第三节　文件与文献收集和入档

一、立卷

（一）立卷基础

1.立卷的定义。

按照一定的原则和用途把相关单位或部门人员处理后的文本整理、保存、汇集成册，列成规则的案卷的过程叫作立卷。

2.立卷的特点。

可以按一种或几种要求和基本特征对文件进行立卷，比如按名称立卷、按地区立卷；还可以利用两个特征或多个特征立卷，比如按时间和地区两个特征立卷、按时间和问题两个特征立卷。具体的立卷方式一定要按照上级要求和部门规定灵活选择运用。

（二）立卷环节的选择

1.部门立卷。

（1）集中式。一般在机关单位办公文秘部门采用的比较多。

（2）部门式。一般是在几个档案管理部门组织协调下，机关的一级内设部门根据授权分别立卷的模式。这样可以充分发挥档案管理部门熟悉业务和文件处理的优势，有效提高工作效率。

2.结合立卷方式。

结合立卷方式就是文件管理部门和档案管理部门结合自身特点，充分发挥各自优势，是协调整理机关单位文件立卷的一种方式。

（三）立卷的准备工作

（1）根据需要召开立卷工作会议。一般需要机关单位分管领导办公文秘以及档案管理部门领导和分管立卷人员参加。

（2）对负责分管立卷工作的人员要按照一定的间隔时间进行培训和测评考试。对考试不及格或测评没有通过的人员及时调岗或辞退。

（3）根据要求系统收集和整理文件。

（四）建立立卷类目

按照要求及时对文件建立类别和目录（也叫立卷类目或归卷类目），就是立卷单位根据计划安排，提前对年度文件进行预测，安排文件类目、条款、归档文件表等。

（五）平时归卷

平时归卷就是在日常工作中，立卷人员按照单位规定和部门要求，对日常工作中形成的文件及时进行归类、归卷（或组卷），一般是按时间的先后顺序来收集、整理、完成归卷。

（六）卷内文件的编排与列目录

（1）编排每卷范围内的文件。对文件的编排有多种方法，如可以按时间、按内容、或按问题和时间相结合的方式来排列卷内文件。具体采用何种方式要根据上级主管单位要求和部门规定及工作需要等来选择。

（2）编辑文件页码和每个文件的详细编码和页码（件）号。

（3）详细完整地填写文件卷内文件目录。为了能够及时准确地查阅、统计、核对和检查卷内文件，要建立文件目录。文件目录一般放在案卷首页，项目包括序号、归档时间、文件编号、文件名称、所在页码以及备注等。