四、某研究院内部控制审计发现缺陷及管理建议案例

（一）控制环境

1.组织架构

经审计，组织架构方面存在以下缺陷。

（1）未建立风险评估机制（设计缺陷）。

缺陷描述：审计期间，某研究院尚未建立风险评估方面的制度，未制定明确的风险评估方案，未启动风险定期评估机制，风险评估工作开展不到位。

内控依据：《行政事业单位内部控制规范（试行）》第八条规定，单位应当建立经济活动风险定期评估机制，对经济活动存在的风险进行全面、系统和客观评估。

管理建议：进一步完善单位层面的制度体系的建设，完善风险评估机制。

（2）部分制度无发布时间和开始实施时间（设计缺陷）。

缺陷描述：审计期间，某研究院部分已制定的制度或办法，无发布时间和开始实施时间，如《项目管理办法》《科研成果管理办法》《固定资产管理办法》等。

管理建议：建议制定《制度管理办法》以规范制度的起草、修订、审核及颁布工作。

2.人力资源管理

某研究院人力资源由人力资源部归口管理。人力资源部主要负责人员的日常管理，包括招聘选拔、岗位聘任、人员调配、薪酬福利管理、考勤、考评、奖惩等。

在制度方面，某研究院制定了《人员考核管理办法》《考勤制度》《编制外聘用人员管理暂行办法》《聘用合同制办法》《正科级、副科级干部选拔任用工作实施办法》《正科级、副科级干部竞聘上岗实施方案》《一般岗位双向选择实施方案》相关制度，通过岗位职责形式明确了岗位职责权限，但未制定关键岗位人员管理制度，以对关键岗位任职资格要求、关键岗位人员考评工作、关键岗位定期轮换等内容予以明确。

在执行方面，某研究院根据内部控制业务流程，设置了经办人、课题/部门负责人、归口审核、财务审核、分管领导、单位领导为关键岗位，并明确了关键岗位职责，但未涵盖全部的业务模块。该部分除以上设计缺陷外，未发现其他重要缺陷。

（二）预决算管理

经审计，预决算管理方面存在以下缺陷。

（1）预算编报的科学性欠缺（执行缺陷）。

缺陷描述：年度批复预算事业收入1 430.89万元，决算数为2 232.36万元，决算收入比预算增加801.47万元，增加约56%。

内控依据：《预算管理办法》第三章第七条预算编制要求，要据实合理测算单位的收入规模。

管理建议：进一步加强预算编报的科学性、合理性。

（2）预算执行分析机制欠缺（设计缺陷）。

缺陷描述：《预算管理办法》中未对预算执行分析的内容等做出详尽的规定；预算分析方式以年度分析为主，具有较大的时滞性，未见半年度、季度或月度预算执行情况分析资料。

内控依据：《行政事业单位内部控制规范（试行）》第二十二条规定，单位应当建立预算执行分析机制，定期通报各部门预算执行情况，召开预算执行分析会议，研究解决预算执行中存在的问题，提出改进措施，提高预算执行的有效性。

管理建议：完善预算执行分析机制，补充预算分析流程、分析范围、预算分析频次、解决方案落实情况反馈等内容，根据项目重要程度和影响进行定期分析。

（三）固定资产管理

经审计，固定资产管理方面存在以下缺陷。

（1）制度体系建设不够完善（设计缺陷）。

缺陷描述：第一，管理办法、资产流程图及流程手册内容衔接不够完善。①流程手册中包含“固定资产使用流程”部分，而管理办法中不包含资产使用的内容；②管理办法中有“关于年度构建计划”的内容，而流程手册中没有这部分内容；③《固定资产管理办法》第二十四条规定“资产使用人员的变更由资产管理员申请变动”，而固定资产内部调拨流程中提出申请的责任岗位却为调出人员，二者存在矛盾。经了解，在实际执行中，资产使用人的变更由调出人员提出申请。

第二，固定资产设备采购审批表未能体现财务部门审核记录，与流程图要求不符。例如，资产流程图中采购由业务部门提出申请，归口管理部门负责审核采购依据，财务部审核经费科目，分管领导、中心主任及主任办公会根据授权进行审批。查阅固定资产设备采购审批表，该表中缺少财务部审核记录，与流程图描述不一致。

第三，未建立固定资产维修保养制度，未对维修事项进行事前预算控制。

内控依据：《固定资产管理办法》《制度流程手册（2017版）》及资产管理与风险控制流程图。

管理建议：进一步建立健全固定资产管理制度，对相关制度及流程进行全面系统的梳理，做到流程与制度协调统一。

（2）资产维修申请表签批手续不全（执行缺陷）。

缺陷描述：经抽查，发现10月31日计量部门关于USB接口不能使用的维修申请表中无办公室主任、分管办公室领导签字。

内控依据：《行政事业单位内部控制规范（试行）》第四十一条规定，按照规定应当由有关负责人签字或盖章的，应当严格履行签字或盖章手续。

管理建议：建议严格履行签字手续，完善审批流程。

（3）公务用车无派车单（执行缺陷）。

缺陷描述：经了解，在公务用车管理方面，未执行公务用车凭派车单出车的规定。

内控依据：《公车的使用及管理办法》第一章第五条规定，车辆使用人凭派车单出车，完成任务后必须将车辆停放在单位，未按规定停放造成车辆受损或丢失等情况，由本人承担一切后果。

管理建议：严格执行派车制度，凭派车单出车。

（四）支出管理

经审计，支出管理方面存在缺陷，即支出事项事前申请控制不严，审批手续不完善（执行缺陷）。

缺陷描述：第一，部分费用报销单、经费申请审批单、借款审批单未经分管领导或中心主任审批；第二，存在审批流程倒置，支出事项在前、经费申请在后的情况。

内控依据：《费用管理及报销办法》第三章第十条、第四章第十三条及《会议费管理办法》第二章第十条等。

管理建议：建议进一步加强支出业务审批流程管理，完善签批手续。

（五）合同管理

经审计，合同管理方面存在以下缺陷。

（1）合同签订不规范，存在滞后现象（执行缺陷）。

缺陷描述：第一，项目涉及的合同由项目负责人签订，缺少法人授权委托书；第二，缺少合同签订日期，无法确定合同生效的准确时间，如与北京BKBJ招标代理有限公司签订的《委托代理协议》；第三，签订合同未加盖骑缝章；第四，个别合同签订日期晚于合同开始执行日期，合同签订滞后。

内控依据：《合同管理办法（试行）》第十一条、第十二条等。

管理建议：建议进一步规范合同签订程序，确保对外签订的合同规范合法。

（2）合同管理台账记录不完整（执行缺陷）。

缺陷描述：合同台账中登记的合同编号不连续，部分合同未进行登记，部分合同无合同编号；科研项目台账登记内容不完整，无立项时间、结题时间、执行进度或目前状态等信息。

内控依据：《合同管理办法（试行）》第十七条规定，合同管理员应当将合同的有关情况在合同管理台账中记录。

管理建议：进一步健全合同管理台账，以提高合同的规范化管理水平。

（六）采购管理

经审计，采购管理方面存在以下缺陷。

（1）投标人递交的投标文件，部分叙述异常一致，服务方案雷同（执行缺陷）。

缺陷描述：针对创新网络系统开发及数据加工项目，3个投标单位提供的服务方案均只是对技术需求稍加修改，其他内容完全一样。

内控依据：《招标投标法实施条例》第四十条规定，不同投标人的投标文件异常一致或者投标报价呈规律性差异的视为投标人相互串通投标。

管理建议：建议严控招标流程以防范招标风险。

（2）验收、出入库手续不完善（执行缺陷）。

缺陷描述：第一，个别采购项目未经验收就支付全款；第二，验收单数量与出入库登记表数量不一致，出入库登记表未列明品名。

内控依据：《政府采购管理办法》第十三条规定，中心应当组织对供应商履约的验收，验收方成员应当在验收书上签字，并承担相应的法律责任。

管理建议：建议进一步完善验收出入库手续，规范采购管理工作。

（七）科研项目管理和财政专项项目管理

经审计，科研项目管理和财政专项项目管理存在以下缺陷。

（1）项目实施过程和监理资料欠缺、项目绩效审计工作落实不到位（执行缺陷）。

缺陷描述：经了解，科研项目绩效跟踪管理及绩效考评工作落实不到位，部分项目未执行绩效跟踪报告、中期检查记录、自主选题撰写分析报告的规定。

内控依据：《行业定额年度报告与绩效考评制度（试行）》第六条、第七条、第八条。

管理建议：建议进一步加强科研项目实施过程及绩效管理。

（2）信息公开时间滞后、公开形式不规范、公开内容不完整（执行缺陷）。

缺陷描述：第一，信息公开时间滞后，并未全部在自信息正式形成之日起20个工作日内公开；第二，自立课题的结题信息在OA（办公自动化）系统中进行公示，未同时在公告栏中公示；第三，科研项目信息公开缺少绩效考评结果和决算信息的内容。

内控依据：《信息公开管理办法》第四条、第五条。

管理建议：建议进一步加强项目信息公开公示工作，完善公开内容并按规定形式在规定时限内公开。