3.1　制作“员工入职登记表”

案例说明

企业在招聘新人时，往往会让新员工填一份“员工入职登记表”，新员工需要在表中填写个人主要信息，并贴上自己的照片。此外，员工入职登记表稍微改变一下文字内容，还可以变成“面试人员登记表”，让前来面试者填写自己的主要信息，以便面试官了解情况。

“员工入职登记表”文档制作完成后的效果如下图所示。

思路解析

企业行政人员在制作员工入职登记表时，可以先对表格的整体框架有个规划，再在录入文字的过程中进行细调，这样就不会出现多次调整都无法达到理想效果的情况，也不会耽误工作效率。其制作流程及思路如下图所示。

步骤详解

3.1.1　设计员工入职登记表框架

在Word 2016中编排员工入职登记表，可以先根据内容需求，设计好表格框架，方便后续的文字内容输入。

1.快速创建表格

在Word 2016中创建表格，可以通过输入表格的行数和列数进行创建。

第1步：打开“插入表格”对话框。创建一个Word文档，命名并保存文档。①输入文档标题，将光标放到标题下方；②单击“插入”选项卡下的“表格”组中的“表格”下拉按钮；③在弹出的下拉列表中选择“插入表格”选项，如下图所示。

第2步：输入表格的列数和行数。①在打开的“插入表格”对话框中，输入列数和行数；②单击“确定”按钮，如下图所示。

第3步：查看创建好的表格。完成创建的表格如右上图所示，一共有6列12行。

专家答疑

问：创建表格时应不应该选择“固定列宽”？

答：为了保证单元格的长宽一致，通常要选择“固定列宽”。在“插入表格”对话框中可以在“自动调整”操作组中选择表格宽度的调整方式，若选择“固定列宽”，则创建出的表格宽度固定；若选择“根据内容调整表格”选项，则创建出的表格宽度随单元格内容的多少变化；若选择“根据窗口调整表格”选项，则表格宽度与页面宽度一致，当页面纸张大小发生变化时，表格宽度也会随之变化，通常在Web版式视图中编辑用于屏幕显示的表格内容时应用。

2.灵活拆分、合并单元格

创建好的表格，其单元格大小和距离往往是平均分配的，根据员工入职需要登记的信息不同，要对单元格的数量进行调整，此时就需要用到“拆分单元格”和“合并单元格”功能。

第1步：拆分第一行单元格。①选中第一行左边的5个单元格；②单击“表格工具-布局”选项卡下的“布局”组中的“拆分单元格”按钮；③在弹出的“拆分单元格”对话框中输入列数和行数，如下图所示。

第2步：查看拆分结果。如下图所示，第一行选中的5个单元格变成了10个。

第3步：合并单元格。①选中第二行和第三行最左边的单元格，②单击“表格工具-布局”选项卡下的“合并”组中的“合并单元格”按钮，将这两个单元格合并为一个单元格，如下图所示。

第4步：继续合并单元格。①按照相同的方法，将第二行和第三行的单元格再进行合并；②将4个单元格合并为1个，如下图所示。

第5步：合并出粘贴照片的单元格。①对第四行和第五行的单元格进行合并；②选中最右边第1～5行的单元格；③单击“合并单元格”按钮进行合并，如下图所示。

第6步：拆分填写“教育背景”内容的单元格。①选中需要填写“教育背景”内容的单元格；②单击“拆分单元格”按钮，在弹出的“拆分单选格”对话框中填写列数和行数；③单击“确定”按钮，如下图所示。

第7步：拆分填写“工作经历”内容的单元格。①选中需要填写“工作经历”内容的单元格；②单击“拆分单元格”按钮，在弹出的“拆分单选格”对话框中填写列数和行数；③单击“确定”按钮，如下图所示。

第8步：完成表格框架制作。继续利用单元格的拆分及合并功能完成表格制作，其框架如下图所示。

专家点拨

单元格的合并与拆分也可以通过单击鼠标右键打开快捷菜单进行命令选择。方法是：将光标放在单独的单元格中单击鼠标右键，可以从快捷菜单中选择“拆分单元格”命令。选中两个及两个以上的单元格，再单击鼠标右键，可以从快捷菜单中选择“合并单元格”命令。

3.调整单元格的行宽

员工入职登记表的框架完成后，需要对单元格的行宽进行微调，以便合理分配同一行单元格的宽度。调整依据是：文字内容较多的单元格需要预留较宽的距离。

第1步：让单元格变窄。在员工入职登记表的中下方，登记的是员工家庭情况。填写父母姓名的列可以较窄，填写父母工作单位的列可以较宽。选中要调整宽度的单元格边线，按住鼠标左键不放并往左拖动边线，如下图所示。

第2步：调整其他单元格。按照同样的方法，调整单元格的宽度，如下图所示。

第3步：完成表格宽度调整。最后完成宽度调整的表格如下图所示。

3.1.2　编辑员工入职登记表

完成员工入职登记表的框架制作后，就可以输入表格的文字内容了。在完成内容的输入后，要根据需求对文字格式进行调整，使其看起来美观大方。

1.输入表格文字内容

在输入表格文字内容时，需要根据内容的多少再次对单元格的宽度进行调整。调整单独单元格宽度的方法是选中这个单元格后拖动单元格的边线。

第1步：将光标置入单元格中。将光标置入表格左上角的单元格中，如下图所示。

第2步：在单元格中输入文字。在单元格中输入文字内容，如下图所示。

第3步：选中单独的单元格。①完成前面3排单元格的文字输入，将鼠标指针移在需要调整宽度的单元格左边，直到光标变成黑色的箭头；②单击鼠标，选中这个单元格，然后拖动单元格右边的边框线，调整单元格的大小，如下图所示。

第4步：调整其他单元格宽度。用同样的方法调整其他单元格宽度，效果如下图所示。

第5步：继续输入文字内容并调整单元格宽度。按照同样的方法，继续进行文字内容输入。在输入内容的同时，根据内容的多少调整单元格宽度，如下图所示。

第6步：输入员工申明内容。打开文件“素材文件/第3章/员工申明与确认.txt”，将“记事本”中的内容复制并粘贴到表格右下方的单元格中，如下图所示。此时便完成了文字内容的输入。

2.调整文字的格式

当完成表格的文字内容输入后，需要对文字内容的格式进行调整，使其保持对齐美观。

第1步：让表格上方的文字居中。①选中表格上方的文字；②单击“表格工具-布局”选项卡下的“对齐方式”组中的“水平居中”按钮，如下图所示。

第2步：让表格左下方的文字水平居中。①选中表格左下方的文字；②单击“表格工具-布局”选项卡下的“对齐方式”组中的“水平居中”按钮，如下图所示。

专家点拨

如果只想调整单元格文本的“左对齐”“居中对齐”“右对齐”“两端对齐”格式，可以直接选中文本，然后单击“开始”选项卡下“段落”组中的对齐按钮即可。

需要注意的是，“段落”组中的“居中对齐”和“表格工具-布局”选项卡下的“对齐方式”组中的“水平居中”是有区别的，“水平居中”包括垂直和水平方向的居中，“居中对齐”只包括水平方向上的居中。

第3步：打开“段落”对话框。①选中员工申明与确认内容；②单击“开始”选项卡下的“段落”组中的“对话框启动器”按钮，如下图所示。

第4步：设置“段落”对话框。①打开的“段落”对话框，设置“对齐方式”为“两端对齐”；②设置缩进方式为“首行”“2字符”；③单击“确定”按钮，如下图所示。

第5步：查看完成编辑的员工入职登记表。此时便完成了员工入职登记表，效果如右上图所示。

专家点拨

表格中的文字可以根据需要调整方向。方法是：将光标放在单元格中，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“文字方向”命令，在弹出的“文字方向-表格单元格”对话框中选择符合需求的文字方向即可。