1.3 企业建账实务
1.3.1 基本任务
本章的基本任务是掌握企业建账的工作流程及具体内容。
企业建账资料
根据U8系统要求，整理中诚通信企业建账相关资料如下。
1. 用户及其权限
根据目前的岗位分工，整理U8系统的用户及其权限如表1-2所示。
表1-2 用户及其权限
注：为方便起见，所有用户口令均为空；所属部门均为“财务部”；认证方式均为“用户+口令”。
2. 账套信息
账套号：123
账套名称：中诚通信
启用会计期：2017年1月
单位名称：北京中诚通信有限责任公司
单位简称：中诚通信
单位地址：北京市丰台区公益大街100号
法人代表：马国华
税号：110105473287222
企业类型：工业
行业性质：2007年新会计制度科目
账套主管：王莉
基础信息：对存货、客户进行分类
分类编码方案
科目编码级次：422
客户分类编码级次：12
存货分类编码级次：12
部门编码级次：12
结算方式编码级次：12
收发类别编码级次：12
数据精度：2
建账完成后不进行系统启用。
企业建账指导
1. 以系统管理员身份登录系统管理
操作指导：
① 执行“开始”|“所有程序”|“用友U8V10.1”|“系统服务”|“系统管理”命令，进入“用友U8[系统管理]”窗口。
② 执行“系统”|“注册”命令，打开“登录”对话框。
③ “登录到”文本框中需要给定U8应用服务器的名称或IP地址。
以系统管理员身份登录系统管理
提示
在教学环境中采用单机方式实训时，数据服务器和应用服务器一般均为本机。企业信息化应用模式下，U8安装完成后要进行应用服务器和数据服务器、客户端和应用服务器的互联，此处应填写的是U8应用服务器的名称或IP地址。
④ 在“操作员”文本框中显示用友U8默认的系统管理员“admin”，系统默认管理员密码为空，如图1-3所示。
图1-3 以系统管理员身份登录系统管理
提示
用友U8默认的系统管理员为“admin”，不区分大小写字母；初始密码为空，可以修改。如设置系统管理员密码为“u8star”的方法是：在“登录”对话框中，选中“修改密码”复选框，单击【登录】按钮，打开“设置操作员密码”对话框，在“新密码”和“确认新密码”后面的文本框中均输入“u8star”，最后单击【确定】按钮返回系统管理界面。
⑤ 单击【登录】按钮，进入系统管理界面，最下面的状态栏中显示当前操作员[admin]，如图1-4所示。
图1-4 以系统管理员身份进入系统管理界面
提示
系统管理界面中显示为黑色的菜单项即为系统管理员在系统管理中可以执行的操作。请归纳一下，系统管理员在系统管理中拥有哪些权限？
2. 增加用户
操作指导：
① 以系统管理员身份注册进入系统管理，执行“权限”|“用户”命令，进入“用户管理”窗口。
增加用户
提示
只有系统管理员才有权限增加角色和用户。用户管理窗口中已存在的四位用户是U8系统预置的。管理员用户admin不可删除。
② 单击【增加】按钮，打开“操作员详细情况”对话框。
提示
在对话框中，蓝色字体标注的项目为必输项，其余项目为可选项。这一规则适用于U8所有界面。
③ 按表1-2中所提示的资料输入操作员信息。如输入账套主管401王莉的相关信息，如图1-5所示。
图1-5 增加用户
编号：用户编号在U8系统中必须唯一，即使是不同的账套，用户编号也不能重复。本例输入“401”。
姓名：准确输入该用户的中文全称。用户登录U8进行业务操作时，此处的姓名将会显示在业务单据上，以明确责任。本例输入“王莉”。
用户类型：有普通用户和管理员用户两种。普通用户指登录系统进行各种业务操作的人；管理员用户的性质与admin相同，他们只能登录系统管理进行操作，而不能接触企业业务。本例选择“普通用户”。
认证方式：提供用户+口令（传统）、动态密码、CA认证、域身份验证4种认证方式。用户+口令（传统）是U8默认的用户身份认证方式，即通过系统管理中的用户管理来设置用户的安全信息。本例采取系统默认。
口令：设置操作员口令时，为保密起见，输入的口令字在屏幕上以“*”号显示。本例不设置口令。
所属角色：系统预置了账套主管、预算主管、普通员工3种角色。用户可以执行“权限”|“角色”增加新的角色。本例选择所属角色“账套主管”。
每增加一个用户完成后，单击【增加】按钮继续增加下一位用户，全部完成后，单击【取消】按钮返回。
提示
如果定义了用户所属角色，则不能删除，必须先取消用户角色。
所设置的用户一旦被引用，便不能被删除。
如果操作员调离企业，可以通过“修改”功能注销“当前用户”。
3. 建立账套
操作指导：
① 以系统管理员的身份登录系统管理，执行“账套”|“建立”命令，打开“创建账套-建账方式”对话框。选中“新建空白账套”选项，单击【下一步】按钮，进行账套信息设置。
建立账套
提示
系统提供“新建空白账套”和“参照已有账套”两种建账方式。如果企业是第一次使用U8，可以选择“新建空白账套”方式建账。如果企业已经在用U8，但由于扩展分支机构等原因，需要建立一个与已有账套相似的账套，包含相同的基础档案和初始数据，企业可以选择“参照已有账套”方式建账。
② 账套信息。
已存账套：系统将已存在的账套以下拉列表框的形式显示，用户只能查看，不能输入或修改，目的是为了避免重复建账。
账套号：账套号是该企业账套的唯一标识，必须输入，且不得与计算机内已经存在的账套号重复。可以输入001-999中的3个字符。本例输入账套号123。
账套名称：账套名称可以输入核算单位的简称，必须输入，进入系统后它将显示在正在运行的软件的界面上。本例输入“中诚通信”。
账套语言：系统默认选中“简体中文”选项。从系统提供的选项中可以看出，U8还支持繁体中文和英文作为账套语言，但简体中文为必选。
账套路径：用来确定新建账套将要被放置的位置，系统默认的路径为“C:\U8SOFT\Admin”，用户可以人工更改，也可以单击“
”按钮进行参照选择输入。
启用会计期：指开始使用U8系统进行业务处理的初始日期。必须输入。系统默认为计算机的系统日期，更改为“2017年1月”。系统自动将自然月份作为会计核算期间。
提示
如果企业的实际会计核算期间与自然日期不一致，如企业以每月25日为结账日，25日以后的业务记入下个月，那么可以单击【会计期间设置】按钮，打开“会计月历-建账”对话框。系统根据前面“启用会计期”的设置，自动将启用月份以前的日期标识为不可修改的部分；而将启用月份以后的日期（仅限于各月的结束日期，至于各月的起始日期则随上月结束日期的变动而变动）标识为可以修改的部分。用户可以自行设置。
是否集团账套：不选择。
建立专家财务评估数据库：不选择。
输入完成后，如图1-6所示。单击【下一步】按钮，打开“创建账套-单位信息”对话框。
图1-6 创建账套-账套信息
③ 单位信息。
单位名称：必须输入企业的全称。企业全称在正式发票中使用，其余情况全部使用企业简称。本例输入“北京中诚通信有限责任公司”。
单位简称：用户单位的简称，最好输入。本例输入“中诚通信”。
其他栏目都属于任选项，参照所给资料输入即可。
输入完成后，如图1-7所示。单击【下一步】按钮，打开“账套信息-核算类型”对话框。
图1-7 创建账套-单位信息
④ 核算类型。
本币代码：必须输入。本例采用系统默认值“RMB”。
本币名称：必须输入。本例采用系统默认值“人民币”。
企业类型：系统提供了工业、商业、医药流通3种类型。如果选择“工业”，则系统不能处理受托代销业务；如果选择“商业”，则系统不能处理产成品入库、材料领用出库业务。本例采用系统默认值“工业”。
行业性质：用户必须从下拉列表框中选择输入，系统将按照所选择的行业性质预置科目。本例采用系统默认值“2007年新会计制度科目”。
账套主管：从下拉列表框中选择输入“[401] 王莉”。
按行业性质预置科目：如果希望系统预置所属行业的标准一级科目，则选中该复选框。本例选择“按行业性质预置科目”。
输入完成后，如图1-8所示。单击【下一步】按钮，打开“创建账套-基础信息”对话框。
图1-8 创建账套-核算类型
⑤ 基础信息。如果单位的存货、客户、供应商相对较多，可以对它们进行分类核算。如果此时不能确定是否进行分类核算，也可以建账完成后由账套主管在“修改账套”功能中重新设置。
按照本例要求，选中“存货是否分类”、“客户是否分类”两个复选框，如图1-9所示。单击【下一步】按钮，打开“创建账套-准备建账”对话框。
图1-9 创建账套-基础信息
⑥ 准备建账。单击【完成】按钮，弹出系统提示“可以创建账套了么？”，如图1-10所示。单击【是】按钮，系统依次进行初始化环境、创建新账套库、更新账套库、配置账套信息等工作，这个过程需要一段时间才能完成，需要耐心等待。完成以上工作后，打开“编码方案”对话框。
图1-10 创建账套-准备建账
⑦ 分类编码方案。为了便于对经济业务数据进行分级核算、统计和管理，系统要求预先设置某些基础档案的编码规则，即规定各种编码的级次及各级的长度。
按资料所给内容修改系统默认值，如图1-11所示，单击【确定】按钮，再单击【取消】按钮，打开“数据精度”对话框。
图1-11 编码方案
提示
科目编码级次中第1级科目编码长度根据建账时所选行业性质自动确定，此处显示为灰色，不能修改，只能设定第1级之后的科目编码长度。删除编码级次时从末级删除。
⑧ 数据精度定义。数据精度涉及核算精度问题。涉及购销存业务环节时，会输入一些原始单据，如发票、出入库单等，需要填写数量及单价，数据精度定义是确定有关数量及单价的小数位数的。本例采用系统默认。单击【确定】按钮，系统显示“正在更新单据模板，请稍等”信息提示。
⑨ 完成建账。完成单据模板更新后，系统弹出建账成功信息提示，如图1-12所示。单击【否】按钮，系统弹出“请进入企业应用平台进行业务操作！”信息提示框，单击【确定】按钮，返回系统管理界面。
图1-12 建账成功信息提示
提示
建账完成后，编码方案、数据精度、系统启用项目可以由账套主管在“企业应用平台”|“基础设置”|“基本信息”中进行修改。
4. 用户权限设置
（1）指定/取消账套主管
可以在3个环节中确定用户的账套主管身份。第一，在增加用户环节，指定用户所属角色为“账套主管”；第二，在建立账套环节指定某用户为该账套主管（见图1-8）；第三，在权限设置环节，如下所述。只有系统管理员能够指定账套主管。
操作指导：
① 以系统管理员身份注册进入系统管理，执行“权限”|“权限”命令，进入“操作员权限”窗口。
② 从窗口右上角账套列表下拉框中选择“[123]中诚通信”。
③ 在操作员列表中选择“demo”，选中“账套主管”复选框，系统弹出提示“设置用户：[demo]账套主管权限吗？”，如图1-13所示。
图1-13 指定账套主管
④ 单击【是】按钮，确定，用户demo拥有了账套主管权限。
指定取消账套主管
提示
一个账套可以设定多个账套主管。账套主管用户自动拥有该账套的所有操作权限。
⑤ 取消demo的账套主管权限。再次单击“账套主管”复选框，系统弹出提示“取消普通用户：【demo】账套主管权限吗？”单击【是】按钮，取消demo的账套主管权限。
（2）给操作员赋权
系统管理员和账套主管都可以给用户赋权，但两者在权限上有区别。系统管理员可以给系统中任何用户赋账套主管或其他权限；账套主管只能给自己所管辖的账套的用户赋权，而且不能赋账套主管权限。
操作指导：
① 在操作员权限窗口中，选择“[123]中诚通信”账套，再从操作员列表中选择“402方萌”，单击【修改】按钮。
② 选中“财务会计”前的“+”图标，选中“总账”前的“+”图标，展开“总账”，选中“出纳”复选框；展开“总账”、“凭证”，选中“出纳签字”和“查询凭证”复选框，如图1-14所示，单击【保存】按钮。
图1-14 为出纳方萌赋权
③ 同理，为“403 白亚楠”赋权。
给操作员赋权
难点
角色
京剧中有老生、小生、花旦等角色；学校有校长、系主任、教师等角色；财务人员中有会计主管、总账会计、出纳等角色。用友U8中，角色是指在企业管理中拥有某一类职能的组织，这个角色组织可以是实际的部门，也可以是由拥有同一类职能的人构成的虚拟组织。
【案例解析】
如果某集团公司有会计主管10位、总账会计30位、预算会计10位、出纳15位，现在让你给这65位人员分别赋权，应如何设置？
如果采用首先增加65位用户，然后再分别给65位用户进行赋权的方式，虽然可以达成，但操作过于烦琐，工作量大，容易出错。并且一旦用户角色发生变化，如小王以前担任出纳工作，现在调到总账会计岗，那么需要重新修改小王的权限。下面我们利用U8中角色设置轻松解决这类问题。
操作指导：
① 执行“权限”|“角色”命令，分别建立会计主管、总账会计、预算会计、出纳4种角色。
② 执行“权限”|“权限”命令，分别为以上角色赋予相应的权限。
③ 执行“权限”|“用户”命令，在建立每一位用户时将他们指定到对应的角色。角色权限自动传递给用户，这样就不用一一给用户赋权了。
以后用户角色一旦发生变化，在U8系统中只需要通过“修改”用户，取消小王的出纳角色，重新指定为总账会计角色即可。这样是不是简便很多呢？
提示
用户和角色设置不分先后顺序，但对于自动传递权限来说，应该首先设定角色，然后分配权限，最后进行用户的设置。这样在设置用户的时候，只要选择其归属哪一个角色，该用户将自动具有该角色的权限。
一个角色可以拥有多个用户，一个用户也可以分属于多个不同的角色。
5. 修改账套
如果在建账过程中有考虑不周或误操作之处，可以由账套主管在系统管理中对账套信息进行修改。
【拓展1】中诚通信2017年准备拓展海外业务，因此需要设置“有外币核算”业务。
操作指导：
① 执行“系统”|“注册”命令，打开“登录”对话框。录入操作员“401”（或王莉)，密码为空，单击“账套”栏的下三角按钮，选择“【123】（default)中诚通信”，如图1-15所示。
图1-15 以账套主管身份登录系统管理
修改账套
提示
如果此时系统管理员已经登录了系统管理，则应先通过执行“系统”|“注销”命令注销当前操作员，然后再由账套主管重新注册。
② 单击【登录】按钮，以账套主管的身份登录系统管理。浏览系统管理功能菜单，黑色字体功能项即为账套主管的权限范围。由此可见，账套主管有修改账套、账套库管理、为本账套用户赋权等权限。
③ 执行“账套”|“修改”命令，打开“修改账套”对话框。单击【下一步】按钮，找到“基础信息”对话框，选中“有无外币核算”复选框。依照系统提示完成账套修改。
6. 账套输出
为了保护计算机内数据安全，企业应定期进行数据备份。U8中提供了自动备份和人工备份两种方式，此处介绍人工账套输出的方法，自动备份输出方式在1.3.2节介绍。只有系统管理员有权限进行账套输出。
假设将本书所有实验存储于“E：\实验账套”文件夹中，则首先需要在“E：\”中建立“实验账套”目录，再在该目录中分别建立“企业建账”、“基础设置”等文件夹，用于存放本书中各实验结果。将本账套输出至“E：\实验账套\企业建账”中步骤如下。
操作指导：
① 以系统管理员身份注册进入系统管理，执行“账套”|“输出”命令，打开“账套输出”对话框。
② 从“账套号”下拉列表中选择要输出的账套，在“输出文件位置”输入框中选择“E：\实验账套\企业建账”，如图1-16所示。
图1-16 账套输出
③ 单击【确认】按钮，系统将对企业账套数据库进行整理，稍候，系统弹出提示框“输出成功！”，单击【确定】按钮。
④ 账套输出之后在指定路径下形成两个文件：UFDATA.BAK和UfErpAct.Lst。这两个文件不能直接打开，只能通过系统管理中的账套引入功能引入U8中，才能正常查询。
账套输出
提示
输出账套之前，最好关闭所有系统模块。如果将“删除当前输出账套”复选框选中，系统会先输出账套，然后进行删除确认提示，最后删除当前账套。
1.3.2 拓展任务
1. 设置自动备份计划
设置自动备份计划是一种由系统自动备份数据的方式。利用该功能，可以实现定时、自动输出多个账套，有效减轻了系统管理员的工作量，保障了系统数据安全。
【拓展2】设置自动备份计划如下：
计划编号：2017-1
计划名称：123账套备份
备份类型：账套备份
发生频率：每天
发生天数：1
开始时间：22:00
有效触发：2
保留天数：15
备份路径：D:\账套备份
账套：123北京中诚通信有限责任公司
操作指导：
① 在D：盘中新建“账套备份”文件夹。
② 以系统管理员身份登录系统管理，执行“系统”|“设置备份计划”命令，进入“备份计划设置”窗口。
③ 单击【增加】按钮，打开“备份计划详细情况”对话框。
④ 录入计划编号“2017-1”、计划名称“123账套备份”；单击“发生频率”栏的下三角按钮，选择“每天”；在“发生天数”栏默认“1”；在“开始时间”栏录入“22:00:00”；在“保留天数”栏输入15；单击【增加】按钮，选择“D:\账套备份”文件夹为备份路径；选中“123中诚通信”作为备份账套，如图1-17所示。
图1-17 增加备份计划
⑤ 单击【增加】按钮，保存备份计划设置，单击【取消】按钮退出。
设置自动备份计划
2. 应用服务器配置
用友U8是运行于局域网环境下的C/S架构的应用软件，采用三层架构体系，即逻辑上分为数据服务器、应用服务器和客户端。数据服务器上存放U8所有的数据；应用服务器为客户端提供应用服务。采用三层架构体系，可以提供系统的效率与安全性。
物理上，既可以将数据服务器、应用服务器和客户端安装在一台计算机上，即单机应用（模式学校教学多数采用单机模式）；也可以将数据服务器和应用服务器安装在一台计算机上，将客户端安装在另一台计算机上；还可以将数据服务器、应用服务器和客户端分别安装在不同的3台计算机上。如果在服务端和客户端安装了不同的内容，需要进行三层结构的互联。
（1）应用服务器与数据服务器的连接
操作指导：
① 执行“开始”|“所有程序”|“用友U8V10.1”|“系统服务”|“应用服务器配置”命令，打开“U8应用服务器配置工具”对话框，如图1-18所示。
图1-18 U8应用服务器配置工具
② 双击“数据库服务器”按钮，打开“数据源配置”对话框，如图1-19所示。
图1-19 数据源配置
③ 默认数据源为（default），目前数据服务器为“PEIXUN”。可以新建数据源或修改现有数据源。
应用服务器与数据服务器的连接
（2）客户端与应用服务器的连接
在U8系统登录界面“登录到”文本框（见图1-3）中就是指定客户端要登录到的应用服务器的名称或IP地址。