4.4 监控项目工作

当然，如果团队能按项目计划和需求按顺序完成工作，并且是在合理的预算和时间内，那就太好了。不过现实并不是这样。项目经理的一个重要内容就是监控项目团队，控制工作量。这是项目经理生涯中必须亲自实践的部分。

项目经理会根据手上的项目管理计划，检查计划中哪些需要项目团队去完成。这意味着项目经理需要监控工作信息和工作结果，来确定预计的进度里程碑、成本估算和变更是否通过了项目范围的批准，实际的项目交付成果是否有效。

4.4.1 使用监控工具和技术

回顾一下，产品范围指客户希望得到的东西，但项目范围是由项目团队完成的产品范围。这意味着如果项目团队完成了项目范围之外的内容，它们就对项目范围没有什么贡献，换句话说就是他们做的产品范围是与客户期待的不一样。这并不是一件好事。这也会导致浪费、挣扎、延误，客户和项目经理都不会高兴。我们并不想这样，我们希望能控制并保持精确。

1．使用方法学

项目管理方法学不仅是项目管理的学问。它是一种项目管理方法，需要遵守文档和已有的模型来完成项目。许多组织都有一个项目管理方法学，需要项目经理完成检查单，遵循标准，及时上报项目完成的进度。项目管理方法学的目标就是帮助所有的项目经理正确地执行项目管理计划。

另一个帮助补充项目管理计划的就是PMIS，它可以自动完成一些流程来帮助所有的项目经理，针对检索的答案、状态和任务完成信息提出正确的问题。PMIS并不会取代项目经理，它只是辅助项目经理。

2．依赖分析工具

根据项目现在的状态，你可能能预测项目未来的绩效和产出。分析工具就是帮助项目经理进行这种专家预测，根据项目到期时的状态预测成功或者失败的可能性。对于PMP考试来说，你应该熟悉以下集中分析技术：

● 回归分析：这种预测工具测量和预测项目中两个变量的联系。例如，你可以使用回归分析来决定项目团队中一个有着很多年经验的人是否一直在做同样的任务时犯了很多错误。你也许认为有经验的团队成员会犯更少的错误，但这个分析工具会帮助证明或者否定你的假设，并会通过跟踪去判断错误的数量是否与经验相关。

● 根本原因和因果分析：这种方法的目的在于判断到底是哪些活动、人、组织过程或者其他因素对项目产生了影响。根据分析得出具体的原因和因果关系。这种方法帮助识别本质的原因，而不只是表面的原因，这样就可以实施修正或者预防措施了。一种方式就是连问五次“为什么”来帮助你找到根本原因。

● 预测方法：这些方法帮助你根据过去的案例、分析和趋势去预测未来的情况。一种常见的方式是基于时间序列的方法，根据以前的经验来定义未来可能重复出现的原型。在实验室环境中进行模仿练习或者假定测试可以预测在实际的项目环境中会发生什么。

● 失效模型和效应分析（FMEA）：这种分析技术是用来判断已失败项目的严重程度，以及再次发生失败的可能性。

● 故障树分析：这种方式使用演绎推论的方式，刚开始会从很多的已有问题出发，逐渐缩小可能的问题，最后得出最可能的原因。故障分析树帮助定义从低到高的问题，再帮助项目经理避免潜在的危害，拯救昂贵的支出，根据一系列的问题推断项目可能会发生什么。

● 备用分析：对风险事件的应急储备需要定期的回顾，这样就可以保证留有足够的资金来应对项目中可能发生的风险。如果在项目早期阶段发生了太多风险事件，你可能会耗尽应急资金，这样就没有足够的资金来处理后面发生的风险了。我们会在第11章中讨论应急储备的计算问题。

● 趋势分析：这种分析技术是用来检查重复的问题、威胁甚至是机会，所以你可以根据你已经发现的趋势来应对项目的状况。

3．主持会议

你会在项目中主持召开会议，讨论和回顾项目的状态和条件。在这些会议中，你会回顾整个项目，发生的问题也是必须讨论的。这其中你最可能使用的是专家判断技术。利用一个或多个领域的专家判断可以帮助项目经理做出最好的判断。专家判断可能来自以下一些地方：

● 第三方的咨询人员

● 主题专家

● 项目团队成员

● 干系人

● 组织中与项目没有直接关系的个人

4.4.2 检查项目工作的结果

当项目进行时，项目经理要负责监控项目，因为在其中能发现项目成功或者失败的一些证据；最低程度，你也能看到项目团队的工作成果。在PMP考试中你可以看到如下内容：

● 请求的变更：是的，变更请求可以来自监控时发现的问题。变更请求通常意味着项目范围会被拓宽，尽管在一些情况下，项目范围会因为资金、时间和其他可能的问题减少。我们会在第5章讨论范围变更控制。

● 推荐的修正措施：修正措施必须能给项目未来的结果带来预期的绩效表现。这些变更实施都需要记录在文档中。

● 推荐的预防措施：这些措施保证了项目不会重复犯错误。例如，如果一个设备因为太热坏掉了，项目经理和项目团队就应该采取措施保证设备不会再过热而导致项目工作。这些变更实施也需要记录在文档中。

● 推荐的缺陷修复：质量控制是一个检测驱动的过程，这样就可以在用户使用前找出项目工作结果中的问题和错误。一旦找到了缺陷，项目经理就应该立即记录，然后让项目团队修复这个问题。缺陷变更实施也需要记录在文档中。

● 预测：预测就是判断担心的事情是否要发生。根据现在和过去的项目绩效信息来预测项目什么时候会结束，项目最后的成本是多少，以及项目还要花多少钱。EVM就是一个能提供这些预测的工具。

● 项目文档更新：当项目工作改变时，项目经理不得不更新对应的项目文档和计划。这在项目管理中是一个不断重复的主题，因此你一定会在PMP考试中看到这个概念。

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