3.3　通过设计视图编辑或创建查询

在查询设计视图中，可打开及修改用向导生成的查询，也可以直接建立新的查询。虽然“自动化”程度不如向导，但可以使查询具有更强的功能，如根据条件查询、按组查询以及使结果有序输出等。

3.3.1　通过设计视图编辑已有查询

1.在设计视图中完善简单查询

【例3-5】为例3-2建立的查询添加“博导”列（位于“职称”的右侧），用以说明该导师是否为博导，另存为“导师-研究生2”。

（1）在导航窗格中右击“导师-研究生”查询对象，在弹出的快捷菜单中选择“设计视图”命令，在查询设计视图中打开该查询，如图3-15所示。

（2）将光标置于“学号”字段之上，待光标变成“”形状后单击，选中“学号”列；然后单击“设计”选项卡中的“插入列”按钮，在“职称”与“学号”之间添加一个空列。

（3）在添加的空列中，单击第二行“表”列表框的下拉按钮，选择“导师”表；然后单击第一行“字段”列表框的下拉按钮，选择表中的“博导”字段，查询列添加即告完成，如图3-16所示。

（4）单击“设计”选项卡中的“运行”按钮，或通过“开始”/“设计”选项卡中的“视图”按钮切换到数据表视图，可以运行查询查看结果，如正确则选择“文件”菜单中的“对象另存为”命令，保存为“导师-研究生2”，然后关闭查询窗口。

说明：如果在“字段”下拉列表框中选择“导师.*”，则“导师”表的全部字段将被选中。

2.在设计视图中完善交叉表查询

观察例3-3生成的交叉表（见图3-13），可发现还有一些不尽如人意之处，如计算列的标题“总计入学分数”含义不清，应改成“入学平均分”；平均数的小数点位数太多，实际应用中只需保留两位小数即可，这些都需要在交叉表设计视图中予以改进。操作步骤如下：

（1）在导航窗格中右击“研究生_交叉表”查询对象，在弹出的快捷菜单中选择“设计视图”命令，打开“研究生_交叉表”设计视图，如图3-17所示。

（2）将最后一栏“总计入学分数”改为“入学平均分”，注意保留冒号“:”。

（3）将光标对准最后一栏并右击，在弹出的快捷菜单中选择“属性”命令，在属性表窗格的“常规”选项卡中，将“格式”设置为“固定”，“小数位数”设置为2，如图3-18所示；对“入学分数”字段属性也作相同的处理。编辑后的交叉表运行结果如图3-19所示。

3.3.2　通过设计视图创建新查询

使用查询设计视图创建查询首先要打开查询设计视图窗口，然后根据需要进行查询设置。

【例3-6】在查询设计视图中新建一个查询，要求能够显示各个系的系名、系中导师的姓名和导师所带的研究生姓名。本查询涉及3个表，事先应建立“系”表与“导师”表、“导师”表与“研究生”表之间的一对多关系。

（1）在数据库窗口中单击“创建”选项卡中的“查询设计”按钮，在打开的设计视图的“显示表”对话框中选择参与查询的数据源（表或/和查询）。本例先选定“系”，单击“添加”按钮，“系”表即出现在查询设计视图中；同理添加“导师”表和“研究生”表，如图3-20所示。也可以按住【Ctrl】键依次单击3个数据表表名，同时选定3个表，然后单击“添加”按钮。

（2）单击“关闭”按钮关闭“显示表”对话框。如果再要添加数据源，可以在查询设计视图上半部分的空白处右击，在弹出的快捷菜单中选择“显示表”命令，再次打开“显示表”对话框。如果要删除某个数据源，则单击选定该数据源，按【Delete】键删除；如果数据源是多个，需注意多个数据源之间是否建立了关系，没有则需重新建立关系。

（3）在设计视图的下半部分从左到右依次打开“表”下拉列表框，分别选择“系”“导师”“研究生”表，在“字段”下拉列表框中分别选择“系”表的“系名”、“导师”表的“姓名”和“研究生”表的“姓名”字段，如图3-21所示。

（4）运行查询查看结果，如图3-22所示。注意查询结果仍为15行，因有3位研究生没有导师编号，无法归属到某位导师以及某个系。

（5）若运行正确，单击快速访问工具栏中的“保存”按钮保存编辑结果。

说明：

查询的“设计视图”窗口由两部分组成：

（1）上半部分：选择查询的数据源（数据表或查询），并列出数据源的所有字段及数据源之间的关系。

（2）下半部分：查询设计网格，用来指定具体的查询要求。每一列就是一个字段，每一行的含义如下：

①字段：选择要进行查询的字段名。

②表：指定字段名所来自的数据源。

③排序：查询结果是否按照该字段进行排序（升序、降序或不排序）。

④显示：设置该字段是否在查询结果中显示。

⑤条件：设置查询条件。

⑥或：逻辑“或”，是用于查询的第2个条件。

如果“系”表与“导师”表之间、“导师”表与“研究生”表之间没有建立关系，例3-6将得到什么结果呢？系统会这样判断：3个表各有自己的主键，且“系”表的主键“系编号”在“导师”表中作为非主键字段出现，同时“导师”表中“系编号”字段的数据符合参照完整性约束，系统会“猜测”它是一个外键；同理“研究生”表的“导师编号”也会被认为是外键，运行查询得到的结果与例3-6是一致的。

如果不修改数据与主键，在删除表间关系的前提下临时改变一下字段名：将“导师”表的“系编号”改为“系”，将“导师”表的“导师编号”改为“导师号”，则Access将无从判断谁是外键，只能进行广义笛卡儿积查询，将3个表连接成一个逻辑表，其记录数将达3×6×18=324个，这样的结果是没有任何实际意义的。

【例3-7】按系名显示各研究生的姓名。注：“系”表与“研究生”表之间并未建立一对多关系，但两者通过“导师”表存在着间接联系。

操作：在查询设计视图中同时显示“系”表、“导师”表和“研究生”表，选择“系”表的“系名”字段、“研究生”表的“姓名”字段，如图3-23所示（3位没有导师的研究生被排除在外）。本题操作的关键是：查询的数据源必须加上“导师”表，作为“系”表与“研究生”表之间联系的“桥梁”，否则两表之间没有直接联系，Access系统会进行广义笛卡儿积查询。

3.3.3　条件查询

条件的作用是对所选择的记录做进一步的限定，只有符合条件要求的记录才得以显示。通常条件是一个关系表达式或逻辑表达式，例如找出所有的女研究生，显示年龄大于60岁的导师，以及入学分数在200～300之间的研究生所对应的导师等。

【例3-8】显示所有女研究生的全部信息。

在设计视图中打开“研究生”表，在第1列中选择“研究生.*”字段，即记录的所有字段值都要显示；在第2列中选择“性别”字段，在“条件”文本框中输入一个条件“="女"”，并且不选定“显示”行的复选框。设计视图及执行结果如图3-24所示。

说明：

（1）字段只能通过设计视图的“字段”下拉列表框选取，无法用表达式选择。

（2）单个条件的格式：<表达式1><关系运算符><表达式2>，<表达式1>在设计视图中是指字段，省略。<关系运算符>是用于数据之间比较的运算符，其运行结果是逻辑值True/False，如表3-3所示；如果关系运算符是等号“=”，则可以省略。<表达式2>通常是一个常量，文本类型的常量必须放置在一对单引号或一对双引号中；日期类型的常量必须放置在一对#号中；是/否类型的常量用True/False、Yes/No或On/Off表示；数字类型的常量直接使用即可。本例的条件表示：="女"，只有性别是“女”的记录才得以显示。

（3）由于第一列中的“*”表示全部字段，已经包含了性别内容，因此第二列中的“性别”字段只用于筛选记录，它的值已无必要显示，所以不选定“显示”行的复选框，以避免“性别”字段的重复显示。

【例3-9】列出入学分数在340～360之间的所有研究生的姓名、性别和入学分数。

设计视图及查询执行结果如图3-25所示。注意性别字段的“显示”被设置为。

设计视图中，多个条件涉及相同的字段可以通过逻辑运算符（见表3-4）进行连接，例如本例；如果多个条件涉及不同的字段，则分别设置相应字段的条件，但需注意：同一行的多个条件是And关系（“与”运算），即几个条件同时成立，整个条件才成立；不同行的多个条件是Or关系（“或”运算），只要这些条件中的一个成立，条件就成立。见例3-10。

【例3-10】选出所有入学分数在340～360之间的男研究生的姓名、性别和入学分数。

本例的入学分数范围与性别要求同时成立，因此是And关系，必须写在同一行中。设计视图及查询执行结果如图3-26所示。

【例3-11】选出研究方向为考古学或会计学的所有研究生的姓名、性别、入学分数和研究方向。

本例的研究方向要求是“考古学或会计学”，设计视图及查询执行结果如图3-27所示。当然也可以在“条件”文本框中填写“"考古学"Or"会计学"”。

【例3-12】显示导师“马腾跃”所带的全部女研究生以及入学分数超过340分的男研究生的相关信息。

本例的设计视图及查询执行结果如图3-28所示。注意“马腾跃”必须上下出现两次，如果省略下面的“马腾跃”，查询的含义就变成显示马腾跃所带的全部女研究生，以及不分导师、入学分数在340以上的全部男同学。

【例3-13】找出所有没有分配导师的研究生姓名。

文本型字段如果没有值，则其值为空，但查询时不能在“条件”文本框中输入“=''”（两个单引号）或“=""”（两个双引号），而应该使用表达式“IsNull”。本例的设计视图及查询执行结果如图3-29所示。

3.3.4　查询的有序输出

默认情况下，查询输出时数据自上而下的排列顺序与数据表中的顺序一致。为便于浏览，可以指定查询的输出按某些字段值的大小升序或降序排列显示，设计视图中的“排序”下拉列表框中有3个选项：升序、降序和不排序（默认）。如果有多个字段都是排序关键字段，则Access按从左到右的顺序依次进行排序。

【例3-14】建立一个查询，用于输出“研究生”表中的姓名、性别、导师编号和入学分数，要求按性别的升序和导师编号的降序显示记录。

设计视图和显示结果如图3-30所示。“性别”字段选择了升序（第一排序关键字），“导师编号”作为第二排序关键字选择了降序，排序结果表明：记录首先按性别从小到大分成男、女两类（按拼音顺序），每一类又根据导师编号值从大到小显示，以空值为最小。

【例3-15】要求同例3-14，但输出时字段的排列顺序为姓名、导师编号、性别和入学分数。

本题不能简单地交换“导师编号”字段和“性别”字段，因为系统总是先对左端的字段排序，这样第一排序关键字将变成“导师编号”。解决的方法是：仍按题目要求安排字段次序，但不针对“导师编号”字段排序，另外添加一个不显示的字段“导师编号”用于排序，如图3-31所示。

3.3.5　使用通配符查询

在很多场合，我们无法做到一字不漏地记忆完整的信息，通常只是一个大概，如只记得某人姓“马”，一本书的书名中包含“数据库应用”几个字等，在Access中要完成对这些残缺信息的查询需借助于通配符。这种查询又称模糊查询。

通配符可以用作其他字符的占位符，用以实现在仅知部分内容的情况下完成对文本、数值等类型字段的查询。在Access中，默认使用MicrosoftJet数据库引擎SQL通配符，其符号、作用与示例如表3-1所示。

【例3-16】找出所有研究方向的第3个字为“医”的所有姓马的研究生的全部信息。

在查询设计视图的“条件”中应用通配符时，注意运算符不能使用“=”，而要用Like，如图3-32所示。

【例3-17】找出年龄为50余岁的导师，要求其所带的研究生中没有姓马、姓赵的学生。

设计视图如图3-33所示。

系统还提供了使用ANSI-92通配符的方法，这些通配符与Microsoft SQL Server语法兼容。切换的方法是：选择“文件”菜单中的“选项”命令，在左侧窗格中选择“对象设计器”，在右侧窗格的“SQL Server兼容语法（ANSI92）”选项组中选中“此数据库”复选框，如图3-34所示。

Microsoft Jet SQL通配符与ANSI-92通配符的区别在于：后者用％表示任意个数的字符，用_表示单个字符，用^排除不包含在方括号中的字符。因此ANSI-92中的％、_、^分别对应Microsoft Jet通配符中的*、?、!。

说明：MicrosoftJet数据库引擎SQL属于ANSI-89Level1，Access能够支持ANSI-89SQL和SQL-92SQL，但不能同时支持两者，在默认情况下Access使用ANSI-89。如果希望在将来要将应用程序升迁为Access项目，或者要使用GRANT和REVOKE（授权与撤销权限）语句，则可以使用ANSI-89SQL语法。

3.3.6　使用计算字段

计算字段不是数据表中真正的字段，它的值由表达式计算而得，本身并不保存在表中。一旦表达式中引用的字段或值发生了变化，就必须再次执行查询，重新计算该字段的值。

【例3-18】输出导师的编号、姓名、出生年份和性别。

“导师”表中并没有记录各位导师的出生年份，但有导师“年龄”字段。因此，可通过导师年龄和今年（2015年）的年份推算出导师的出生年份，即“出生年份=2015-[年龄]”，设计视图如图3-35所示。

从图3-35（a）的设计视图来看，第3个字段为“出生年份：2015-[年龄]”，“：”前是字段名，可以自己命名；“：”后是表达式，是该计算字段的计算公式。Access允许字段名中保留空格，引用时需用[]括起以表明是一个完整的标识符，例如，假定“导师”表中字段名“姓名”中间有两个空格，引用时应写成“[姓名]”。如果写成“姓名”，Access会认为是两个字段“姓”和“名”，事实上不存在这两个字段，系统报错。

从图3-35（b）的查询结果来看，形式上“出生年份”与一般的数据表字段并无差别，但该列数据并不保存在导师表中。本例中的计算字段表达式只适合在2015年计算导师年龄，到2016年就需要对表达式作修改，改进的方法是用日期/时间函数Date（）取当前日期，再用Year（）函数从中取出年份，然后减去导师的年龄，即Year（Date（））-[年龄]，就可以一劳永逸地使用这个表达式。

用运算符将常量、变量、函数连接起来的式子称为表达式，表达式计算将产生一个结果。利用表达式可以设置字段的有效性规则（见2.2.1节）、在查询中设置条件（见3.3.3节）或定义计算字段。

1.常用运算符

运算符是表示实现某种运算的符号。Access系统提供了算术运算符（见表3-2）、关系运算符（见表3-3）、逻辑运算符（见表3-4）和连接运算符（见表3-5）。

2.常量

文本类型的常量必须使用一对单引号或一对双引号进行定界，例如："男"、"教授"、"马腾跃"等。

日期类型的常量必须使用一对#号进行定界，例如：#11-5-2015#、#2015-11-5#等。

是/否类型的常量用True/False、Yes/No或On/Off表示。

数字类型的常数直接使用即可。

3.变量

字段就是变量的一种，在表达式中表示最好用方括号[]括起来，例如：[姓名]、[性别]等。用[]括起可以表明这个变量是一个完整的标识符，防止Access系统误判。

4.函数

Access提供了大量的系统预先定义好的函数（又称标准函数），用户使用时只需给出相应的参数值即可自动完成计算。这些函数可以分为数学函数（见表5.2）、字符串处理函数（见表5.3）、日期/时间函数（见表5.4）、聚合函数（见3.4.4节）等，其中聚合函数可直接用于查询中。

3.3.7　使用参数查询

参数查询是一种动态查询，可以在每次运行查询时输入不同的参数值，Access系统据此确定查询结果，而参数值在创建查询时无须定义。这种查询完全由用户控制，能一定程度上适应应用的变化需要，提高查询效率。根据查询中参数个数的不同，参数查询可以分为单参数查询和多参数查询。

【例3-19】按姓名模糊查询研究生的所有信息。

查询设计视图如图3-36所示，在“姓名”字段的条件行中输入“Like"*"&[输入要查询的研究生姓名]&"*"”，其中[输入要查询的研究生姓名]是参数，实际上就是一个变量，在运行查询时系统会弹出“输入参数值”对话框。如果输入“马”，则用参数值“马”取代参数[输入要查询的研究生姓名]，“姓名”字段的查询条件就变成“Like"*马*"”，系统据此确定查询结果，显示马力、马德里、马德望和司马倩四位研究生的全部信息。

说明：Access系统是如何判断[名称]是参数？还是字段？判断的依据就是：如果[]内的名称是查询数据源中的字段名，则Access系统判断[名称]是字段，否则就是参数。

【例3-20】在给定的入学分数最低分和最高分之间查询研究生的姓名、年级、入学分数和导师的姓名。查询设计视图如图3-37所示。

其中，“年级”字段不存在，采用计算字段来实现，表达式“Mid（[学号],1,2）”的功能是取“学号”字段的前2位，因为学号的前2位表示年级。在“入学分数”字段的条件行中输入“>=[最低分]And<=[最高分]”，其中[最低分]和[最高分]都是参数。在运行查询时系统会分别弹出“输入参数值”对话框要求输入具体的参数值，如图3-38所示。如果[最低分]输入“340”，[最高分]输入“350”，则“入学分数”字段的查询条件就变成“>=340And<=350”，系统据此确定查询结果。