1.3 办公自动化的功能

工作中存在大量的文件处理业务，如公文、表格和演示文稿的制作与管理等，办公自动化将这些独立的办公职能一体化。通过提高自动化程度，从而提高办公效率，进而获得了更大的效益。下面对其功能进行介绍。

1.3.1 文字处理

文字处理，即利用计算机处理文字的工作，是主要的文件处理业务之一。例如，常见的使用Word制作文档就属于文字处理。

1. 输入与编辑文字

在文字处理软件中可任意输入汉字、英文和数字等，并对其进行相应的编辑操作。主要包括设置文本格式，复制、粘贴、查找与替换文本等，还可根据需要在文档中添加图片等对象，以增加文档的可读性。图1-1所示为使用Word制作的宣传海报。

2. 文档版式编辑

在一篇文档中完成基本的文字输入和编辑操作后，还可设置文档的版式，完善文档制作效果。版式的设计主要包括设置文档页面中的各项参数，包括分栏、页码以及页眉和页脚等。通过版式的设计可使文档显得更加美观、规范和专业。

3. 表格制作

表格是一种非常直观的表达方式。表格往往比一段文字的表达效果更好。在OA中使用表格并对其进行格式设置，不仅可以美化文档，还能增加文档的说服力。

4. 文档的智能检查

在常见的文字处理软件中都提供了基本字典、自定义字典以及用户自定义的词库，通过使用这些工具可对文档进行拼写和语法检查，以确保用户在编辑文档时能够及时纠正出现的错误。

1.3.2 数据处理

数据处理是信息处理的基础，它是指将科学研究、生产实践和社会活动等各个领域的原始数据，用一定的设备和手段，按一定的目的加工成另一种形式的数据，即利用计算机对数据进行收集、存储、加工和传播等一系列活动的组合。

1. 方便快捷的数据录入

通过电子表格可以完成数据的快速录入，而且在录入的过程中，不仅能灵活地插入数据行或列，还能对有规律的数据实现自动生成，并根据函数生成特定的基于数据表的数据，同时进行自动计算等。

2. 根据数据快速生成相关图形或图表

图形或图表能更清晰地表达数据统计的结果。对于有数据的电子表格，可根据其强大的内嵌功能自由地选择模板生成图形或图表。当表格中的数据发生变化时，图形或图表也会根据新的数据发生相应的变化。

3. 强大的数据统计功能

电子表格中提供了统计各种数据的方法，常用的数据统计功能有数据排序、筛选和分类汇总等。合理使用数据统计功能可制作出工作中需要的各种表格。

1.3.3 图形图像处理

将信息转换成图形来描述，有助于用户理解信息的具体情况，加深印象。图形是指由外部轮廓线构成的矢量图，即由计算机绘制的直线、圆、矩形、图表等；而图像是指用数字点阵方式表示的场景画面。图形图像处理的基本流程如图1-2所示。

1. 图形和图像的输入

图形和图像的输入是图形图像处理的基础。图形和图像的输入设备有很多种，常见的图形输入设备有鼠标、数字化图形板和扫描仪等，常见的图像输入设备有扫描仪和数码相机等。

2. 图形和图像的存储和编辑

图形和图像的存储是将输入的图形或图像存储到计算机中的某个位置，存储之后即可对其进行编辑，包括裁剪大小、调整色调和转换格式等。

3. 图形和图像的识别和输出

图形图像的识别是指对图形图像的判定和区分，是图形图像处理的重要功能，如文字符号的识别和指纹鉴定等。对图形和图像进行处理后，即可将其输出到终端，常见的输出设备包括打印机等。

1.3.4 通信功能

OA系统的通信功能实现了各个部门之间的协同工作，与传统的办公系统相比，OA系统办公效率更高。OA通信功能主要包括及时提醒、远程通信、远程监控和屏幕互换4个方面。

当工作人员远离办公室，而又需要了解单位的某些数据时，即可通过网络远程连接计算机，完成相关办公工作，如图1-3所示。

1.3.5 文件处理

文件处理主要指对文件这一整体形式进行的各种处理，如文件的复印、输入、存储、管理和传输，以及邮件处理等。文件处理都是一项重要工作，传统的手工文件处理方式不仅效率低、消耗大，而且会占用工作人员大量时间进行分发、追踪和催办，且无法满足办公自动化和远程办公的要求。OA系统的文件处理系统真正实现了数字化办公，大大提高了工作效率，主要有以下两种功能。

• 资源共享：OA系统的网络可使内部成员方便地共享文件，经过授权的用户可通过访问网络资源来获取文件。
• 文件处理流程系统化：在传统的文件处理流程中，需要专门的人员进行分发或催办工作，而在OA系统中，可通过基于OA网络的文件处理系统真正实现网络化处理，有效减少处理时间，如图1-4所示。

1. 收发文件管理

收发文件管理主要包括公文的拟定、收发、审批、归档、查询检索和打印等工作，可实现文档收发的自动化。

2. 文件输入和存储

文件输入和存储就是实现对文件的自动输入，并将输入的信息存储起来。典型的文件输入和存储是通过缩微处理设备实现的。

3. 邮件处理

邮件处理是办公活动中最频繁的活动之一，它具有非常重要的作用。随着计算机、通信和网络技术的发展，电子邮件成为主流通信方式之一，具有传递信息迅速和方便记录保存等优点。