1.4 常用办公平台和软件

实现办公自动化的必要前提是具有一个支撑办公的平台和支持办公的一系列软件。下面对办公自动化的平台——Windows操作系统和Office办公软件进行介绍。

1.4.1 办公自动化的平台——Windows操作系统

计算机是实现办公自动化的重要设备，要使计算机发挥作用，就需要安装操作系统。操作系统是办公自动化的重要平台，几乎所有的办公自动化操作都在这个平台上进行。目前，一般使用Windows操作系统作为办公平台，常见的Windows操作系统包括Windows XP、Windows 7、Windows 8和Windows 10。其中Windows 7操作系统的使用更为广泛，本书以Windows 7操作系统为基础进行知识讲解。

1. 启动与退出Windows 7

要使用Windows 7操作系统办公必须先启动计算机，完成办公后可退出操作系统。下面介绍启动与退出Windows 7的方法，其具体操作如下。

STEP 1　接通电源后，首先按下显示器的电源按钮开启显示器，然后按下主机的电源按钮，计算机将自动启动，如图1-5所示。

STEP 2　按下电源按钮后，计算机将进入自检状态，稍等片刻，计算机成功启动后进入桌面，此时通过键盘和鼠标便可以轻松对计算机进行操作，如图1-6所示。

STEP 3　将鼠标指针移动到屏幕左下角的“开始”按钮上，然后单击鼠标左键，弹出“开始”列表，再将鼠标指针移动到“关机”按钮上，如图1-7所示。单击鼠标左键即可关闭计算机退出Windows 7操作系统，如图1-8所示。

2. 使用鼠标操作Windows 7

启动计算机进入系统后，便可以对其进行操作。要操作Windows 7系统，必须能熟练地使用计算机的主要输入设备——鼠标。只有能熟练操作鼠标，才能更好地利用计算机进行各种活动。下面介绍鼠标在Windows 7系统中的各类操作。

• 单击：单击是指按一下鼠标左键，通常用于选择某个对象，如图1-9所示。
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  图1-9

• 右击：右击是指按一下鼠标右键，会弹出一个快捷菜单供用户选择操作命令，如图1-10所示。
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  图1-10

• 双击：双击是指快速连续地按两次鼠标左键，通常是打开某个对象，如窗口、程序等，如图1-11所示。
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  图1-11

• 滚动：滚动滚轮是指滚动鼠标中间的滚轮，用于显示窗口中其他未显示完全的部分，如图1-12所示。
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  图1-12

• 拖动：拖动鼠标是指按住鼠标左键不放，拖动鼠标以移动目标对象，如图1-13所示。

3. Windows 7系统桌面的操作

进入操作系统后屏幕上显示的即为桌面，它是用户对计算机进行操作的入口，桌面主要包括桌面背景、桌面图标和任务栏3大部分，如图1-14所示。

• 桌面背景：桌面背景即桌面上显示的图片。桌面背景可以是颜色、图案，也可以是一组幻灯片，还可以根据个人喜好设置为自己喜欢的背景。
• 桌面图标：桌面图标是打开某个程序的快捷途径，用户可通过桌面图标快速打开其对应的程序。桌面图标包括系统图标“计算机”“网络”等，如图1-15所示；还包括一些程序的快捷图标，如图1-16所示；也有单独的文件和文件夹，如图1-17所示。
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  图1-15

  

  图1-16

  

  图1-17

• 任务栏：任务栏位于桌面的底部，由“开始”按钮、任务区、通知区和“显示桌面”按钮4部分组成，如图1-18所示。其中“开始”按钮用于打开“开始”菜单；任务区用于显示已打开的程序或文件，并可以在它们之间进行快速切换；通知区包括时钟、输入法设置按钮、网络图标、音频图标和系统正在运行的程序等；单击“显示桌面”按钮，将最小化其他窗口并快速显示桌面。

1.4.2 Office办公软件

Office 2010是Microsoft公司推出的办公软件，其方便友好的用户界面、稳定安全的文件格式、无缝高效的沟通协作功能，使它成为众多办公自动化软件中的佼佼者，并受到广大办公人员的青睐。Office办公软件中有多个组件，在生活、学习和办公中使用最多的是Word、Excel、PowerPoint 3个组件。它们可以单独完成某项任务，也可以组合使用以实现软件资源共享。下面分别介绍这3个组件的主要用途。

1. 文档制作和编辑软件Word

Word 2010是一个功能强大的文档制作组件，它不但具有一整套编写工具，还具有便捷的使用界面。它常用于制作和编辑办公文档，在文字处理方面的表现十分出色，其主要功能如下。◎ 处理文字：用Word可以处理日常生活和工作中的各种文字资料，它具有强大的编辑修改能力，并可以进行字体和段落等格式的设置，从而制作出各种文档，如书信、请柬、通知、备忘录、报告、协议、合同、会议记录、邀请函、启事、宣传单、招标书、投标书、提案、说明书等。图1-19所示为用Word 2010编辑的公司简介文档，图1-20所示为用Word 2010编辑的活动方案。

• 制作图文并茂的文档：使用Word可以在文档中插入图片、剪贴画、形状图形、艺术字等对象，Word 2010提供了多种预设的图形样式，方便用户快速制作出图文并茂的办公文档。图1-21所示为用Word 2010编辑的一篇带有图形、形状的宣传单。
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  图1-21

• 长文档处理：Word一直是书籍、报刊等行业的排版软件之一，因此Word提供了各种长文档排版功能，包括设置页眉页脚、插入页码、组织文档结构、应用标题样式等。图1-22所示为一篇编辑好的劳动合同文档。
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  图1-22

• 表格制作：使用Word可以制作一些简单的表格，并可为表格应用不同的预设样式，如图1-23所示。

2. 表格制作和管理软件Excel

Excel 2010是一个专门用于制作电子表格和管理数据信息的办公组件，它具有强大的数据录入、计算、排序、筛选、汇总、图表功能，其主要功能归纳如下。

• 制作专业电子表格：使用Excel 2010可以方便地制作出各种专业电子表格，并可以对表格中的数据进行计算、排序、筛选。Excel 2010中提供了多种财务、统计方面的函数，方便用户进行数据的统计操作。图1-24所示为使用Excel 2010制作的客户来访登记表。
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  图1-24

• 数据分析：Excel 2010可以将数据转换为各种形式的图表进行查看，还可运用数据透视表分析数据。图1-25所示为将数据转换为饼图的效果。

3. 演示文档制作和放映软件PowerPoint

PowerPoint 2010是一个专门用于制作演示文稿的办公组件，制作完成的演示文稿可通过投影仪等设备以幻灯片的形式展现给观众，它是公司进行会议、商务展示、培训和演讲时经常使用的一个软件。PowerPoint 2010的主要功能是运用文字、表格、形状、图片、影片和声音等对象来展现要演示的内容，并运用动画和配色方案创建极具感染力的动态演示文稿，还可以将照片制作成电子相册供用户浏览。图1-26所示为用PowerPoint 2010制作的企业电子宣传册演示文稿。

4. Word/Excel/PowerPoint结合使用

Office 2010中各组件不仅在界面上具有统一的颜色和风格，而且各个软件之间能够协同使用，进而实现资源共享，如Word、Excel、PowerPoint这3个组件之间可互相调用资源，其协同功能主要表现在以下几个方面。

• 复制、粘贴功能：在Word、Excel、PowerPoint任意组件中可以使用复制、粘贴功能将文字、图形或表格等对象复制到另外两个组件中使用，且保留对象的格式后可再次进行编辑。
• 插入对象：在其中任意一个组件中运用“插入”选项卡下的插入对象功能，可以插入另外两个组件的文件，插入后也可以进行编辑，软件之间的兼容性非常强。如在Word 2010中可以插入Excel 2010表格，插入后可以在Word状态下进入Excel电子表格编辑，即显示Excel的所有功能选项，在用PowerPoint制作演示文稿时同样可以在幻灯片中插入Word文档和Excel表格。
• 转换功能：可以将一篇Word文档转换为一个演示文稿，将一个Excel表格转换为文字段落等。

1.4.3 WPS Office办公软件

WPS Office是由金山软件股份有限公司自主研发的一款办公软件，它包含了多个办公组件，可以实现文字编辑、表格处理、演示文稿制作等多种功能。它具有内存占用低、运行速度快、体积小、强大的插件平台支持、免费提供海量在线存储空间及文档模板等优势。WPS Office个人版对个人用户永久免费，包含WPS文字、WPS表格、WPS演示3大功能模块，与Office软件中的Word、Excel、PowerPoint功能类似，应用XML数据交换技术，可以无障碍兼容docx.xlsx.pptx等格式的文件，能够直接保存和打开Word、Excel和PowerPoint文件。同样地也可以用Microsoft Office编辑WPS系列文档。WPS Office的功能介绍如下。

• 文档创建和编辑：WPS Office中的WPS文字组件和Microsoft Office中的Word类似，它也具备新建文档，输入和编辑文档的功能。图1-27所示为使用WPS文字制作的商务会议时间安排表文档。
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  图1-27

• 表格制作和管理：WPS表格组件和Excel一样，可以制作和编辑多种类型的表格，包括对数据的计算和分析等。图1-28所示为WPS表格制作的报销申请单表格。
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  图1-28

• 演示文稿制作和播放：WPS演示组件可以像PowerPoint一样新建、编辑和播放演示文稿。图1-29所示为用WPS演示制作的公司考勤管理演示文稿。