3.5 员工档案信息管理的保密

员工档案中包含大量的信息。一方面有员工的个人信息，比如婚否、家庭成员、家庭住址、身份证号码、工资卡号等；另一方面还有员工的绩效考核结果、工资调整情况等。前者涉及员工个人隐私，后者属于公司机密，两者都需要保密，只有特定的人通过一定的程序才能查询。

1．要做到专人管理员工档案

员工档案既不能是部门同事都在管理，也不能都不管理。人力资源部要明确具体的档案管理人员及其职责，并对档案管理人员设定相应的考核指标和奖惩办法。

2．要做到专柜存放员工档案

员工档案多，有条件的企业可以设置专门的房间来存放档案。该房间最好具备一定的防火、防盗、防尘、防湿条件。多数企业可能无法安排专门的房间来存放员工档案，但是也要做到用专门的柜子来存放员工档案。

3．要有专门的制度流程来管理员工档案

原劳动和社会保障部、国家档案局制定的《企业职工档案管理工作规定》(劳力字[1992]33号)，对员工档案管理有严格的规定。目前在实际操作中，企业应该做好以下方面的制度流程。

(1) 员工档案查阅制度。各级主管或者相关人员如因工作需要查阅员工档案，须在借阅表格上填写审阅人、审阅理由、到期归还时间等，再由相关领导签字并由人力资源部审核，可以给予查阅或借出人事档案。在员工档案归还时，档案管理人员要检查员工档案是否已经完整归还，是否有损坏等情况。

(2) 出具证明材料制度。员工需要由人力资源部出具证明材料时，例如工资证明、婚育证明等，须要求使用人说明出具证明材料的理由，例如用于贷款、买房、办理生育证等，人力资源部结合档案材料出具证明材料，须由相关领导检查证明材料是否合适，再给予盖章、使用。

(3) 员工档案归档制度。所有员工档案要及时归档，新员工入职时要新建档案袋，档案袋上贴出员工姓名、入职时间、工号等。员工档案要分部门和时间管理，以便在需要时快速查找。人力资源部设立员工档案管理清单，里面注明档案袋的统计数量、人员清单、使用登记等。

(4) 员工档案销毁制度。如果档案袋满足销毁要求，须在销毁登记表上注明销毁原因、销毁时间、审核人签名等。