第二章 合同管理
第一节 综述
南水北调山东干线公司作为南水北调东线一期山东段工程的项目法人,是南水北调工程建设合同管理的责任单位,对合同(协议)的订立和履行承担相关责任。项目法人合同管理的范围包括项目法人直接订立的工程建设合同,委托建设管理单位订立的工程建设合同。
南水北调山东干线公司内部设置计划合同部负责整个南水北调东线一期山东段工程建设项目合同的管理工作。
计划合同部的主要职责:制定山东省南水北调工程招投标、合同管理、招标设计、施工图设计、设计变更、计量支付、工程保险等规章制度;工程招投标、评标工作;工程建设项目合同管理及合同审查、谈判、签订工作;工程项目的招标设计、施工图设计和变更设计的审查工作;工程合同一般变更及工程索赔管理工作;工程价款支付、工程款结算的审核工作;工程概算的动态管理、价差管理、工程预备费的管理和价格指数(价差)的组织测算工作;组织项目管理预算和价差报告的初审工作。
一、合同订立情况
南水北调东线一期山东段工程自2002年12月开工仪式以来,本着节约投资,优选队伍,建好工程的目的,按照《中华人民共和国招标投标法》及国务院南水北调办《关于进一步规范南水北调工程招标投标活动的意见》(国调办建管〔2005〕103号)开展了一系列的招投标工作,并严格按规定签订、履行合同。
截至2013年6月底,已签订施工、监理、勘测设计、设备采购等合同488个,合同总额90多亿元。所有施工、监理、设备采购等项目均采用公开招标方式组织招标。所签合同双方均具备签订合同的主体资格。合同均采用国家规定的标准合同范本,合同内容完整,无缺漏项。未修改合同通用条款强制性内容,专用条款符合工程建设实际,无显失公平的内容。
二、合同管理机构
南水北调山东干线公司内部设置财务部、工程部、计划合同部等9个部门,其中计划合同部负责整个南水北调东线一期山东段工程建设项目合同的管理工作。南水北调山东干线公司设两湖局、韩庄局、济东局、穿黄局、鲁北局、济平局作为项目法人派驻现场的建设机构,具体负责工程现场建设管理工作。现场建管局根据所属工程实际情况,配备了专人负责合同管理工作,并协助计划合同部做好合同管理工作。
三、合同管理制度
2003年9月,山东省南水北调工程建设指挥部、山东省南水北调局编制了《山东省南水北调工程建设管理文件汇编》。包括《山东省南水北调工程建设管理暂行办法》(鲁南指临字〔2003〕31号)、《山东省南水北调工程招标投标管理暂行办法》(鲁南指临字〔2003〕33号)、《山东省南水北调工程财务管理暂行办法》(鲁南指临字〔2003〕34号)、《山东省南水北调工程投资计划管理暂行办法》(鲁南指临字〔2003〕35号)、《山东省南水北调工程质量管理暂行办法》(鲁南指临字〔2003〕36号)、《山东省南水北调工程安全生产管理暂行办法》(鲁南指临字〔2003〕37号)、《山东省南水北调工程档案管理暂行办法》(鲁南指临字〔2003〕38号)、《山东省南水北调工程验收管理暂行办法》(鲁南指临字〔2003〕39号)和《山东省南水北调工程质量检测实施细则》(鲁南指临字〔2003〕40号)等。
为加强合同文件管理,维护合同文件的完整性、系统性,使合同文件管理工作制度化、程序化、规范化,充分发挥合同文件在工程建设中的重要作用,依据《水利水电工程施工合同和招标文件示范文本》、《南水北调工程建设管理的若干意见》、《南水北调东中线第一期工程档案管理规定》等有关规定,结合山东省南水北调工程特点,南水北调山东干线公司制定了《关于印发<工程建设承包合同计量支付管理规定(试行)>的通知》(鲁调水企字〔2007〕103号)、《关于印发<施工图审查管理规定(试行)>的通知》(鲁调水企字〔2007〕104号)、《关于印发<合同文件管理规定(试行)>的通知》(鲁调水企字〔2007〕105号)、《关于印发<工程变更管理规定(试行)>的通知》(鲁调水企字〔2007〕106号)、《关于印发<委托项目工程设计变更管理规定(试行)>的通知》(鲁调水企合字〔2010〕40号)、《关于转发<山东省南水北调工程建设合同监督管理规定实施细则(试行)>的通知》(鲁调水企合字〔2011〕50号)、《关于印发<山东省南水北调干线工程赶工奖实施办法(试行)>的通知》(鲁调水企合字〔2011〕51号)、《关于印发<山东省南水北调干线工程价差调整实施办法(试行)>的通知》(鲁调水企合字〔2011〕52号)和《关于设计变更和施工图设计审查有关事项的通知》(鲁调水企合函字〔2011〕159号)等。
四、合同管理责任
南水北调山东干线公司作为南水北调东线一期山东段工程的项目法人,现场建管局为项目法人派驻工程现场的管理机构,按照南水北调山东干线公司的职责分工开展相关工作。
(一)项目法人合同管理责任
按照《山东省南水北调工程建设合同监督管理规定实施细则》,项目法人合同管理的主要职责:
(1)按照国家有关规定订立工程建设合同(协议)或委托建设管理单位订立工程建设合同(协议)。
(2)对直接订立的工程建设合同(协议)履行情况进行管理,履行合同约定的权利、责任、义务,贯彻执行国家有关法律法规、南水北调工程建设的规程规范和技术标准。
(3)对委托建设管理单位订立的工程建设合同履行情况进行监督检查。
(4)对直管项目发生较重合同问题和违规违纪问题进行查处。
(5)向国务院南水北调办报告通过招标订立的工程建设合同情况,以及招标不成功,按有关规定订立的工程建设合同情况。
(6)每年7月10日及次年1月10日向国务院南水北调办报告工程建设合同履行情况。
(7)制定合同验收计划,并按计划组织合同验收。
(8)国务院南水北调办要求的其他合同管理事项。
(二)现场建设管理局合同管理的主要职责
(1)现场建设管理局协助订立工程建设合同(协议)。
(2)现场建设管理局直接负责项目法人订立的工程建设合同(协议)的履行及监督管理;负责对所属单项工程中委托项目的合同进行监督。严格履行合同约定的权利、责任、义务,贯彻执行国家有关法律法规及南水北调工程建设的规程规范和技术标准。
(3)现场建设管理局协助项目法人对所管项目发生较重合同问题和违规违纪问题进行查处。
(4)现场建设管理局负责对项目监理、施工及设代等人员的变更进行管理。
(5)每年7月5日及次年1月5日向项目法人报告工程建设合同履行情况。
(6)制定合同验收计划上报项目法人,并按计划组织合同验收。
(7)项目法人要求的其他合同管理事项。
(8)现场建设管理处按照现场建设管理局授权负责承担工程建设合同管理的相应职责。
五、合同管理执行情况
(一)合同文件管理
根据《中华人民共和国合同法》及《关于印发<合同文件管理规定(试行)>的通知》(鲁调水企字〔2007〕105号)规定,合同文件的订立应遵循平等、自愿、公平、诚信、合法原则。合同文件管理实行统一领导,分级管理、部门管理、归口管理原则,建立健全合同文件管理体系,确保合同文件的完整、准确、系统和有效利用。计划合同部为合同的归口管理部门,负责合同的日常管理工作。建立了完整的合同管理台账,由专人管理。合同执行过程中签订的补充协议,也及时归档。建立了借阅制度,以保证合同文件的完整性。各现场建管局根据分工要求,有专人负责合同管理,建立所属工程的合同管理台账。
(二)合同变更管理
制定了《关于印发<工程变更管理规定(试行)>的通知》(鲁调水企字〔2007〕106号)、《关于印发<委托项目工程设计变更管理规定(试行)>的通知》(鲁调水企合字〔2010〕40号)、《关于设计变更和施工图设计审查有关事项的通知》(鲁调水企合函字〔2011〕159号)等规定。
施工单位提出的变更申请,由监理、设计单位、现场建管处签署意见,增加投资30万元以下的由现场局审批,30万元及以上的现场局签署初步审查意见后转报南水北调山东干线公司审批。设计单位提出的变更通知单或变更建议按审批权限报现场建设管理局(处)或南水北调山东干线公司审批。地方政府提出的变更,均报山东省南水北调局审批。
(三)计量支付管理
根据《关于印发<工程建设承包合同计量支付管理规定(试行)>的通知》(鲁调水企字〔2007〕103号)规定,工程计量支付的依据是合同、施工图、经批准的工程变更文件等。工程计量支付管理应遵循“公正、合理、合法、实事求是”的原则,并实行分级控制、会审及归口管理制度。根据工程实际情况,并委托三家造价咨询单位对所属工程施工全过程跟踪审计、工程完工结算审计。又从加强资金管理、严格控制工程投资及避免中间环节徇私舞弊的方面考虑,采用工程造价审核复审制,委托山东省工程造价咨询公司,负责南水北调东线一期工程山东段工程造价咨询服务复审工作。具体工作流程:施工单位申报计量支付报监理审核后,现场建设管理局一般在3个工作日内完成复核,转报南水北调山东干线公司计划合同部,计划合同部、财务部、造价咨询机构同时审核后报董事长签批,在合同规定的时限内支付工程款。南水北调山东干线公司与施工单位签订了调整价差的补充协议,因居民消费价格指数、部分材料价格难以确定,为了缓解施工单位资金压力,南水北调山东干线公司以鲁调水企合字〔2012〕104号文暂付部分价差。
(四)合同履行管理
南水北调山东干线公司组织现场建设管理局对参建单位合同履行情况进行不定期检查,要求相关单位整改存在的问题,并对整改情况进行复查。