第3章 最珍贵的管理课——时间管理
管理者的时间压力
市场经济社会在四维空间中运行，分分秒秒都意味着变化和发展。对企业家来说，时间不仅是最宝贵的资源，而且是一种机会，他的命运可能就决定于那早与晚的一瞬间里。
——张维迎（原北京大学光华管理学院院长，经济学教授）
时间在不同的人眼里意义是不同的，很多人认为时间是一个圆圈，日复一日、年复一年地循环往复；而企业家则认为时间是一条直线，具有不可逆性。北京大学张维迎教授认为，之所以会出现这样的不同，是因为自然经济与市场经济运行模式的差异，在其著作《企业家：经济增长的国王》中，他这样解释：自然经济是在三维空间运行的一个“静态社会”，似水流年，一切依旧。对于生活在这种社会的人们，时间不仅不具有任何稀缺的价值，甚至可以说是一种负担，一种痛苦。当衣不遮体、食不果腹的时候，你让他怎么珍惜时间呢？农民从春种到秋收，吃饭靠老天，所以他们只好等待光阴流逝。在他们看来，时间是如此漫长，以致不得不靠晒太阳、走亲串友这样的方式来打发。
那么在适应了市场经济的管理者眼中，时间又是什么呢？
在竞争的市场上，时间就意味着金钱，赢得时间就意味着成功；相反，错过了时间，就意味着失败甚至破产。工业革命不光带来了蒸汽机，更是让钟表行业随之兴起，而这正是为了适应企业家计算时间的需要。生活中，由于高收入，企业家们或许会挥金如土，但是在工作中他们无不惜时如金。同时，他们还会教导自己的员工或周围的人遵守时间。从某种意义上说，企业家们所做的努力，都是为了提高时间的利用效率，在单位时间内生产出更多的物质财富。
管理者在工作中遇到的首要问题，便是如何科学地安排时间以达到最高的工作效率，而这也是时间带给他们的主要压力。因为时间永远都在流逝，而所需要做的事情却是越来越多，甚至永无止境，管理者就像与时间赛跑一样，必须争分夺秒地完成工作。不过，时间管理绝非想方设法地节省更多的时间，就如同我们常说的“钱不是攒出来的，而是挣出来的”，时间也一样。这就需要管理者运用管理学的理论，抓住工作的要领，将时间合理地分配，从而提高其利用率。有时候我们会发现，在工作过程中制订的计划往往难以按时完成，于是“制订计划不实施、定下决策不执行”渐渐成为了常态，甚至还会出现计划尚未实施便宣告破产的情况，久而久之，许多事情都成了纸上谈兵。一旦产生这样的情形，势必会严重影响团队和企业的发展。
一个成功的管理者，往往以工作计划为纲，设计出适合自己的工作风格。当管理者面对时间压力的时候，不妨试试以下几种方法：
1.删繁就简
大家或许听过下面这样一则笑话：
要是由电工换一个烧坏的灯泡，需要几个人？只需要一个人，可是当你找他的时候，却总是找不到。
要是由评论家更换呢？需要两个人。一个换灯泡，另一个则在旁边指手画脚地批评他。
要是由一个父亲来更换呢？需要三个人。他会命令妻子扶凳子，儿子打手电筒。
要是由诗人更换呢？需要四个人。一个咒骂黑暗，一个点亮蜡烛，一个在缅怀光明，一个换灯泡（不一定能完成）。
要是由警察更换呢？需要五个人。一个负责封锁、保护现场并拉响警报，一个登记备案，至少两个追查灯泡坏的原因并设置警卫，剩下的一个更换灯泡。
要是由官僚来更换呢？这个数字实在无法估计。他们会让父亲带着妻子、儿子到管理部门陈述灯泡毁坏经过，并笔录备案，签字画押。然后他们会命令警察调查取证，核实灯泡毁坏缘由，对该事故做出分析鉴定。电工需提供灯泡可能自然烧毁的理论材料，及自己当初安装灯泡的布线图及详细操作过程，以证明自己操作正确规范，并就擅离职守写出书面检讨。评论家也不会闲着，他们会就该事件发生的各个阶段做出评论、分析、预测。诗人也会忙碌，他们会围绕该事件，从各个不同的角度撰写诗歌，或诅咒黑暗，或怒斥腐败，或赞美光明，或颂扬廉洁。总之，诗人们会将该事件推广普及到社会生活的各个方面、各个领域。
那么有没有人可以很痛快、很敏捷、很干净利落地独立将烧坏的灯泡在最短时间里轻松地换掉呢？有。准女婿在未来丈母娘家的时候！
虽然这是一则笑话，但是其中的道理却是深刻的。一份工作，一个人一个星期就能做完；四个人做，很可能也需要一个星期。因为每个人都在等别人做，结果到最后谁都没做，一直拖下去，正所谓“一个和尚挑水吃，两个和尚抬水吃，三个和尚没水吃”。通常情况下，当某件事由三个以上的工作人员共同承担责任的时候，就会出现效率低下的现象。如果工作职责不明确，更有可能出现员工之间相互推脱的情况，从而导致任务无法完成。
管理学研究表明，当一份工作由4个人以上的团队负责的时候，不光会出现互相推诿的情况，还会由于处理人际关系而分散对工作的注意力。当中层以上的管理人员需要在工作中花费一些时间协调人际关系时，那么这个企业很有可能已经处于悬崖的边缘。员工将工作重心由本职工作转移到人际关系的梳理，势必会大大降低其工作效率和质量。
为了避免这一情况发生，管理者最好的选择就是“一刀切”，这也是解决机构臃肿、人事冗杂的最佳策略。可以将合适的人安排到合适的岗位，坚持“宁滥勿缺”的用人原则，分给员工恰如其分的工作量和危机感，这样才能督促员工积极、高效地工作，而管理者也能更好地管理时间。
2.快速进行人事决策
人才对于一个企业的重要性不言而喻，然而很多管理者为了确保人事决策的正确性，会浪费很多时间来反复权衡利弊。有时候，还会出现决策者数量偏多的情况，大家意见不一，导致每个人都举棋不定，不仅费时费力，还没有结果。
遇到这种情况，最简单的办法就是根据公司的实际情况，选择适宜数量的相关决策者在一起讨论，最好制定一个期限，这样有利于快速决策。如果出现分歧，就选择投票的方式表决，不仅省时，还能让大多数人信服。
3.减少一些不必要的会议
我们常常会发现这样一个有趣的现象。比如，公司的高层们召开了一些不着边际、毫无意义的会议；中层领导随后在不明不白的情况下又给下属开会，其言谈也是不知所云；而基层领导则组织员工学习会议精神，谈体会、写报告，花样层出不穷，导致企业上下都在学习会议内容，却没有一个人把精力放到工作中来。最后，会开了不少，但是却没有什么实质性的结果。有时候，那些所谓的会议并非有什么非开不可的理由，而是领导们无所事事时的消遣方式，对于实际工作并没有什么太大的帮助。而且一群人想要在某一个问题上达成共识并非一件容易的事情，不是一两次会议就可以解决的。
所以，作为一个管理者，在发现问题以后，不妨先进行一些基本情况的调查，然后在小范围内进行沟通讨论，形成相对成熟的解决办法或者找出解决思路后，再将问题公之于众；或者通过集思广益的方式，寻找最好的解决途径。管理者切记，不要一遇到事情就开会讨论，正所谓“众口难调”，如果在还没弄清事情的脉络前就放到台面上讨论，其结果可想而知——很难达成统一意见。
任何一个企业的运营，都离不开管理者，而一个高效、成功的企业更是需要深谙管理之道的企业家。只有懂得时间分配，认识到时间重要性的管理者，才能够带领企业一步一步走向辉煌。
管理的艺术
张某毕业于北京大学化学工程系，现在是一家研究所的所长。最近，张所长遇到一个头疼不已的问题。原来，研究所内有一位堪称“国宝”级的北大老教授，他现在是一个课题小组的负责人，然而该小组的研究内容已经远远超出了老教授的能力范围，而且老教授因为年龄等一系列原因，已经不适合继续担任这一职位了，而张所长的烦恼也来源于此——不知该如何对老教授说明。因为老教授是改革开放后第一批科技人才，为国家立下了不少汗马功劳，而且老教授还是张所长老师的老师，可以算是张所长的“师祖”，因此张所长实在难以开口。私下认真研究之后，张所长发现，即使说动了老教授，一时之间也难以找到合适的人选来接替老教授的工作。
眼看时间一点一点流逝，课题的研究却丝毫没有进展，张所长急得像热锅上的蚂蚁。连续好几天，他每天都找三位副所长一起研究，可讨论来讨论去还是没有令人满意的结果。一天，一位副所长下班后和张所长一起吃饭，席间不免谈到这个问题，但万万没想到，居然找到了解决问题的办法。这是由于比起四个人各抒己见，两个人更容易达成共识，两人一番权衡之后，决定将老教授调到他擅长的岗位上，然后再从其他研究所高薪借调一位有能力的专家来负责这一课题。通过这件事，张所长意识到，做人事决策时，参与者过多不仅会浪费时间，还对解决问题没有任何帮助。后来，他在所里进行了一次大的人事变革，重新筛选了拥有最终决策权的人员。
好钢用在刀刃上
时间的三个属性：公平性、珍贵性、效用性。
——庄明科（北京大学职业发展教研室主任）
在北京大学开设的《大学生职业素养提升》课程中，有一节是专门讲述时间管理的，庄明科教授在讲述此节时，向同学们提出了这样一个问题：
想象一下银行每天早晨向你的账户里面拨款8.64万元，让你在这一天可以为所欲为地消费，想用多少用多少，没有任何限制，用途也没有任何规定。条件只有一个：用剩下的钱不能留到第二天再用，也不能节余归自己。前一天的钱你用光也好，一文不花也好，第二天你又会拥有8.64万元。请问：你将如何使用这笔钱？
一时间同学们众说纷纭，有人说用来投资，有人说用来消费，有人说用来旅游，甚至还有一些同学持怀疑态度，说天底下并没有这样的好事。这时，庄教授慢慢在黑板上写了这样一个式子：60×60×24=86400。同学们恍然大悟，原来我们一直拥有这样一笔财富——时间，但是一直没有觉察罢了！
可以说，时间是这个世界上最宝贵的财富，但是因为它太过普遍以至于我们常常忽略它的存在。前面我们提到了时间对于一个企业管理者的压力，那么作为个人，我们应该如何对待时间呢？常言道：好钢用在刀刃上，最宝贵的东西应该发挥出它最大的用途。庄教授在其课程中提出了这样的原则：
1.合理使用消费时间，例如玩游戏、聊天、逛街、上网等。
2.尽可能多使用存储时间，例如学习、思考、记忆、计划等。
3.尽量避免浪费时间，例如白白等待、做没有结果的事情、毫无意义的旅行等。
有些人会觉得上面这些条条框框太繁琐，记不住。庄教授又给出了这样一个建议：凡事都以结果为导向。在管理学中，有这样一个基本思路：做任何事情，要事第一。之所以这样，是因为最重要的事情往往会带来最有影响力的结果。哈佛商学院的一位教授曾经说过：“任何时候，当你面临一个决策拿不定主意的时候，给自己两秒钟去做选择，然后不要迟疑，马上决定，接着该干什么干什么。因为无论你花再多的时间，或做大量的研究，结果都是相同的。”有人说：“一艘没有航行目标的船，在什么样的风中都是逆行。”这也说明没有目标的人，拥有再多的时间也只是徒劳。那么如何制定我们的目标呢？一个成功的管理者必然会把结果作为衡量工作重要性的最根本标准，从而进行合理的时间规划。也就是说，以结果为导向制定我们的目标，才能有效地管理我们的时间，从而充分发挥时间的价值。我们不妨从以下几个方面开始，把我们的“好钢用在刀刃”上：
1.端正态度，树立信心
没有规矩不成方圆，凡事不先摆正态度，其他的一切都无从谈起。人的行为都是遵从内心指导的，只有从心理上重视了，才能真正解决问题。
要想把时间管理好，就应该从心理上真正地重视起来，明白以结果为导向的时间管理的重要性。首先，要培养自己管理时间的习惯，可以多参考一些比较成功的事例，从中了解时间管理的益处。其次，要从深层次上认可时间管理这一模式，每当自己要打破原有计划的时候，要及时阻止自己。最后，还要坚持实践，不能纸上谈兵，只有从实践中获得的能力和经验才能反过来用于时间管理，从此才能不断改进。另外，坚持也是不可或缺的一点。
刚开始进行时间管理的时候，可能不会很快见到成效，往往会使有些人灰心丧气。所以不妨以平常的一件小事为契机，将时间管理的理念融入进去，然后循序渐进，在由小到大的过程中体验时间管理带来的成就感，增强自己的信心。
2.设立战略性目标
以结果为导向设立一个具有战略意义的目标，才能发挥时间管理的价值。
首先，要保证目标明确，这是确保我们不会轻易被周围环境影响和改变的前提条件。其次，可以把自己的目标告诉家人、朋友，这样他们可以起到监督的作用，帮助我们更好地达成目标。最后，一定要让目标细致入微，不能只是一个框架，没有实质性内容。如果仅仅是一个空洞的目标，很容易让人失去动力，只有一份详尽的生活、工作安排，才能让人合理、高效地利用时间。
3.切忌三天打鱼，两天晒网
在刚刚做好时间管理方案的时候，我们往往热情高涨，准备好好执行，但是随着时间的推移，渐渐地就会出现倦怠心理，时常产生放弃的念头。那么如何杜绝这样的情况发生呢？
首先，不管结果如何，一定要坚持。前文提到，我们的时间管理是以结果为导向的，那么，不管出现什么情况，我们必须有一个成果出来。如果一番努力过后，什么结果都没有，会给人的自信心造成很大的打击，更别说进行新的计划了。因此，不管过程怎么样，一定不能在半途给自己放弃的理由，先做完，看看结果如何再另行打算。
其次，工作是对自己负责的。清楚了这一点，在执行时间管理的过程中才不会消极怠工或者故意拖延，因为我们明白那样做其实就是在骗自己。
最后，可以给自己制定一些标准来衡量自己的完成情况。对于一个企业来说，没有考核标准就相当于学校没有考试，这样的结果只有一个：企业处境每况愈下。因为员工不管做多做少都不会有影响，那么人的懒惰心理自然会占上风。对于个人也一样，时常回过头来检验一下自己已经完成的事情，查漏补缺，不光能提高时间管理的质量，还能及时修改其中不太合理的部分。
华人管理教育第一人余世维说过：“管理是让事情与自己预期的一样完成！”对于宝贵的时间来说更是这样，而时间管理（预期）的目的更是把“好钢用在刀刃上”，即通过管理有效地利用时间。若能如此，个人在今后的人生道路上，一定会受益匪浅。
管理的艺术
著名的好莱坞影星、美国荧幕上的第一硬汉——施瓦辛格，于2003年出任美国加利福尼亚州第38任州长，并且执政长达7年，于2011年1月3日卸任。他出演的一系列好莱坞大片都成为了电影史上不可多得的佳作，而他本人的生活经历，也如同他的电影一样精彩夺目。
施瓦辛格是奥地利的移民，但他儿时便树立了成为美国总统的远大目标。但是，他身边没有一个人支持他，甚至嘲笑他是白日做梦。可是，这个倔强的男孩从来没想过要放弃。众所周知，想成为美国总统，要么家财万贯，要么家族名声在外，但是这两点他都不具备。一番权衡之后，施瓦辛格觉得，在美国想要成为有钱人的最快方式就是成为电影明星，而想要拥有声望的最快方式则是找一个出身名门望族的妻子。犹豫再三之后，施瓦辛格选择了先成为电影明星，而对于男人来说，成为电影明星的先决条件有几点，包括样貌、身材、背景、机遇，样貌并不出众的他最后决定：通过身材来成为电影明星。
在确定了努力的方向之后，施瓦辛格便对自己的时间做了详细安排。他开始和朋友们一起练健美，做俯卧撑时，朋友们做100个，他就会做105个，每一个锻炼项目他都会在练到极限之后再坚持两分钟，有时候他会因此而头晕、呕吐。功夫不负有心人，他的努力很快收到了回报，他几乎包揽了当时所有的世界健美冠军，其中包括五次“宇宙先生”、一次“世界先生”、七次“奥林匹亚先生”。可以说，他是当之无愧的“健美之王”。随后，他进军好莱坞，凭借《终结者》一片而名声大噪，并跻身世界一线影星。借此机会，他又娶到了肯尼迪的侄女，获得了大财团的支持。最后的结果大家都知道，这个奥地利来的“穷小子”凭借自己的努力终于实现了儿时梦想的第一步，进入了美国政坛。
德鲁克教你时间管理
有效的管理者坚持把最重要的事情放在前面做，每次只做好一件事。管理者做事情要有主次、轻重、缓急之分，短时间内把所有事情都处理得当，十分困难。
——张建君（北大管理学教授）
在北大光华管理学院，彼得·德鲁克的名字可谓无人不知、无人不晓，他的著作被每一位管理学教授列为必读书籍。曾任光华管理研修中心常务副院长的黄建东这样评价彼得·德鲁克：只有和他亲身接触才能体会，有人可以在如此高龄之时还有如此年轻的脑袋，他思路非常活跃开阔，有了广博的学识基础，便有了条件自成体系。下面，就让我们一起来认识一下这位管理学大师。
彼得·德鲁克，被誉为“现代管理学之父”，其著作影响了数代追求创新以及最佳管理实践的学者和企业家们，各类商业管理课程也都深受彼得·德鲁克思想的影响。德鲁克曾说过：“每个管理者，都抱怨没有时间，或者时间被占用，而没有带来真正的效益。其实，管理者的时间本就不属于自己，而是属于组织的。”为什么这么说呢？因为组织给员工支付薪水，买下了员工上班的时间，作为企业的员工，管理者也好，基层员工也罢，他们的工作时间都属于企业。所以，管理者要做的不是抱怨，说他的工作被别人打搅了，或他的时间被别人浪费了之类的，而是要下决心管理好自己的时间。其实管理时间，首先是管理好自己，其次是管理好他人，这样才能提高效率，节省时间。那么管理者应该如何支配自己的时间呢？德鲁克提出了一种全新的思维方式：
1.把问题抛给下属
德鲁克曾说过：“你认为我们组织的领导，对你的工作应该了解些什么吗？你对我们这个组织有什么看法？你觉得我们还有哪些尚未开拓的机会？你觉得我们还有哪些尚未察觉的危机？你希望从我这里知道些什么？”他建议管理者，通过问下属这些类似的问题，让他们发现企业的弊端，找到企业的定位，最后找出解决问题的方法，从而节省管理者的时间。当然，管理者还要在平时多对下属进行训练，这样才能得到深刻而有质量的答案。起源于体育运动，而后应用在各个领域的“教练技术”这样认为：解决问题的方法，其实就在每个提问者的心中，只是他自己不知道罢了。所以，教练所做的事情并不是直接给出答案，这样等于剥夺了运动员自己思考的权利。在管理过程中，管理者要给出的是一个接一个的问题，从而让员工自己来寻找解决问题的答案。这样可以很好地训练自己的员工，让他们自己去发现解决问题的方法，并在这一过程中锻炼自己的思考能力。从初期来看，这样可能会耗费管理者额外的时间和精力，但是从长远角度考虑，当下属的能力被培养出来以后，类似的问题则不必再去操心，可谓一劳永逸的办法。如果由管理者直接解决问题，短期看效率很高，但是长此以往，无疑会增加管理者的负担。所以，要想节约时间，前期就需要多投入一些精力，这就如同“能量守恒定律”，坚持下去，最终收获的将是一支表现优良的团队，而不是一群支离破碎、效率低下的员工。
2.管理者做最平凡的事
德鲁克说：“管理好的工厂，总是单调无味，没有任何刺激动人的事件，那是因为凡是可能发生的危机，都早已预见，且已将解决办法变成例行的工作了。”管理者不是消防员，不是当事情发生后才去解决，而是将大多数危机的起因都在日常的管理中化解了。企业当然没有“惊心动魄”的大事，平平淡淡才是真。管理者如果每天都需要处理突发事件，不仅会精疲力竭，还会被他人怀疑自身的能力。这也就是那些管理大公司的人，虽然他们没有做出什么大事，但依然成效卓越的原因。
《孙子兵法》里有一句话：“古之所谓善战者，胜于易胜者也。故善战者之胜也，无智名，无勇功，其所战必胜，故其战胜不忒。不忒者，其所措胜，胜已败者也。故善战者，立于不败之地，而不失敌之败也。”其意思是善于战斗的人，在作战之前就已经有了获胜的条件，他战胜的其实是注定会失败的敌人，所以，他取胜也就是一件再正常不过的事情了。同样的道理，管理一家企业也是如此，把基本工作做到位，高效益也就是顺理成章的事了。做正确的事情，比把事情做正确更重要。只能去做事情的是员工，作为管理者需要思考企业的未来，思考企业的发展方向。只有将基础工作做实，才会使企业每天都进步，管理者的谋划才能在这个基础之上付诸实践。
3.让下属忙起来
德鲁克说：“精干的组织里，人的活动空间较大，不至于互相冲突，工作时也不用每次都向别人说明。”
小孩子哭闹的原因大多是因为无聊，员工也一样。如果一个员工整天无所事事，那么他自然会把时间放到工作以外的方面。一般来说，让下属感到无所事事都是管理者的责任。微软有一个著名的理论：他们只雇用N-1个人。这样做的意义就在于让员工满负荷运转起来，一旦忙起来，注意力自然就集中了，没有时间去琢磨别的事情，也不会有心思去搞那些所谓的企业政治了。在每个人都忙于自己的事情，管理和规划好自己时间的情况下，管理者的时间自然而然也就好计划了。如果员工之间的职责有交叉的部分，很容易导致员工互相冲突，那么互相扯皮的现象将不可避免。所以，德鲁克说要从根本上杜绝浪费时间的因素，就要尽量让员工有比较大的活动空间，这样员工才好施展才华，而不是把时间浪费在沟通上。
我们不难看出，管理者的注意力应该集中在系统上，而不是局限于具体的事务，管理者是处理例外情况的，那些下属能做的事情，管理者应该果断将权力下放。
而对于个人如何做好时间管理，管理大师德鲁克则给出了如下建议：
1.记录你的时间
时间就如同指尖划过的水，谁也没法阻止它的脚步，白驹过隙、稍纵即逝都是形容时间流逝最贴切的词语。那么，如何来判断自己的时间都花在什么地方了呢？养成记录时间的习惯是一个很好的办法。连续一个月记录自己时间的去向，并且每年至少进行两次这样的活动。这件事情最好由自己亲自完成，因为只有自己最清楚自己在每一个时间段究竟干了什么。随时随地记录是最好的选择，但是如果不方便的话，那么在睡觉前回忆一下当天的经历并记录下来也不失为一个良策。这样，一个月后，当你回顾自己的记录时一定会大吃一惊，当然也会有不少感慨和收获。不过切记，记录一定要真实，不能因为虚荣心的缘故而文过饰非，这样就失去了记录时间的意义。
这一方法很简单，而且十分有效，能够帮助你发现自己时间管理上的漏洞，为你今后的时间安排提供指导，避免把时间浪费在无关紧要的事情上。通过反复练习与反省，逐步养成良好的时间管理习惯，从而确保自己的工作效率，这也是一个人走向成功的基础。
2.排除根本不需要做的事
时间记录的目的是为了检查与改进，所以当把这一习惯保持了一段时间后，你需要对“流水账”上的所有活动进行仔细认真的审查与反省。在这一过程中，你可以问自己：“如果不做这件事，会怎么样？”如果你得到的答案是“无所谓”的话，那么今后就要避免把时间浪费在这类事情上。
3.问自己一个问题
在比对自己的时间记录时，可以问自己一个问题——记录上的哪些事情可以由别人代劳同时又不产生负面影响？思考清楚这个问题后，在今后的生活中就可以把那些可以交付给别人的事情委托出去，自己则可以更好地集中精力来完成其他事情，这样一来，便会大大提高自己的工作效率。
4.再问自己一个问题
你还可以再问自己一个问题——我所做的哪些事情是浪费了家人、同事、朋友的时间而又不产生效用的呢？敢于提出这样的问题并且积极面对事情的真相，是一个人勇敢的表现，也是对自己和他人的负责。而当答案在你心中浮现的时候，也应明白：避免今后发生类似的事情。
可以说，德鲁克的这一系列方法对于我们每一个人来说都是很新颖的，不妨付诸实践，说不定会产生意外的效果。德鲁克说过：“一个结构设计臻于理想的组织，应该没有任何会议，每个人应该都能了解他工作所必须了解的事，也应该都能随时获得他工作所必需的资源。”从他的这句话可以看出，他的管理学核心思想便是：新、精、简，他的这些理念不管对管理者还是个人，都有着很好的启发。
管理的艺术
一天，一位教授为商学院的学生们上时间管理课，他说：“这一节课大家不用记笔记，只需要跟着我做一个小实验就行。”说着，他将一个大口的玻璃杯放在了桌子上。随后，他从桌子底下取出一袋石头，每块石头都如鸡蛋大小，教授把石头一块一块地放进玻璃杯中，直到杯子里再也放不下为止。这时，教授问：“杯子满了吗？”学生们齐声回答道：“满了。”教授微微一笑，从桌子底下又取出来块头较小的一袋石块，分几次将小石块倒进了杯子中。这次他又问：“现在满了吗？”学生们的答案开始不同了，有人说满了，有人则说没有。接着，教授又拿出一袋沙子，缓缓倒进杯子中，直到沙子从杯口溢出。教授又问：“这次呢？”学生之中依然出现了不同的答案。最后，教授拿出一瓶水倒进杯子中，水一点一点渗进沙子中。实验结束后，教授问道：“这个实验说明了什么道理？”
一个学生说：“时间就像海绵里的水，只要你肯挤它，总能挤出来一些。”另一个学生则说：“在有限的生命里，只要我们努力就可以做很多事情。”学生们七嘴八舌地议论起来。
这时，教授缓缓说道：“刚才同学们说的都很有道理，但却不是我们今天做这次实验的真正目的。我做这个实验是想告诉大家，我们有限的生命就像这个杯子，它只能放进有限的东西。如果我们不把生命中最重要的事情——这些大石块先放进去，那么，你的一生可能就会让小石块填满，自己的生命也会浪费在一些毫无意义的琐碎事情上，这将多么悲哀啊！”
这时候，有的学生则问：“老师，什么是生命中的大石块呢？”教授说道：“价值观、目标、健康、学习、家庭，这些都是你的大石块，你要优先考虑把它们放在最重要的位置。”
管理时间，你需要一点窍门
我发现如果我试着同时做多种任务，我常常压力很大，而且不能集中。所以我试着一天中只做一件事，然后尽我所能做到最好。
——季羡林（北京大学唯一终身教授）
科学研究表明，任何人的大脑都无法在同一时间思考两件事，那些看似一脑多用的人，其实是通过几件事之间的快速切换而给人一种“一心多用”的错觉。北大中文系教授傅刚曾经说过：“人一生只能干一件事。”但这并非是说我们一辈子真的就只能做一件事情，而是告诉我们干任何事情的时候都要专心，不能三心二意。一个合格的企业管理者，更应该懂得如何利用有限的时间和精力，去做优先级更高的事情。
美国管理学家科维提出了一种时间管理的理论，叫作“四象限法”，其意是把工作按照重要程度和紧急程度这两个标准进行划分，从而衡量其优先级。
按重要程度划分：对于重要的工作，应投入较多的时间和精力，而不太重要或者不重要的事情，则不必急着去做，或者投入很少的时间去做。很明显，这一标准的原则是重要者优先。那么如何划分是否重要呢？那些必须完成，否则就会有严重影响的事情，就属于重要性较高的。而那些即使没做完也不会有严重后果的事情，则可以不去做，或者委托给他人去做。
按照紧急程度划分：有些工作特别急迫，刻不容缓，自然应该优先处理。然而还有一些工作并不是那么紧急，那么就可以另行安排时间处理。不难看出，优先顺序是紧急事件靠前、不紧急的事件在后。所以，不管是在工作还是生活中，都应该把精力和时间放在紧急工作上，其他的则稍后再说。如果是一名管理者，可以授权他人去做。那么，如何划分是否紧急呢？当天必须完成且不能有丝毫拖延的事情，就是紧急的；反之则是不紧急的。
在现实生活中，事情不仅有紧急程度的差异，还有重要程度的分别，而且往往是二者兼而有之。这时，决定其优先级就要从这两个维度来综合考虑，即优先次序=重要性×紧急性。如果以它们分别为X轴和Y轴，我们就得到了一个坐标系，这样便可以把事情分为四类：
第一象限：重要而紧急的事情。
紧急意味着立刻就要做，而重要则意味着对工作、生活有着重大影响。在现实中，这样的事情不是很多，例如处理工作上的危机、家人生病、朋友之间吵架，这些都是需要立刻去解决的事情。这类事情一旦不及时处理，就会影响自己的正常工作和生活。一味拖延的话，还有可能让事情变得更加糟糕，得不偿失。
在任何情况下，第一象限的事情都是当务之急，必须马上着手解决。这类事情有些是完成事业或实现目标的关键环节，有些可能决定自己生活的质量。相比较于其他事情，这类事情更值得列入优先考虑的序列中。只有这些事情合理、有效地解决，我们才能继续愉快地工作和生活。
第二象限：重要而不紧急的事情。
现实生活中有很多这样的事情，例如某项专业技能的学习、健身计划、一直想要写的文章、读书、年度身体检查等等。这类事情一般都不急迫，但却和一个人或者企业的长远发展有关，有时还是一个人梦想的体现。这些事情在整个人生中都扮演着重要的角色，但由于它们总是不太紧急，而容易被人们所忽视。一般来说，重要的事情，人们都会留有充足的时间来做，或在一定时间内完成。然而，要是整日被琐碎的事情缠身，反而把这类事情搁在一边的话，那么总有一天，这些事情会变成紧急而又重要的事情，只不过那时候再做，可能会付出更多的精力。而且，是否有能力处理好这类事情，在一定程度上反映了一个人的综合能力，也体现出一个人对自己人生的态度。由于紧急性不强，这类事情对人们的催促力不够，所以更应该主动地去做，这是发挥个人领导力的领域。这更是传统低效管理者与高效卓越管理者的重要区别标志，因此建议管理者应把80%的精力投入到该象限的工作，以使第一象限的“急”事无限变少，不再瞎“忙”。
第三象限：紧急而不重要的事情。
在生活中，我们有时候会遇到一些很紧急，但不是特别重要的事情。例如：你正在忙一件很重要的事情时，突然一个朋友来访，你一时没有办法拒绝，于是和他闲聊了一个下午，导致原来的工作未能如期完成。这类事情，虽然不是很重要，但一般都比较紧急。人们面对此类事情时，会不自觉地将其归入优先级的序列中。如果真的这样安排，则是本末倒置，把紧急的事情也当成了重要的事情来处理。生活中，我们一般会优先考虑事情的紧急程度，往往会忽略重要程度。北京大学光华管理学院的学生对500名市民进行了跟踪调查，结果表明，假如一个人每天把80%的时间放在了紧迫而不是很重要的事情上，他的工作效率会明显降低，长远来看，生活质量也会有所下降。
一般而言，成功人士会按照重要程度来处理事情，因为不会被那些紧急却不重要的事件耽误，因为他们懂得做要事而非急事的道理。
第四象限：不重要也不紧急的事情。
这些事情属于可做可不做的范畴，在生活中有很多，例如去酒吧喝酒、毫无目标地逛街、睡懒觉、无聊地发呆等。但是很奇怪的是，大部分人都在这些事情上投入了大量的时间。这其实是一种不好的现象，假如精力全部投入在这种事情上，那么就等同于浪费生命。应该慢慢减少这种行为，多做一些重要的事情，这样才会让自己的人生更加精彩。
有一位教育学家说过：任何一个人只要每天愿意拿出来一点时间学习，他都会取得应有的成就。只可惜，现实生活中的大多数人都把时间浪费在了为吃饭而吃饭、为工作而工作、为回家而回家上。就如同伍迪·艾伦所说：“生活中90%的时间只是在混日子。”希望“四象限法”能让大家在做事情的时候有一个更加清晰的考虑，从而真正选择一些重要的事情来做。
管理的艺术
沃伦在年轻的时候是一名普通的挖沙工人，长年累月的劳作使他对生活失去了热情。一天，他突然萌发出一种想要为自己开创一番事业的想法，而南非树蛙碰巧进入了他的视线之中，他对这种生物产生了莫名的喜爱，立志成为该领域的专家。
按照他所接受的教育，他很难在这一领域有所建树。但是从1969年开始，他就把大部分时间和精力用在了研究南非树蛙上。每天他都会搜集150个标本，并认真做笔记，最后累计达300多万字。渐渐地，他发现了南非树蛙的生活规律，并从它们身上提取出了一种极其罕见的药物，而这种药物可以预防皮肤病。他的这一研究成果不仅为他带来了名声，还帮助他获得了哈佛大学的博士学位，并登上美国《时代》周刊的封面。
他曾经问一位年轻人是否了解南非树蛙，那个年轻人坦白地说：“不知道。”接着，他诚恳地说道：“如果你想知道，你可以每天花5分钟阅读相关的资料，这样，5年之内你就会成为这一领域数一数二的人，甚至超过我！”
省时间不如巧用时间
一个人一天只有24个小时，能干的事情其实不多。
——李彦宏（百度董事长兼CEO，毕业于北京大学信息管理专业）
著名经济学家凯恩斯曾经提出过一个悖论：节俭悖论。大致意思就是说当人们越发节俭的时候，反而会变得越穷。在北大经济课中，也有着类似的说法：时间永远都不是省出来的，因为时间总是在一分一秒地流逝，谁也没法改变，我们能做的只有充分利用这一点一滴的时间，做更多的事情。因此，光华学院的管理学老师，在结合了实际生活后，为每一位北大学子提出了这样的时间管理建议：
1.善于利用工具
古人云：君子生非异也，善假于物也。人和动物的区别就在于人会使用工具，而在时间管理方面，更是有诸多工具可供我们选择，例如电子邮件、视频会议、网络购物、网上银行等。如果善加利用，必然能够节约很多时间。而且随着科技的发展，还会出现更多更加便捷的工具。
2.错开高峰期出行
我们每个人都遇到过堵车的状况，不光会在路上白白浪费时间，还会破坏人的心情。所以出行前，最好能提前做好计划，以避开出行高峰期。这样能节约很多时间去做更多的事情。
3.懂得计算自己的时间成本
很多时候我们往往忽视了做一件事情的时间成本，而仅仅着眼于现实意义上的金钱成本。例如，出门叫出租车或许比公交车多花10元钱，但是却能节约半个小时的时间，这又能值多少钱呢？在很多琐碎、重复的事情上，不妨用较少的金钱来换取宝贵的时间。生活中繁重的家务活、接送孩子等没有太大意义的事情，可以花钱请人来做，这样便可以有更多的时间去做更有价值的事情。
4.远离诱惑
一位哲学家说过：生活中凡是有趣、刺激的事情，大部分都不太重要，甚至毫无意义。这句话不免有些偏激，但是诸如肥皂剧、花边新闻、娱乐八卦、麻将扑克之类的事情，能不沾就不沾，不然就是浪费自己的生命。
5.学会选择信息
21世纪是一个信息爆炸的时代，每天都有大量的信息涌入我们的视线之中。当然，在这之中有些是具有真知灼见的高质量新闻，有些则是低俗无聊的垃圾信息。因此，具有过滤信息的本领显得尤为重要，否则就会淹没在信息的浪潮中，徒然浪费许多时间。比如，看报纸的时候先浏览标题，然后再筛选比较重要的内容来阅读；上网的时候则有目的地浏览自己想了解的信息，不要毫无目标地浪费时间。
6.避免与人争论
人们时常在一些鸡毛蒜皮的小事上争论不休，而这种非原则性问题的争论，不仅会破坏人际关系，还会浪费自己和他人的时间，得不偿失。
7.学会拒绝
生活中，我们常常会碍于面子而无法拒绝别人，做一些自己本不想做的事情。这样做非但不能让人际关系变得更好，反而有可能会误了他人的大事，同时还会浪费自己宝贵的时间。例如，在你工作时，朋友打来闲聊的电话，你若不拒绝，则会影响你的工作效率。所以，学会委婉地拒绝别人，才能将自己宝贵的时间用于重要的事情上。
8.学会程序化
把常用的文件、表格、名片、档案等分门别类地整理好，需要时便能迅速找到，这样会节约很多时间。要知道，现在很多事情都是可以程序化的，而我们将这些事情按照固定方式整理好以后，可以避免重复工作而浪费时间。
9.做好计划
人体生物钟如果能够被合理利用，那么人们就可以更加充分地利用自己的时间。一年之计在于春，一日之计在于晨，早上7点到8点是大脑最清醒、最活跃的时间，应该用来思考一些复杂的问题，或者做当天的计划；上午人的工作效率普遍较高，可以用来处理重要工作；午后可以稍作休息，为下午的工作积蓄精力；下午2点到4点，又是另一个高峰期，可以用来学习、处理文件等；其余时间则可以做一些琐事以及休闲娱乐。
10.选择绿色的休闲方式
我们常说劳逸结合，一张一弛才能让我们在生活和工作学习之间找到一个平衡点。但是放松并不意味着放纵，喝酒、打牌、打麻将等娱乐活动偶尔为之可以，但是沉溺其中必然会损害身心健康。因此，应该选择一些绿色的休闲方式，例如登山、郊游、散步等，既能放松身心、缓解疲劳，还能够提高身体素质，更能够为之后的工作、学习养精蓄锐。
11.慎重加班
不知从何时开始，加班成为了一种新的时尚，每个人都以加班为荣，视其为自己努力工作的标志。但是如果加班太过频繁，就应进行一下自我反省了。是不是因为工作效率低下以及时间管理有问题才导致频繁加班呢？即使真的是因为工作太繁重，也要慎重考虑加班，一个人在太大的压力下长时间工作会大大影响身体健康，而这势必会影响之后的工作效率。
12.保持清洁
不管是办公桌，还是自己的书桌，一定要保持清洁整齐。文件、书本和各种办公用品应该有序摆放，各就其位，以备不时之需。这样不仅能够节省你找东西的时间，还能让自己在工作学习时保持一个好心情，同时这也是树立一个人良好形象的重要因素之一。
13.定时清理文件
最好每个月清理一次自己的文件夹，把因为工作而产生的各种文件和资料分类和归档，而没有用的则应该予以销毁，还可以用颜色来将文件分类。电脑中保存的文件也应该定时清理，对重要的资料应该做好备份。最好有一个U盘可以单独将重要资料存储起来，以防电脑发生故障而造成不必要的损失。
14.不追求完美
生活中，凡事不必追求尽善尽美。也就是说，时间管理固然重要，但是不要因此而破坏了生活和工作的平衡。工作是为了更好地生活，为了工作而工作，为了管理时间而进行时间管理，这都是不可取的。不忘本心，方得始终。我们进行时间管理的最终目的也是为了让我们的生活更美好。其实人就像一根皮筋，拉得太紧容易断，总是绷紧则会慢慢失去弹性，适当松弛反而会增加弹性与力量。
15.同一时间段做同一类事
如果在思考，那么就把其他需要思考的事情也一起思考完；如果在写文案，那么就把其他需要写的东西也一并拿来写完。同一时间最好把同一类事情一起做完，这样会大大节约转换事情时所浪费的时间。如果在同一个时间段，做不同类的事情，不仅会浪费时间，还会使人的工作效率降低。
16.把手表调快十分钟
不要小看这个习惯，它会让你不自觉地将时间观念植入自己的大脑中，也能让你更好地把握时间，从而减少出现迟到或者耽误工作的现象。
总而言之，高效率工作、慢节奏生活，是时间管理的终极追求，在工作的时候就应保持百分之百的干劲，而休息的时候就应充分享受生活带来的惬意与温馨。
管理的艺术
小王是一家饮料公司的销售主管，该公司下属的一家分公司经常因为客户的回访工作出色而得到总部的表扬，小王对此很感兴趣，于是专门前往该分公司学习。
刚去的第一天，小王跟业务员一起去拜访客户。走到一间饮料批发部，小王看到店门虚掩着，走进去一问才知道，店主有事外出了，只剩下一个十一二岁的小女孩在看店，小王略微有些失望。但是令人意外的是，这个小女孩看到他们后便开口问道：“叔叔，你们是饮料公司的么？”在得到了肯定的回答之后，小女孩从柜台下面拿出一个本子，上面写着该批发部需要补的货，小女孩接着说：“叔叔，我爸爸今天走的时候本来想关门，但是他说你们公司的叔叔今天一定会来，所以叫我在这儿等你们。”这时小王才明白其中的玄机，这家分公司的业务员总是在固定时间段拜访对应的客户，从而与客户之间建立了良好的时间规律，这样一来不仅得到了客户的高度信任，也让双方的时间管理变得更加方便，也更有利于提高工作效率。