3.2　通过向导创建查询

3.2.1　用简单查询向导生成查询

对于一些简单的查询需求，可以用Access提供的简单查询向导完成。下面通过例题说明。

【例3-1】生成“导师情况表”查询，要求能观察到导师的姓名、职称和所属系的编号。

（1）打开“研究生管理”数据库，单击“创建”选项卡中的“查询向导”按钮，弹出图3-1所示的“新建查询”对话框；选择“简单查询向导”选项，单击“确定”按钮进入查询向导的第1个对话框。

（2）查询向导的第1个对话框用于选择数据源，即数据来源于哪个/哪些表。先在“表/查询”下拉列表框中选择“导师”表；然后在“可用字段”列表框中选中所要查询的字段，单击按钮送到右侧的“选定字段”列表框中，如图3-2所示。如果要选取表中的所有字段，可以单击按钮；如果字段选择不当，单击按钮可将误选字段送回到“可用字段”列表框中；要送回全部的选定字段，则单击按钮。字段选定后单击“下一步”按钮，打开查询向导的第2个对话框。

（3）查询向导的第2个对话框也是向导的最后一个对话框，提示为查询对象指定一个名字，默认的名字为“导师查询”（与数据源的名字相关），本例更改成“导师情况表”，如图3-3所示。两个单选按钮提示查询生成后是打开查询对象观察查询结果，还是在查询设计视图中对已建查询作进一步修改，默认为前者；单击“完成”按钮结束查询的生成过程，导航窗格中出现“导师情况表”查询对象，同时该查询被打开，如图3-4所示。

图3-4（a）表明新建的查询有自己的图标，它作为对象保存在数据库中；在图3-4（b）中可观察到“导师情况表”查询打开后只有选择的3个列，但形式上完全与数据表相同。

说明：

（1）作为查询对象，“导师情况表”只是一条SQL命令，本身并不包含数据，但在执行时从数据源（“导师”表）抽取相关数据形成结果。所以查询对象是一个“虚”数据表。

（2）查询对象提供了多种视图方便用户操作，可以通过“开始”选项卡中的“视图”按钮或状态栏右部的“视图”按钮进行选择。“设计视图”采用图形化界面方便地设置查询要求；“SQL视图”可以编写SQL命令进行查询；“数据表视图”可以查看查询结果。

（3）如果打开查询对象时对数据进行更新、添加，则数据的变化实际发生在数据源（“导师”表）中。

（4）数据源如果被删除，则查询无法打开，并显示出错信息，如图3-5所示。

【例3-2】用向导生成查询，显示每位导师的编号、姓名、职称及其所带研究生的学号、姓名和入学分数。

提示：本题的查询操作涉及导师和研究生两个表，要求正确地显示两者的对应关系，例如研究生“杨柳”的导师编号为“102”，说明他是导师“李向明”的研究生，他不应该和导师“陈平林”并列，因此完成本题的前提是“导师”表和“研究生”表之间必须已建立起一对多的表间关系。

（1）打开简单查询向导对话框，首先在“表/查询”下拉列表框中选择“导师”表，单击按钮将导师编号、姓名、职称字段送到右侧的“选定字段”列表框中；然后在同一向导对话框中再选择“研究生”表，单击按钮将表中的学号、姓名、入学分数字段送到“选定字段”列表框中，如图3-6所示。由于“导师”表的“姓名”字段与“研究生”表的“姓名”字段的列名相同，系统自动在字段名前加上表名和“_”以区别。字段选定后单击“下一步”按钮。

（2）在查询向导的第2个对话框中选择“明细（显示每个记录的每个字段）”单选按钮，如图3-7所示，单击“下一步”按钮。

（3）在查询向导的第3个对话框中，查询对象名称设定为“导师-研究生”，单击“完成”按钮。图3-8显示的是完成后执行查询的结果，反映了导师和研究生之间的从属关系。

仔细观察图3-8，可以发现：

①查询对象的字段名一般沿用数据表中的字段名，如果出现相同的字段名，系统自动在字段名前加上表的名字以示区别，如图3-8中的“导师_姓名”与“研究生_姓名”。

②“研究生”表中共有18个学生，但图3-8却只显示15条记录，这是因为有3个研究生目前没有导师编号，无法与任何导师产生联系，因此被排除在两个表的关联查询之外。

③“导师编号”“导师_姓名”“职称”列的数据重复出现，但导师李小严的编号、姓名和职称没有显示，因为她没有带研究生。

说明：如果“导师”表和“研究生”表之间尚未建立表间关系，则查询向导将关闭，同时会自动打开关系窗口，要求用户先建立两个表之间的一对多关系，然后再进行创建查询的操作。

3.2.2　交叉表查询

交叉表查询可利用查询向导创建，它用于显示表中某个字段的汇总值，包括总和、计数和平均等，并将它们分组，一组列在数据表的左侧，另一组列在数据表的上部，行列交叉部分显示某个字段的汇总值。例如，在研究生表中，如果希望看到不同性别研究生的各个专业入学平均分，就需要应用交叉表查询来实现。交叉表查询运行结果的显示形式类似于Excel中的数据透视表，有行标题、列标题、汇总值。

1.用向导生成交叉表

【例3-3】生成一个交叉表，显示不同性别不同研究方向各导师所带研究生的入学平均分。

（1）在数据库窗口中单击“创建”选项卡中的“查询向导”按钮，弹出“新建查询”对话框（见图3-1），选择“交叉表查询向导”选项，单击“确定”按钮进入查询向导的第1个对话框。

（2）在查询向导的第1个对话框中选择查询的数据源，数据源可以是表，也可以是查询，但只能有一个数据源。本例数据源选择“研究生”表（见图3-9），单击“下一步”按钮。

（3）在查询向导的第2个对话框中选择用作行标题的字段，最多可以选择3个。本例先选择“性别”字段，再选择“研究方向”字段，单击按钮将选定的字段送到右侧的列表框中，如图3-10所示，单击“下一步”按钮。

（4）在查询向导的第3个对话框中选择用作列标题的字段，只能选择一个。本例选择“导师编号”字段，如图3-11所示，单击“下一步”按钮。

（5）在查询向导的第4个对话框中选择行列交叉点的字段汇总方式，本例选择“入学分数”字段，汇总方式选择“avg”函数（平均），同时包含各行小计，如图3-12所示，单击“下一步”按钮。

（6）在查询向导的最后一个对话框中命名交叉表，默认名称是“研究生_交叉表”；单击“完成”按钮，交叉表在生成后将自动打开，如图3-13所示。

注意：在该交叉表中，原来“导师编号”字段中的数据现在成了列名；记录导航按钮指示本交叉表有10行内容，与数据源“研究生”表的记录数无直接关系；有一个列的标题为“<>”，表示“导师编号”为空。

2.引用两个表的字段生成交叉表

【例3-4】生成一个交叉表，显示不同系不同性别的导师人数，要求使用系名，如图3-14（b）所示。

本题的难点在于交叉表向导无法同时引用两个表的字段，导师信息（“性别”“导师编号”字段）包含在“导师”表中，而“系名”字段包含在“系”表中。

解决方法：首先使用简单查询向导建立一个查询“例3-4查询”，包含“系”表中的“系名”字段和“导师”表中的“性别”“导师编号”字段，如图3-14（a）所示；然后根据这个查询用交叉表查询向导创建交叉表“例3-4查询_交叉表”，以“性别”为行标题，“系名”为列标题，“导师编号”作为汇总数据，使用的函数是“Count”，结果如图3-14（b）所示。