准确传达信息的资料篇
根据对方需求提供相应服务
很多公司常以自己精美的资料为荣。当他们递给我资料时，往往略带自豪，告诉我：“越川君，这份资料很棒哦！”越是这样的资料，浪费的时间就越多。
我了解对方花了不少工夫制作的资料希望获得认可的心情，但是，我是这样回答他们的： “这份资料可以提升工作积极性吗？资料中的项目是否有进展？如果这两方面不明确，实在无法判断资料的水平。”
虽然我的回应略显不讲情面，但就引导员工“正确提高效率”的立场而言，我必须做出冷静判断：投入的时间是否能产生相应的效果。很多情况下资料都是为了制作而制作，制作文件本身成了目的，这正是导致长时间劳动的温床。
会议资料编写归根到底只是手段。我们追求的目标应该是通过资料获取共鸣，促使对方采取行动。公司内部会议的资料，目的是帮助意见统一或者做出决策，面向客户的资料，目标是获得相互理解或争取成功。因为，资料制作如果不以目标为导向，投入再多时间都没有意义。
如果资料制作上投入时间越多，成效就越大的话，当然希望能持续制作成精美讲究的作品。但是，实际上却并非如此。完全不顾资料展示对象的需求，只是一味埋头制作本身是不可取的。这就像在酷热的夏日，对方想要喝一杯冰水，而你却递上一杯热咖啡，两者是同样的道理。我们在制作资料之前，必须先了解对方需要什么，怎么做才能促使对方采取行动。
下图是通过搜集826位决策者的意见，得到的属性分类图。正如图中显示，必须先意识到输出的目的，然后再进行资料制作这样的输入型工作。
追求信息传达而非止步于信息传递
我们收集了客户公司近6万份电子演示文稿，围绕文件字数、颜色搭配、图形有无等进行模式分析。此外，为了了解如何促使人们行动，与各公司828名主要决策者进行了面对面的采访和问卷调查。通过对数份文稿的模式比较（A/B测试），依靠对决策产生影响的资料提示，通过AI分析，总结出具备鼓舞激励员工行动作用的资料特征。当然，资料内容本身是非常重要的，但只是从资料文档设计的角度而言，决策者也进行了如下评论解说。
“内容简洁明了的资料效果比较好，接受者理解起来不费劲，感觉轻松不疲惫。”
“文字排列过于拥挤、密密麻麻的文件，让人头大没兴趣看。”
“重点突出的资料会受到青睐。”
当然，最终影响到决策的资料，就是“对方希望获取的重点突出的资料”。
根据以上调查结果，我们分析出“促使人们实施行动”资料的基本模式，通常具有以下特征：
·1张幻灯片1个信息
·明确提出要求对方配合的具体行动
·最后1张为总结概括
·每5张幻灯片插入1次图片或动图
许多人在制作资料时，往往容易只关注资料传递行为本身。总希望在有限时间内，传递尽可能多的信息。这样做，必然会导致幻灯片字数过多，只是完成制作人的自我满足。资料制作的目的，不是为“传递”，而是为信息的“传达”。
运用白色进行视觉控制
人通过感官来读取信息。曾有一种说法：想让信息清晰且长久地留在对方脑海里，视觉植入信息是非常有效的。我们可以在制作资料时，充分利用视觉效果，引导到我们需要传达给对方的信息上。“1页幻灯片105字以内3种颜色”的资料，通常能很顺利在对方脑海留下深刻印象。那么，具体颜色是如何选择的呢？
调查结果表明，标红的文字事实上引导效果不佳，色彩饱和度高的文字不利于阅读，人们往往敬而远之。黄色、橙色等用于突出重点的颜色使用频率较高，但如果以上颜色占比过重，会导致干扰过多以及视觉无法集中，反而起不到突出重点的作用。
根据验证，意外发现“白色”是视觉效果最理想的颜色。将想要传达给对方的信息通过增加周围的留白，黑底白字，给对方的视觉冲击效果最好。
于是，我们尝试了一下，将资料最重要的文字部分剪切出来，单独列一页，将其改为“黑底白字”以示强调，实现了令人印象深刻的效果。
在资料中，先用黑底白字总结结论，然后在后一页再进行详细说明，这样逐步引导，希望传达的消息就实现了传达到位。
首先，简明扼要地突出需要传达的结论，随后做进一步详细说明。制作资料时，始终抓住这一关键，就不用太担心版面设计之类的问题，并且可以将腾出来的时间用于思考最重要的问题。
随手记录缩减资料制作的时间
有不少人，拿到制作资料任务时，立刻就打开电脑开始编辑，边思考，边将脑海中想到的内容输到电脑幻灯片上。软件本身功能丰富，人们很容易就会在各种细节上花工夫，从而忽视大脑思考。
对此，我建议，在电脑上制作之前，先打好底稿。经过思考总结，再开始制作，这样有助于效率大幅提高。思考环节中需要明确：为什么要制作这份资料，怎样做才能让对方采取我们期待的行动，如何通过10张幻灯片把要点准确传达给对方。使用电脑或智能手机制作资料，大脑往往容易停止思考，我建议，随时记录想法。如果想转换心情，不妨去附近咖啡厅或图书馆坐坐，有助于打开思路。
准备工作
先不要使用PowerPoint——阻碍大脑思维用Word或者手稿写出方案，搭建整体框架——制作PPT
制作时间缩短20% ，交易成功率提高22%
“1张幻灯片、105字以内、手稿记录”的资料制作方法，我们在8家IT咨询公司进行了试验，参与人数共4500人。按照这条规则，将原方案重新修改后再提交给客户，经过为期2个月的试验，尽管资料内容是相同的，但是更新后的资料交易成功率提升了22%。
同时，我们将客户评价高的资料作为标准模板，推广使用，不仅资料制作时间减少了20%，业绩也提高22%，这才是我们追求的高效方法。
建立前馈，避免资料驳回
长时间的劳动究竟是怎样产生的，我脑海里出现两个关键词：“紧急问题处理”和“文件驳回”。紧急问题处理，通常只能做好事前应对措施，别无他法。但是，“文件驳回”则有可能消除。
文件返工需要占用大量时间和精力，且容易降低制作者的工作热情。如果在情绪低落的情况下重新返工，不仅效率低下，同时也会导致额外的时间浪费。
在此，我建议将完成度为20%的资料提交给收件人提前过目。前文当中提到从收件人那里获取反馈，在这里我们将其命名为“前馈”。目标是为了防止资料被驳回，增加与收件人的共同交流机会，有助于充实丰富资料内容。
此外，前馈能带来系列其他辅助效果。如，让初期反对这一项目的人，变成共同参与项目的成员，对话内容更有建设性。由于沟通交流的机会增多，大家还能/可以进一步探讨如何创造更大附加值等问题。
参加试验的3家客户公司，通过这点成功减少了无效劳动。
多屏作业提高效率
制作会议资料时，往往需要从各种不同资料中挑选信息，再进行加工总结。根据信息处理学会公布的研究数据显示（“大屏显示与多屏显示导入后业务效率的测量”，富士施乐有限公司研究技术开发总部，柴田博二，2009年），2台显示器工作效率比1台显示器工作效率高13.5%。根据美国2009年调查问卷显示，使用多台显示器的用户，工作效率平均提高42%左右。
通过增加显示屏数量或者使用大显示屏，用户不仅可以创建和管理更多窗口，还可以完成多重操作。根据微软调查显示，双屏显示的使用，使员工的人均工作表现整体得到提高，其中女性职员的工作效率大幅提升。
（可升降式工作台）有数据显示：1日内久坐时间超过7小时，每超过1小时早死风险则增加5%
我的工作环境：多屏显示
尽管我们很难对工作效率或生产力进行定量检测，我们仍对客户公司使用双屏的员工进行了问卷调查。调查数据显示：约有86%的员工认为自己“在更短时间完成了更多工作”（提升了工作效率），约有78%的人感觉“工作压力减轻”，总体上评价积极。虽然增加显示器配备提高了成本，但能帮员工提升工作效率，激发员工的工作热情，属于低投资高回报的有效对策。