第三节 秘书双重角色论
领导是领导者为了实现预定目标，采用一定的组织形式和方法，率领、引导、指挥、协调和控制被领导者完成预定任务组织的活动过程。中外秘书史表明，领导需要秘书工作的辅助和服务，秘书工作是领导活动不可或缺的辅助环节，两者是紧密联系在一起。领导者需要秘书工作从智力、精力、时间、空间等诸方面补充和拓展，需要秘书与领导者沟通、反映实际情况。
1．秘书双重角色的成因
领导授权秘书办理超越“三办”基本职能以外的其他工作，从而发挥出更大的作用，体现出秘书具有更宽泛的职能，如过去秘书只有催办职能，而现今已具有督促、检查的职能。由于秘书综合素质高、眼界开阔、政治觉悟高，故领导常常把一些棘手复杂的事务交给秘书办理，自然被赋予各种特定任务，有时会超越秘书本身职能范围之外。例如，毛泽东于1952年叫秘书陈伯达去调查东北“五反”情况，1962年叫秘书田家英到湖南去调查农村工作情况等。综合辅助性是秘书工作的本质属性，中介性是秘书活动的现象，授权性则是秘书工作的特殊属性。
秘书的受权理事双重角色，主要指秘书在受权办理特定工作事务中，兼有“主事者代表”和“秘书”的双重角色。因而秘书受权理事是领导者根据工作的需要，将自己权限范围内的事务，授权秘书代表自己去处理，秘书根据领导的意图和授予的权力及要求，代表领导去处理交办的事务。由于工作内容和领导需要不同，授权方式也不尽相同。
2．秘书双重角色的类型
一般而言，授权方式主要有三类现象。其一，确定受权。这时秘书只需依照领导规定的要求、步骤、目的不折不扣完成就行了。其二，弹性授权。这时秘书就要相机行事，在执行或办事过程中应实际形势和环境的变化而变通理事。其三，不确定授权。领导对秘书去理事仅仅给一个笼统的要求或目的，至于内容、步骤、方法等均不确定，因为事实上或许领导对这件事本身也不太了解或不知详情，这时秘书就可在办事中灵活运用，在一定的条件下或范围内，自主理事。
无论是何种授权方式，领导对秘书授权理事都是一次性针对办理特定事务的授权，该事务办理完毕，所授权力自然消失。同类事务再次出现，需经领导再次授权后秘书才能办理。
秘书授权理事，完成领导交办事项，是秘书的近身综合辅助地位和参谋助手职能所决定，也是领导工作拓展和延伸的重要方式；同时更是领导对秘书高度信任的直接体现。在工作上，秘书要代表主事者在委授权力的范围内行使职权、处理问题；同时在工作态度和待人接物上要以秘书原身份，不能以主事者自居。这里关键是领导必须授权于秘书，因秘书本身没有权力，而且这种授权是一次性的；如果要继续使用，还需再次授权。秘书其职务和身份仍是秘书，在授权后秘书仍然没有改变自己的身份和职权，所以这种授权通常是处理特定事项，不是常态。
3．摆正秘书的双重角色
正因如此，秘书在受权时要摆正自己的位置，不能自称“上司”，不能“代表上司”以势压人，随意发号施令。在心理上和工作态度上，秘书要始终保持自身角色，不要以上司自居表态和做指示，不折不扣地完成上司的代表职责。尤其在传达上司指示、受权主持会议或接待来访者时，秘书更应明确自己的身份，否则容易用权失范、态度失当。同时秘书要准确把握上司授权的职权范围，处置权的大小，如果超出范围时必须随时请示，须获得再次授权后方能办理行事。
秘书应当有鲜明的角色意识，对自身的地位、工作性质、工作内容有明确的认识。秘书作为上司的参谋助手，虽然不处于决策、指挥地位，但不在其位，要谋其政，凡事要从上司的位置上考虑问题，要有强烈的责任意识——多谋、善划，得法、得力、得当。此外，秘书要树立起一种甘当配角、乐于当好配角的意识。不要以为自己有点见地、又会写点文章、能为上司办成几件事、得到上司一定的赏识，就忘乎所以，自以为是。秘书工作是领导工作的一部分，但秘书不是领导，并不拥有领导所具有的法定地位和权力，要有自知之明。在为上司服务中，秘书要努力学习领导的各种长处和处理问题的经验，要真诚坦率，有情有义，敢讲真话。上司与秘书既是上下级关系，又是伙伴（合伙性、利益一致性）关系。上下级关系提醒秘书，要尊重上司、服从上司；而伙伴关系，则时刻告诫每位秘书，你与上司在政治上、人格上是平等的，只是在团队中分工不同、肩负责任不同而已。秘书与上司不能搞人身依附关系，不能形成一种吹吹拍拍、拉拉扯扯的庸俗关系，败坏社会风气。故秘书必须增强角色意识，强化角色行为，注重提高正能量和正效应，真正做到“自觉、自省、自重、自警、自励”，于完善自我中发展自我，于服务领导中寻找自我。
秘书角色还具有时代特征。在封建社会，秘书角色具有附庸特征，“君要臣死，臣不得不死”。在资本主义社会，秘书角色具有被雇佣特征，买卖关系、金钱契约，反映出上司与秘书之间一种雇佣与被雇佣关系。在社会主义社会，人人生而平等，两者不仅在法律上而且在政治上具有平等关系，因而反映出秘书与领导之间仅仅是一种社会分工不同、职权范围不同，是一种遵从与被遵从的上下级关系。秘书虽然以配角的身份为上司服务，但在人格上是同事关系、朋友关系和团队分工关系。李荫臣在《秘书工作基本功》一文中，谈到秘书“要有端正的思想路线，贵在人品”这一问题时，提出了“六要六不要”要求：（1）既要靠近领导，又不要搞小动作，搬弄是非；（2）既要反映情况，又不进谗言；（3）既要尊重领导，又不投其所好；（4）既要贯彻领导意图，又不唯上；（5）既要勤奋好学，又不唯书；（6）既要有严格的组织纪律，又不僵化保守。秘书角色的时代特征是一定时代的产物，当其时代特征形成后具有一定的持久性与稳定性。