2.5　建设工程监理的组织协调

2.5.1　建设工程监理组织协调的概述

2.5.1.1　组织协调的概念与目的

在建设工程实施监理过程中，为了实现项目目标，组织协调工作是必不可少的。所谓组织协调工作，是指为了实现项目目标，监理人员所进行的监理机构内部人与人之间、机构与机构之间以及监理组织与外部环境组织之间的沟通、调和、联合和联结工作，以达到在实现项目总目标的过程中，相互理解信任、步调一致、运行一体化。组织协调工作最为重要，也最为困难，是监理工作能否成功的关键。只有通过积极的组织协调，才能实现整个系统全面协调控制的目的。

建设工程监理组织协调的目的就是对项目实施过程中产生的各种关系进行疏导，对产生的干扰和障碍及时排除或缓解，解决矛盾，处理争端，使整个项目的实施过程处于一种有序状态，并不断使各种资源得到有效合理的优化配置，实现所监理项目质量好、投资省、工期短，最终实现预期的目标和要求。

2.5.1.2　组织协调的分类

按监理人员与被协调对象之间的组织关系的“远、近”程度可分为组织内部协调、“近外层”协调、“远外层”协调三类。

1）项目监理机构内部协调包括与监理单位的内部协调和项目监理机构自身组织的内部协调。

2）近外层协调是与工程项目建设有合同关系单位之间的协调。如建设单位（甲方代表）、勘察、设计、总施工单位、专业分包单位、供货商、招标代理单位等，协调主要是相互配合，履行合同义务，共同实现项目目标。

3）远外层协调指的是与社会环境单位的协调，与工程项目建设没有合同关系，这些单位一般是政府执法部门或相关管理机构，主要的任务是维护社会公共利益，协调主要是联络沟通，满足远外层单位对建设项目的要求。

2.5.1.3　组织协调内容

（1）项目监理机构的内部协调

1）建立项目监理机构并明确各部门的组织管理关系。明确各部门和各岗位的目标、职责和权限，制定监理工作制度和工作程序，并在监理规划中明确。

2）召开监理工作交底会议。介绍工程项目的前期工作情况和监理规划交底。

3）发挥总监理工程师的核心作用。

4）建立内部沟通机制。

（2）项目监理机构的近外层协调

近外层协调主要是指监理组织（企业）与建设单位（业主）、勘察设计单位、施工单位、材料设备供应等参与工程建设单位之间关系的协调。

1）监理企业与业主的协调。工程项目法人责任制与建设工程监理制这两大体制的关系，决定了业主与监理企业这两类法人之间是一种平等的关系，是一种委托与被委托、授权与被授权的关系，更是相互依存、相互促进、共兴共荣的紧密关系。监理工程师应从以下几方面加强与业主的协调。

首先，监理工程师要清楚建设工程总目标，理解业主的建设意图。我国的实际情况是监理工程师一般不能参与项目决策过程，因此在开展监理工作之前必须了解项目构思的基础、起因和出发点，否则可能对监理目标及完成任务有不完整的理解，导致实际监理工作困难。

其次，监理工程师要利用工作之便做好监理宣传工作，增进业主对监理工作的理解，特别是对建设工程管理各方职能及监理程序的理解，以自己规范化、标准化、制度化的工作去影响和促进双方工作的协调一致。

最后，监理工程师要尊重业主，让业主一起投入到建设工程的全过程中，力求业主满意。对于业主提出的不适当要求，应寻求适当时机，以合适的方式进行说明和解释，以避免不必要的误解。

2）监理企业与承建商的协调。这里所说的承建商，不单是指施工企业，而是包括承接工程项目规划的规划单位、承接工程勘察的勘察单位、承接工程设计业务的设计单位、承接工程施工的总承包和分包单位，以及承接工程设备、工程构件和配件的加工制造单位在内的所有承建商。也就是说，凡是承接工程建设业务的单位，相对于业主来说，都叫作承建商。与承建商之间的协调，监理工程师要注意以下几个方面。

首先，要坚持原则，实事求是，严格按规范、规程办事，讲究科学的态度。在监理工作中，监理工程师应强调各方面利益和建设工程总目标的一致性，鼓励承建商将工程的实际进展状况、实施结果和遇到的困难及意见及时向监理方汇报，以找出影响目标控制可能的干扰因素。双方了解得越多、越深刻，监理工作中的对抗和争执就会越少。

其次，要注意协调的方式和方法。与承建商的协调工作不仅是方法问题、技术问题，更是语言艺术、感情交流和用权适度的问题。如何用高超的协调能力，把正确的协调意见表达出来，使对方容易接受，使各方都能满意，这是监理工程师必须仔细研究的问题。

（3）项目监理机构的远外层协调

远外层协调主要指监理组织（企业）与政府有关部门、社会团体等单位之间关系的协调。一个建设工程的开展还存在政府部门及其他单位的影响，如政府部门、金融组织、社会团体、新闻媒介、毗邻单位等，它们对建设工程起着一定的控制、监督、支持、帮助作用，这些关系若协调不好，建设工程实施也可能严重受阻。

1）与政府部门的协调　工程质量监督站是由政府授权的工程质量监督的实施机构，对委托监理的工程，质量监督站主要是核查勘察设计单位、施工单位和监理单位的资质，监督这些单位的质量行为和工程质量。监理单位在进行工程质量控制和质量问题处理时，要做好与工程质量监督站的交流和协调。

重大质量、安全事故，在承包商采取急救、补救措施的同时，应敦促承包商立即向政府有关部门报告情况，接受检查和处理。

建设工程合同应送公证机关公证，并报政府建设管理部门备案；协助业主的征地、拆迁、移民等工作要争取政府有关部门支持和协作；现场消防设施的配置，宜请消防部门检查认可；要敦促承包商在施工中注意防止环境污染，坚持做到文明施工。

2）与社会团体的协调　一些大中型建设工程建成后，不仅会给业主带来效益，还会给该地区的经济发展带来好处，同时给当地人民生活带来方便，因此必然会引起社会各界关注。业主和监理单位应把握机会，争取社会各界对建设工程的关心和支持。这是一种争取良好社会环境的协调。

对本部分的协调工作，从组织协调的范围看是属于远外层的管理。根据目前的工程监理实践，对远外层关系的协调，应由业主主持，监理单位主要是协调近外层关系。如业主将部分或全部远外层关系协调工作委托监理单位承担，则应在委托监理合同专用条件中明确委托的工作和相应的报酬。

2.5.2　组织协调的方法与要点

2.5.2.1　组织协调方法

监理机构进行组织协调可以采用如下方法。

（1）会议协调法

会议协调法是建设工程监理中最常用的一种协调方法，实践中常用的会议协调法包括第一次工地会议、监理例会、专业性监理会议（工程监理三大会议）等。

1）第一次工地会议　第一次工地会议是建设工程尚未全面展开前，履约各方相互认识、确定联络方式的会议，也是检查开工前各项准备工作是否就绪并明确监理程序的会议。第一次工地会议应在项目总监理工程师下达开工令之前举行，会议由建设单位主持召开，监理单位、总承包单位的授权代表参加，也可邀请分包单位参加，必要时邀请有关设计单位人员参加。

第一次工地会议应包括以下主要内容：

①建设单位、承包单位和监理单位分别介绍各自驻现场的组织机构、人员及其分工；

②建设单位根据委托监理合同宣布对总监理工程师的授权；

③建设单位介绍工程开工准备情况；

④承包单位介绍施工准备情况；

⑤建设单位和总监理工程师对施工准备情况提出意见和要求；

⑥总监理工程师介绍监理规划的主要内容；

⑦研究确定各方在施工过程中参加工地例会的主要人员，召开工地例会周期、地点及主要议题。

第一次工地会议纪要应由项目监理机构负责起草，并经与会各方代表会签。

2）监理例会　监理例会是由总监理工程师或其授权的专业监理工程师主持，按一定程序召开的，研究施工中出现的计划、进度、质量及工程款支付等问题的工地会议。监理例会应当定期召开，宜每周召开一次，参加人包括：项目总监理工程师（也可为总监理工程师代表）、其他有关监理人员、承包商项目经理、承包单位其他有关人员。需要时，还可邀请其他有关单位代表参加。

工地例会应包括以下主要内容：

①检查上次例会议定事项的落实情况，分析未完事项原因；

②检查分析工程项目进度计划完成情况，提出下一阶段进度目标及其落实措施；

③检查分析工程项目质量状况，针对存在的质量问题提出改进措施；

④检查工程量核定及工程款支付情况；

⑤解决需要协调的有关事项；

⑥其他有关事宜。

3）专题会议　专题会议是由总监理工程师或其授权的专业监理工程师主持或参加的，为解决监理过程中的工程专项问题而不定期召开的会议。为解决监理工作范围内工程专项问题，项目监理机构可根据需要主持召开专题会议，并可邀请建设单位、设计单位、施工单位、设备供应厂商等相关单位参加。此外，项目监理机构可根据需要，参加由建设单位、设计单位或施工单位等相关单位召集的专题会议。

（2）交谈协调法

在实践中，有时可采用“交谈”这一方法。交谈包括面对面的交谈和电话交谈两种形式。无论是内部协调还是外部协调，这种方法使用频率都是相当高的。其原因在于：

1）保持信息畅通。由于交谈本身没有合同效力及其方便性和及时性，所以建设工程参与各方之间及监理机构内部都愿意采用这一方法进行。

2）寻求协作和帮助。在寻求别人帮助和协作时，往往要及时了解对方的反应和意见，以及采取相应的对策。另外，相对于书面寻求协作，人们更难于拒绝面对面的请求。因此，采用交谈方式请求协作和帮助比采用书面方法实现的可能性要大。

3）及时发布工程指令。在实践中，监理工程师一般都采用交谈方式先发布口头指令，这样，一方面可以使对方及时地执行指令；另一方面可以和对方进行交流，了解对方是否正确理解了指令。随后，再以书面形式加以确认。

（3）书面协调法

当会议或者交谈不方便或不需要时，或者需要精确地表达自己的意见时，就会用到书面协调的方法。书面协调方法的特点是具有合同效力，一般常用于：不需双方直接交流的书面报告、报表、指令和通知等；需要以书面形式向各方提供详细信息和情况通报的报告、信函和备忘录等；事后对会议记录、交谈内容或口头指令的书面确认。

（4）访问协调法

访问法主要用于外部协调中，有走访和邀访两种形式。

走访是指监理工程师在建设工程施工前或施工过程中，对与工程施工有关的各政府部门、公共事业机构、新闻媒介或工程毗邻单位等进行访问，向他们解释工程的情况，了解他们的意见。

邀访是指监理工程师邀请上述各单位（包括业主）代表到施工现场对工程进行指导性巡视，了解现场工作。因为在多数情况下，这些有关方面并不了解工程，不清楚现场的实际情况，如果进行一些不恰当的干预，会对工程产生不利影响。这个时候，采用访问法可能是一个相当有效的协调方法。

（5）情况介绍法

情况介绍法通常是与其他协调方法紧密结合在一起的，它可能是在一次会议前，或是一次交谈前，或是一次走访或邀访前向对方进行的情况介绍。形式上主要是口头的，有时也伴有书面的。介绍往往作为其他协调的引导，目的是使别人首先了解情况。因此，监理工程师应重视任何场合下的每一次介绍，要使别人能够理解你介绍的内容、问题和困难、你想得到的协助等。

2.5.2.2　监理工程师组织协调要点

组织协调工作涉及面广，受主观和客观因素影响较大，所以监理工程师知识面要宽，要有较强工作能力，能因地制宜、因时制宜处理问题。在实际工作当中，监理工程师应把握好下列事项：

（1）监理指令和审批

监理指令和审批包括监理通知、工程暂停指令、不合格项目处置记录、进度计划审批、工程延期审批、费用索赔审批、工作联系单等，用来协调与项目法人和承包单位的关系。

（2）监理例会和专题会议

监理例会要定期召开，专题会议根据需要召开，协调与项目法人和承包单位的关系，会后要形成会议纪要，明确各方的责任、需承担的工作、完成的时间和相互的协调配合等。

（3）监理月报

监理月报是与项目法人进行协调的重要方法，应比较完整地反映监理工作的情况、监理的意见和需要由项目法人解决的问题等。

（4）现场协调

质量、进度、造价控制有时需要进行现场协调，特点是直观、准确、快捷，但现场协调后要形成文字意见。

（5）个别交换意见

当有重大问题、复杂问题需要协调解决时，首先与有关方面个别沟通情况和交换意见，看法基本一致后开会解决，避免把问题激化搞僵。另外每次监理例会之前总监要与项目法人代表先交换意见，有时与承包单位的项目经理也要先交换意见，这样可以大大提高例会的质量，加快解决问题的时间。

（6）汇报

项目监理部要主动向监理公司汇报工作，反映实际情况，积极争取各级的支持和帮助。除监理月报外，也应主动向项目法人汇报监理工作，以此取得项目法人的理解和支持。