2.4　会计电算化档案管理要求

电算化档案管理是重要的会计基础工作之一，单位必须加强对会计档案管理的领导，建立和健全会计档案的立卷、归档、保存、调阅和销毁管理制度，切实把会计档案管好。单位实现会计电算化后，鉴于会计档案的磁性化和不可见特点，《会计法》对会计电算化档案的管理做了相应的基本要求。

会计电算化档案是指以磁性介质存储在计算机中的会计数据和计算机打印的书面形式的会计信息，包括记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等，以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档程序和其他会计资料。严格来说，会计电算化档案资料的内容多于传统的手工会计核算。

计算机内会计数据的打印输出和保存是替代手工记账单位的重要工作。采用电子计算机打印输出的会计凭证、账簿和报表应当符合国家统一会计制度的要求，必须采用中文或中外文对照，字迹要清晰，保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。

如果采用磁带、磁盘和光盘等存储介质保存会计档案，则由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。

会计电算化档案管理的主要任务是监督和保证电算化核算软件按照要求生成各种会计档案，同时保证会计档案的安全和完整，做好保密工作，从而使会计档案得到合理和有效的利用。

会计电算化档案管理要求做到以下几点。

（1）保存打印出的纸质会计档案。

由于电子数据的特殊性，一般在实行会计电算化后，要求将有关记录会计业务的资料进行打印输出，一方面能够保证会计档案的长期保存，另一方面也能实现会计档案的证据作用，便于追查和确定会计责任。

会计电算化大部分会计档案以电子数据的形式存放在磁盘、光盘等存储介质中，具有一定的不安全性，同时有的电子数据也不具有法律效力。因此，要求已经实现会计电算化核算的单位，其会计档案必须打印输出，以纸质形式按《会计档案管理办法》进行保管。

实行会计电算化，根据原始凭证在计算机上直接编制记账凭证，由计算机打印输出。记账凭证上应有录入人员、复核人员与会计主管的签名和盖章，收、付款凭证还应有出纳的签名和盖章。

打印生成的记账凭证视同手工填制的记账凭证立卷归档管理。保存打印输出的纸质会计档案，相关规定如下。

1）现金日记账和银行日记账要求每天打印输出，做到日清月结。日记账的打印，由于受到打印机的限制，可采用计算机打印输出的活页账页装订成册，要求每天登记并打印；如果每天业务较少、不能满页打印的，可按旬打印输出。

2）明细账要求每年打印一次或在需要的时候打印输出。一般账簿可以根据实际情况和工作需要按月或按季、按年打印输出。发生业务少的账簿，可满页打印，然后装订成册进行保管；业务量较大的，如电子账记录满一个整页，可先打印输出整页账册。在保证账簿清晰的条件下，打印机打印输出的账簿中表格线应适当减少。

3）会计电算化后，在所有记账凭证数据和明细账数据都存储在计算机内的情况下，总账一般用“总分类科目余额、发生额对照表”替代，“总分类科目余额、发生额对照表”一般要求每月打印一次。

4）会计报表每月打印一次进行保管。

各单位每年形成的会计档案，都应由财务部门按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册。当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由本单位财务部门保管1年。期满后，原则上应由财会部门编造清册并移交本单位档案部门保管。

（2）制订与实施会计电算化档案管理制度。

档案管理制度一般有以下内容。

1）存档的手续，如审批手续、打印输出的账表，必须有会计主管、系统管理员的签章才能存档保管。

2）各种安全和保密措施。

3）档案管理员的岗位责任制度。

4）档案分类管理办法。

5）档案使用的各种审批手续。

6）各类文档的保管期限及销毁手续。

会计凭证、会计账簿和会计报表等会计档案保管期应按照《会计档案管理办法》的规定执行。

（3）会计电算化档案安全和保密措施。

会计电算化档案管理应由专人负责，并严格执行财政部有关规定。

对电算化档案要做好防磁、防火、防潮、防尘和防虫蛀等工作。重要会计档案应有双备份，存放在两个不同的地点，最好在两个不同的建筑物内。

对采用存储介质保存的会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于存储介质损坏而使会计档案丢失。对会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，保管截止日期是该软件停止使用或有重大更改后5年。

各单位保存的会计档案应为本单位积极提供利用，在向外单位提供利用时，档案原件原则上不得外借。

各单位对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。