1.2 毕业论文排版

毕业论文的设计与排版一般由毕业生亲手制作，每位毕业生所面临的设计方面的问题、困难或许不同，但在使用 Word 排版与格式设置过程中所面临的困难就大同小异了。本节主要介绍毕业论文这种长文档在规定了格式要求情况下的排版。

1.2.1 案例分析

小王大四了，面对毕业论文，他胸有成竹，当看到导师所发的毕业论文撰写规范，仍觉得很简单。但当他把写好的论文按要求设置格式时，发现问题来了：①正文中一级、二级、三级标题及项目编号均手动设置，花了很多时间；②目录也是手动录入并设置格式的，后来正文中又加入了一些内容，结果这一页之后的页码全部变了，目录中的页码又要重新输入；③正文中有些章节标题改动了，目录中又忘记改……总而言之，小王给论文设置格式的时间快赶上写论文的时间了。后来导师又对他的论文给出很多修改意见：①某章节应该再增加内容或删除内容；②某章节应加入图片或表格；③参考文献再加几篇；④目录请用自动方式；⑤将论文前置部分如封面、开题报告书、中期检查、摘要等全部放一个文档中，以便统一管理……

根据导师的建议，小王先修改内容，当插入新图片时，该图片后的其他图片的标号及文中引用提到的标号需全部修改，增加参考文献后，参考文献标号又需修改，还有奇数页页眉和偶数页页眉要求不一样，论文前置部分与正文部分页码不能一样，这么多问题的出现，小王对自己的Word应用能力捉襟见肘。但小王是个爱动脑的人，他想，如果使用Word排版这样费时的话，它也不可能如此受欢迎，并且该软件还有一些功能选项卡中的命令没用过，小王决定按毕业论文格式规范中提到的要求一点点学习。

小王所在学校毕业论文书写格式规范与要求如下。

（1）学位论文必须由学生本人在计算机上输入、编排与打印。论文需用 A4 纸印刷，论文每页30行，每行36字，（Word中“页面设置”的A4纸纵向为“页边距：上、左边距2.5厘米、下、右边距 2 厘米”，左侧预留 1 厘米装订线）双面打印，页码在边线之下隔行放置；论文摘要之前的前置表格不设置页眉页脚。

（2）目录、摘要、各章、参考文献、致谢等分别另起一页。

（3）章节标题样式及层次如下。

一级标题（章）：黑体、小二号、不加粗；段前段后各1行，行距最小值12磅，居中；

二级标题（节）：黑体、小三号、不加粗；段前段后各0.5行，行距最小值15磅，顶格；

三级标题（节）：黑体、小四号、不加粗；段前12磅，段后6磅，行距最小值12磅，顶格；

条、款、项、正文：宋体、小四、首行缩进2字符、行距最小值20磅、两端对齐；“条”直接顶格，无特殊格式。

（4）论文中表格与图片序号按章编号（不加节号），分别在表格上方和图片下方添加形如“表1.1，表1.2，表1.n”“图1-1，图1-2，图1-n”的题注，各章节图和表分别连续编号，所有表格必须为三线表。表题、图题：黑体、小五号、居中。表格内文字：宋体、五号。

（5）页眉与页脚要求如下。

学位论文各页均加页眉，在版心上边线隔一行加粗、细双线（粗线在上，1.5磅），其上居中打印页眉；

奇数页眉：所在章题序及标题（如第1章绪论）；

偶数页眉：湖南**大学学士学位论文。

目录、摘要页码使用大写罗马数字居中显示；正文页码使用阿拉伯数字连续编码到最后论文结束，奇数页页码显示在页脚右侧，偶数页页码显示在页脚左侧；字体均为Times New Roman、小五号。

……

1.2.2 知识储备

1.页面设置

通常情况下，用 Word 制作的文档都需要纸质稿呈现，即使以电子稿形式呈现，为了视觉上的效果也会对页面做要求。所以，在进行具体的文档编排前必须先进行页面设置：页边距（包括装订线、纸张方向、多页设置）、纸张（包括打印选项）、版式（包括页眉与页脚、行号、页面边框）、文档网格（包括文字排列方向、栏数、每页行数、每行字数）。如果在编排之前没有定好页面设置，而是在编排之后再进行页面的设置或改变页面设置，则很可能会引起版面各种错乱，导致排版困难。

单击【页面布局】｜【页面设置】组右下角命令，打开“页面设置”对话框，对于页面设置中的四个选项卡（如图1-19所示）中一些不常使用的高级设置将以选项卡为标题进行简要说明。

（1）“页边距”选项卡

装订线：如果为0厘米，则不需要装订线，一般针对装订无要求的文件。

装订线位置：只有左、上两个，即只能在页面左边和上边进行装订。

多页：①对称页边距指的是左、右页边距标记会修改为“内侧”“外侧”边距，同时“预览”框中会显示双页，且设定第1页从右页开始。一般而言，需要双面打印的文件，并且左、右页边距可不相等或设置装订线要求的，应该使用对称页边距。②拼页是指将两张小幅面的编排内容拼在一张大幅面纸张上，适用于按照小幅面内容编排，用大幅面纸张打印的情况，如试卷在A4纸上进行编辑排版，打印时使用A3纸。③书籍折页是指将纸张一分为二，中间是折叠线，打印效果类似于请柬等开合式文档。请柬打开为正面，正面的左面为第2页，右面为第3页，请柬背面的左面为第4页，右面为第1页，再合并后，页码为正序1、2、3、4。④反向书籍折页与书籍折页相似，不同之处是折页方向相反，如古装书籍一般采用反向书籍折页。

应用于：如果文档没有分节，当前也没有选择文字，则该选项只有两个内容：整篇文档、插入点之后。如果该文档分了节，并且当前选择了文字后才进行该页面设置的，则该选项就会多两个内容：本节、所选文字。需要提醒的是，页面设置的四个选项卡中最后一个命令都是“应用于”选项，默认选择为“整篇文档”。①应用于“所选文字”指仅应用于当前所选定的文字。Word将自动在所选文字的前后各插入一个“下一页”分节符，使当前所选文字单独存在于一页中。②应用于“插入点之后”是指在当前插入点位置插入一个“下一页”分页符，使其后的文字从下一页开始，并且其后到下一节开始之间的文字使用当前页面设置。③应用于“整篇文档”和应用于“本节”请按字面意思理解。

（2）“纸张”选项卡

该选项卡主要针对打印纸及打印项进行选择，页面设置—纸张选项卡、打印选项如图1-20、图1-21所示。纸张大小中应用最多的是A4纸，它属于设计印刷的标准尺寸，其他纸张大小如表1-1所示。

（3）“版式”选项卡

节的起始位置：有5种可选项，如图1-23所示。在设计文档时，如果使用【页面布局】｜【页面设置】｜【分隔符】中“分节符”命令插入了一种分节符后，又想要更改此种分节符性质，则可选择该节（选择节时，可切换到草稿视图）后，在“节的起始位置”处重新设置。比如，先前在设计文档时插入了一个“连续”分节符，后面因排版原因想将该节分到下一页，则可切换到草稿视图，将光标定位于该节所在任意位置，进入页面设置的“版式”选项卡（图1-22所示），在“节的起始位置”处选择“新建页”，并将“应用于”选项选择“本节”，则在草稿视图中可看到 “分节符（连续）”变成“分节符（下一页）”。

奇偶页不同：指文档在双面打印时，在奇数页和偶数页使用不同的页眉或页脚，以体现不同页面的页眉或页脚特色。首页不同：指在文档首页使用不同的页眉或页脚，以区别文档首页与其他页面的不同。

垂直对齐方式：设置文本内容，调整文字的垂直间距，使段落或者文章中的文字沿垂直方向对齐。垂直对齐方式决定段落相对于上或下页边距的位置，它包含4种方式：顶端对齐（默认）、居中、两端对齐、底端对齐。当一页中文字未排满时，这4种对齐方式排版的效果就非常明显。在图1-24中，四个页面原始文字与段落一模一样，但对每一页分别设置了顶端对齐、居中、两端对齐、底端对齐后，效果就非常明显。

行号：适用于在阅读过程中需要标记某内容所在行数的情况，如名人手稿、法律文书等。在图1-22中，单击“行号”按钮打开“行号”对话框，勾选“添加行号”后，该对话框中所有灰色区变成可选项，用户按需求选择即可。此外，【页面布局】菜单选项卡中【页面设置】组中也有“行号”命令，如果需要，使用此命令更加快捷。

（4）“文档网格”选项

该选项卡（页面设置—文档网格选项如图1-25所示，绘图网格如图1-26所示）设置的是页面版心内容，即页面视图中页面的四个直角中间的区域。“网格”栏中各选项含义如下。

无网格：采用默认的字符网格，包括每行字符数、字符跨度、每页行数和行跨度等。

只指定行网格：采用默认的每行字符数和字符跨度，允许设定每页行数（1～48）或行跨度，改变其中之一，则另一个数值将随之改变。

指定行和字符网格：允许设定每行字符数、字符跨度、每页行数、行跨度。改变了字符数（或行数），跨度会随之改变；反之，改变跨度，字符数（或行数）也会随之改变。

文字对齐字符网格：可以设定每行字符数和每页行数，但不允许更改字符跨度和行跨度。

“绘图网格”按钮则是为了方便调整图形位置与尺寸而设置的。当文档中图形对象较多时为了使各图形能较快地调整到理想状态，“绘图网格”将会起到重要作用。打开“绘图网格”对话框（图1-26），勾选并设置相应选项。“绘图网格”各选项含义如下。

对象对齐：该选项被选中时，拖动对象会使对象与其他对象的垂直和水平边缘的网格线对齐。

网格设置：设置网格线的垂直与水平间距。

网格起点：勾选“使用页边距”选项，则使用左、上页边距作为网格起点；若不勾选，则自己设置水平与垂直起点。

显示网格：勾选“在屏幕上显示网格线”选项，则会在屏幕上按所设定的“垂直间隔”和“水平间隔”显示网络线。

网格线未显示时对象与网格对齐：如果勾选此项，则拖动对象时对象会自动吸附到最近的网格线上，否则，对象不会自动吸附到最近的网络线上。

2.分节符与分页符

节是一段连续的文档块，同节的页面拥有同样的边距、纸型或方向、打印机纸张来源、页面边框、垂直对齐方式、页眉和页脚、分栏、页码编排、行号、脚注和尾注。如果没有插入分节符， Word默认一个文档只有一个节，所有页面都属于这个节。若想对页面设置不同的页眉页脚，必须将文档分为多个节。论文或者书籍里同一章的页面采用章标题作为页眉，不同章的页面页眉不同，这可以通过每一章作为一个节，每节独立设置页眉页脚的方法来实现。

要将文档分成几个子部分，只需在分隔处插入分节符。插入分节符的操作步骤：先将光标定位于需要插入分节的位置，然后单击菜单选项功能【页面布局】｜【页面设置】的“分隔符”命令的下拉三角符号，打开如图1-27所示的两栏分隔符选项，上一栏是分页符选项，下一栏是分节符选项。分节符共4种类型可选，可以按需要选择分节符类型，每一种类型对应的功能均已在类型名称下方显示出来，比如【分节符】｜【下一页】指的是插入分节符并在下一页上开始新节，其他类型功能请直接参看图1-27，并按字面意思理解。

比如，要设置第1章和第2章的页眉不同，则可将光标定位于第1章末尾，然后单击如图1-27所示的“分节符”栏的“下一页”命令，则第2章另起一页，与第1章不同节。

分页符分为自动分页和强制分页两种。当正常输入文字一页已满，则会自动跳到下一页，即Word是按照页面的设置自动对文档进行分页，也称软分页；当一个页面中文字已输入完成，但页面还有留白，却需要另起一页输入其他文字时，就需要强制分页，即手动插入分页，也称硬分页。

对于自动分页，在“段落”对话框中还为用户提供了4种用于调整段落自动分页的属性选项（如图1-28所示）：“孤行控制”——防止该段的第一行出现在页尾，或最后一行出现在页首，否则该段整体移到下一页；“与下段同页”——用于控制该段与下段同页，如表格的标题；“段中不分页”——防止该段从中间分页，否则该段整体移到下一页；“段前分页”——用于控制该段必须重新开始一页。

插入硬分页的方法与插入分节符相同，即在图1-27中的“分页符”栏选择“分页符”命令。也可以通过按【Ctrl+Enter】组合键实现快速硬分页。

3.样式

样式是一组格式集合，它集字体、段落、编号与项目符号、多级列表格式于一体。利用样式可以使文档格式随样式同步自动更新，以达到快速改变文字格式，高效统一文档格式的目的。另外，标题使用样式，是生成自动目录的前提。Word样式分为内置样式和自定义样式。

（1）内置样式及应用

单击【开始】菜单选项卡【样式】组下拉列表，打开如图1-29样式列表与样式窗格左侧所示的样式列表；如果要应用标题 3、标题 4、标题 5 等未在该列表中显示出来的样式，则可单击样式组命令右下角命令，打开如图 1-29 右侧所示的样式窗格，再单击该图鼠标箭头指示的“选项”按钮，在“样式窗格选项”对话框（图1-30）“选择要显示的样式”一栏中选择“所有样式”，其中共有9级标题样式可供选择。所有这9级标题与大纲视图下的大纲级别中1～9级对应，并且内置样式中的“标题”也对应1级大纲级别。如果某段文字需要使用样式，则将光标定位于该段，单击图1-29中相应样式名即可。

（2）修改标题样式

考虑到内置样式所定义的字体、段落等格式与论文、实际文档等所要求的样式有一定差距，所以，需要先进行标题样式的修改，再应用。比如要修改标题1样式，方法如下。

① 右击如图 1-29 所示的样式列表或样式窗格中“标题 1”样式，在打开的快捷命令中选择“修改”命令，弹出如图1-31所示的“修改样式”对话框。并输入一个新的样式名称，如“一级标题”。

② 在该对话框左下角单击“格式”按钮，选择“字体”命令，即可打开“字体”对话框进行字体格式设置，或者选择“段落”命令，打开“段落”对话框进行段落格式设置。

③ 当“格式”设置完成后，返回到“修改样式“对话框，勾选“自动更新”选项，则当前文档中，所有应用了该样式的文本会自动更新到刚才修改后的格式，同时生成一个新的样式名。如果修改样式是为了以后使用，则可不选“自动更新”，也就是说，当前文档还没有任何文字应用修改前的该样式。

④ 样式修改完成，单击“确定”按钮，则原来的“标题1”样式修改为“标题1，一级标题”。

（3）定义多级列表

标题的输入除了样式应用外，还需要在标题前附上章节等编号，如 1.1、1.2、1.1.1、1.2.1，如果不用多级列表而是采用手工输入的话，在后期增加或者调整章节、修改内容时会比较麻烦，往往改动一个序号，后面的序号都要重新调整，效率低、易出错。若要在标题的前面自动生成章节号，则需要对标题进行多级列表设置。定义新的多级列表的步骤如下。

① 单击【开始】｜【段落】组中“多级列表”命令下拉三角，在展开的下拉列表（图1-32）中单击“定义新的多级列表”。

② 在打开的“定义新多级列表”对话框（图1-33）中“单击要修改的级别”一栏选择“1”，它对应标题样式中的“标题1”和“标题”，该栏中其他大纲级别2～9，分别对应标题样式中的标题2～标题9。如果要查看某标题样式与大纲级别的对应情况，可在样式窗格中，将鼠标指向该标题样式，会列出如图1-34所示的详细格式。

③ 在“将级别链接到样式”中选择“标题1”，“在库中显示的级别”选择“级别1”，“起始编号”选择“1”。

④ “此级别的编号样式”按文档要求选择，比如论文要求为简体中文，可选择“一，二，三（简）…”选项，然后“输入编号的格式”则按论文要求，在编号“一”的左右两边分别输入“第”和“章”，效果如图1-35所示。

⑤ 设置2级、3级大纲样式，与设置1级步骤一样，只是当1级“编号样式”改成中文简体后，2级大纲中“输入编号的格式”不是“一、1”而是“1.1”时，要勾选图1-35中的“正规形式编号”选项。

⑥ 如果在设置2级大纲编号时，将“输入编号的格式”文本框中自动出现的“1.1”删除了，不能手动在该文本框中输入“1.1”，而是需要先选择“包含的级别编号来自”下拉列表中的“级别 1”。此时“输入编号的格式”文本框中自动生成编号“1”，在“1”后面输入“.”，单击“此级别的编号样式”列表，选择“1，2，3…”样式，这样系统会自动在“.”分隔符后添加表示 2级标题的编号数字“1”。

⑦ 直到将所需要设置的多级都设置完成后，单击图1-35中的【确定】按钮。

4.题注与交叉引用

题注与交叉引用是制作长文档时用于带编号的图片、图表最常用的命令，它是域的自动引用。

题注的出现可以使用户不必费心于记住当前到底是第几张图片或第几十张表格，也不必费心于在中间插入一张图或一张表后，后续图片及表格的序号。因为题注会在用户单击【引用】｜【插入题注】命令时，保证在长文档中将图片、表格、图表等按顺序自动编号，这对文档后期修改和完善提供了很大的便利。比如，在文档中删除“图 1-3”后，该图后所有序号均要提前一个，此时只需要一次性更新所有题注编号即可，不需要手动一个一个改。

交叉引用是对 Word 文档中其他位置内容的引用，并用于说明当前内容。引用说明文字与被引用的图片或表格的题注是相互链接的，也就是说，如果有更新，则一起更新。比如，在文档中写到“请参考图1-4”，而“图1-4”因为之前删除了一张图后，变成了“图1-3”，则文档中写到的“请参考图1-4”与会自动更新为“请参考图1-3”。

（1）插入题注

一般来说，长文档中需要插入题注的对象为表格或者图片、公式等，表格的题注一般在表格上方，图片的题注一般在图片的下方，但插入题注的方法却大同小异。操作方法如下。

① 在文档中，将光标定位于表格上方一个空白行，或者将光标定位于图片下方空白行；当然，直接选中表格或者图片也可以。

② 单击【引用】｜【题注】命令组中“插入题注”命令，打开“题注”对话框（图1-36），根据添加题注的对象不同，在“标签”下拉列表中选择不同的标签类型。

③ 如果默认的“标签”列表中没有合适的标签类型，可自己定义新的标签。单击图1-36中“题注”对话框的【新建标签】按钮，弹出“新建标签”对话框，在“新建标签”对话框中输入类似“表1.”“图 1-”“公式 1.”的标签名，单击【确定】按钮（当然该标签名应定义为编辑文档时要求的格式）。“题注”对话框的“标签”列表中会加入刚才自定义的标签名。如图1-37所示是为第1章中的图片插入题注所新建的题注标签；如果为第2章的图片插入题注，则要重新定义新标签，如“图2-”。

④ 选定“标签”后，“题注”文本框显示标签名并自动生成序号，设置完成，单击【确定】按钮，则题注自动生成，然后在题注后输入图片、表格等的名称即可。

（2）设置交叉引用

如果正文中写到“单击***命令，将打开如图N-M所示的对话框”，其中“图N-M”为题注，为让正文中的引用文字“如图N-M”与题注链接，使之实现当图片的题注更改时能产生更新。操作方法如下。

① 将光标置于正文中写到“单击***命令，将打开如图N-M所示的对话框”的“如”字之后。

② 单击【引用】｜【题注】命令组中“交叉引用”命令。

③ 在打开的“交叉引用”对话框（如图1-38）中，“引用类型“选择“图N-”，“引用内容”选择“只有标签和编号”，并勾选“插入为超链接”，在“引用哪一个题注”列表框中选择“图N-1……”。

④ 单击【插入】按钮，指定的引用内容将自动插入到光标处。因为交叉引用为链接形式，所以，按【Ctrl】键后，单击交叉引用的内容，则可直接定位于该题注。

当然，如果交叉引用的对象，如对图片、表格、公式等进行了插入或删除等修改操作后，题注的序号并不会自动重新编号，而需要全部更新文档（即全选文档后），按【Ctrl+F9】组合键更新域，此时题注部分将重新按顺序编号，并且设置交叉引用的引用内容也会随着相应对象的变化而变化。

5.索引与目录

在编辑长文档时，为了方便浏览，或便于打印后能快速找到指定内容，需要为整个文档设置目录或索引。

目录通常是长文档中不可缺少的一项内容，它列出了文档中的各级标题及其所在页码，方便读者快速查找所需内容。此处所说的目录绝非原始的手工一条一条输入的目录编辑方式，而是根据已经设置了大纲级别的各级标题自动生成目录。这种方式可以实现快速更新目录。

索引与目录相似，它可以把文档中的主要概念或各种名词标明页码，并按次序排列，以供用户查阅。如论文编写要求中，有图或表的索引项，如有必要都可以插入。操作方法如下。

（1）插入索引

在插入索引前，首先要对需要索引的项进行标记，如特定的单词、名词、符号、图、表、公式等。索引项是用于标记索引中特定文字的域代码“XE”。比如，在论文目录之后创建一个插图索引，操作方式如下。

① 在论文中选择需要标志成索引的图片序号及图名。

② 单击【引用】｜【索引】命令组中“标记索引项”命令，打开“标记索引项”对话框（图1-39），单击【标记】按钮。

③“标记索引项”对话框可保持打开状态，然后选择下一个需要标记成索引的对象，如图2-2***；选择下一个对象后，再单击该对话框，并单击【标记】按钮。按此方法将所有需要索引的图片标记为索引项。

④ 标记为索引项的图片名后，会自动多出“｛XE“标记索引项时选择的文字”｝”，除此外，全文会出现很多默认已经隐藏的格式标记，如空格号、回车号、制表符号等。如果要取消这些默认隐藏的格式标记，可单击【开始】｜【段落】命令组中“显示/隐藏编辑标记”命令，隐藏编辑标记。

⑤ 单击【引用】｜【索引】命令组中“插入索引”命令，打开“索引”对话框（图1-40）。

⑥ 在该对话框中对索引目录按论文或编文要求设置索引格式。其中“类型”中“缩进式”指当有次索引时，次索引相对于主索引项缩进排列，“接排式”指有次索引时，主索引与次索引排在一行中。“制表符前导符”“格式”与自动目录设置项一样，若索引项是一项一页，可选择“正式”，若一个索引项在多个页面出现，也可选择“默认”格式。

⑦ 设置完成后，单击【确定】按钮，则创建的索引会出现在光标当前所在处。图 1-41 所示为论文插入设置的索引。

（2）自动目录

一般而言，目录在正文之前（若是论文有可能要求在摘要之前）为了便于设置页码，可以将光标置于目录插入处，插入两个分节符，让其自成一节。插入目录的方法如下。

① 光标置于目录插入处。

② 单击【引用】｜【目录】命令组“目录”下拉三角，在展开的内置“目录库”中选择“自动目录1”或者“自动目录2”，则目录自动生成，如图1-42所示。在论文“绪论”之前插入分节符后，将生成自动目录样式。

③ 为自动生成的目录按论文或编文要求设置字体或段落格式。

④ 如果在“目录库”中没有找到合适的目录样式，可以自己定义。单击“目录”下拉三角中的“插入目录”命令，打开“目录”对话框（图1-43）。

⑤ 在“目录”对话框中，按编辑要求勾选“显示页码”或 “页码右对齐”选项，以及“制表符前导符”。

⑥ 在“目录”对话框的“常规”一栏中，“格式”选择为“来自模板”时，右边的【修改】按钮为可用状态。若选择其他“格式”选项时，此【修改】按钮为不可用状态。“显示级别”可选择“1～9”。例如，目录格式为：宋体、小四，固定20磅行距，下级标题缩进 1 字符。则“格式”选项可选择“来自模板”，然后单击【修改】按钮。打开“样式”对话框，选择“目录1”，并单击“预览”一栏的【修改】按钮，打开“样式修改”对话框（图1-44）。

⑦ 在“修改样式”对话框中设置好字体等格式，单击【格式】按钮中的“段落”命令，对段落按要求进行设置（包括缩进、段前段后间距、行距、对齐等）；设置完成后，单击【确定】按钮，返回“样式”对话框，准备修改“目录2”格式、“目录3”格式。

⑧ 目录中需要显示的目录 N 格式修改后，返回到“目录”对话框，单击【确定】按钮，完成自定义目录设置。

使用⑥⑦⑧操作步骤完成目录自定义格式的修改有一个好处：当正文中标题有异动时，可以选择更新整个目录，而格式不会发生变化。若在第⑥步选择的是其他内置“格式”，“目录”对话框提供的【修改】按钮为不可用状态，即不能修改目录格式，所以当在正文中修改标题产生异动后，需要更新整个目录时，还要重新将目录选定，再次进行字体、段落的设置。

6.页眉与页脚

页眉与页脚分布于一页的顶部与底部的非版心处，用于显示文档的附加信息，如公司徽标、章节标题、单位名称、日期时间、页码等。在同一个文档中，不同的页面要求添加的页眉页脚或许不同，但其要求无外乎三种情况：①首页不同；②各小节页眉页脚不同；③奇偶页不同。而凡事涉及“不同”这两个字时，插入页眉页脚之前则需要对不同之处做分节处理（分节方法在本小节“2.分节符与分页符”中有详细描述）。分节后，对页眉页脚不同的情况就可以轻松完成。操作方法如下。

（1）首页不同

首页不同是指在当前节中，首页的页眉页脚和其他页不同，通常首页为封面时不设置页眉页脚（特别指出：每节都可设置首页不同）。比如，设计一张简历，需要封面，而方法也非常简单。单击【插入】｜【页眉和页脚】命令组中“页眉”或“页脚”命令，然后在页眉或页脚处输入信息，并在打开的【页眉和页脚工具】｜【设计】｜【选项】组中勾选“首页不同”复选框，如图1-45所示。

打开页眉和页脚工具的方法不止一种，也可用最简单的方式：双击该页面页眉所在处（即页面顶端两个垂直符号中间），即可打开页眉和页脚工具。

（2）各小节页眉页脚不同

当文档分成多节时，默认情况下，设置完当前节页眉页脚后，单击图1-45所示的“下一节”命令设置下一节页眉页脚时，该节页眉会自动与上一节相同，即【页眉和页脚工具】｜【设计】｜【导航】命令组中“链接到前一条页眉”呈高亮显示。若该小节与前一节设置不同页眉，则单击“链接到前一条页眉”取消高亮显示，并在该节页眉处输入新页眉；若页码与前一节页码也要不同，则单击“转至页脚处”命令，然后单击“页码”下拉三角命令，选择“设置页码格式”命令，在打开的“页码格式”对话框（图1-46）中，按需求重新选择“编号格式”，或者“起始页码”。“起始页码”还可手动输入，选项“续前节”，指连续前一节最后一页页码序号的大小继续往后编排。

（3）奇偶页不同

默认情况下，同一节中所有页面的页眉页脚都是相同的（首页不同除外），修改任意一页的页眉页脚，本节其他页的页眉页脚都会跟着修改。奇偶页不同则是个例外，同一节中，在设置页眉和页脚时，若勾选了“奇偶页不同”复选框，则可分别设置奇数页和偶数页的页眉与页脚。也就是说，当奇数页的页眉页脚修改时，偶数页的页眉页脚不会联动修改，但所有奇数页会联动跟着修改；在修改偶数页页眉页脚时，所有偶数页的页眉页脚会跟着修改，奇数页则不会修改（首页不同除外）。

7.文档审阅

文档审阅提供了修订、批注等功能，用以对文档进行修改时留下修改痕迹，便于被审阅者阅读与修正。当然，文档编写者还可以利用审阅功能对文档进行字数统计、简体与繁体字转换（繁体转简体时可能出现误识别，转换完成后需要作者再次检查）、限制编辑等操作。

（1）修订

在 Word 文档编辑过程中，进入修订状态后，文档将保留标记后对文档所做的所有修改，如插入、删除、格式更改等。如果在确定修改后，想要不留痕迹，并保持文档完美外观，可通过“接受”或“拒绝”修订。退出修改状态后，再对文档所做的修改将不会留下任何痕迹，之前留下的痕迹如果没有做“接受”或者“拒绝”操作，也不会消失。

① 打开或关闭修订状态

单击【审阅】｜【修订】命令组“修订”命令，启动修订状态，此时该命令呈高亮显示，再次单击该命令，即可关闭修订状态。

在修订状态下，不同的修改操作，其默认显示结果会根据修订作者不同以不同的颜色和形式标记，其修改内容（除了插入和删除）会在页面右侧空白的灰色区域显示出来，如图1-47所示。

② 多用户修订同一文档

如果有多个用户用同一台计算机对同一个文档进行了修订，文档在默认情况下会通过不同的颜色来区分不同用户的修订内容，并且会在相应修订标记上显示该修订用户的名称，从而避免由多人参与文档修订而造成混乱。为了区别不同用户，修订者应在审阅文档打开后修订之前，单击【文件】｜【选项】命令，在“常规”选项卡下设置修订者，如图1-48所示；修订者也可以在进入修订状态后，单击“修订”命令的下拉三角，从列表中选择“更改用户名”命令，更改修订用户，如图1-49所示。

③ 修订标记颜色调整

如果修订者不喜欢默认的修订颜色，可以通过修订选项进行调整。单击“修订”命令的下拉三角，在展开的下拉列表中选择“修订选项”，在打开的“修订选项”对话框中选择各标记内容的颜色，默认是按作者标记不同颜色。

④ 接受或拒绝修订

修订完成后，原作者还需要对文档的修订情况进行最终确认，比如接受或者拒绝。原作者在打开被修订过的文件后，可以单击【审阅】｜【更改】命令组中“接受”或“拒绝”命令的下拉三角，将光标置于被修订处，按图1-50所示的字面意思选择确认。

⑤ 查看审阅者

修订文档被返回原作者后，如果该文档是被多人修订的，可从【修订】命令组中单击“显示标记”下拉列表，展开“审阅者”，如图1-51所示。如果只看某个审阅者的修订，可取消其他审阅者前面的复选框。

（2）批注

批注与修订不同，批注不在原文的基础上进行修改，而是在文档页面的空白处生成有颜色的文本框，并在其中添加批注信息。比如老师在修改论文时，不好对论文做具体修改，只能给出修改意见，或者对论文中不明白的语句进行提问等，此时用批注是最好不过的。

① 添加批注

选择需要添加批注的文字，单击【审阅】｜【批注】命令组中“新建批注”命令，批注文本框显示在文档右面空白灰色区域，并标示审阅作者，然后输入批注信息，效果如图1-52所示。

② 删除批注

若要删除某批注，可直接右击该批注文本框，在展开的快捷菜单中选择“删除批注”命令；也可单击菜单选项卡中【审阅】｜【批注】命令组中“删除”下拉三角的“删除”命令。如果要删除文档中所有批注，可在“删除”下拉三角的命令行表中选择“删除文档中的所有批注”，如图1-53所示。

8.打印设置

当文档编辑完成，需要打印之前，应先进行打印预览，将所有页面缩放到一定程度来查看。操作方法：按下【Ctrl】键的同时向下滚动鼠标滑轮，缩放至如图1-54所示大小。若发现没有页面设置上的问题后，设置打印选项。如果打印出来是为了检查，可以设置缩放打印，操作方法：单击【文件】｜【打印】，将“设置”栏最后一个选项“每版打印 1 页”展开，进行缩放打印选择，如图1-55所示。

1.2.3 案例实现

1.页面设置

根据学位论文要求：论文需用A4纸印刷，论文每页30行，每行36字，（Word中的“页面设置”A4纸纵向“页边距：上、内侧边距2.5厘米、下、外侧边距2厘米”，左侧预留1厘米装订线）双面打印。

（1）新建Word文档。

（2）在打开的新文档中单击【页面布局】｜【页面设置】组右下角“页面设置”对话框，在打开的对话框中，按图1-56～图1-58所示进行设置，纸张选择A4。

2.编辑论文列提纲

当论文页面版式定好后，通过一定思考，学生可以开始编辑论文提纲，即章节的大标题与小标题，大致确定各章节应该写什么内容。图1-59所示是列出的部分论文提纲。

3.修改并定义样式

提纲设计好后，即可为论文复杂的格式设计样式，以便直接应用。论文格式如下。

摘要（标题为小二号黑体），然后隔行书写摘要的文字部分（宋体小四号字）。摘要文字之后隔一行，顶格（齐版心左边线）印有：关键词（小四号黑体）词1；词2；……词5（关键词3～5个，宋体小四号字）。

一级标题（章）：黑体、小二号、不加粗；段前段后各1行，行距最小值12磅，居中；

二级标题（节）：黑体、小三号、不加粗；段前段后各0.5行，行距最小值15磅，顶格；

三级标题（节）：黑体、小四号、不加粗；段前12磅，段后6磅，行距最小值12磅，顶格；

条、款、项、正文：宋体、小四、首行缩进2字符、行距最小值20磅、两端对齐；“条”直接顶格（无特殊格式）。

（1）修改“标题”样式，将其应用于“摘要”的标题。①鼠标右击【开始】｜【样式】列表中“标题”样式，在展开的列表命令中选择“修改”；②在打开的“修改样式”对话框中，单击【格式】按钮，选择“字体”命令，在打开的“字体”对话框中将“中文字体”改为“黑体”、西文字体改为“Times New Roman”、小二号、不加粗；③单击【格式】按钮，选择“段落”命令，将其段前段后距离设置为0磅、单倍行距。

（2）修改“标题1”到“标题4”样式，以适应目录中要求列出的3级标题。①如果各级标题样式没有全部出现在样式列表中，则单击“样式”命令组右下三角，打开“样式窗格”，在“样式窗格”右下角，单击【选项】按钮，在打开的“样式窗格选项”对话框的“选择要显示的样式”列表框中选择“所有样式”；②在“样式窗格”中右击“标题1”样式，选择“修改”命令；③在“修改样式”对话框中，将“名称”改为“一级标题”，如图1-60所示；④分别打开“字体”“段落”格式，按论文格式要求修改；⑤将“标题2”名称改为“二级标题”，将“标题3”名称改为“三级标题”，将“标题 4”名称改为“条”，其他的“字体”“段落”格式按论文格式要求一一改好；⑥用相同的方法修改“样式窗格”中“正文”样式。

（3）定义新的多级列表，使其为各级标题自动编号。①单击【开始】｜【段落】组中“多级列表”下拉三角，选择“定义新的多级列表”；②在打开的“定义新多级列表”对话框中单击【更多】按钮，展开该对话框；③“单击要修改的级别”项选择“1”，“将级别链接到样式”选择“标题 1”，“要在库中显示的级别”选择“级别 1”，“此级别的编号样式”选择“一，二，三”，“输入的编号格式”文本框中，在“一”左右分别输入“第”“章”，“起始编号”选“1”；④“单击要修改的级别”项选择“2”，“将级别链接到样式”选择“标题2”，“要在库中显示的级别”选择“级别 2”，“此级别的编号样式”选择“1，2，3”，“起始编号”选“1”，勾选“重新开始列表的间隔”，并选择“级别 1”，勾选“正规形式编号”；⑤“单击要修改的级别”项选择“3”，“将级别链接到样式”选择“标题 3”，“要在库中显示的级别”选择“级别 3”，“此级别的编号样式”选择“1，2，3”，“起始编号”选“1”，勾选“重新开始列表的间隔”，并选择“级别2”，勾选“正规形式编号”，如图1-61所示；⑥“单击要修改的级别”项选择“4”，“将级别链接到样式”选择“标题 4”，“要在库中显示的级别”选择“级别 4”，“此级别的编号样式”选择“1，2，3”，“起始编号”选“1”，勾选“重新开始列表的间隔”，并选择“级别3”，勾选“正规形式编号”；⑦当4级列表都定义好后，单击【确定】按钮；⑧按【Ctrl】键，首先用鼠标选择要定义成一级标题的题目，如绪论、课题相关工具及技术、系统分析、系统设计……然后单击“样式窗格”中“标题1，一级标题”样式，进行应用；用同样的方法，选择将要成为二级标题的文字，单击“样式窗格”中“标题2，二级标题”，进行应用；三级标题同样如此设置，效果如图1-62所示。

论文中“总结”“参考文献”“致谢”这3 个一级标题，在应用了“标题 1，一级标题”后，也会显示“第N章”的编号，而正常情况下是不需要对这3个一级标题进行编号的，所以，需要取消其前面的编号。操作方法：将这3章大标题应用“标题1，一级标题”后，保持选中状态，右击鼠标，在打开的快捷菜单中选择“编号”命令，在打开的“编号库”列表中选择“无”，则此3章前面的“第N章”的编号就取消了。

4.分节并书写论文（使用题注、三线表）

论文格式要求：论文摘要之前的前置表格不设置页眉与页脚。页码在边线之下隔行放置，各页均加页眉。奇数页页眉为所在章题序及标题，且目录、摘要页码使用大写罗马数字居中显示。正文页码使用阿拉伯数字连续编码，直到最后论文结束，奇数页页码显示在页脚右侧，偶数页页码显示在页脚左侧。目录、摘要、各章、参考文献、致谢等分别另起一页。

根据1.2.2节“2.分节符与分页符”知识，不同的页眉与页脚设置时，需要分节。由此则需要将目录与摘要作为一节，各章各自为一节，并且还要分页。

（1）目录与摘要之间分节并分页

如果只是单纯地分页，可以将光标定位于“中文摘要”的“中”字之前，按组合键【Ctrl+Enter】即可直接分页；或者使用菜单命令，单击【插入】｜【页】｜“分页”命令。使用同样的方法，将光标定位于“英文摘要”文字最前面，按组合键【Ctrl+Enter】。但此处是分节并分页，所以要按照下面步骤（2）进行。

（2）各章分节

将光标定位于“绪论”二字之前，单击【页面布局】｜【页面设置】｜“分隔号”下拉列表中的“分节符”栏中“下一页”命令。用同样的方法，使光标定位于各章标题文字之前，通过使用“下一页”的方式进行分节。分节后，将当前“页面视图”切换到“草稿视图”（视图切换可直接单击当前Word窗口的状态栏视图选项）查看分节的效果，如图1-63所示。在“目录”之前再插入一个分节符，用以放置前置表格。

（3）在相应小节中输入论文内容

① 在论文设计过程中会插入图片或表格，并在正文中对图片或表格进行引用，此时应该用“插入题注”与“交叉引用”的方式进行，以便图片或者表格即使经过修改，序号有变时，引用内容也会自动更新。插入题注与交叉引用的方法请参考1.2.2节“4.题注与交叉引用”中的内容。

② 论文中所出现的表格均要求使用三线表，请参考第1.1.2节“1.Word表格”三线表样式制作。

③ 论文中还会涉及 “参考文献”中列出的所有文献编号均在正文中有引用标志，且用上标的形式在正文中按顺序显示“参考文献”中列的编号。此处也应该使用“交叉引用”，以便在论文修改过程中，引用的编号没按顺序排列时，调整编号后能产生联动反应，无需手动更新。

操作方法：首先，在“参考文献”章节中分段列出每一条参考文献；然后，选择各条参考文献，单击【开始】｜【段落】｜“编号”命令，选择“【1】【2】【3】”类型对各条文献自动编号，并通过“标尺”快速调整编号后的文字缩进方式；接着，将光标定位于正文中某引用文字之后，单击【插入】｜【链接】｜“交叉引用”命令，在打开的“交叉引用”对话框中，“引用类型”选择“编号项”，“引用内容”选择“段落编号”，勾选“插入为超链接”，在“引用哪一个编号项”列表框中选择一条参考文献编号，单击【插入】按钮，如图 1-64（a）所示；最后，该文献编号出现在光标所在处，选择该编号（编号“【1】”呈现出灰色底纹），单击【开始】｜【字体】｜“上标”命令，将其设置为上标显示，效果如图1-64（b）所示。

5.设置页眉页脚

页眉页脚要求：页码在边线之下隔行放置，各页均加页眉，在版心上边线隔一行加粗、细双线（粗线在上，1.5 磅）；其上居中打印页眉，奇数页眉：所在章题序及标题（如第 1 章绪论）；偶数页眉：湖南**大学学士学位论文。

目录、摘要页码使用大写罗马数字居中显示。正文页码使用阿拉伯数字连续编码，直到最后论文结束，奇数页页码显示在页脚右侧，偶数页页码显示在页脚左侧。字体均为Times New Roman、小五号。

在论文设计完成后，设置页眉页脚，根据论文格式要求，即可发现：同一节中，奇偶页不同；不同节中页眉和页码不同。操作方法如下。

（1）设计页眉上的粗细线

① 单击目录所在页面的页眉，打开“页眉和页脚工具”，勾选“奇偶页不同”复选框。此时页眉处会自动出现一条段落直线，光标在直线正中心位置，用鼠标选择光标之后的空格（即选择该段），单击【开始】｜【段落】｜“框线”的下拉列表，选择“下框线”，将默认出现的段落直接取消。

② 按【Enter】键后，将光标上移一行（论文要求版心上边线隔一行设置页眉），然后选择光标后该行的空格，单击【开始】｜【段落】｜“框线”的下拉列表，选择“边框和底纹”命令，在打开的“边框和底纹”对话框中进行图1-65所示的设置。首先选择“样式”为“粗细线”，接着选择“宽度”为“1.5 磅”，然后在“应用于”下拉列表中选择“段落”，最后在预览区域用鼠标分别单击上、下、左、右框线，将所有框线取消后，再单击一次下框线，以便让其变成粗细线而非细粗线。当然，如果选择的“样式”是“细粗线”，则在预览区域，只需要取消上、左、右框线，留下下框线即可。

③ 粗细线设计完成后，所有奇数页页眉上都有一条1.5磅的粗细线。滚动鼠标滑轮，移到目录的偶数页，用同样的方法，将偶数页页眉上也设置好一条1.5磅的粗细线。

（2）设计各页页眉上文字

① 将光标定位于目录页奇数页所在页眉，输入“目录”二字，并设置其字体为“宋体、小五号”，然后滚动鼠标滑轮到目录偶数页，在共页眉上输入“湖南**大学学士学位论文”字样，设置其字体为“宋体、小五号”。

② 单击【页眉和页脚工具】上“下一节”命令，切换到“摘要”节。光标所在处若是奇数页，就单击“链接到前一条”命令，取消该命令的使用，输入“摘要”；若是偶数页，就不取消“链接到前一条”命令的使用，让其使用上一节中页眉文字“湖南**大学学士学位论文”。注意：一定要先决定“链接到前一条”命令的使用后，再输入页眉文字，否则就需要返回上一节中重新修改。

③ 切换到下一节，按②中提到的方法，光标所在处若是奇数页，取消“链接到前一条”命令的使用，再输入页眉信息；然后单击“下一节”进入偶数页页眉，应用“链接到前一条”命令，不修改页眉信息。直到所有页眉均设计完成后，关闭“页眉和页脚”。缩放文档页面，浏览一下设置是否有误。效果如图1-66所示。

（3）设置页码

① 双击“目录”页页脚所在处，打开【页眉和页脚工具】，单击“页码”命令的下拉三角，在展开的命令中选择“页面底端”中“普通数字2”页码类型，居中显示页码。

② 光标仍在页脚处，再单击“页码”命令的下拉三角，在展开的命令中选择“设置页码格式”，在打开的“页码格式”对话框中，“编号格式”选择“Ⅰ，Ⅱ，Ⅲ…”，“页码编号”选择“起始页码”的“Ⅰ”，如图1-67所示。

③ 单击“下一节”命令，切换到偶数页页码处，依然是居中显示在页面底端，设置的“编码格式”依然是大写罗马字，并设置“续前节”页码。

④ 使用与③同样的方法设置“中英文摘要”的页码。

⑤ 单击“下一节”命令，切换到正文所在页脚时，取消“链接到前一条”命令的应用，因为正文页码编号格式为阿拉伯数字，而之前的页码是罗马数字。如果切换到的当前页为奇数页，则单击“页码”命令的下拉三角，在展开的命令中选择“页面底端”中“普通数字 3”页码类型，右对齐显示页码；若切换到的当前页为偶数页，则选择“普通数字 1”页码类型，左对齐显示页码。

⑥ 将光标置于正文第1页页脚处，单击“页码”命令的下拉三角，在展开的命令中选择“设置页码格式”，在打开的“页码格式”对话框中，“编号格式”选择“1，2，3…”，“页码编号”选择“起始页码”的“1”。完成之后，会发现该页后的所有页码均为连续的阿拉伯数字页码。当然，为了保险起见，可以通过单击“下一节”命令，一处一处查看是否有需要修改的页码。

6.生成目录

目录中各章题序及标题用小四号黑体，其余用小四号宋体，单倍行距。操作方法如下。

（1）将光标置于目录所在页中“目录”二字的下一行，单击【引用】｜【目录】命令组中“目录”列表，选择“插入目录”，打开“目录”对话框，如图1-68所示。

（2）单击“目录”对话框的“修改”按钮，打开“样式”对话框（图1-69），选择“目录1”，单击【修改】按钮。打开“修改样式”对话框（图 1-70），将字体改为：黑体、小四号，段落改为：无左右缩进、无特殊格式、段前段后0行、单倍行距。修改完成后，返回“样式”对话框。

（3）选择“目录 2”进行修改，将字体改为：宋体、小四号，段落改为：左缩进2厘米，无特殊格式、段前段后0行、单倍行距。修改完成后，返回“样式”对话框。

（4）选择“目录 3”进行修改，将字体改为：宋体、小四号，段落改为：左缩进4厘米，无特殊格式、段前段后0行、单倍行距。修改完成后，返回“样式”对话框。单击【确定】按钮，返回“目录”对话框；单击【确定】按钮，完成目录格式定义。

（5）所有设置了一级、二级、三级标题样式的文字内容均出现在目录中，若目录中出现不需要的标题，可以直接删除。效果如图1-71所示。