3.7 法务工作管理流程

1.法务工作管理总则

为了切实履行总公司法务的职能、规范总公司法务管理工作，特制订了《总公司日常法律事务处理流程》《诉讼法律事务管理流程》《合同法律审查事务流程》《法务例会管理流程》《法务档案管理流程》和《总公司商标管理流程》。

2.总公司日常法律事务管理流程

为规范总公司日常法律事务处理和对各分公司法务事务的管理工作，特制订本流程。

（1）总公司各部门须将各类书面法律文件报送总公司行政管理部审阅，并由总公司法务签署意见。对未经法务审核的合同等法律文件应拒绝用印。

上述法律文件是指能够产生法律效力或法律后果的各种形式的文件。

（2）总公司日常法律事务的处理流程。

法律事务的处理流程为：移交→补充调查→审查处理→总结预警。

1）移交。总公司相关部门将须审查的法律事务移交总公司法务，移交应及时、全面、准确。

2）补充调查。总公司法务对移交的法律事务如认为信息资料不全面的，应进行补充调查。

3）审查处理。

①总公司法务调查、收集资料后，应对有关事实和法律规定进行详细分析，提出处理意见，意见应当明确、具体。

②审查时限：总公司法务在收齐有关送审资料后，对于简单的法律事务，应在当日出具意见；对于重大、疑难、复杂的法律事务，应在3个工作日内出具意见；工作量大，或者法务人员正经办多项法律事务且难以按照上述时限办理完毕时，可根据法律事务的轻重缓急程度适当延长处理时间，以确保法律事务的处理质量，但最长不超过4个工作日。总公司对审批时限有特殊规定的，执行具体规定。

③总公司法务可要求送审部门按照出具的法律意见进行修改，如有不同意见应及时反馈。

④对于项目月报中涉及的法律问题需要处理的，总公司法务应及时提出法务意见，并会同总公司其他业务部门共同反馈给各分公司。

4）总结预警。

法律事务审查处理完毕后，对于可推广的或者可较大范围作为预警示范的法律事务，总公司法务须及时进行总结，提出书面报告或者分析意见，并提出纠正和预防措施，报主管副总裁批准后及时通报总公司其他各部门和各分公司法务。

（3）原则上各分公司自行处理日常法律事务，各分公司法务人员是各分公司法律事务的首要责任人，总公司法务主要通过业务指导和监督考核等实现对各分公司的法务工作的管理。

3.诉讼法律事务管理流程

为进一步规范总公司及各分公司诉讼法律事务管理工作，使诉讼案件能够得到及时、高质量的处理，特制订本流程。

（1）本制度所称诉讼法律事务是指以总公司及各分公司为一方当事人，通过人民法院、仲裁委员会，采用诉讼或仲裁方式解决纠纷的活动。

凡发生在总公司和/或各分公司涉及总公司和/或各分公司利益的诉讼法律事务一律适用本制度的规定。

总公司及各分公司作为第三人参加诉讼或仲裁的，按本制度执行。

（2）总公司和各分公司在签署各类合同、协议时，关于法律管辖条款应约定适用有利于总公司和各分公司进行诉讼的法院管辖，不得选择仲裁方式解决，如特殊情形须选择仲裁方式解决的必须报总公司法务审批。

（3）总公司行政管理部或各分公司的法务负责总公司和各分公司诉讼法律事务的管理。各分公司法务人员是各分公司诉讼法律事务的第一责任人。

（4）如需要聘请外部律师协助处理诉讼案件，则必须报总公司立项审批会批准。

（5）各分公司法务应当将各分公司发生过的和正在发生的所有诉讼案件信息随时输入“总公司案件信息管理系统”，一事一录，建立总公司诉讼案件信息库。

（6）各分公司法务应在诉讼法律事务发生后3个工作日内向总公司法务通报案件情况。在案件处理过程中，各分公司应将案件的进展状况及时向总公司法务进行通报并和总公司法务保持密切联系。总公司法务根据案件具体情况，为各分公司提供案件处理意见及建议。

（7）对标的额500万元以上的及总公司其他制度要求的合同，由各分公司法务进行初审，总公司行政管理部负责复审。

（8）总公司行政管理部重点督办、关注、必要时直接处理诉讼标的额100万元以上的案件；诉讼标的额100万元以下但属于疑难诉讼或可能引发群诉的案件或对项目经营有重要影响的案件，总公司行政管理部将视具体情况决定派相关人员前往各分公司协助进行处理。

（9）诉讼法律事务办理完结后，由法务人员按照法律事务档案管理要求以及总公司《档案管理制度》、档案管理工作指引等规定的要求，整理案卷资料并归档。

（10）总公司行政管理部每半年召集一次法务体系工作会议，对每半年度发生的诉讼案件进行专门研究，总结胜诉经验，反思败诉教训，研究制订相应的应对措施。

（11）各分公司法务人员应当按上市审计要求提交季度、半年度、年度未结诉讼案件明细。

（12）总公司行政管理部和各分公司法务在处理案件的过程中发现相关人员存在重大过失导致分公司损失的，可建议对相关责任人予以处罚、追究责任。

4.合同法律审查事务管理流程

为了引导总公司法务和各分公司法务人员加强对合同的法律审查，特制订本流程。

（1）本流程所称合同是指总公司或各分公司作为一方，与其他平等主体的自然人、法人及其他组织设立、变更、终止民事权利义务的约定或者具有合同效力的法律文件。

（2）标的额500万元以上的合同，由各分公司法务进行初审，总公司法务负责复审。

（3）除非有特殊考虑，对各类合同的法律审查应注意以下要点：

1）对当事人权利、义务的规定须明确、具体。

2）文字表达要清楚、准确。

3）能够实现合同交易目的。

4）签约主体资格有效。

5）合同种类性质确切。

6）合同标的或交易要求明确。

7）合同签署方式及合同内容有效。

8）合同条款（含违约责任条款）具有可操作性。

9）合同订立后变更、解除、终止的可能性。

10）需要履行的行政审批或备案手续。

11）纠纷发生的可能、争议解决的便利（应当选择便于各分公司诉讼的争议管辖法院，不得选择仲裁管辖，如有例外情形，应上报总公司法务批准）。

12）潜在风险问题。

各分公司在合同管理中，应认真参照总公司制订的相关合同业务标准化指引。

（4）法务人员负责对合同进行法律审核，并应提出审核意见，并由审核人签字。

法务人员的审核意见应与合同审批文件存档备查。

（5）对法律审核中发现合同存在的重大错误、遗漏和不妥之处，应当予以明确并提出修改意见。合同承办部门修改之后，应当重新提交审核。

（6）法务人员应按照《法务档案管理流程》及时将重大合同副本及相关审核资料存档备查。

（7）总公司及各分公司根据需要应建立健全合同示范文本体系。

对于总公司统一下发的合同示范文本，各分公司应当统一推行使用，需做变通的，应经总公司行政管理部及相关管理部门审查。

各分公司需要自行出台或修订自行出台的合同示范文本的，应经总公司行政管理部事先审查通过后方可在各分公司内部推行。

（8）总公司通过审批例会对每一个合同立项、每一单变更签证、每一份合同结算进行审批，未经总公司审批的，不得签署。

（9）各分公司法务人员除了应注重对合同文本的审核，还应当关注履约、违约等合同行为。

（10）法务人员对招标文件和用印文件参照本要求予以审查，经法务及相关管理部门审查通过后，方能办理招标文本发售、用印事宜。

（11）严格执行《合同管理流程》的其他要求。

5.法务例会管理流程

为了提高法律事务例会的质量和效率，加强法务工作的整体统筹性和针对性，特制订本流程。

（1）本流程所称“总公司法务例会”是指：根据工作程序或工作需要召开的旨在分析研究、安排部署法律事务工作的会议（以下称“法务例会”）。

（2）法务例会的参会人员为总公司及各分公司的全体法务。

（3）法务例会原则上定期召开（如每两周一次），如遇特殊情况，将另行安排日期召开。法务例会由总公司行政管理部召集并主持，主要采取电话会议或其他方式。

（4）各公司法务因公不能按照预定时间参会的，应提前通知总公司行政管理部，由总公司行政管理部考虑是否延期或者另行专门小范围补充召开会议。

（5）法务会议主要包括“诉讼事务、非诉讼事务和重大法律事务”。

（6）法务例会一般包括以下议题：

1）跟踪上次例会各分公司未解决问题的进展情况。

2）逐项分析经各分公司梳理出的新的法律事务报告。

3）明确法务管理工作阶段性要点，明确需要检查纠正的事项。

4）研讨各分公司普遍关注的热点、疑难法律问题。

5）征求意见或解答专门问题，研究改进工作方法。

6）通报重大法律事项、重大案件情况。

7）其他需要通过“法务例会”处理的事项。

（7）各公司法务应当提前将需要提交本次法务会议的事项按照总公司法务统一下发的法务工作汇总表（表3-6）格式报送总公司法务指定的电子邮箱，报送时间应早于本次法务例会召开的24小时之前。

表3-6 公司法务工作汇总表

（续）

（8）总公司和分公司法务平时应随时积累法律事务资料，汇编法务工作汇总表，并按照《法务档案管理流程》随时归档。

（9）分公司法务对于个别问题应随时处理、及时沟通，复杂事项书面沟通，尽量避免琐碎事务或不成熟的事项影响法务例会效率。

（10）各分公司报送信息应当符合格式要求，内容要全面、精准、简练，但不能过于简单导致首次阅读的人无法理解书面报送信息的基本情况。

（11）总公司和分公司法务人员在法务例会的发言应当言简意赅，层次分明，观点明确，尊重总公司法务对会议的安排，并自觉维护会议秩序。

（12）法务例会会议纪要。

1）法务例会由总公司法务专人记录，正常情况下，记录人应当于会议结束后一定时期内（如：2个工作日内）整理完毕会议纪要初稿向参会人员发出。

2）各分公司法务收到初稿后1个工作日内应当提出意见或建议，未明确提出意见或建议的，视为认同会议纪要内容的真实性，记录人收集到各参会人员对初稿反馈的意见、建议后调整纪要，并报经审核批准后发送终稿。

3）各分公司参会人员收到终稿后24小时内应通过电子邮箱发送确认收到的信息。

（13）法务例会的会议纪要做出的当天以电子邮件形式报总公司领导团队和分公司法务及主管领导。

（14）法务例会的会议纪要及回复的意见等，由总公司法务按照《法务档案管理流程》整理归档保存。

（15）除了法务例会外，每周五下午总公司行政管理部定期召开法规政策学习例会。由总公司行政管理部负责准备学习资料。总公司法务还可随时针对专门的法律问题召集专题研讨会，并形成会议纪要，各分公司应当认真执行会议纪要的相关要求。

6.法务档案管理流程

为加强总公司及各分公司法律事务档案管理，规范法律事务档案工作，特制订本流程。

（1）法律事务档案是指总公司及各分公司在法律事务活动中直接形成具有保存价值的文字、图表、音像、电子数据等形式的历史记录。

（2）法律事务档案管理是指总公司和各分公司对法律事务档案进行收集、整理、归档、保管等活动。

（3）总公司法务负责管理总公司法律事务形成的档案。各分公司法务负责管理各分公司法律事务形成的档案。

（4）总公司法务对各分公司的法律事务档案工作进行监督、指导和服务。

（5）各分公司诉讼档案应当包括以下内容。

1）起诉答辩类：起诉书、追加被告申请书、变更诉讼请求书、撤诉书、上诉书、答辩书等。

2）证据类材料：证据清单、调查取证申请书、申请调查取得的证据材料、鉴定委托书、鉴定报告等。

3）出庭手续：诉讼代理人授权委托书、法定代表人身份证明等。

4）裁判机关出具的法律文书：立案通知书、应诉通知书、传票、判决或裁定书（或裁决书）、调解书（含调解材料、和解协议）等。

5）执行类材料：执行申请书、执行异议书、协助执行通知书、执行裁定书等。

6）开庭类材料：诉讼方案、开庭要点或预案、开庭记录、代理词等。

7）其他与法律事务相关且重要的法律类文件资料。

（6）重大法律事务合同档案应当包括以下内容。

1）法律风险分析说明或法律意见。

2）合同副本。

3）其他。

本条所称重大非诉讼法律事项是指分公司重组改制、投融资、产（股）权变动等对股东权益有重大影响的非诉讼事项，主要包括分公司的分立、合并、破产、解散、增减资本，长期股权投资，转让股权，土地使用权或在建项目转让，章程修改，对外提供担保等事项。

（7）各分公司其他法律事务也应当存档，具体包括：

1）法务月报或法务例会报送材料。

2）法务例会纪要或者与法律事务直接相关的会议纪要。

3）其他具有保存价值的法务资料。

（8）处理法律事务形成文件、资料应妥善保管，防止泄露或丢失，并应尽快归档，案卷材料最晚应在办结后一个月内归档。

（9）法务应将存档资料严格分类，建立索引和目录，以便于查找。

（10）归档后的诉讼案卷，分别按年度、类别、审级、案号的顺序排列，一案一卷。同一案件由于审级改变或其他原因形成几个案号的案卷，应合并保管。

（11）能够建立电子数据档案的，还应当同时建立电子档案。

（12）法律事务档案发生人员调动、档案移交时，应办好书面交接手续。法务等相关人员违反法律事务档案管理要求，应存档未存档，丢失或者发生损毁或泄密，并造成损失的，由各分公司行政管理部门予以处罚，并追究赔偿责任。

7.总公司商标管理流程

为规范公司商标管理、使用工作，特制订本流程。

（1）总公司行政管理部是总公司商标的管理部门。主要负责：

1）审议、批准商标的使用范围等。

2）审议、批准商标的注册、续展、变更、许可、转让、补办、注销、异议等。

3）对侵犯总公司商标的侵权行为追究相关责任。

（2）《商标注册证》由公司行政管理部保管，未经总公司行政管理部同意，不得擅自外借、复印、涂抹、损毁，违反者按公司相关制度进行处罚。

（3）《商标注册证》如有破损或遗失，须及时向商标局申请补发。遗失《商标注册证》需在《商标公告》上刊登遗失声明。

（4）未经总公司总裁办公会审议通过，擅自将公司注册及非注册商标转让他人或许可他人使用的，公司将依法追缴当事人的非法所得，并保留追究其责任及相关赔偿的权利。

（5）分公司如有新开项目，应在案名确定后，将与案名相关的全部资料（包括但不限于文字、标志、委托制作合同等）报总公司行政管理部备案，并由总公司行政管理部统一办理案名的注册工作，以防止案名被恶意抢注。

（6）转让或许可他人使用总公司注册商标，须经过总公司总裁办公会审议通过后，方可签订转让或许可使用合同，并报国家商标局办理相关手续。

（7）总公司商标许可使用合同等法律文件由总公司行政管理部拟定，并与总公司财务管理部确定商标许可使用费用及其他事宜。