三、财务系统的设置

考虑到公司的持续发展和规模不断扩大，公司成立时进行会计核算系统设置要具有一定的前瞻性，为公司未来的发展预留一定的空间。在选择财务核算软件时，不能单纯考虑成本低，因为这只能满足一时的需要，购置可扩展性比较低的财务软件，应该考虑公司未来发展可能会出现几个项目同时开发的情形，要配置可以多站点运行的网络版财务软件，防止当公司发展到有实力同时开发多个项目时，出现更换财务软件，初始化财务系统的情形。另外，现行的很多财务软件都具有辅助核算功能，在进行系统初始化时，尽可能地充分发挥软优势，多使用辅助核算功能，充分发挥其优势。

【例2-5】某一新成立的A房地产开发有限公司，财务人员拟针对未来会计核算进行系统会计科目的初始化设置。现以开发成本科目为例来介绍不同方式的初始化设置。

1．传统会计人员思维模式

在手工模式下，账簿的科目是按照会计科目一级一级地开设，涉及的核算项目越细，需要的科目级别就越多。在房地产开发企业制定会计科目时，成本一级科目叫开发成本，在一级科目下，可以设置土地征用及拆迁补偿费、前期费用、建设工程费用、基础设施费用、配套设施费用、开发间接费六个二级明细科目。当公司同时开发两个以上房地产项目时，需要按项目分别进行成本核算，这样，项目分类又变成一个三级的科目明细。如果一个项目分期开发，又会根据所分期数变成四级科目明细。如果需要对上述二级大类成本项目明细核算，又要增加一级，变成五级科目明细。使用手工模式一层一层往下分设，其优点主要是简单、直观，清楚，缺点是没有发挥计算机系统自动化、程序化的优势。另外，数据计算运行资料多，会导致后续系统运行慢，影响数据的处理、查询等效率。当同时开发两个以上项目，公司需要了解各项目各项二级大类成本发生金额时，需要将数据从系统里面导出来，再利用电子表格重新排列、加工、汇总，才能得到所需数据。在这种设置模式下，当公司运营一定年限，数据存储到一个量级时，系统运行会越来越慢，开机关机都要占用不少时间，同时查询一次数据也要花费很长时间，严重影响工作效率。一般年龄较大，对财务软件功能缺乏了解和研究，以及由别的行业转入房地产业的财务或会计人员经常采用这种模式。

会计科目在财务软件中的表现形式见下表。

从上表可知，只要公司不停地开发项目，就需要不停地按项目增加科目，科目表里的科目就会越来越多。当需要数据时，唯一的方式就是按科目分级进行查询，模式单一。有些财务软件还不支持分级查询功能，要查询数据，必须到末级才能实现。随着数据量的增加，系统的查询速度也越来越慢，更多时候是系统里明明有数据，就是查不到，不得已只能按账目格式去查询数据。这一点在实际工作中许多会计或财务人员有很深刻的体会。在这种设置模式下，系统每次都要把科目运行一次，其工作效率非常低。

2．充分利用系统自带的辅助核算功能进行设置的模式

根据系统提供的基础会计科目，可以在一级科目开发成本下设置土地征用及拆迁补偿费、前期费用、建设工程费用、基础设施费用、配套设置费用、开发间接费六个二级明细科目，再对“土地征用及拆迁补偿费、前期费用、建设工程费用、基础设施费用、配套设施费用”五个二级科目按“项目”进行辅助核算。可以在“开发间接费”这个二级明细科目下面设置“工资及附加、办公费、招待费、差旅费、车辆使用费、其他”等需要的三级明细科目，同时按“项目”进行辅助核算。考虑到有可能一个项目在实际开发过程中，会涉及分期开发的情形，在上述二级明细或三级明细科目设置时，可以再加挂一个辅助核算“项目”，这样就形成多个辅助核算项。这样设置的好处在于，一方面便于会计科目维护，看起来更简洁，层级更少；另一方面可以根据需求查询或生成相应的数据视图，根据不同的需求提取所需要的数据，不再出现传统模式下将数据导出来，再利用电子表格进行加工处理的情况，可以充分利用系统优势，提高数据自动化处理水平。

会计科目在财务软件中的表现形式见下表。

从上表可以看出，通常会计科目的设置只需要三级或四级就够用了，要核算具体的明细项目，只需要在具有共性的大类明细科目下加挂辅助核算就可以达到增加明细核算的目的。这样在查询数据时，可以根据需要选择按科目，或按辅助核算的项目，或按科目+辅助核算的项目等方式得到多种不同的组合来查询和提取数据，达到满足数据需要和使用的目的。

未来的会计不再是传统的独立封闭的部门，而会打破部门之间的边界，使整个组织成为一个完整的有机体。有学者提出，可以建立财务共享中心，实现财务与业务两套数据一体化，财务充分利用业务子系统的数据，按照事先设计的规则自动生成会计凭证，尽可能地减少人工操作出现的差错，也使数据处理速度大幅提升，让数据能够实时反映企业的经营情况，做到无差别的秒同步。同时，变事后反映为事中反映，加快公司对市场的反应速度，更快速地调整经济目标和方针，减少不必要的损失，从而让财务真正融入企业的经营管理。专业的财务人员可以将更多的精力和时间投入财务计划、预算管控、资金管理、财务分析等管理工作，为企业运营管理决策提供更好的数据和方案。