第二节　文件与文献的产生与管理

一、文件的制作和拟写

（一）文件制作或拟写的基础

按照文件形成的先后顺序可以分为以下几个步骤：

（1）领会制作或拟写的相关意图，明确要达到的目的和效果。

（2）通过多方面调查和研究，获取所需要的材料。

（3）把各种构思汇总，拟写出文件提纲。

（4）先行制作或拟写一个初稿，在此基础上认真修改。

（二）文件拟写的规范

1.行文规范。

（1）控制发文数量和范围的时候一定要严格，以免造成不必要的时间、资源浪费及不良影响。

（2）非特殊需要，行文时不能越级，必须一级一级地下达传送。不能打乱行政关系。

（3）行文时还要注意部门与部门、单位与单位、单位与部门等的隶属关系和前后排序。

（4）主要送达单位或部门与抄送单位或部门一定要写清楚并特别注明。

（5）如果是同级别单位同时行文，必须是两个或两个以上的单位。

2.结构规范。

公文的结构规范要求要注意保密级别、结构格式、时间期限、缓急程度，还必须注明标题、主抄送单位、发布日期等要件。