3.3 如何建立/管理员工档案

1．企业及其人力资源部门要高度认识到员工档案管理的重要意义

有些企业对于员工档案管理工作不够重视，没有投入合适的人力和物力来开展此项工作，从而导致员工管理决策缺乏依据，或者在劳动争议中无法举出相应的证据，给企业造成不必要的损失。思想决定行为，企业及其人力资源部门只有充分认识到员工档案管理的重要意义，才能投入恰当的人力和物力来实施该项工作，才能做好该项工作。

2．树立及时收集相关资料的意识和习惯

员工档案信息包罗万象，一切与员工有关的资料都应该纳入其档案之中。因此企业人力资源部门要及时收集相关资料归档，避免遗忘或遗失员工档案信息的情况发生。

3．科学地整理归档员工档案信息

如前所述，员工的档案信息包罗万象，资料众多。因此企业人力资源部门必须对员工的档案信息进行科学的管理，使其井井有条。首先，员工档案信息要用专门的档案袋或档案夹收集。专门的档案袋或档案夹较为牢固，避免档案的破损或遗失。其次，员工档案信息要分门别类整理。根据本章第二节的阐述，人力资源部门可以将员工档案信息分为9类。每一类信息可以分别装在档案袋内的小袋子里面，或者用特定的纸张分开。这样可以使员工档案信息井井有条，便于查找。此外，查询使用员工档案信息的时候要小心谨慎，避免毁损资料，并且要将档案资料及时物归原处，保持整洁有序。