3.1 员工档案信息管理的重要意义

1．员工档案是招聘录用员工的重要依据

招聘录用员工的本质是根据员工过去的表现来推断其未来的表现。因此，要准确地判断员工是否胜任未来的岗位，必须先要搞清楚员工过去的真实表现，而员工档案就是其过去表现的载体之一。通过查阅员工过去的档案，能够发现相关信息，有利于企业做出准确的判断。

在政府机关或国有企事业单位中，员工录用(正式调入)前一般都要先调阅其档案，充分了解该员工之前的工作表现和业绩。这个环节对录用(正式调入)员工具有非常关键的作用。

在非公有制企业中，员工档案的管理没有国有企事业单位那么严格，下一家单位也难以调阅员工的档案，只能通过背景调查(相当于口头调阅员工档案)来实施，并据此做出判断。

2．员工档案是员工管理决策的重要信息

企业将根据员工的工作能力、工作业绩以及工作态度，对员工进行日常管理，包括调整薪酬、调动岗位等。企业不能仅仅依据员工目前的情况，更要看重员工在相对长一些的时间段内的表现，来对员工进行调薪调岗。员工的档案中保存了其在企业工作期间的工作记录，包括绩效考核、培训、总结等。因此，通过员工档案就可以准确地了解其在相对长一些的时间段内的工作表现，为员工管理决策提供重要的信息和参考依据。

3．员工档案是劳动仲裁中的重要证据

企业对于一些工作能力不强、业绩不佳甚至违反规章制度的员工会进行相应的处罚，比如降薪、降职甚至解除劳动合同。在这一过程中，员工很容易和企业产生劳动纠纷并闹上仲裁庭或法院。企业要表明自己的决策是合法的，需要有确实的证据，否则将承担不利于企业的法律后果。而员工档案中的一些内容，比如劳动合同、绩效考核结果等将会成为企业合法的重要证据。