3.2 员工档案信息的主要内容

员工档案一般分为纸档和电子档两类。纸档一般有签字盖章，呈现的效果更好，也更具有法律效力，但是管理和查询相对麻烦。借助电脑工具做成的电子档档案查询、管理等更加方便、快捷。

1．电子档档案信息的主要内容

电子档档案一般用于日常工作，且主要是人力资源部门查询使用，因此其内容只要具有常规的信息即可。电子档档案的信息主要包括以下内容：

编号、姓名、隶属部门、身份证号、性别、生日、年龄、民族、政治面貌、婚姻状况、文化程度、联系电话、家庭住址、邮政编码、E-mail、职工类型、参加工作时间、工龄、入本单位时间、职称、职位、工资类别、银行账号、医疗保险账号、合同期限、紧急联系人、与紧急联系人的关系、紧急联系人电话等。

在当今社会，信息化的应用已经非常广泛。通过一些专门的档案管理软件或者人力资源管理软件，将更加便捷地、充分地管理员工的电子档档案信息。

2．纸档档案信息的主要内容

员工纸档档案包含内容较广，信息更全面，基本上涵盖与员工有关的各种资料。一般来说，员工的纸档档案至少应该包括以下内容。

(1) 员工入职信息表。这部分除了上述电子档档案内容外，还要增加以下内容。

① 员工工作记录。工作起始时间、结束时间、单位名称、部门名称、担任职务、主要职责等。

② 员工教育背景。受教育起始时间、结束时间、学校名称、院系专业名称、获取学位等。

③ 家庭成员。家庭成员姓名、与本人关系、单位名称、担任职务、住址、联系电话等。

(2) 员工劳动合同、保密协议、知识产权归属协议、关键岗位员工的竟业禁止协议、实习协议、员工离职申请报告、员工离职审批表、员工工作交接单、员工离职面谈表等。

(3) 员工身份证复印件、学历证书复印件、学位证书复印件、上一家单位离职证明、职称证书复印件、职业资格证书复印件、工资卡复印件、求职简历、相片等。

(4) 员工录用审批表、试用期总结报告、试用期转正审批表、年终总结等。

(5) 员工绩效考核总结、记录以及各种奖惩记录。

(6) 员工培训记录，包括内部培训总结、评价，外部培训通知书、培训总结、取得的证书复印件以及培训协议等。

(7) 员工内部工作变动记录，包括员工晋升/降级的申请表、审批表，跨部门调动申请表、审批表，跨部门调动工作交接单等。

(8) 员工薪酬福利变动记录，包括薪酬福利变动申请表、审批表等。

(9) 其他可以纳入员工档案的资料。