第2节决定目录构成，摘录论点_职场书面沟通完全指南（图解版）-QQ阅读男生轻小说网

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第2节　决定目录构成，摘录论点

学习目标：速成法5—9

借鉴失败案例

制作商务文本的顺序是“①框架→②草稿→③定稿”这三个步骤。在这个过程中，最开始制作的“框架”是按照“目录层级+概要说明”整理商务文本的内容。

但是，如果目录层级不清晰，就无法消除商务文本制作指示者和实际制作者之间产生的分歧，从而导致后续制作草稿时需要反复修改。

我们来看一个失败的案例。

S从课长处获得指示，要制作一份关于开发X公司营业支持系统的提案书。因为已经确认了制作框架前的事项，接下来就该考虑提案的目录了。首先，思考提案上所需的必要信息和事项，并写在纸上：

封面，问候语，公司简介，提案内容，进度日程，费用。

按照这个顺序，在PowerPoint资料中插入空白幻灯片，在每张幻灯片上简要写明该页的内容，S用邮件向课长征求结构的评价意见，得到回复：“主要层级的目录就这样可以了，可以开始制作草稿了”。于是S进入制作草稿的阶段。

但是，三天后收到课长关于草稿的评价意见，修改意见指出需要变更提案的内容。比如说，把本公司很了解X公司业务的这一态度添加到公司简介中；根据工作类别进一步具体说明提案内容，再添加说明要点的幻灯片；在进度日程中，要以“周”为单位说明上述工作。

这样一来，S需要做大量的改正，心中稍有嘀咕：“需要改正这些问题怎么不在确认框架的时候就告诉我呢……”

也许我们可以认为失败的原因在于课长指出的错误并不全面。的确，如果课长能够仔细确认，S需要修改的地方应该会少很多。

但是，如果一味地把责任归咎于别人，那制作商务文本的成功与否也就全都取决于他人了。就像在第1节中说的那样，对于今后还可能出现的失败，应该思考如何凭着自己的努力去解决。

这样看，S的失败也有一个原因是目录的构成不够细致。收到课长的意见之后就开始制作草稿，S大概是出于这样的考虑：

既然课长说了没有问题，那么只要在这个目录所示内容的范围内，考虑结构和具体内容这两个部分就足够了。

由于S的错误认识，我们可以知道他做成的框架犯了如【图1-2-A】所示的错误。

因为目录中所示各项内容及其说明很粗略，课长也无法确认说明顺序，所以课长在评价时自行推测的地方也有很多。导致即使草稿是以这个框架为基础制作的，也需要修改。

为了得到准确的评价和意见，就要明确PowerPoint中每张幻灯片的内容、Word的各段落的内容，或者是Excel的每个表格的内容，将内容具体到能够解答对方所有疑问。

此外，针对不同的读者，为增进其理解，也有必要结合对方的思考方式有针对性地调整内容。

在确定了目录构成的基础上，组织内容是非常重要的工作。因此在制作框架内容的时候要注意这些问题。

图1-2-A　制作目录构成失败的类型

速成法5　运用PREP列举论点

使对方容易理解的说明方法

在制作框架时，要提炼出不偏离草稿内容的项目，并列举该项的论点。PowerPoint以每张幻灯片、Word以每个段落、Excel以每张工作表为最基础的单位。

为了传达商务文本的What（目的）并使对方接受，不仅要传达该主张的Why（理由），也有必要提及Who（对方）这样做的好处。所以，在框架制作时就要涉及相关内容。

能够简明地表现这一逻辑结构的就是PREP法。

PREP就是表达point（主张）、reason（理由）、example（实例）、point（总结）这四个单词的首字母，作为使对方容易理解的说明方法而众所周知。

比如说，下面这个逻辑结构就是根据PREP的方法来组织的。

P：这本书是商务人士的必读书。

R：之所以这样说，是因为本书中有大量的制作商务文本的技巧。

E：甚至连不擅长制作商务文本的S先生也能做出优秀的商务文本了。

P：这本书对于制作商务文本的初学者来说也很有帮助。

首先用P来提出主张，接下来通过理由和具体事例，使自己的意见更具有说服力。最后作为结论再次重复自己的主张，让对方印象更加深刻。

用PREP制作框架的实际操作如下图所示。

图1-2-B　用PREP制作框架的实例

PREP是根据人类的基本思考过程来展开逻辑性较强的叙述，这是它的优点。

比如说，让我们来思考下面这样一段对话。

学生：我想去美国留学。

父母：为什么突然说这样的话呢？

学生：在只能使用英语的环境中，就能够给自己压力，想要逼迫自己熟练运用英语。

父母：就算不去美国留学，在日本能够学好英语的人也很多吧？

学生：虽然这样的人是有，但到现在为止我认识的能熟练使用两种语言的人都说“如果能去留学，就可以在短时间内提高英语的能力”。

父母：啊，可是……

学生：我想工作的领域里，和外国人交流的能力很重要，为了能尽早掌握英语，你们支持我去美国留学吧。

学生提出的想法是单方面的，虽然预想到了父母会反对，但这段对话很顺利地将自己的想法传达给了对方。

如果按照PREP的方法循序渐进地说明观点，就能够顺畅地与对方沟通。如何根据对方的情况所采取不同的做法将会在后面的章节中详细讲述，这里先介绍在商务文本目录构成的部分要如何用PREP法传达想要表达的内容。

速成法6　列举出合理的理由

读者对内容抱有疑问

在框架中虽然可以用PREP法来整合内容，但是如果不仔细考虑R（理由）部分，读者对商务文本的内容就会产生疑问。如果是面对面交流，还有立刻解决对方困惑的机会，但如果是只把资料提交给对方，就无法及时消除对方的疑问。

如果出现的问题大到不能忽视的程度，对方就会提出需要详细说明，但按照日程进度，此时应该已经超过最初约定的提交的期限了。更糟糕的是，很可能因为资料存在问题而遭到对方拒绝，一旦如此，也就无法开展后续的工作了。

因此，为了防止这样的事情发生，从制作框架的阶段开始，就要缜密检查支撑主张的各项理由是否具有说服力和妥当性。

检查方法就是以“为什么可以这么说”为依据来思考内容，进而对该依据再次发问，来深入挖掘这些理由是否妥当。

在【图1-2-C】中，关于提出主张的“提案要旨”部分，就要用逻辑树来梳理得出该主张的依据及依据是否妥当，这些内容在资料中是否不可或缺。

顺便一提，在【图1-2-B】中提案内容部分也是用这种这一方法制作的。

商务文本制作者无法说明的部分，读者也无法理解，在思考商务文本结构的时候要充分理解这一点。

图1-2-C　用逻辑树梳理支撑主张的依据是否妥当

主张基于依据，依据由妥当性来支撑。

速成法7　异议要在最后提出

一开始就提出异议会激怒对方

我们已经了解到如何整理商务文本的结构—利用PREP法（主张、理由、实例、总结），但是在表达不同的想法时，需要更加小心。

对方在看资料的时候，一开始就看到与自己意见不同的主张，不会觉得“原来还有这种想法”，而是可能会认为“居然否定我的看法！”有的人甚至会跳过抵制这一过程直接拒绝，丝毫不给人讨论的余地。

这样的可能性也确实存在，因此我们在最开始的P部分（主张）中，不要明确提出自己的意见，而是要留到最后P（总结）的部分来试探对方的反应。

比如说，在【图1-2-B】中所提及的提案内容部分，虽然提出了“通过分离台账功能和基础系统来提高效率”这一主张，但这里假设对方一开始就坚持认为“分离台账功能和基础系统是不可能的”。

直接用PREP提出自己的主张很可能招致对方的不满，因此可以在表示赞同对方意见的同时，暗示其他的做法也有可取之处。

那么即便对方觉得自己的意见被否定了，但因为没有被直接否定，可能也会关注其他的意见。此时就可趁热打铁，说明其他做法的优点和理由。

如果你提出的意见有充分的理由，对方依靠理性的判断而改变想法的可能性就会大大提高。

图1-2-D　提出异议时的PREP

想要提出不同的意见，不要在开篇就提出来

速成法8　用“2种形式×6种思路”模式展示提案

需要对方做出判断时，要考虑两种情况：对方希望你直接表达想法，或是对方希望你能够提供选项。

两种形式：当事人、专家

对于不知道该如何选择的人来说，要在主张部分提出自己推荐的方案，在理由及实例部分中提出主观性较强的说明，在总结的部分获得对方的认可，要按照这样的结构来组织商务文本内容。

在你承担了实施具体工作的责任的情况下，作为有主观意见的人，用这种方式整理商务文本，更容易得到周围人的认可。

另一方面，对于在某种程度上已经做出了决定的人来说，只要在主张部分多提出几个方案，在理由和实例部分列举几个客观的事实并比较优劣，最后在总结部分根据关注的重点分别选出评价最高的方案。要按照这样的结构来组织内容。

虽说实施具体工作的责任在于读者，但对方为了做出准确的判断会向你寻求帮助，在这种情况下，要作为能够提出客观看法的专家，用上述方式整理商务文本也许更容易获得对方的信赖。

图1-2-E　提案时当事人和专家的差异

如【图1-2-F】所示，我们用PREP的两种形式分别整理同一主张。我们会看到两种商务文本的内容说明中存在截然不同的做法。

图1-2-F　举例：两种形式下的PREP结构

6种构思类型

在向对方表达自己的主张时，无论站在当事人还是专家的角度看待问题，都要遵循基本方向。

所谓“基本方向”，一般称为6种构思类型。在PREP法中加入这些构思方法，也能够运用到商务文本说明中。

按照【图1-2-G】所示基准来区别使用不同的构思方法，能够达到事半功倍的效果。

图1-2-G　区别使用6种构思类型的标准

接下来列举说明各种构思类型。

6种构思类型：①循序渐进确认型

这是一种将普遍情况与具体事例相结合并运用到商务文本当中，从而预测结果的方法。一般来说就是众所周知的“三段论”。下面这个例子就是按照这种方法构思的。

① R：本公司的系统会将销售的一部分工作转为由机器自动处理。

② E：因为X公司的销售人员经常加班，希望减少人工操作。

③ P：因此，X公司的销售人员会更容易接受本公司的系统。

和PREP组合使用时，将“预测到的结论”放在主张（③）的地方，用“具体事例”来充当理由（①），把“普遍情况”用作举例，这样可以做出更加合理的说明。

通过列举多个具体事例能够增强说服力，用没有逻辑错误的普遍情况加强对方的理解，“循序渐进确认型”就是这样的一种方法。

图1-2-H “循序渐进确认型”的构思方法

这种类型的构思方法虽然简单，但是如果对方无法认同主干部分的内容，就会得到对方消极的回应。

比如说下面这个例子。

① R：本公司的系统会将销售人员的一部分工作转为由机器自动处理。

② E：X公司的销售人员不善于处理、适应新工作。

③ P：因此这个系统很容易被销售人员接受。

这个逻辑是错误的。因为并不是X公司所有的销售人员都存在②中的问题，如果作为普遍存在的情况举出的例子说服力不强，就很难让对方接受你的主张。

因此在使用这一类型的构思方法组建逻辑结构的时候要注意这个问题。

图1-2-I　“循序渐进确认型”的注意事项

6种构思类型：②列举事实论据型

这种构思方法是收集所有证据来预测结论。下面这个例子就是按照这种方法构思的。

① R&E：O公司引进了本公司的系统之后，业务得到了很大改善。

② R&E：P公司也引进该系统后，也取得了一定的效果。

③ R&E：Q公司在前几日决定引进本公司的系统。

④ P：因此相信X公司引进本公司系统之后可以获得很显著的成果。

在与PREP相结合时，将“预测到的结论”放在主张（④）的地方，用“个别事实”来充当（①②③）理由，同时列举事例和理由，可以成为更加合理的说明。

如果一开始就陈述结论，随着脑中浮现出商务文本的结构，就更加容易说明。无论是讲解的人还是听的人，都要注意商务文本的整体构成然后再讨论，这样会更容易地表达自己的想法。

图1-2-J　“列举事实论据型”的构思方法

这种类型由多个事例支持，所以结论的说服性更强，但是如果在具体事例中包含推测和主观判断，就容易被人指出错误。

比如下面这个例子。

① R&E：零售业的O公司引进了本公司的系统之后，处理业务的效率有了很大改善

② R&E：同样是零售业的P公司也引进了本公司的系统，取得了一定成果

③ R&E：零售业的Q公司在前几天决定引进本公司的系统

④ P：因此相信制造业的X公司引进本公司系统之后也可以得到很显著的成果。

这种逻辑不一定就成立了。这是因为在零售业的公司活用的系统，极有可能对制造业来说毫无作用。

但是，如果能够说明所列举的事实不是普遍存在的情况，这个逻辑还有可能成立。在上面的例子当中，若说明“该系统各行各业均可使用”，那么对方有可能会赞同这个结论。

因此，能够说明对方指出的问题属于特殊情况的话，即使不改变结论，也能得到对方的赞同。

图1-2-K “列举事实论据型”的注意事项

6种构思类型：③灵光一闪创意型

关注内容和性质上相似之处的类推，以及关注外在特征相似之处的类比，通过这样的方法来分析，就是“灵光一闪创意型”的构思方法。下面这个例子就是按照这种方法构思的。

① E：引进了本公司系统的零售业公司在销售业务上都得到了改善。

② P：X公司所在的制造业和零售业在销售事务办理流程上存在相似之处。

③ R：因此通过引进本公司的系统X公司的销售业务也能够得到改善。

在与PREP相结合时，将“推测”放在主张（③）的地方，用“相同点”来当作理由（②），把“比较对象”当作事例（①）举出，这样说明会更加合理。

找出已知事物的特征，以此来推测相似但不了解的事物的性质，这样的过程叫作“类推”。此外，比较外在特征的过程叫作“类比”。

在实际应用时并不刻意区分这两者，而是共同使用的就是“灵光一闪创意型”。

图1-2-L “灵光一闪创意型”的构思方法

这种构思类型可以灵活运用其他领域的知识，但是如果弄错比较的要素，就容易导致推测与正确结论相去甚远。

比如说下面这个例子。

① E：引进了本公司系统的食品零售业公司在销售业务上都得到了改善。

② P：X公司所在的制造业和零售业在销售业务流程上存在相似之处。

③ R：因此通过引进本公司的系统，销售建设器械的X公司的销售业务也能够得到改善。

制造业和零售业两者都从事销售物品的工作，共同点有很多。但是，X公司所经营的建设机械，需要管理每一件器械，并且一台机器就价值数百万日元以上，而食品零售业所经营的商品是能够分类并批量管理的物品，根据负责管理的部门不同，有些商品的价钱不过几十日元以上。如果说X公司也是管理螺丝、廉价器械零件的话，这个主张是可行的，但是截然不同的管理方法不能混为一谈。

因此，就要从多个角度来看待特征，考虑是否与目的吻合，对于不同点多于共同点的对象事物要谨慎地推测结论。

图1-2-M “灵光一闪创意型”的注意事项

6种构思类型：④不断试错型

首先提出一个假设，并在此基础上论证，如果中途遇到问题，立刻提出新的假设，不断尝试并修正错误，最终得到正确答案的构思方法就是“不断试错型”。下面这个例子就是这种构思类型。

① R&E：因为O公司是分类批量管理，所以在引进本公司的系统后销售业务得到改善。

② 一次P：也有公司采取管理单个商品的做法。在引进本公司的系统后，销售业务有了显著改善。

③ 新R&E：正在准备引进本公司系统的Q公司就是管理单个商品的方式。

④ 二次P：即使是管理单个商品的方法，使用本公司的系统也能够改善销售业务。

在与PREP一起使用时，“一次假设”相当于第一个主张（②），“具体事例”即为理由和事例（①）。这样说明会变得更加合理。

并且，作为“假设的结果”而在最初就被提出的主张（②）也有可能是错误的，为了防止这种情况发生，就把理由（③）的“二次假设”作为一个新的主张（④）提出，将下一步要实施的事项写在商务文本中。

不要害怕会选择失误，通过总结错误，做出正确的判断，这样的商务文本才更容易获得对方的认可。

图1-2-N “不断试错型”的构思方法

该构思类型很有弹性，但是如果不是对商务文本的主题非常熟悉的人，在整合内容的过程中，很可能会偏离目的。

比如下面这个例子。

① R&E：因为O公司使用分类批量管理方法，所以引进本公司的系统后销售业务得到了改善。

② 一次P：也有公司采取管理单个商品的方法在引进本公司的系统后，销售业务取得了显著改善。

③ 新R&E：正在准备引进本公司系统的Q公司就是采取管理单个商品的方法。

④ 二次P：即使是管理单个商品这种管理方式，使用本公司的系统也能够改善销售业务。

（后续多次重复假设验证的过程）

⑤ 最终P：因为X公司的销售业务的情况比较特殊，所以使用系统后的效果不太乐观。

这虽然是必然会得到的结论，但是如果从一开始就有熟知X公司销售业务的人参与讨论，在最后可能就不会出现“收效甚微”这样的结论了。

在一开始讨论内容的时候就要多听取行家的意见，依靠他们丰富的知识和经验，可以避免多余的假设验证过程，从而提高讨论决策的效率。

图1-2-O “不断试错型”的注意事项

6种构思类型：⑤1+1=3型

之所以称之为“1+1=3型”，是因为这种方法需要深入挖掘问题所处的情况和前提并做出分析，然后通过让各种方案不断碰撞，从而得出新的可行方案。下面的例子就是运用了这一构思方法。

① E：对于X公司特殊的销售业务情况，应区别对待，即需要单独开发。

② E：“单独开发”的方案费用很高，不采用这个方案也能够取得效果。

③ R：虽然X公司的业务需要很重要，但是“投入—产出”是否平衡也很重要。

④ P：建议使用较低价位的简易工具来代替需要单独开发的部分。

在与PREP一起使用时，主张（④）即为“折中方案”，“确认方案是否妥当”为理由（②），原始方案和替代方案分别作为事例（①②）使用，这样的说明会更加合理。

通过确定各方案的本质内容，就能够得出双方一致同意的“折中方案”。

图1-2-P “1+1=3型”的构思方法

这种构思类型注重协调性，但是想要相关人员的意见达到完全一致。这时就会花费大量的时间，就像下面这个例子。

① P：对于X公司特殊的销售业务情况，应特殊对待，即需要单独开发。

② E：“单独开发”的方案费用很高，不采用这个方案也能够取得效果。

③ E：提出其他已完成的适合X公司的销售业务的系统。（列举出更多的建议）

④ R：举出各个建议的优点及可能达成意见统一的地方。（让提出方案的所有人员磨合意见）

⑤ P：因为无法统一意见，本次无法得出最终方案。

在很多时候，几经周折也无法达到全员一致通过。

但是在争论的环境中，有时不得不决定一个最终的方案，所以存在异议也在所难免，因此只要意见大致统一，忽略一些不同意见也可以。

图1-2-Q “1+1=3型”的注意事项

6种构思类型：⑥引导新思路型

找出当前的方案中存在的问题、缺点和矛盾之处并加以否定，用“排除法”排除不妥的方案，从而突显出其他方案的妥当性，通过这样的方法得出结论就是“引导新思路型”的构思方法。比如说下面这个例子，就运用了这个方法。

① R&E：建议使用较低价位的简易软件来代替需要单独开发的部分。

② R&E：提出其他已完成的适合X公司销售业务的系统。

③ 第一次P：假设②可行，以此为前提实施方案。

④ 新R&E：就算采用②方案也不能避免，最终还是需要单独开发。

⑤ 新P：那就向X公司提交一开始讨论的①方案。

在和PREP一起使用的过程中，“假设”是最初的主张（③），原始方案和替代方案分别作为该主张的理由和事例（①②），会让说明更加合理。然后，随着工作进一步推进而发现的“矛盾”，就会成为新的理由和事例（④），将“结论”作为新的主张（⑤）提出来。这样就构成了一份说服力较高的商务文本。

如果提出替代方案的人能认同确实存在不妥，那么就能欣然接受最开始自己提出的方案了吧。

图1-2-R “引导新思路型”的构思方法

这种类型能使对方主动撤回自己提出的方案，但是就算是对方认为自己的方案存在不妥，也并不一定表示对方接受了我们的方案。

比如下面这一例子。

① R&E：建议使用价位较低的简易工具来代替需要单独开发的部分。

② R&E：提出其他已完成的适合X公司销售业务的系统。

③ 一次P：假设②方案可行，以此为前提实施方案。

④ 新R&E：就算采用②方案也不能避免，最终还是需要单独开发。

⑤ 新P：放弃②方案，也有其他的方案可以讨论。（偏向原始方案的引导失败了，要采取其他方案）

如果可以替换的方案有很多时，并不能保证自己的方案会被采用，如果还剩下很多其他替代方案，推荐再一次使用这种方法引导或者提出原方案和其余的替代方案的折中方案。

图1-2-S “引导新思路型”的注意事项

6种构思类型：总结

以上所述6种构思类型实际上是基于逻辑思考、横向思考、批判性思考的构思方法。

“逻辑思考”也被称为“垂直思考”，是通过从逻辑上分解关键要素来整理思路的方法；“横向思考”就是“水平思考”，是从内部和外部两个方面做比较来整理思考的方法；“批判性思考”被称为“探究思考”，是一种深入探究本质来整理思路的方法。

以这些思维方式为基础的各种构思方法在本书中不再做进一步的讲解。但是想要能使对方更好地理解，请参照【图1-2-T】的内容，掌握理论知识，这样在实际行动中也很有效果。

图1-2-T 6种构思类型（构思方法）的定义

※如欲详知有关3种思考方法和6种构思方法，请参照《活用商务思考方法手册》（即将由后浪推出）［通过否定当前方案不合理的地方来排除该方案，进而突显其他方案的合理性。——译者注］

速成法9　书面整理框架

首先整理目录构成

制作框架从落实到笔头开始，这样能够使思维更加灵活，从而更加顺畅地整理自己的想法。这里不建议使用PowerPoint、Word、Excel整理框架。

首先准备多张A4大小的纸（笔记、方格纸、复印纸等），然后把目录写在在一张纸上。

像【图1-2-U】，在一个目录标题下，PowerPoint、Word、Excel分别用幻灯片、段落、工作表为单位来组织框架。一个标题用一张纸，写出要这一页的内容。通过指示者的评价，指示者和制作者对于内容就能大致达成意见统一。

如果需要修改的地方少，就进入制作草稿的阶段，否则要重新修改框架，再次征求指示者的意见。

图1-2-U 书面整理框架的方法

在【图1-2-V】中，列出了一些有代表性的目录结构的模板。不知如何制作目录时可以此为基础添加或删减一些内容，调整各项目顺序。

图1-2-V 目录构成的典型模板

PowerPoint幻灯片的内容构成

PowerPoint和其他的资料形式不同，要求每张幻灯片传达一个一定程度上确切的结论。

因为PowerPoint资料大多时候使用投影仪放映，用投影画面进行解说，一般一次只能放映一张幻灯片，如果想要使用两张以上的幻灯片来说明问题，就要多次切换投影画面，无法慢慢地考虑结论。

因此，即使用投影仪放映的可能性很小，也要牢记下面的规则。

来看一下【图1-2-V】“目录模板”中的报告书的目录构成。

在工作流程这一标题下，举出了“报告背景/目的”“报告对象范围”“工作日程安排”3个事项。虽然可以把这些内容都放在一张幻灯片中说明，但即便如此，也最好把它们放在不同的幻灯片中。

如果把很多事项放在一张幻灯片中，有时会有对于不同的事项发表各自意见的情况发生，这样一来讨论会变得复杂。

比如，假设我们要在同一张幻灯片中说明“报告背景/目的”“报告对象范围”“工作日程进度”这3个内容时，有人针对工作日程进度提出了异议。需要根据该意见修改工作日程，然后重新讨论。这时就会又有“顺便修改”的意见强加进来，比如“希望顺便能改一下有关报告对象范围的内容”。

如果能把每项内容分别放到不同的幻灯片，就能够分别讨论各个话题，如此一来就可以有效避免出现上述问题。就可以在讲解完“报告背景/目的”后补充一句“对于这部分内容还有疑问吗？”像这样在每次讲解后都询问对方意见，能够尽量缩小和对方讨论的范围。

因此，制作PowerPoint的框架内容的基本出发点是一张幻灯片讨论一个话题，如【图1-2-W】所示。

如果是宏观的话题，比如“彻底改革销售业务”，就不得不使用大量的幻灯片来说明，但即便如此，也要在第一张幻灯片中列举“改革要点”并说明主旨，然后从第二张开始详细解说各个要点，使用这样的框架会有更好的效果。

图1-2-W PowerPoint：一张幻灯片传递一个信息