如何向高管汇报项目当前状态：自信引导

 

介绍项目现状

作为项目管理者，我们在每周结束时，都需要准备和提交项目状态报告。如果需要在会议上汇报项目的当前状态，则应准确地传达项目状态报告中“项目状态总结”部分的内容。如果自上次状态发布以来，达成了任何重大的成就或出现了任何严重的障碍，则应在状态汇报中指出，但不要包含任何开会前临时收到的最新信息！

如果你在汇报会之前临时收到项目障碍的通知，但还没有时间确定障碍可能导致项目延迟的时长，那么可以先制订一个缓冲计划，并在必要时向项目负责人发送FYI1 （仅供参考的通知）。在完成所有这些步骤之前，不应公开传达关于项目障碍的信息。要保持冷静，不要自乱阵脚！

为了以最佳的方式展示项目状态，相关信息应按照如下顺序组织和整合：

1. 提供有关项目运行状况是否健康的逐级上报。如果项目运行状况不是绿色，请提供导致项目结束日期和成本出现问题的项目障碍的说明。同时提供拟解决影响项目健康状态的障碍的操作步骤，如果有明确的解决日期，最好也一并提供。

2. 描述自上次状态报告发布以来使项目更接近完成的最新成就，并提供所有相关的后续工作的相关信息。

3. 描述尚待解决的项目障碍。包括解决问题的步骤，并提供解决日期（如果有）。

 

按需提供项目逐级上报

项目管理者可以选择在一周活动的过程中，向高管提供活动状态的逐级上报，尤其是在项目管理人员认为活动存在失败的风险或有可能错过完成日期的情况下。在这种情况下，项目管理者想要确保项目团队被视为在竭尽全力地推进项目，并为高管提供在各个阶段权衡和介入的机会，以及在可能的情况下扭转项目的失败结果。如果通过面谈或电邮的方式提供项目信息的更新，则也应该按照《项目状态报告》中“项目状态总结”部分的格式提供。这与项目活动汇报和项目状态汇报的最大差别在于，无需提供项目运行健康状态的最新信息。

由于项目信息更新的目的是推进项目更接近完成，因此项目管理者应避免造成恐惧、不确定性和怀疑。

在向高层管理人员提供周中更新时，请解决以下问题：

1. 描述自上次更新以来使活动更接近完成的相关进展，并提供所有相关的后续步骤的信息。

2. 描述影响进度的障碍。包括解决问题的步骤，并提供解决日期和时间（如果有）。

要点精炼

在描述进展（或进度滞后）以及障碍时，应明确表述任何失败或无法按时完成的风险。因为需要针对每个障碍提供一个主动出击的解决方案，因此高管将能够知道团队为完成任务所采取的措施。明确地说，根本无需描述“没有任何进展”或任何潜在失败的状态。因为我们只需要关注项目的进展、障碍和障碍的解决方案。最后，要保持冷静，不要自乱阵脚！