3.6 员工外部档案的管理
员工外部(社会)档案是有关单位(比如学校、企业等)根据国家的有关规定建立并伴随员工一生的资料汇总。只有具备国家规定的有一定人事管理权限的企业才能管理员工的外部档案,不具备该权限的企业则可以委托有关单位(比如人才中心、职介中心、人力资源服务机构等)进行管理。
委托有关单位进行员工档案管理包括以下工作内容。
1.企业立户
企业需要在有关单位开设集体户,并签订相关的协议。参考协议如下所述。
【范例3-1】 《人事档案委托管理立户协议书》
人事档案委托管理立户协议书
根据国家、北京市有关政策,本人才服务中心(以下简称甲方),与______ 单位(以下简称乙方)就保存乙方人事档案问题签订如下协议。
一、甲方责任:
1.安全、妥善地保管人事档案;
2.办理人事档案调转手续并管理人事档案;
3.接转行政工资关系,保留原身份;
4.按照有关政策为调往事业单位人员调整档案工资;
5.办理初次参保人员的工龄认定手续;
6.出具与人事档案材料有关的公证及其他证明材料;
7.办理存档人员的升学、外调等有关政审;
8.办理存档人员党组织关系的接转和管理;
9.办理接收的大中专毕业生转正定级手续;
10.办理存档人员因公出国(境)政审;
11.依据人事档案的有关规定,对不符合规定的档案,甲方有权拒收,并告知不符合规定的理由;
12.按照人事档案管理的有关规定,对于乙方提供的资料,经确认属于归档范围的,由甲方负责补充档案内容。
二、乙方责任:
1.乙方必须是经国家有关部门批准成立的合法机构;
2.乙方因各种原因在工商行政管理部门注销登记后,应在自注销登记之日起30日内持有关注销材料到甲方办理协议终止手续;
3.乙方应在自工商行政管理部门办理变更单位名称、法人、注册地址之日起30日内,持有关变更材料到甲方办理变更手续;
4.乙方解除本协议时,应持本协议,同时出示书面申请并加盖单位公章,结清存档费用并按照有关规定将单位户内档案全部办理转出手续;
5.乙方应按时、足额缴纳存档费用,存档费标准为每人每月20元,于每年的3月底前结清上一年度的存档费用,逾期未交费,甲方有权停止一切人事档案服务,由此造成的后果由乙方承担;
6.乙方应按照甲方办理业务的有关要求,出具相应的材料、证明等(详见海淀区人才业务办理流程);
7.乙方办理存档的有关事项,由乙方设专职人员到甲方办理手续;
8.乙方应对本单位育龄人员进行计划生育政策宣传教育,严格遵守《北京市计划生育条例》,对于违反该条例造成不良后果的,由乙方承担责任;同时向甲方提供本单位员工真实、准确的婚育情况;
9.乙方员工存档期间的社会保险及住房公积金、退休审批等事项,由乙方按照国家有关规定执行;
10.如遇国家及北京市有关政策调整,甲方有权依据政策规定调整人事档案服务项目及流程。
三、本协议一式两份,甲乙双方各执一份,自双方签字、盖章之日起生效,如有未尽事宜,甲乙双方另行协商解决。
甲方(盖章)
乙方(盖章)
签订日期: 年 月 日
2.员工档案迁入(以北京市为例,各地政策有区别,实际表格有所不同)
(1) 企业人力资源部去人才服务中心开具商调函;
(2) 员工持商调函去原档案所在地提取档案并填写《委托存档单位流动人员转入登记表》(附后)后提交人力资源部;
(3) 人力资源部将档案提交给人才服务中心存档。
【范例3-2】 《委托存档单位流动人员转入登记表》
委托存档单位流动人员转入登记表
(请用蓝黑色、黑色钢笔或签字笔工整填写本表)
3.员工档案迁出(以北京市为例,各地政策有区别,实际表格有所不同)
(1) 员工须先在企业人力资源部开具介绍信;
(2) 员工开具档案接收单位商调函并填写《委托存档单位流动人员转出登记表》(附后);
(3) 存档单位转移档案。
【范例3-3】 《委托存档单位流动人员转出登记表》
委托存档单位流动人员转出登记表