解和接受。

语言表达能力是文化知识与社会阅历的综合反映。根据目标群体在什么样的场合确定要说什么样的话，怎样说更有效。光靠熟练掌握语言文字还不够，还需要有语言以外有关的社会文化知识。而这些相关知识都是在后天的学习与实践中获得的。提高语言表达能力没有捷径，须通过多阅读、多积累、多练笔等方式发现写作灵感。

企业管理制度的编写过程是一个结构化思维落地的过程。编写人员需要通过结构化思维方式（制度或模板框架），用语言文字或图形把企业管理思想、管理理念、管理手段、管理条例等融入文件中，用准确的措辞清晰地表达出来，让员工更容易理解、体会和掌握。

Human Resources 经验分享

结构化思维，是指在面对工作任务或者难题时能从多个角度进行系统化思考，深刻分析导致问题出现的根源或原因，制定系统化的行动方案，通过采取有效的手段使工作得以高效率开展，从而最终实现管理目标。当你按照这个逻辑做事的时候你就拥有了结构化思维。

其实，任何制度或管理工具的编写过程都是结构化思维的结果。很多HR认为写作是专业人士做的事情，自己能力有限，没有信心。其实，问题的根源在于缺乏结构化思维训练。本书为大家展示的是管理目的、管理范围、管理权限、管理流程以及管理记录等一体化、结构化的制度和管理框架。这个大框架如同提纲一样，待提纲框架出来以后，分段展开陈述，最终形成文字内容。