第1节确定目标，选择商务文本的展示形式_职场书面沟通完全指南（图解版）-QQ阅读男生历史网

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第1节　确定目标，选择商务文本的展示形式

学习目标：速成法1—4

借鉴失败案例

当被问到在制作商务文本的过程中首先要做什么时，很多人会回答“思考内容”。当然这种想法并没有错，但是如果进一步询问具体做法步骤，他们会回答“打开PowerPoint，开始制作目录”或者“打开Excel，开始制作表格”，等等。像这样列举出具体利用软件制作商务文本的操作步骤的人并不在少数。但事实上，他们犯了一个大错。

让我们来一起看一个失败的案例。

课长指示S制作针对X公司的开发营业系统的提案书，准备一下公司内部讨论用的资料。

因为已经从课长那里得到了制作商务文本所需的全部素材，于是S立刻打开平时经常使用的PowerPoint，准备开始制作提案书的草稿。首先插入图形等制作提案概要，接下来就着手制作提案书。

过了几个小时以后，课长询问S提案书的制作情况。

S说：“概要已经做好了，现在马上就要用PowerPoint做完开发系统进程的幻灯片了。”报告完情况后，课长脸上稍显不悦，有些为难地说：“因为日程表会修改很多次，所以希望你能用Excel重新制作日程表”。

更让S无法招架的是，课长又接着补充道：“刚刚和部长沟通了一下，这次因为X公司希望看到Word形式的提案书，所以希望你把已经做好的提案概要也做成Word文档”。

S苦恼道：“重新做，之前的工作都白费了”。

在这个案例中，S用几个小时就能够重新制作提案书，但是如果课长是第二天对S说这些话，不知道会浪费多少工作时间。

这次失误可以把原因归结于课长没有充分地了解客户公司的需求。但是，要是把责任推脱给外界因素，那么是否能够成功做出提案书，就完全取决于他人，尤其是像这样今后很有可能再次发生的失误。如果可以凭借个人的努力做好提案书，就应该凭一己之力完成制作。

这样想的话，S败的原因可以说是一开始就马上着手制作提案书内容。S之所以那样做，可能是因为下面的这种想法。

• 因为经常使用PowerPoint制作提案书，这次也没有多加考虑，就像之前一样用PowerPoint开始制作。

• 既然课长让我制作用于内部讨论的资料，那就做一份看起来比较美观的资料。

在S的想法中，正如【图1-1-A】所示，犯了两个错误。第一个是“理所当然地认为应该用经常使用的软件”，第二个是“S制作的提案书超出了课长要求的质量”。

图1-1-A　“想当然”导致的商务文本制作失败

依靠自己的主观判断开始制作商务文本，结果需要重新创作。

失败一：因主观判断导致重做

像S这样，只是凭借自己的主观判断，没有按照指示者所期望的形式制作商务文本的情况，在开始着手制作商务文本阶段频繁发生。

为了避免这样的意外，在接受制作商务文本的指示时，就有必要向对方事先确认该使用何种软件制作。

在外资企业中有“no guess”这样一个词，意思就是自己不能随意猜测没有向对方确认的事情。如果由于自己随意猜测，使得结果与对方所希望看到的结果背道而驰，就只能重新制作。

失败二：“多余修饰”是无用功

很多时候出于“想把事情做得更好”的心理，结果却适得其反，这只是做了无用功，属于“品质过剩”。这种现象有些是因为自己的主观猜测而导致的，但比起这个原因，更多时候是因为制作者出于自我满足的心理而对商务文本进行过分的修饰。

S虽然知道内部讨论的资料需要准备到什么程度，但是因为怀着“反正都要做，就做得美观一点”的想法，添加了本不需要的效果，造成时间的浪费。

“过分修饰”经常是基于“质量越高越好”的一种想法，但是过高的质量在很多时候就成了一种浪费。如果将在提高质量上所投入的精力用在其他地方，就可以完成更多的事情。

令人眼前一亮的商务文本固然会得到高度评价，但是在商务场合，除非是面向公司高层的演讲，否则过多的修饰对于内容基本上是不会带来任何好处的。

速成法1　明确Who、What、Why

事先决定希望对方采取怎样的行动

在制作商务文本时，首先该做的事情就是决定Who、What、Why，如【图1-1-B】所示。通过明确这三个要素，在制作商务文本的过程中就能够有效避免“主观判断”和“过分修饰”。

Who就是指商务文本的“读者”。比如说，在引进用于提高工作效率的信息技术系统时，判断是否要进行投资的人想要知道该系统的费用及使用效果等信息，而实际操作的人则更关注该系统的使用方法，以及工作负担的减轻程度和提高效率的程度。因此，明确商务文本的读者，这一点是很有必要的。

What指的是商务文本使用的“目的”。提交这份商务文本的目的是单纯的信息共享，还是想让对方做出决定？目的不同，商务文本的制作方法也有所不同。

如果是信息共享，要在商务文本的正文前写上报告提要，只要阅读提要就能够大致把握这份商务文本的主要内容，这种结构比较好。在展示销售额的报告中，如果希望对方“以店铺为单位而不是以地区为单位”掌握信息，就要使用Excel制作一份明细表。

另一方面，如果是想要征求对方的意见和决定，为让对方能够更加深入地了解问题，有时候可以把结论放在资料的最后，这样的结构也很常见。

就像这样，首先决定通过这份商务文本希望对方采取的行动，那么也就自然而然地决定了商务文本的形式和内容结构。

Why是指对于读者来说，商务文本的内容是否具有针对性。制作商务文本时，应该以最具决定性的人物为读者来说明内容。

比如说，我们要制作一份以引进营业支持系统为目的企划书。为了使关键人物—销售部长对此产生兴趣，在制作商务文本时就要重点强调该系统的优点等。但是，如果没有信息系统部长对其保养维护的容易程度做出评价的话，就无法决定是否要投资。这种情况下，就要同时考虑销售部长和信息系统部长两个人的想法。

因此在制作商务文本的过程中，在确定有新的关键人物存在的情况下，就有必要在Who中考虑该人物，并对商务文本的内容加以补充改正。

图1-1-B　Who+What+Why 决定商务文本的方向性

目标：针对阅读商务文本的关键人物，优化内容构成。

速成法2　通过分析，有效传递信息

事先了解对方的期待

速成法1教大家分析读者的特征，思考传达商务文本内容最具效果的方法。为达到这个目的，必须事先把握对方希望从这份资料中得到什么信息。

比如说，如果对方重视工作现场的意见，就要从负责人那里收集意见，以此为基础展示结论；如果对方重视数据等证据，就需要附加能够佐证结论的数据。

另外，还要了解对方对商务文本能理解到何种程度。如果是对方已经知道的内容，那么再怎么用心准备这部分的内容，也只会被草草带过，并没有任何作用。

在不必要的地方做过多解释的资料，常常会引起读者的不满，“尽做无用功，真是浪费”，或者“这种程度的东西我很了解，这里还要刻意解释，是看不起我吗？”

同样地，如果读者并没有对资料内容有详细的了解，那只靠一次说明也难以使其彻底理解。

因此，如【图1-1-C】所示，在梳理好Who、What和Why以后，有必要站在读者的立场上，思考读者对商务文本的期待内容和理解程度，然后考虑能够说服读者的展示方式。

如果能够直接询问对方那最好不过，但如果不能，就和制作商务文本的指示者商量后再确定商务文本的内容。

这样一来，就可以将会议分为事前说明和全体讨论两部分，或者仅提交资料。

首先分析阅读者对商务文本的期望，然后按部就班地说明，这样的做法比起先完成资料再做调整修改，能够更有效地达到目的。

图1-1-C　考虑读者能够理解的信息表现方式

确认阅读者对商务文本的期待和理解程度后，考虑商务文本的展示形式。

速成法3　根据目的选择商务文本的展示形式

使对方理解的商务文本展示形式

考虑过读者容易理解的信息表现形式后，就是选择商务文本展示形式的阶段。如【图1-1-D】所示，我们按照流程图的顺序，逐步决定该使用何种形式。如公司有规定的形式，那么最好使用规定的形式。因为制作商务文本的最终目的并不是“美观”，而是“说服对方”，因此选择读者熟悉的形式是最有效的做法。

图1-1-D　选择商务文本展示形式的顺序流程图

如果没有指定展示形式的商务文本就可以进入第2阶段。如果要使用该商务文本做公开演讲，就用专门用于演讲的PowerPoint制作商务文本。如果只向少数人传达信息，就选择使用Excel或者Word。

如果其中有较多项目统计和数值计算的内容，就用表格计算软件Excel来制作商务文本。除此之外的商务文本，推荐使用Word制作。

使用Excel制作商务文本的注意事项

如果你平时都在用PowerPoint制作商务文本，那么用PowerPoint制作可能会比用Word更快，也能在资料需要更新时迅速修改。但对于平时经常使用PowerPoint的人来说，不使用Word也是没有问题的。

但是，需要使用PowerPoint和Word制作商务文本时要避免使用Excel。

因为Excel能够自由改变单元格的大小，可以制作任何形式的报告书。把工作表上所有的单元格调整为小的正方形，做成“Excel方格纸”，再根据需要合并单元格，使之成为输入栏。但是这样的商务文本在更新时，很容易导致排版错乱，就额外增加了修复的成本。

也许有人会想“如果是只用一次的资料应该没关系吧”，但是在制作该资料的时候，我们无法预知是否还会使用第二次。即便更新并再次使用该资料的可能性再小，也要避免使用Excel方格纸。

制作商务文本的速成法就是用最低的成本达到最好的效果。

速成法4　用“框架→草稿→定稿”制作商务文本

用“三段式”接受评价

因为随意猜测读者的意图，导致与读者的想法背道而驰，这只会让我们在修改上耗费更多的时间和精力。为了避免做无用功，就有必要按照下面三个阶段来接受评价和建议。

框架，就是将商务文本的内容按照“目录层级+概要说明”整理的结构。该阶段的评价重点是商务文本的方向性，因为只是列举商务文本的主要内容，因此在修改时也不会花费太多时间。

草稿，就是按照框架填充内容。该阶段的评价重点是阅读这份商务文本的人是否能够在一定程度上理解商务文本内容。图表处于未完成的状态也没有关系，最后阶段会完成整个商务文本。

定稿，就是修改草稿，修饰加工后成为能够直接向第三方展示的最终版本。该阶段的评价重点是文章内容和图表的构成及颜色的使用是否易于阅读和理解。此时根据所有意见做出修改之后，一份商务文本就完成了。

如【图1-1-E】所示，在“框架→草稿→定稿”的流程中，每个阶段一定要征求制作商务文本指示者的意见。通过“三段式”得到的评价和提出的意见，能够最大限度地消除与指示者之间认知偏差，避免反复修改。

随着商务文本的难度增大，指示者和实际制作者之间认知上的偏差也会随之扩大，因此就要相应地增加评价核对的次数。

通过以下的公式来确定商务文本的难度。

将A和B分为“低等难度”“中等难度”“高等难度”。以“低等难度”为基础每上升一个难度，就增加“框架”“草稿”“定稿”的评价次数。

图1-1-E　从商务文本制作完成到“三段式”评价的流程图