三级精神病医院内部审核操作手册
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第二节 PDCA循环理论

一、PDCA循环的概念及特点

(一)PDCA循环的概念

PDCA循环即管理循环,是管理学中的一个通用模型,最早由休哈特(WalterA.Shewhart)于1930年构想,后来被美国质量管理专家戴明(EdwardsDeming)博士在1950年再度挖掘出来,并加以广泛宣传和运用于持续改善产品质量的过程中,故又称“戴明循环”,简称“戴明环”。PDCA是英语单词计划(plan)、执行(do)、检查(check)和处理(action)的第一个字母,PDCA循环就是按照这样的顺序进行质量管理,并且循环不止地进行下去的科学程序。它是全面质量管理所应遵循的科学程序。全面质量管理活动的全部过程,就是质量计划的制订和组织实现的过程,这个过程就是按照PDCA循环,不停顿地运转的。PDCA循环是在一切管理活动中,提高管理质量和效益所进行计划、实施、检查和处理等工作的循环过程。PDCA循环不仅在质量管理体系中运用,也适用于一切循序渐进的管理工作。如何使管理工作能够不断创新发展,最关键的是铺好轨道,理顺管理者与被管理者的思路、管理的过程,重在辅导及反馈,以达成共识,共同进步。日本流通领域全面质量管理工作创始人山口裕曾经对于PDCA在管理中的作用评价说:“只有PDCA循环才真正反映了管理的本质”,“PDCA循环能适合一切工作”。这种方法除了适应企业经营管理外,目前也被广泛应用于医院质量管理领域的各项工作中。
按照PDCA四个英文字母及其在PDCA循环中所代表的含义,可将PDCA循环分为以下四个阶段:

1.P(plan)即计划阶段

主要目的是为了通过确定计划的目标、方针等,进而制订整个活动的计划,活动计划的确定一般要求通过市场调查、用户访问等,摸清用户对产品或者服务的质量要求,以制定质量政策、质量目标和质量计划等。

2.D(原为do,新解为design)即方案设计阶段

根据已知的信息,设计具体的方法、方案和计划布局;再根据设计和布局,进行具体运作,落实计划和方案中的内容。

3.C(check)即检查阶段

总结执行计划的结果,通过比较计划执行的效果和计划目标之间的差距,找出不符合计划预期效果的活动以及计划执行过程中存在的问题。

4.A(action)即行动改进或处理阶段

对总结检查的结果进行处理,对成功的经验加以肯定、标准化并适当推广;失败的教训加以总结,加强关注和重现;对于未解决的问题,应进行总结和分析,并将未解决的问题放到下一个PDCA循环去解决,即确定巩固措施和下一步的打算。
随着PDCA循环的发展,对于PDCA循环的四个要素一些学者又有了新的解读:
P(planning):在计划阶段,新的循环将计划的职能进行了进一步的细分,分为三个小的部分,分别为:目标(goal);计划的实施(plan)以及收支预算(budget)。
D(design):在设计阶段,在新的解读中,仍然是理解为设计阶段,主要是进行方案的设计和布局。
C阶段称为4C管理阶段,其中的4C分别是指:检查(check);沟通(communicate);清理(clean)和控制(control)。
A阶段演化为2A分别为:“act”和“aim”,即执行阶段中的对总结检查的结果进行处理以及按照目标要求行事,如改善、提高。

(二)PDCA循环的特点

1.大环套小环

各级质量管理都有一个PDCA循环,形成一个大环套小环,一环扣一环,互相制约,互为补充的有机整体;在PDCA循环中,一般说,上一级的循环是下一级循环的依据,下一级的循环是上一级循环的落实和具体化。不仅如此,在PDCA循环的四个阶段中,每个阶段都有自己小的PDCA循环。比如,ISO9001:2008标准的管理职责和资源管理是PDCA循环的P阶段,产品实现是D阶段,测量、分析是C阶段,改进是A阶段。而“改进”中的“纠正措施”则是该标准大的PDCA循环中A阶段的小PDCA循环。

2.循环前进,阶梯上升

在质量管理体系中,PDCA循环是一个动态的循环,它可以在组织的每一个过程中展开,也可以在整个过程的系统中展开。它与产品实现过程及质量管理体系其他过程的策划、实施、控制和持续改进有密切的关系。而且每个PDCA循环,都不是在原地周而复始运转,而是像爬楼梯那样,每一循环都有新的目标和内容,这意味着质量管理,经过一次循环,解决了一批问题,质量水平有了新的提高。

3.在PDCA循环中,A是一个循环的关键

应当指出,PDCA循环中的A是关键环节。只有经过总结、处理的A阶段,才能将成功的经验和失败的教训纳入到制度和标准中,才能进一步指导实践。否则,只有PDC阶段,而A阶段没有发挥应有的作用,已取得的成果无法巩固(防止问题再发生),人们的质量意识可能没有明显提高,也提不出上一个PDCA循环的遗留问题或新的质量问题,就不能发扬成绩,也不能防止同类问题的再度发生,PDCA循环也就失去了意义。因此,推动PDCA循环,不断提高质量水平,一定要始终抓好A阶段。

(三)PDCA循环的作用

1.PDCA循环在管理活动中发挥着巨大的作用

就管理活动而言,通常分为维持、改善两个阶段:维持是遵照标准从事工作并针对结果的异常状态,采取措施使其恢复正常稳定状态,使工作的效力稳定发挥的过程,维持是管理活动的基本,维持活动的存在避免了异常现象的频繁发生,促进工作的稳步改善;而改善则是指打破现状、创造变化,将目标放在水准高的地方,拟定达成的计划并确实执行,同时要随时掌握实施结果,如果有目标无法达成的情形,则须进一步的分析进而采取应对措施。不论是维持活动或改善活动,皆须转动PDCA管理循环,而且能自主性地转动PDCA从稳定中探求改善的途径,通过层层提高的PDCA循环不断提高自身的实力和管理者的管理能力。

2.PDCA循环是能使任何一项活动有效进行的一种合乎逻辑的工作程序,特别是在质量管理中得到了广泛的应用并获得了经济成效

PDCA循环作为全面质量管理体系运转的基本方法,其实需要搜集大量数据资料,并综合运用各种管理技术和方法。

3.全面质量管理活动的运转,离不开管理循环的转动,这就是说,改进与解决质量问题,赶超先进水平的各项工作,都要运用PDCA循环的科学程序

不论提高产品质量,还是减少不合格品,都要先提出目标,即质量提高到什么程度,不合格品率降低多少?就要有个计划;这个计划不仅包括目标,而且也包括实现这个目标需要采取的措施;计划制订之后,就要按照计划进行检查,看是否实现了预期效果,有没有达到预期的目标;通过检查找出问题和原因;最后就要进行处理,将经验和教训制订成标准、形成制度。