第二节　档案信息的整理

一、档案信息整理的基本概述

档案信息的整理，是指根据规定准则对档案信息卷宗实行系统的分类、整理、排序、编册以及编排，使之成为系统化的流程。档案信息的整理是档案工作的最基本环节，通过对档案信息的整理，促使档案信息能够更全面、更系统地反映出立档部门工作活动的面貌，提示文档资料之间的相互关系，便于档案信息的管理和利用。

（一）档案信息整理的类型

档案信息整理可分为以下3种类型：

（1）系统排列和编目；（2）局部调整；（3）全过程整理。

（二）档案信息整理的内容及步骤

档案信息整理的内容从性质上分为系统化和基本编目两部分。档案信息的系统化是指对档案信息的内容及成分进行科学分析及综合评定，要根据一定的规则及办法对档案信息分门别类、排编有序，促使其构建成一个机构、组织、个人有机联系的文件整体。一般内容包括：全宗及全宗单位内档案信息的分类、组卷，案卷内文档的排序，案卷排序，卷内目录等。档案信息的编目是以规定的形式揭示和介绍档案信息内容及形式特点的工作，内容包括：案卷文档的编号、抄写卷内文档目录及备考表的填写、案卷封面填写、案卷档号和卷内目录的编排等。档案系统化是档案编目的基础，档案编目是档案系统化的体现，二者相互联系。

（三）档案信息整理的基本准则

依照档案信息的形成规则及其特点，档案信息整理工作的准则如下：一是维护档案文档之间的历史关系；二是充分利用原来的档案整理基础；三是方便于档案信息的管理及利用。

1.维护档案文档间的历史关系。

所谓维护档案文件间的历史关系，泛指文件在形成或处理过程中所产生的内在关联性，它不仅表现在档案文档的来源和形成时间上，还表现在档案内容以及形式等方面的关联性上。

2.充分利用原来的档案整理基础。

充分利用原来的档案整理基础。泛指对已经整理好的档案文件，尽量不要打乱原来的档案整理体系，尽量按照原来的装订方式整理，最好不轻易破坏，尊重原来的整理基础。

3.方便档案信息的管理及利用。

方便档案信息的管理及利用。不仅是档案信息规整工作的出发点，也是档案信息管理的根本目的，还是确保档案信息整理质量的最后一道关卡。