3.2　制作“出差申请表”

案例说明

出差申请表是企业、公司、单位的常用文档之一。其作用是让需要出差的员工填写，以便报销。出差申请单样式比较简单，企业行政人员只需要合理布局内容，调整文字格式即可。

“出差申请表”文档制作完成后的效果如下图所示。

思路解析

行政人员在制作出差申请表时，可以选择手动绘制表格的方式。这是因为出差申请表的表格框架比较简单，但是往往不是规则固定的表格布局，如果选用输入行数和列数的方式，往往不容易掌控恰当的行数和列数。使用手动绘制的方式绘制表格，再完善文字内容，其制作思路如下图所示。

步骤详解

3.2.1　手动绘制表格

在Word 2016中创建表格，还可以手动绘制表格，这种方式适合于结构不固定的表格。

1.绘制表格框架

手动绘制表格时，只需要在有表格线的地方进行绘制即可。

第1步：执行绘制表格命令。新建Word文档，命名并保存。输入文档标题；①单击“插入”选项卡下的“表格”组中的“表格”下拉按钮；②在弹出的下拉列表中选择“绘制表格”选项，如右图所示。

第2步：绘制表格外框。在页面中按住鼠标左键不放，绘制一个表格外框，如下图所示。

专家点拨

在绘制表格的过程中，若绘制的线条有误，需要将相应的线条擦除，则可以使用“表格擦除器”擦除表格边线。方法是：单击“表格工具-布局”选项卡下的“绘图”组中的“橡皮擦”按钮，然后单击表格中需要擦除的线，即可快速擦除这根不需要的边线。

第3步：调整外框大小。表格外框绘制完成后，可以将光标放在外框上进行大小的调整。如下图所示，将光标放在表格外框右下角，当它变成十字光标，按住鼠标左键不放拖动，以此来放大/缩小表格。

第4步：绘制表格内框线。继续绘制表格的内横线，方法是按住鼠标左键不放，在需要内框线的地方拖动鼠标进行绘制，如下图所示。

第5步：查看完成绘制的表格。当表格内框线完成绘制后，效果如下图所示。

2.调整表格间距

手动绘制的表格往往存在表格间距不均等的问题。所以完成表格绘制后，需要对表格的距离进行调整。

第1步：让表格行距相等。①单击表格左上角的图标，以便选中整个表格；②在表格中单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“平均分布各行”命令，如下图所示。

第2步：单独调整行距。在前面的操作中，表格单元格的所有行已经平均分布，现在可以单独调整某一行单元格的距离。将光标放在最后一行单元格下方的线上，当光标变成双向箭头时，按住鼠标左键不放并向下拖动，以增加最后一行的距离，如下图所示。

第3步：查看完成的表格。此时便完成了表格的绘制，效果如下图所示。

3.2.2　设置表格中的对象格式

当表格框架绘制完成后，就可以在表格中输入内容了。输入内容时，需要注意特殊字符的输入方式，并且在输入内容后，要对文本格式进行调整。

1.输入表格内容

表格内容输入包括文字输入和符号插入。符号插入需要打开“符号”对话框选择符号。

第1步：输入文字内容。在表格中插入光标，然后输入文字内容，如下图所示。

第2步：打开“符号”对话框。①将光标放到“飞机”文字前面；②单击“插入”选项卡下的“符号”组中的“符号”下拉按钮；③在弹出的下拉列表中选择“其他符号”选项，如下图所示。

第3步：选择符号插入。①在弹出的“符号”对话框中选择“符号”选项卡，设置“字体”为Wingdings；②选择符号；③单击“插入”按钮，将此符号插入到相应的文字前，如下图所示。

第4步：查看完成文字输入的表格。此时表格的文字便完成了输入，其效果如下图所示。

2.调整内容格式

出差申请单的文字内容不多，但是需要注意文字间距及格式的调整。

第1步：打开“字体”对话框。①选中“年月日至年月日：共天”文字；②单击“开始”选项卡下的“字体”组中的“对话框启动器”按钮，如下图所示。

第2步：设置字符间距。①打开“字体”对话框，在“间距”下拉列表中选择“加宽”选项；②在“磅值”数值框中输入“8磅”；③单击“确定”按钮，如下图所示。

第3步：调整其他字符的间距。①按照相同的方法，调整“飞机火车汽车动车其他”文字的间距为“2磅”；②调整“转账现金”文字的间距为“5磅”，如下图所示。

第4步：调整说明文字的格式。①选中表格最下方说明文字；②单击“表格工具-布局”选项卡下的“对齐方式”组中的“中部两端对齐”按钮，如下图所示。

专家点拨

如果每段说明文字的内容都较多，可以设置文字的格式为“首行缩进”，保持正常的段落格式。

第5步：为说明文字换行并删除行。①将光标放到说明文字需要换行的地方，按下Enter键，完成说明文字换行；②选中倒数第二行单元格；③单击“删除”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“删除行”选项，如下图所示。

第6步：查看表格效果。此时便完成了出差申请表的制作，效果如下图所示。