4.3 修订和批注文档
在编辑文档时，使用修订功能可以记录文档的修改信息。如果需要对文档进行一些附加说明，又不希望显示在文档中，可以使用批注。
4.3.1 使用修订
修订是指对Word文档所做的插入和删除操作，可以记录文档的修改信息，它是文档内容的一部分，方便对比和查看原文档与修改文档之间的变化。
修订的内容会通过修订标记显示出来，方便对比查看原文档和修改文档之间的变化，并且不会对原文档进行实质性的删减。
1. 修订文档
（1）打开文档，切换到“审阅”选项卡，在“修订”功能组中，单击“修订”按钮
下方的下拉按钮
，在弹出的下拉列表框中选择“修订”选项，如图4-34所示。
图4-34 修订选项
（2）“修订”按钮呈选中状态显示，表示文档呈修订状态。在修订状态下更改任何内容都会显示出修订标记，如图4-35所示。
图4-35 使用修订
（3）当所有的修订工作完成后，单击“修订”选项组中的“修订”按钮下方的下拉按钮，在弹出的下拉列表框中再次选择“修订”选项，即可退出修订状态。
提示：
Word 2019为修订提供了4种显示状态，分别是简单标记、所有标记、无标记、原始状态，默认情况下，Word 2019以简单标记显示修订内容。为了便于查看文档中的修改，建议将修订的显示状态设置为“所有标记”。
2. 设置修订格式
文档处于修订状态时，对文档所做的编辑将以不同的标记或颜色进行区分显示，根据操作需要，还可以自定义设置修订格式。具体操作步骤如下。
（1）切换到“审阅”选项卡，单击“修订”功能组右下角的“功能扩展”按钮
，打开如图4-36所示的“修订选项”对话框。
图4-36 “修订选项”对话框
图4-37 “高级修订选项”对话框
（2）单击“高级选项”按钮，打开如图4-37所示的“高级修订选项”对话框，主要功能选项说明如下。
◇ 插入内容：设置修订时插入内容的标记样式。
◇ 删除内容：设置修订时删除内容的标记样式。
◇ 修订行：设置修订文本行的标记显示的位置。
◇ 颜色：设置插入内容和删除内容的颜色。
◇ 跟踪移动：移动段落时，Word是否进行跟踪显示。
◇ 跟踪格式化：当文字或段落格式发生变化时，是否在窗口右侧的标记区中显示格式变化的参数。
（3）完成所有的设置后，单击“确定”按钮，返回“修订选项”对话框。单击“更改用户名”按钮，在打开的“Word选项”对话框中设置新的用户名，如图4-38所示。
图4-38 修改用户名
（4）设置完成后单击“确定”按钮，返回“修订选项”对话框，单击“确定”按钮关闭对话框。随后在修订状态下的文档中添加的新内容将显示新的用户名。
3. 接受与拒绝修订
利用修订功能，可以直观地显示Word文档中所做的修改记录，根据实际需要，可以逐条接受或拒绝修订，也可以一次性全部接受或拒绝所有修订。
（1）打开Word文档，将光标插入点定位在某条修订中。
（2）如果要接受所做的修订，则单击“审阅”选项卡“更改”功能组中的“接受”按钮
下方的下拉按钮
，在弹出的下拉列表框中选择所需的接受选项，如图4-39所示。
（3）如果要拒绝所做的修订，切换到“审阅”选项卡，单击“更改”功能组中的“拒绝”按钮
下方的下拉按钮
，在弹出的下拉列表框中选择所需的拒绝选项，如图4-40所示。
图4-39 选择“接受此修订”选项
图4-40 选择“拒绝更改”选项
提示：
在“拒绝”/“接受”下拉列表框中，若选择“拒绝并移到下一处”/“接受并移动到下一条”选项，则当前修订即可被拒绝/接受，与此同时，光标插入点自动定位到下一条修订中。
4.3.2 使用批注
批注是对文档附加的注释、说明、建议、意见等信息，由批注标记、连线和批注框构成。
提示：
批注并不是文档的一部分，不会显示在文本中。当不再需要某条批注时，可将其删除。
1. 添加批注
（1）选定要添加批注的文本，切换到“审阅”选项卡，单击“批注”功能组中的“新建批注”按钮
，如图4-41所示。
图4-41 单击“新建批注”按钮
（2）窗口右侧将自动添加一个批注框，在批注框中输入批注文本，即可创建批注，如图4-42所示。
图4-42 添加批注
2. 隐藏或删除批注
添加批注后，可以对批注进行隐藏或删除操作。选择需要隐藏或删除的批注，切换到“审阅”选项卡的“批注”功能组，单击“显示批注”或“删除”按钮，即可隐藏或删除批注；再次单击“显示批注”按钮可显示批注。
提示：
单击“更改”功能组中的“接受”按钮，文档中依然会显示批注；单击“拒绝”按钮，将删除批注。
3. 答复与解决批注
在查看批注之后，还可以对批注进行答复；如果某个批注中提出的问题已经得到解决，可以对批注进行解决设置。具体操作步骤如下。
将光标插入点定位到需要进行答复的批注框内，单击“答复”按钮，在出现的回复栏中直接输入答复内容即可。
如果批注中提出的问题已经得到了解决，可以在该批注中单击“解决”按钮，将其设置为已解决状态。将批注设置为已解决状态后，该批注将以灰色状态显示，且不可再对其编辑操作。若要激活该批注，则单击批注框中的“重新打开”按钮。
4.3.3 设置批注和修订的显示方式
Word提供了三种显示批注和修订的方式，分别是在批注框中显示修订、以嵌入方式显示所有修订、仅在批注框中显示批注和格式设置。默认情况下，Word以“仅在批注框中显示批注和格式设置”的方式显示批注，可以根据实际需要更改批注的显示方式，具体操作步骤如下。
切换到“审阅”选项卡，在“修订”功能组中单击“显示标记”按钮，在弹出的下拉列表框中选择“批注框”选项，在弹出的级联列表中选择需要的方式即可，如图4-43所示。
图4-43 单击“批注框”选项
◇ 在批注框中显示修订：选择此方式时，所有批注和修订将以批注框的形式显示在标记区中。
◇ 以嵌入方式显示所有修订：所有批注与修订将以嵌入的形式显示在文档中。
◇ 仅在批注框中显示批注和格式设置：标记区中将以批注框的形式显示批注和格式更改，而其他修订会以嵌入的形式显示在文档中。
上机练习——审阅《区域销售经理岗位说明书》
4-2 上机练习——审阅《区域销售经理岗位说明书》
练习目标
本节练习使用修订功能和批注功能对文档进行修改和审阅，通过对操作步骤的详细讲解，读者可学会使用“高级修订选项”对话框设置修订和批注格式，并使用不同的用户名在文档中对批注进行答复。
设计思路
首先将文档设置为修订状态，然后打开“高级修订选项”对话框，设置在文档中插入和删除的内容显示的线型和颜色，然后对文档内容进行修改。接下来设置批注框格式，最后在文档中添加批注，并更换用户名对相关批注进行答复。最终效果如图4-44所示。
图4-44 修订并批注的效果
操作步骤
（1）打开文档，切换到“审阅”选项卡，在“修订”功能组中单击“修订”下拉按钮
，在弹出的下拉列表框中选择“修订”选项，进入修订状态。
（2）单击“修订”功能组右下角的“功能扩展”按钮
，打开如图4-45所示的“修订选项”对话框，保留默认设置。
（3）单击“高级选项”按钮，打开“高级修订选项”对话框。在“插入内容”下拉列表框中选择“单下划线”，“颜色”为“蓝色”；在“删除内容”下拉列表框中选择“双删除线”，“颜色”为“红色”；在“修订行”下拉列表框中选择“外侧框线”，并选中“显示与文字的连线”复选框，如图4-46所示。
图4-45 “修订选项”对话框
图4-46 “高级修订选项”对话框
（4）将光标插入点定位到要修订的位置，对文档内容进行删除和插入，修订的内容将按图4-46指定的格式显示。
例如，删除的内容上显示一条红色的双删除线，添加的内容显示为蓝色，且下方显示蓝色单下划线，如图4-47所示。
（5）完成所有的修订工作后，单击“修订”功能组中的“修订”按钮，退出修订状态。
接下来添加批注。
（6）在“审阅”选项卡的“修订”功能组中单击右下角的“功能扩展”按钮
，打开如图4-45所示的“修订选项”对话框。单击“高级选项”按钮，弹出如图4-46所示的“高级修订选项”对话框。
（7）在“批注”下拉列表框中设置批注文本的显示颜色为“紫罗兰”；设置“指定宽度”为“6厘米”，“度量单位”为“厘米”，“边距”为“右”，如图4-48所示。
图4-47 修订文本的效果
图4-48 “高级修订选项”对话框
（8）设置完成后，单击“确定”按钮返回到“修订选项”对话框。单击“更改用户名”按钮，打开“Word选项”对话框，设置用户名为Administrator，如图4-49所示。设置完成后单击“确定”按钮，返回到“修订选项”对话框，单击“确定”按钮即可。
（9）选中要添加批注的文本，在“审阅”选项卡的“批注”功能组中单击“新建批注”按钮，窗口右侧将出现一个紫色的批注框，选中的文本也使用紫色突出显示，在批注框中可以输入批注文本，如图4-50所示。使用相同的方法，添加其他批注。
（10）在“审阅”选项卡的“修订”功能组中单击右下角的“功能扩展”按钮
，打开“修订选项”对话框。单击“更改用户名”按钮，在打开的“Word选项”对话框中将用户名更改为Mr wang，然后单击“确定”按钮关闭对话框。
图4-49 “Word选项”对话框
图4-50 添加批注框并输入文本
（11）将光标插入点定位到第一个批注内，单击“答复”按钮，即可以新的用户名称Mr wang在回复栏中输入答复内容，如图4-51所示。
图4-51 答复批注
（12）使用相同的方法答复其他批注，最终效果如图4-44所示。