3.8 档案管理流程

1.档案管理的目的

规范公司各类文件资料档案的分类、整理、鉴定、立卷、归档、保管、借阅、利用、销毁等管理工作。

2.档案的管理机构及其职责划分

（1）文书、资料结案后，原稿由公司行政管理部所辖档案室归档。档案室的主要职责如下：

1）制定或参与制定档案工作的规章制度。

2）对本公司其他部门文件材料的归档工作进行指导和监督。

3）做好本公司各类档案的收集、整理、保管和利用工作。

4）做好永久性档案向有关档案机构的移交工作。

5）提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理的信息化、现代化。

（2）各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存相关文书、资料的影印本。

（3）分公司的档案分类目录及编号原则由总公司行政管理部统一制定。

3.档案的种类

房地产公司所有档案一般可分为12类，具体见表3-7。

表3-7 房地产公司档案的种类

4.档案的收集、立卷、归档

（1）文件点收。

1）各部门兼职档案员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料递交档案室立卷归档。

2）移交档案要填写档案移交清单（表3-8），移交清单一式两份，双方签字后各执一份。

表3-8 档案移交清单

3）文件结案移送归档时，档案管理人员应根据以下原则点收。

①检查文件的文本及附件是否完整签认。

②文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门相关科室。

③与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。

（2）档案文件的鉴定。

在档案文件的收集过程中，对资料进行去粗取精等工作，确定资料的利用价值，并将最终决定立卷归档的文件资料报送行政管理部经理、行政副总鉴定审批。

（3）文件整理。点收文件后，应依下列方式进行整理：

1）中文竖排文件以右方装订为原则，中文横排或外文文件则以左方装订为原则。

2）右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角，理齐钉牢。

3）文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。

（4）立卷归档的时间。

1）凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在3日内递交行政管理部档案室立卷归档。

2）对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务部门的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。

（5）立卷归档的要求。

1）归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起。

2）立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，填写备考表，注明保管期限。

3）填写案卷一律用碳素墨水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。

4）立卷应以本部门形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动的状况和面貌。

5）立卷应以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。

6）立卷应把上级文件与本公司文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。

7）立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。

8）文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。

9）各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。

10）声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档的声像资料必须是原版且原件清晰、完整。

5.档案维护与保管

（1）档案保管工作应做到四“不”：不散（不使档案分散）、不乱（不使档案互相混乱）、不丢（档案不丢失不泄密）、不坏（不使档案遭到损坏）。

（2）档案保管工作应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。

6.档案的借阅与利用

（1）档案主要供本公司内部利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人员须持介绍信并经公司领导批准，可查阅无密级档案。

（2）各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案的部门领导批准后方可借阅。

（3）档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，如有违纪，酌情处罚。

（4）对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。

（5）必要时，档案室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理人员不可擅自以档案资料做解释或下结论。

（6）档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以做短期外借，最多为10天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。

（7）借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。

档案借阅审批单见表3-9。

表3-9 档案借阅审批单

（8）重要档案借阅管理流程图（图3-4）。

图3-4 重要档案借阅管理流程图

7.档案清理与销毁

（1）档案管理人员应及时擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年更换时，依规定清理一次。

（2）对已失去作用的或超过保存期限的档案，由档案管理人员登记造册，经档案室主任和档案形成部门领导共同鉴定，报分管副总批准后，按规定销毁。

（3）经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。

（4）销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为他用，或当作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。

8.档案保密管理

（1）档案管理人员和借阅档案人员要树立高度的政治责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。

（2）档案按保密等级划分，分为无密级档案、秘密级档案、机密级档案、绝密级档案四类。

（3）有密级档案只许在档案室查阅，不许带离本室。有密级档案复制时需经公司档案室主任或副总以上领导批准。

（4）有密级档案只限归档人使用，其他人员利用时需经档案室主任或副总以上领导批准。

（5）对已到保密期限的档案要请相关部门领导和档案室主任鉴定解密，对解密档案做无密级档案管理，及时提供利用。

（6）档案管理员丢失或擅自提供、泄露机密，应根据情节轻重给予纪律处分，直至依法追究刑事责任。

（7）公司在职工作人员调离时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案。档案室审查无误签字后，才能调离。档案室工作人员的调离应由档案室主任监督办理，在其档案交接之后方能调离。