第二节 实用竞赛组织方法的文件格式和内容
一、竞赛规程的制定方法与格式
竞赛规程是体育竞赛的法规，由主管体育竞赛的部门根据体育发展的方针、政策、有关规定和举办运动会的目的（宗旨）、任务和规模等进行制定。
综合性大型运动会和单项竞赛，需分别制定竞赛规程总则（或总规程）和单项竞赛规程。
综合性大型运动会因设立运动项目较多，各单项运动项目的共性问题也较多，因此，需要制定竞赛规程总则，并在总则各项原则基础上，结合各单项运项目的特点，再具体分别制定各单项竞赛规程。若只举行单项运动竞赛，则只需单独制定该项目的竞赛规程。
第一，制定竞赛规程总则的主要内容和格式：
前言：主要阐明此次运动会的指导思想、目的（宗旨）、任务和要求。
竞赛日期和地点：××××年×月×日在×××举行。
竞赛项目：×××共×个项目。
参加单位：以×××为单位组队参加。
运动员资格：按照举办运动会的宗旨和要求，对参赛运动员资格作明确规定，主要内容有以下几点：
必须是中华人民共和国公民，有×××省、市、区正式户口，经医务部门体检，适合参加该项运动，并符合竞赛规程规定者。
参赛运动员的范围及其工作关系和人事关系，特别是运动员所属单位不明确或关系交叉时，应对其代表权问题作明确规定。
优秀运动员与业余运动员是否一起参赛，如允许，优秀运动员是否占原输送单位名额，录取名次是否分别录取等，均应明确规定。
本年度参加国家体育总局计划内的全国比赛的运动员能否参赛等。
（一）参加办法
报名人数：领队、教练员、运动员报多少人。因各单项运动项目特点不同，参加人数不一，可规定按各单项竞赛规程规定执行。
运动员年龄与组别：同样按照运动会的宗旨和要求，加以规定。如运动会以青少年为主体，就应明确规定各单项运动项目的年龄和组别。以田径为例：甲组16～18岁；乙组13～15岁；丙组12岁以下。报名日期和地点：综合性大型运动会一般分两次报名。第一次报项目和人数，第二次则具体按各单项竞赛规程办理。每次报名日期、地点均应明确规定，并对报名提出具体要求。例如，逾期不报以不参加论，报名后不得更改等。
（二）竞赛办法
各单项竞赛，均按各项竞赛规程规定执行。
采用国家体育总局（或国际单项体育组织）审定出版的各单项最新竞赛规则和有关规定。
哪些项目设立团体总分。
决定名次和计分方法。
破市、全国、亚洲、世界纪录是否加分，各加多少。
严格贯彻执行国家体育总局下发的《体育竞赛工作手册》有关规定，违者要严格处理。
需分阶段、分组比赛的项目，应明确规定各阶段分组及竞赛办法。
录取名次及奖励：
各单项和团体分别录取前×名，给予奖励。
设“体育道德风尚奖”，按国家体育总局颁发的“体育道德风尚奖评选办法和要求”执行。
仲裁委员会：由组委会统一安排，按国家体育总局颁发的《仲裁委员会条例》组成仲裁委员会，并在各单项竞委会领导下进行工作。
裁判员：一般由主办单位竞赛部门选派各单项裁判长和主要裁判员，不足部分由承办单位补充或统一由主办单位安排。主办单位要对参赛裁判员条件作出具体规定和要求。
经费：由主办单位具体规定。
主旗、团旗：由主办单位具体规定尺寸、图案等。
本总则修改和解释权，属组织委员会，未尽事宜，另行通知。
二、制定各单项竞赛规程的主要内容和格式
在综合性大型运动会制定出竞赛规程总则的前提下，再分别制定各单项竞赛规程时，其格式基本与总则相同，其内容在总则中已有规定的，单项竞赛规程可不再重复，提示按总则规定执行即可。因单项运动项目的特点必须加以明确规定的事宜，则应在单项竞赛规程中明确规定。例如，田径竞赛项目的接力赛和全能赛得分应加倍计算，等等。
至于单独举行单一项目的竞赛，制定竞赛规程的内容，除结合该项目特点明确有关规定外，其余内容和格式，基本与上述总则相似。
竞赛规程拟定后，报经有关领导部门审查同意，即可打印下发。下发竞赛规程的时间，应在竞赛日期前数月或半年以上，目的是便于参赛单位运动员有充分准备和安排好训练以达到最佳竞技状态。具体时间可根据主办单位实际情况确定。
需注意的是，制定竞赛规程是一项非常严肃慎重的工作，不仅需要有较强的文字表达能力，更重要的是要对该项目在本单位或本地区的实际开展情况有一个清楚的了解。对于通过竞赛要达到什么目的、起到什么样的导向和杠杆作用，要有明确的指导思想，譬如在项目设置、参赛资格、竞赛办法、奖励制度、计分办法以及其他有关规定上，都要进行深入的调查研究，广泛征求意见，力求使竞赛规程达到文字严谨、内容合理、用词确切、条理清晰。切忌脱离实际的照搬照抄或“闭门造车”。
在制定竞赛规程中，原则性规定不能似是而非，指令性文字不能含糊其词，表达不清的地方可以留有余地，但不能过宽过大，尽量减少漏洞。一经审定的竞赛规程，必须严格遵照执行。一般情况下不能随意修改，遇特殊情况则必须通过组委会或上级部门才能变动。避免朝令夕改，尽可能少发补充通知或修改规定。
制发各类竞赛补充规定或通知。
竞赛规程一般下发较早，由于情况变化或原先在竞赛规程中未能详细规定的问题，均须进行补充、修订，这就应及时制发补充规定或通知。例如，原规程规定竞赛日期为8月10日，而全国或国际比赛日期也同期举行，较多重要的运动员均要参加全国或国际比赛，为使主要运动员能参加此次比赛，就必须提前或推迟本市（省）的比赛日期，又如比赛期间或比赛后被取消资格的运动员（队）的名次，递补与否，原规程未作规定，经研究决定不递补，就必须作补充规定。如此等等，不一一列举。总之，由于下发竞赛规程较早，情况变化较多，应根据实际情况，及时下发补充规定或通知。
竞赛报名、注册与统计：
竞赛的报名、注册，是参赛单位取得合法参赛权的标志，必须严格按照竞赛规程有关规定办理。承办竞赛单位必须严格按照竞赛规程的有关规定详细审查，符合规定者，方能准予报名注册；否则，不予受理。
承办竞赛单位必须按规定的报名、注册时间做好接收报名的各项准备工作，严格审查下列内容：
报名、注册是否逾期；
运动员的参赛年龄及出生年月、报名表与户口卡片（或身份证）两者是否填写无误，是否符合规定；
所报运动员是否符合参赛资格；
运动员号码、服装及颜色是否按规定填报；
运动员姓名、项目及填写的成绩是否清楚，有无姓名相同或错误、漏项等情况；
领队、教练员、运动员报名人数、每项限报人数和每人限报项数是否符合规定。经审查合格后，即可接受报名注册。
三、对各单项竞赛委员会的业务指导和监督
竞赛部门有责任对单项竞委会所设的竞赛职能部门及其竞赛组织工作进行业务指导，并应派专项业务管理人员进驻单项竞委会参与业务监督。
（一）竞赛部工作要求
1．竞赛部对竞委会工作的监督内容及要求。
（1）负责组织各级竞赛业务人员对单项竞赛规程的学习与研究。竞赛干部必须做到熟知规程及规则的各项条款和竞赛办法，审议批准单项竞委会发出的规程以外特定的补充规定或通知。
（2）监督各单项竞赛的报名注册工作。对参赛运动员资格的审查必须严格按规定执行。
（3）审核各单项竞赛活动日程安排、竞赛秩序编排及单项秩序册印刷工作。要求时间安排合理，竞赛秩序编排科学、公正，保证秩序册印制质量，若是国际比赛必须有英文版本。
（4）负责监制竞赛所需各类表格。要求格式规范、统一。
（5）为单项竞委会组织选派仲裁和裁判员队伍，并指导做好裁判员的业务培训与实习。要求裁判员熟悉规则，执法准确，职业道德高尚。
（6）监督各单项竞赛成绩的统计和成绩公告，协助组织好兴奋剂抽检。要求细致、公正、准确、无误。
（7）向单项竞委会提出比赛场地、器材及各类电子计时计分和仲裁录像设备的规格和质量要求。承办单位必须按要求在赛前三天准备完毕。
（8）审核各单项竞赛所需经费。要求勤俭节约，实事求是。
（9）协助单项竞委会处理在竞赛中发生的任何突发性事故。处理工作要做到及时、公正、准确、果断。还要及时向大会组委会竞赛部门汇报结果。
2．竞赛部派出人员在单项竞委会机构中的作用。
竞赛部门派驻各单项竞委会工作的专项业务代表应被安排为该竞委会的正式成员。其作用是：代表组委会竞赛部门对单项竞委会实施有效的业务指导和监督。因此，竞赛部派出人员必须做到及时向本部门通报竞赛情况，向单项竞委会及时传递组委会或竞赛部门有关竞赛问题的决策、决议、批示等，并负责监督实施。
（二）竞赛部派出人员怎样处理好与单项竞委会的工作关系
竞赛部派出的项目代表虽然处于承上启下的位置，对竞赛业务具有指导监督的职能，但必须明确其工作要充分信任和依靠单项竞委会。第一，要摆正位置，明确自己既是上级部门的代表，又是竞委会中的成员。要站在共同组织竞赛的立场上，积极支持与配合单项竞委会的工作，对存在的问题和需改进的方面，既要适时提出建议和意见；又要注意方式和方法，避免造成其他竞委会成员产生“挑毛病的错觉”。第二，要了解下情。对单项竞委会提出的合理要求要及时向上级反馈，尽量帮助协调、解决竞委会在工作中遇到的实际困难。在解决问题的同时，注意对工作质量的要求。第三，处理问题要慎重。比赛中往往会突发一些意外情况，竞赛部门派出人员要实事求是，善于应变。特别要注意倾听各方面意见，并主动向单项竞委会领导汇报，由竞委会集体研究决定处理意见，而不能轻率发表个人见解。尤其在处理运动员资格、运动队名次、运动队之间的矛盾、运动员与裁判员的矛盾等比较敏感的问题时，更要持谨慎，注重调查研究，依据准确。第四，要善于调动积极性。单项竞委会中的竞赛组织管理人员队伍和裁判员队伍，是完成整个竞赛组织工作任务的重要技术力量。竞赛部门派出人员虽然对这两支队伍有间接的管理权，但要注意谦虚谨慎，从有利于调动大家的工作积极性出发，在进行严格管理时，注意掌握好分寸，努力为大家营造良好的工作环境。
四、竞赛中裁判员的组织与管理
裁判员是我国体育竞赛活动中的一支活跃的业余工作队伍，各级体育部门根据职能权限的划分和裁判员技术等级的划分进行相应的分级管理。各种类型的运动竞赛均由主办或承办比赛任务的地方体育局按要求从社会各行业中协商聘请比赛所需要的有等级裁判员。承担总裁判长任务的个别高等级的裁判员也可由主办竞赛的政府体育部门直接指派。国际比赛则由国际单项体育组织直接指派国际裁判并组织培训。当竞赛活动结束后，裁判员再返回原工作单位。
（一）裁判员在竞赛活动中的作用。
裁判员的组织工作是体育竞赛活动的关键环节，裁判员的思想和业务水平的高低关系到比赛能否顺利进行。一般赛场上发生纠纷、争执、斗殴、罢赛、抗议等事件时，大都与裁判员在执法技术上的失误或是执法道德上的偏差有直接或间接的关系。因此，裁判员是竞赛活动中不可缺少的重要组成部分，对这支队伍的组织与管理是竞赛部门的一项重要任务。
1．裁判员的组织
裁判员的组织工作应由运动会主办单位按照竞赛规程规定和实际需要，根据就近选派的原则，制订裁判员选派方案。竞赛部门还要具体落实裁判员名单，并向各级裁判员管理部门发出聘请裁判计划的通知，然后由各级裁判员管理部门通知裁判所在单位及裁判本人。聘请裁判员通知的内容中应注明竞赛的项目、比赛的时间、地点、报到日期、离会时间及担任职务和服装要求等。
2．裁判员的聘用
根据比赛规格和规模的不同，裁判员队伍的整体配备和对裁判职称等级的要求亦不同。一般情况下，总裁判、裁判长、副裁判长的人选应由竞赛主办单位确定。选聘原则为：国际比赛必须聘用国际级裁判执场，如比赛规模较大，则根据具体情况，也可聘请部分国内较优秀的国家级裁判担任临场裁判或辅助性裁判。
全国比赛必须选聘国家级以上职称的裁判员担任裁判长，由国家级裁判员担任主要场次的裁判任务，另根据需要可安排部分较优秀的一级裁判员参加执场或辅助性裁判。
省市级比赛要安排一级以上的裁判员参加执场工作，但裁判长职务仍应由国家级裁判员担任，必要时还可选聘较优秀的二级裁判员参加辅助性执场工作。
基层单位的比赛可根据情况需要安排相应等级的裁判员担任裁判工作，一般不作具体规定。
3．裁判员报到时间
裁判员的报到时间应按照各个项目的不同情况和需要安排。一般省市级以上的竞赛活动，要在正式比赛前三天报到，以便进行规程的学习和赛前实习工作。总裁判、裁判长应比裁判员提前1～2天报到，以便提前安排好裁判员的分工、实习和比赛编排工作。
一般基层单位或小型运动会裁判员报到时间可灵活掌握。
4．裁判员的管理
裁判员的管理，要注意抓好职业道德教育，把“公正、准确、严肃、认真”的八字方针贯彻到裁判员组织工作的始终。重要场次和重要岗位的裁判员要反复培训，慎重安排人选，确保万无一失。每个技术岗位，包括辅助性裁判岗位也同样要求细致、准确、精益求精，力争减少差错。管理工作主要分以下步骤进行：
赛前管理。
第一，要制订出比赛前的裁判员学习计划，计划工作应在筹备期间完成。
计划内容包括：裁判长、裁判员报到；学习竞赛规则和裁判法；学习竞赛规程及有关补充规定；制定并传达裁判员行为准则；安排裁判员实习；检查场地器材等。
第二，要组织好裁判员的业务学习和职业道德意识教育。通过学习，统一认识，统一尺度，必要时可进行实地考核，以了解裁判员的思想和业务水平，便于合理地进行人员分工。
第三，要使裁判长和裁判员熟悉场地器材的全面情况，必须检查场地器材是否符合竞赛规则和规程的要求。
第四，要开好赛前准备会，重要场次比赛要认真研究，安排水平较高的裁判员担任临场执裁工作，要求裁判员在执裁工作时必须穿着专项职业服装，举止要得体大方。
比赛期间的管理。
比赛一开始，管理人员就要注意抓以下几个环节的管理。
第一，在每场比赛后要及时组织裁判员进行总结和讲评，每个裁判员都应对自己一天的工作有小结，裁判长要虚心听取裁判员反映和意见，及时改进工作，不断提高裁判工作质量。
第二，比赛过程中要随时检查场地和裁判器材设备情况，特别是电动计时、计分、大屏幕显示及媒体设备，发现故障要及时向竞赛部门反映，及时维修。
第三，裁判组必须每天及时向竞赛部门报送比赛成绩表，以便及时登记和印发成绩公告。
比赛结束后的管理。
比赛结束以后，一般都应在很短的时间内完成结尾工作，裁判工作主要有以下几项：
第一，按照财务规定办理裁判员差旅费的报销和酬金发放。
第二，组织裁判员体育道德风尚奖的评选。
第三，做好裁判员服装、器材及其他用品的收、发工作。
第四，在裁判长主持下做好裁判员个人工作小结和技术鉴定。
第五，做好裁判工作总结。内容包括：参加竞赛的裁判人数、级别、来自单位、工作成绩、先进事迹、存在问题及对竞赛组织方面的建议等。
第六，安排好裁判员的返程车票和送站交通车辆，要有专人负责送行。
（二）组委会新闻宣传部门的管理
新闻宣传部门是组委会统一领导下的职能部门，是代表大会组委会向社会公布信息的唯一渠道。
1．新闻宣传部门的主要工作
（1）对社会的推广宣传。
首先要制订运动会整体宣传推广计划。推广计划一般包括：新闻发布时间及方式，以及对运动会的目的、意义、规模、项目等内容向社会公布。宣传运动会的宗旨，是提高社会对运动会的关注力度，营造运动会良好氛围和环境，得到更多体育爱好者关心和支持。具体工作包括：制定该届运动会各种宣传材料，征集或拟定大会宣传口号，确定各种宣传推广活动；组织设计运动会会旗、会徽、宣传画、纪念章、画册等宣传品；制订环境和赛场布置方案；确定阶段性主要宣传任务等，并在各项方案确定之后分步实施。
（2）对运动员、教练员、裁判员进行职业道德和规范教育。
此项工作主要是针对大会各类人员的不同任务制订宣传教育计划，并实施。宣传教育内容包括：赛风赛纪、职业道德、文明参赛、礼仪规范、对参加运动会的工作人员和服务人员提出切实可行的规范服务要求，如制定运动员、练员、裁判员及各参赛单位注意事项和有关体育道德方面的要求；撰写并印发传材料和观赛人员须知；确定宣传形式（出会刊、发简报、组织体育道德风尚评选、专栏等形式）。无论是综合性运动会还是单项竞赛，宣传部门都应制订出配合竞赛任务实施的教育计划，教育的形式可根据运动会特点而定。
（3）新闻信息披露并组织媒体报道。
其工作有：协助大会组委会确定大会新闻发言人；定时召开新闻发布会；收集、整理大会的各类新闻信息用快捷的方式提供给到大会采访的记者或所需社会新闻媒体；向有关新闻媒体发出采访邀请；组建新闻中心或新闻室；制订新闻报道计划；协调由新闻单位发起的各项评选或竞猜活动；做好协助记者顺利采访的各种服务工作。
2．机构设置及人员编制
新闻宣传部门其工作特点与其他部门不同，一般建立时间较晚，但一旦组委会开始正式运行，新闻宣传机构也应随之产生。新闻宣传部从机构组建开始，便立即进入工作状态，要求人员基本全部到岗，但相对工作时间较短。（筹备期由于工作任务不多，宣传部任务一般由办公室代行。）
所有进入该部门的人员都必须有高度的政治责任感、有宣传推广和从事新闻工作及与媒体合作的经验，同时，对体育宣传工作较为熟悉。
新闻宣传部门的组织机构设置及人员编制，要根据运动会的特点和规模大小而定。一般规模的综合性运动会或单项竞赛的宣传机构配备3～5名宣传干部较为合适，他们应包括：宣传推广策划，美术设计，新闻稿件撰写，文字编辑，记者管理等岗位。这些岗位可根据运动会组委会制定的宣传规模及要求而设定，在人员安排上可一岗多人和一人多岗。一般新闻宣传部的负责人可兼本次运动会的新闻发言人。
新闻宣传部的各岗位职责应十分明确，基本上是专职，分管不同的领域，工作交叉不多，只要把各自的分工做好就可以了。如策划人员专门负责运动会的宣传推广活动策划（主要在组委会组织层面）；美工负责环境布置、宣传广告设计制作；运动队管理人员专门负责思想教育及行为规范；新闻撰稿人专门负责每天以组委会名义发布的宣传稿件的撰写；记者管理及组织人员专门负责运动会种类新闻信息的收集、整理及向媒体提供和记者的组织及向社会发布信息等项工作。
3．部门管理
新闻宣传部门的管理一般采用岗位责任制和目标管理的方法。
（1）岗位责任制管理
主要是对工作的“量”和“区”进行划分。主要功能是使工作人员有制度的约束和界限的区分，部门负责人要对每个人和岗位都提出明确工作任务要求和所承担的责任。
（2）目标管理
目标管理则是在分工的基础上进一步对工作人员提出质量、数量和时间方面的要求，以保证宣传工作的效益、效率和准确率。同时，该部门还应根据工作需要配备必要的器材，如配套的计算机操作系统、音像设备及信息提供场所和通畅的传播渠道。
（3）程序管理
为了保证设备物尽其用，满足工作需要，就要做好管理工作。要在财、物的使用、保管、经费开支等方面建立严格统一的报批程序和管理制度，每个岗都要规定好工作权限，并严格执行。提倡艰苦奋斗的作风，要厉行节约，反对浪费。
4．工作阶段内容及程序
各类运动会宣传工作的展开阶段一般与全局各部门相一致，亦分为筹备计划、组织实施、总结收尾三个阶段。各阶段的主要工作内容和程序。
5．新闻发布会及新闻中心的组织
在大、中型运动会中，适时召开新闻发布会和组建新闻中心是宣传部门的重要实施手段，可通过新闻媒介扩大影响，引起社会各方面对运动会的支持与关注。
（1）新闻发布会
召开新闻发布会的时间不是固定的，应根据运动会需要而确定。一般中型以上的运动会至少要召开1～2次新闻发布会，时间一般安排在筹备初期和赛前的筹备结束期。
新闻发布会的内容通常是介绍本届运动会的性质、规模、地点、时间、项目设置、参赛选手的选拔及报名、运动会大型活动的设想、组织方法等。同时还可以介绍运动会的会徽、会旗、宣传画、吉祥物、宣传口号和会歌等。召开新闻发布会要做好以下准备工作：
1）准备好新闻发布稿，保证到会记者人手一份。
2）确认新闻发言人、会议议程和到会领导、嘉宾。
3）邀请组委会有关领导或有关人士出席会议。
4）会前及时向有关新闻单位发出请柬或通知。
5）有关业务部门对记者可能提出的问题要做充分准备，力求对答准确。
6）报批新闻发布会预算。
新闻发布会一般由组委会指定的新闻发言人发布相关信息，必要时请各有关方面负责人介绍情况，记者可以对不清楚的问题进行提问。新闻发布会的时间长短视内容多少而掌握。
（2）新闻中心
一般较大规模的运动会都会设有新闻中心，新闻中心是为采访记者所设立的信息获取和传递专设场地。
新闻中心的地点选择要注意把握主会场与记者驻地尽量不要远离的原则。另外，新闻中心还应具备较先进的通信联络设备（计算机网络系统、电话、传真、复印机、冲印照片等），同时还要具备提供到会记者餐饮及其他必要服务。
新闻中心要注意做好以下管理工作：
1）进行记者报名、注册、个人信息登记，随时掌握统计情况。注册内容是：姓名、年龄、性别、民族、工作单位、职务、业务种类、住房号及特殊要求等。
2）制定、印发记者采访、住会须知。
3）及时向到会记者介绍新闻中心各种设施及使用规定，便于记者工作。
4）及时公布比赛成绩和赛场信息。
5）搞好采访班车的调配，保证交通。
6）做好各单位记者之间的工作协调与疏通。
6．做好新闻宣传工作应注意重点把握的几个问题
随着社会发展和技术进步，现代传媒市场竞争愈加激烈，不断创新的报道手段和高科技产品的介入，也使运动会的新闻宣传工作发挥更大作用。每四年一次的奥运盛会已成为各国媒体的盛会，场上运动员的较量带动了场下媒体的比拼，国际奥委会分配的报道、奥运会的记者名额也在不断攀升。在运动会举办的每个环节中新闻宣传都起着不可或缺的作用，因此，做好运动会的宣传推广和新闻发布工作是最大程度实现运动会的预期目标的重要手段。
根据国内大型运动会组织工作经验，在运动会的新闻宣传组织管理工作中要特别注意如下问题：
（1）明确新闻发布会制度，主动提供新闻
新闻是新近、新鲜、新奇的见闻，新闻的性质决定媒体对新闻的敏感、不断挖掘和第一时间内的传播。
运动会组委会的宣传部门要有意识地向公众和媒体提供运动会组织工作最新动态，满足媒体需求，扩大运动会在社会及公众中的影响，保持外界对运动会的组织及参赛队伍的关注与兴趣，并获得社会及公众对大会的理解和支持。因此，主动提供新闻，有助于创造对组织者有利的舆论氛围，排除对运动员创造好成绩可能形成的干扰。
（2）注意建立记者集体采访制度
当前国内外举办大型运动会新闻宣传的重要做法是向媒体征集采访要求，根据媒体普遍关注的问题安排专题采访。这样不但及时向媒体做出了回应，同时也减轻了新闻宣传工作的无效劳动。
（3）尽早确立新闻发言人
一般在运动会正式开始之前就要确立本次大会组委会的新闻发言人。这有益于规范新闻发布程序和层次，以权威的、统一的声音面对媒体，回答运动会组织工作涉及的有关问题，及时公布信息，保持与媒体的接触。对媒体的通气内容不要仅仅局限在备战、成绩方面，也不要过于突出某些运动员，要兼顾项目的发展、竞技体育的可持续发展、有关方面的分析比较等。
（4）建立通畅的信息发布渠道（新闻中心）
在这方面要做好两方面的工作：一是畅通信息发布的主渠道，建立健全新闻发布和新闻发言人制度，使信息能及时、准确地传达给媒体；二是加大管理力度，加强与新闻单位的沟通，强化新闻从业人员的自律管理，最大限度防止虚假新闻的产生，避免负面舆论的出现。
（5）正确处理与媒体的关系
媒体关系是公共关系工作对象中最敏感和重要的一部分。与新闻界建立良好关系是为了争取新闻界对本次运动会组织的了解、理解和支持，以便形成对本次运动会有利的舆论气氛，通过新闻界实现与大众的广泛沟通，增强运动会对整个社会的影响力。
良好的媒体关系能够为我们带来良好的舆论环境，使我们的有关信息较顺利地通过传播过程的层层关口，从而有更多的传播机会，形成于我有利的舆论环境。
（6）注意树立大会组织者的形象
如同一个组织机构有自己的宗旨和风格，一个企业有自己的企业文化和价值观念，宣传部门首先要注意宣传大会组委会要表达的主要目的和重点活动。如征集、评选运动会的宣传口号、运动会标志、吉祥物；用最简洁、最形象的表述概括运动会的宗旨、目标等。这不仅是树立对外形象的过程，也是运动队自我教育、增强集体荣誉感和归属感的过程，于人于己都有积极意义。
（7）注意对媒体沟通（培训）与公众教育
为创造良好舆论环境、树立良好形象离不开公众和媒体的支持。在有条件的情况下，由宣传部门组织举办一些与运动会相关媒体培训班或座谈会，请有关运动项目负责人和相关的专家学者作专题讲座，介绍运动项目的专业知识、奥林匹克知识、举办本次运动会的重大意义等，来提高记者对举办本次运动会意义和特点方面的认识，使之能够在今后的新闻报道中，并做到客观、公正、准确、专业。
（三）组委会安全保卫部门的管理
体育竞赛安全保卫是竞赛活动中的一项重要工作。安全保卫部门是完成竞赛任务不可缺少的重要机构之一，在赛会期间行使安全保卫工作职能，负责组织和实施各项安全保卫工作。
加强体育竞赛活动中的安全保卫工作的组织与管理，是保障竞赛活动安全，维护活动秩序，完成竞赛任务，实现体育竞赛根本目的的重要保证。
1．机构设置
安全保卫工作的机构设置要坚持从实际出发的原则，做到竞赛活动与保卫工作需要相适应，与保证竞赛活动安全的任务相适应，也要与有关公安机关、安全机关的业务分工相适应。同时要根据竞赛活动的具体情况，如竞赛规格、竞赛规模、竞赛项目、竞赛特点、赛事驻地和比赛场地等情况来决定安全保卫机构设置和人员组成。
竞赛安全保卫机构的设置一般是由竞赛活动的主办单位和协办单位的内保组织、公安机关、安全机关及有关单位和部门共同组成。这是由体育竞赛活动所具有的社会公共性质和保卫工作的综合性特点决定的。安全保卫的设置必须有利于主办单位和协办单位的内保组织与公安机关及有关单位、部门之间的协作；必须有利于安全保卫间的协调；有利于竞赛中保卫工作的开展和竞赛任务的完成。
2．安全保卫部门工作职责
安全保卫部门在竞赛活动期间直接接受赛会组织委员会的领导，它负责组织和实施各项安全保卫工作，对组织委员会负责，工作职责主要有：
（1）根据竞赛活动的性质、规模、特点和要求，负责建立赛会期间内部的安全保卫组织网络，加强安全保卫工作的组织和领导。
（2）负责制定竞赛活动的安全保卫工作计划和有关具体活动的安全工作方案及突发事件应急预案，并负责组织实施。
（3）负责对赛事活动的有关大型活动点、驻地、比赛场地等场所的比赛设施、生活设施、安全设施等进行安全检查，制定和落实各项安全防卫措施。
（4）负责竞赛期间大会所有相关部门和人员的安全保卫工作的宣传和教育。
（5）负责竞赛活动所需要的各种活动证件的制定，并对证件的使用和管理作出相应的规定。
（6）负责处理赛会期间发生的各类案件、治安事件、灾害事故及其他有关安全问题。
（四）安全保卫工作的原则和要求
“谁主办，谁负责”的原则，是竞赛安全保卫工作的一项重要指导原则。根据这项原则，安全保卫工作实行统一领导和分工负责。
1．统一领导原则
竞赛组织委员会是竞赛活动的最高领导机构，安全保卫组织在组织委员会的统一领导下，要坚持和加强自身工作的统一领导，这是由安全保卫工作的性质和单位构成的特点所决定的。保卫部门一般是由竞赛活动的主办单位或承办单位和有关协作单位共同组成。各项工作任务是根据保卫工作的不同业务分工，由参加安全保卫组织的公安、交通、消防和内保等有关部门共同承担。保卫部门的这种特殊性在客观上要求正确处理和解决好工作的统一领导和具体工作分工的关系。防止因特殊而置于统一领导之外，因工作分工而忽视统一领导，从而影响竞赛活动的开展和竞赛任务的完成。竞赛活动的长期实践证明，安全保卫工作只有坚持统一领导的原则，才能得到正确的组织和实施。
2．分工负责原则
分工负责是竞赛工作中安全保卫工作普遍适用的一项工作原则。这项原则强调了安全保卫工作在竞赛活动中的重要性和实行安全工作责任制的必要性，反映了竞赛组织工作的客观要求，同时要求安全保卫工作主管单位，主管领导以明确任务、明确分工和明确责任作为前提，认真实行和促进安全工作责任制的层层落实。
在体育竞赛活动中，安全保卫部门根据竞赛活动的实际需要和保卫工作的管理范围及业务分工，由有关单位、部门的内保、警卫、消防、交通、供电等专业人员共同组成。这就决定了保卫部门的工作必须遵循既要坚持统一领导，又要实行分工负责的工作原则。根据这一原则，安全保卫组织要按照不同单位、不同业务进行任务分工，部署和安排工作力量，并要求定岗、定责、各司其职，各负其责，有效发挥各参与单位和部门的职能作用。
坚持分工负责的原则，可以防止因分工不同、责任不清而影响各项安全保卫工作的组织和落实。同时，对竞赛活动中发生的问题能够及时掌握情况，解决问题，并准确地追究有关当事人的责任，保证安全保卫工作的开展。
3．安全保卫工作的管理
竞赛安全保卫工作的管理，是安全保卫部门为保证竞赛期间竞赛任务的完成，提高安全管理效能所进行的各项活动，也是安全保卫部门的重要职能。它通过有关单位和部门之间的协作，有组织、有计划、有目标、有措施地对竞赛活动进行全方位的安全管理。保证竞赛活动安全是安全保卫工作管理根本目的。
（1）管理范围
赛会中安全保卫工作的管理范围，是由竞赛活动的范围、内容、特点和保卫工作的具体任务来确定的。一般包括内部安全的管理和竞赛活动安全秩序管理；竞赛活动安全秩序的管理主要是指竞赛期间与会领导、外宾、观众的安全管理。从管理对象上讲，一般可分为人的管理、物的管理和具体竞赛活动的管理。明确保卫工作的管理范围和具体管理对象，加强预防工作和重点管理，更好地贯彻“预防为主，确保重点”的保卫工作方针，同时有利于在安全保卫业务方面与公安机关及有关部门实行明确的界面分工管理，以促进安保工作任务和目标的落实。
（2）管理内容、方法和程序
根据保卫工作的管理范围、管理对象和竞赛工作实践，保卫部门的管理内容主要有三个：
1）竞赛活动的管理
体育竞赛活动具有三个特点。一是多层次、多形式、多内容的竞赛活动开展得越来越广泛；二是使国际间体育交往日益增多；三是各级政府领导人对体育事业的关注程度日益加强，高规格政府要员经常参加或出席观看体育比赛。这就要求安保工作在竞赛活动中必须认真组织、周密部署，精心安排，万无一失，确保安全。从管理方法和程序上以完成竞赛任务为中心，做好阶段性工作。
第一，组织领导。安保工作的组织领导是根据竞赛活动需要及竞委会的安排，由政府公安机关或主办单位内保组织承担。一般重大或特殊的竞赛活动均由公安机关负责组织领导并在其业务指导下，由主办单位的内保组织负责。具体工作根据保卫工作的业务分工，由安保部门各岗位工作人员负责。
第二，制订计划。竞赛活动的安保工作计划是根据竞赛任务要求进行整体设想和安排的。计划的制订要与有关单位、部门加强联系，互通情况，密切协作，相互配合，了解和掌握竞赛活动的全面情况。根据情况部署保卫力量，并提出具体工作要求和制定出切实可行的安全措施。要注意计划必须在调查研究的基础上既要周密可行，又要便于安全工作的组织和实施。
第三，组织实施。在安全保卫工作管理过程中，组织实施是具体落实计划，完成计划任务的重要环节。组织实施的内容包括：部署计划，说明任务要求，工作原则，措施和方法以及人员的分工与责任。
根据前述统一领导、分工负责的原则，在组委会领导下，安保部门负责组织召开保卫工作的协调会议，介绍竞赛安排情况，布置保卫工作任务，协调有关单位和部门之间的关系，处理和解决好计划实施过程中可能提出和出现的问题，并按保卫工作的业务规律及分工将各项保卫任务落实到有关单位、部门和人员。在具体的组织实施中还要注意重点做好四个方面的工作：一是搞好主会场、运动员驻地、比赛场地的安全管理和国家领导人主要行车路线的安全警卫工作。二是做好竞赛活动过程中各种证件的制定、使用和保管。三是对大型活动的开、闭幕式，火炬传递和特殊的竞赛项目如射击、公路自行车、马拉松、飞机跳伞等赛事要按特殊的安全管理规定向上级政府部门申报，同时向公安、交通管理部门通报情况并备案，经批准同意后，才可按程序办理安全手续，实施各项安全保卫措施。与此同时，要求各参赛单位、个人严格遵守竞赛活动的有关规定和主办单位的内部规章制度，包括安全教育、观众组织、各种设施设备状况调查、票证安排、停车场设置以及应急措施安排，重大国际比赛一般还有赛场内工作人员政审等。四是做好比赛场地、运动队驻地等竞赛活动场所的安全宣传和教育。注意饮食安全和贵重物品的保管存放，加强防火、防盗、防特殊治安灾害事故、防暴力的防范检查工作，发现隐患和存在的问题要及时予以指导，并与为竞赛提供服务的单位共同研究，提出解决问题的办法和改进措施，保证检查效果。
第四，总结。总结是对安保工作的执行情况和任务完成结果，在检查的基础上实事求是地做出客观全面的评价。其目的在于总结竞赛活动中保卫工作成功的经验，吸取工作中的经验教训，改进今后的工作。通过总结使我们对竞赛活动中各项保卫工作内在的、必然的、本质的联系得出规律性的认识。并把这种认识上升为竞赛活动中保卫工作的管理知识，成为指导、推动安全保卫工作的积极因素。
2）人员的管理
竞赛中安保工作的人员管理，是指对参与体育竞赛活动的各种人员的管理，包括大会所有工作人员、运动员和观众。人员管理是安保部门通过组织、宣传、教育、处理的方法实行管理。其管理方法是：第一，要加强同各单位、各部门、各运动队行政组织和领导的联系，了解和掌握被管理人员的情况，并要求各运动队设立治保安全员，负责本队内部的安保工作；第二，要利用各种宣传形式，提高和加强被管理人员的安保意识，使工作人员、运动队及观众共同的自觉维护好赛事活动的秩序；第三，要对竞赛活动中发生的各类案件，治安灾害事故及时打击处理，维护正常的竞赛秩序。对涉外人员要按外事工作有关规定办理。
3）物品的管理
竞赛活动中物品的管理主要是指对贵重物品，易燃易爆危险品，竞赛设备器材等物品和现金管理。
由于竞赛活动的需要，参赛单位或个人都携带有一定的贵重物品、贵重器材和大量现金，特别是有些竞赛项目还带有枪支、弹药等易燃易爆危险物品，因此，加强物品的管理是安保部门、使用单位和管理人员的共同责任。在物品的管理上做到：一是了解掌握物品的数量、特征、所属单位、保管人等情况，建立登记制度；二是协作有关行政部门做好各种物品和现金票证的保管工作；三是对物的使用，保管情况进行安全检查，监督有关单位和人员实行安全管理；四是明确保管单位和保管人员的管理职责并按有关规定和要求制定出物品的安全防范措施，防止各种物品损坏、丢失和被盗。
（五）组委会财务部门的管理
此部门是只有在大型综合性运动会组织工作中才设置的机构，一般中小型运动会，财务管理工作的职能是设在行政后勤部门，也有的是设在办公室职能中。
1．大型综合性运动会资金投入的特点
不同类别和级别的运动会其规模和形式也不相同。对小规模运动会的资金投入相对简单，而大中规模的就相对复杂一些。对于大型运动会的组织，无论是世界性、洲际性还是全国性、地区性的，由于竞赛规模扩大和竞技水平的提高，举办经费也越来越多。历史上耗资最多的是1980年的莫斯科奥运会，高达90亿美元；1992年巴塞罗那奥运会耗资74亿多美元；1964年东京奥运会和1988年汉城奥运会，耗资在30亿美元以上；1990年由我国举办的第11届亚运会，全部耗资也在25亿元人民币左右。
运动会投入资金的来源多渠道，与经济实体的结合越来越紧密。巨额的竞赛经费，单靠政府和地方拨款是不可能的，需要多方筹集，多方投入，必须寻求企业公司和商业财团的帮助，没有他们的捐赠和赞助，大型的体育比赛就很难进行。大型运动会的组织有着参赛人员多、运动项目多、耗费资金多的特点，经济关系十分复杂，不仅固定资产投资多，运动会业务费的收支也面广而复杂，牵涉到政府机关、企事业单位、社会团体以及家庭和个人。
运动员自报到之日起，住宿、交通、副食补贴、裁判员的差旅费、大会工作人员的补贴以及医疗费等，都需要打足预算。同时，由于参赛运动员流动性大，有时会有变更，给管理工作带来一定困难，加之规模较大，筹备时间长的综合性运动会，还要根据市场物价的变动而必须不断调整预算，以完成赛会的财政需求。
2．一般组织大型运动会的经费支出方向
（1）市政建设费
包括机场、港口、卫生检疫、通信系统、供电供水系统、安全防卫系统等的费用。悉尼奥运会投资4.6亿美元用于电子通信，这其中包括2000台电视摄像机和数万部手机，还有9000台电脑，它是1988年汉城奥运会在这方面投入的9倍。北京为筹办第11届亚运会时，曾新扩建四条马路，新建四座立交桥以及相配套的地下水管道，电子服务设备和电视转播系统。日本、韩国为筹办奥运会所进行的市政建设也是引人注目的。
（2）场地建设费
体育场地建设为运动竞赛提供良好的物质条件，也是运动员提高运动成绩的一项基础性工作。体育场地包括体育场、馆、池、射击场、自行车赛场和水上运动中心等的费用。
（3）大会组织费用（基本费用）
设备器材、公务费、公关费和奖品费等；宣传推广费，人员费，包括住宿费、交通费、差旅费或补助费、医疗费等；大型活动费，主要指大型文艺活动的培训表演、大型展览会所需要的费用。
3．财务部门资金管理的内容
（1）预算控制与管理
在运动会组织过程中进行预算控制和管理是指运动会的组织者在运动会筹备开始时就要对所要举办的运动会进行全方位的统筹规划，进行资金投入和产出的预计核算，并且对运动会本身资金的使用进行全面的控制，使运动会组织的预算控制在一定的特定范围内并进行管理，具体包括收支与预算比较、税收、利润、债务还清、遗产处理、现金流动。
（2）资金的收入管理
运动会资金的收入，是由运动会的经营计划决定的。通常情况下，其内容主要有：门票收入、广告收入、出售电视转播权收入、客房收入、餐厅收入、各种服务收入等。由于运动会经营资金收入是不确定的，必须遵循责权原则，加强与计划部门联系，随时掌握资金收入情况，对已经取得所有权的收入性资金都要及时入账，统一管理。
4．资金的支出管理
（1）各部门、各赛区的支出管理；根据各部门其职责范围、工作任务向大会编报经费支出预算，对大会财务部门的经费开支实行“指标控制”的办法。
（2）计划外的支出管理，这笔开支必须及早提出，方可追加支出预算，经财务部门审核报组委会主管领导批准后方可开支。
（3）资金使用风险管理，建立资金使用评估和审计监督制度，防范资金风险。
5．运动会组织成本费用的确定
（1）折旧费
市场经济条件下，运动会所需场馆及器材设备都需要经营运作，体育场馆及时得到组委会的设备折旧补偿，实物或配件上得到替换，使原有资产能够保值增值，同时有利于保持设备完好，使之达到竞赛及会务组织工作的需要。
（2）人员接待费
它包括住宿、伙食及伙食管理费，交通车辆费、差旅费、医药费。
（3）活动组织费
它包括裁判培训费、宣传、公杂、奖品、安全保卫、通信、药检等费用。
（4）器材设备及场地布置费
（5）比赛经营管理费
它指比赛管理中不易直接计入的一切开销，包括工作人员工资或补贴、福利费、贷款利息、水电费、交通养路费、罚款等费用。
6．财务部岗位设置及主要职责
（1）总会计师岗
运动会的经费及财务管理工作，是一项具有自身特点和规律的工作，不应看成是一般事务性工作，其政策性和专业性很强。因此，要选配熟悉体育财务业务特点、有较丰富实际工作经验并具备相应职称的专职财会人员担任此项工作。
其主要职责是：依据国家财政部门对举办运动会的有关规定，本着勤俭节约的方针，结合本届运动会的实际情况，编制各项经费预算，协助组委会制定大会开支标准及财务运行管理办法（编制预算方案，应在组委会确定经费使用总方针的基础上，先由各个部门分别提出预算草案，然后财务部门进行汇总审议，再进行综合调整后，报经组委会批准实施）。对于大会的使用经费进行监督并实行风险控制管理。
（2）财务监督岗
1）审核重要的财务报表和报告，对财务报表和报告的质量负责。
2）参与审定财务管理规定及其他经济管理制度，监督检查各部门财务运作和资金收支情况。
3）审核各部门在规定限额范围内的资金使用情况。
4）参与审定大会重大财务决策，包括审定大会财务预、决算方案，审定重大经营性、投资性、融资性计划和合同以及实施方案。
5）对大会批准的重大经营计划、方案的执行情况进行监督。
6）依法检查组委会各部门相关业务活动、资金使用的合法性、真实性和有效性，及时发现和制止违反国家财经法律法规的行为和可能造成出资者重大损失的经营行为，并向大会组委会报告。
（3）会计岗位及职责
1）正确设置账户、使用会计科目，负责大会各项开支的原始凭证、记账凭证和业务内容的审核工作。
2）负责登记总账、明细账和各种辅助账，在保证账账相符、账实相符的基础上，正确、及时编报有关会计报表。做到日清月结，账目、报表清楚、准确、真实。
3）按照规定将电脑会计软件内的会计资料及时备份，刻录光盘，打印记账凭证和会计账本。同时负责大会组委会会计档案、资料的整理、装订和保管工作。
4）负责大会固定资产的建账、核算、登记工作，并配合办公室进行财产清查。
5）负责及时清理应收、预付款等往来账目，发现问题及时处理，防止呆账、坏账的发生。
6）为组委会财务监督机构提供有关财务会计资料和信息。
（4）出纳岗位职责
1）按照组委会确定的有关规定和执行国家财会制度，负责办理现金和银行存款的收、付等业务。
2）负责日常报销工作。严格审核报销单据、发票等原始凭证，按照报销的有关规定，办理现金收、付业务，做到每笔业务合法准确、单证齐全、手续完备。
3）现金管理要做到日清月结，不得白条抵库和公款私借，因公借款须经领导签字批准。发生现金收入业务，必须开具收据并及时送存银行，不能坐支。
4）负责办理有关的银行业务。根据审核无误的凭据，办理银行存款、付款业务并及时入账，定期与银行对账，做到账单相符，每月末编制银行存款余额调节表。
5）根据原始凭证编制记账凭证（采用电脑记账时负责录入原始凭证），登记现金和银行存款日记账，确保账款、账单、账证相符。
6）负责大会所规定的相关人员及运动员的福利、奖金、劳务费用的核算、发放工作，负责个人所得税的代扣代缴。
7．财务管理中应注意的几个原则
（1）责权原则：运动会资金收支，既有时限要求，也有货币关系问题。在资金管理中，力求以“责权”为标准区分哪些资金是收入性的或带有收入性的，哪些资金是支出性的或带有支出性的，以及哪些资金是考核计算运动会经营成果的依据，为保证运动会顺利进行具有重要作用。
（2）物价对等原则：所谓物价对等，是指把运动会经营过程中组织进来的物品按照限制等价折成货币对等的方法。
（3）保证原则：运动会中的物价对等的支出与使用，要保证运动会本身的需要，但也要贯彻精打细算、勤俭节约的精神，把钱花在刀刃上。
（4）分账连类原则：指在实际工作中对竞赛经费的收支设立账户，并在此基础上按收支项目归类的一种核算方法。遵循这一原则，一方面，分账可以提供竞赛内容考核计算资料，另一方面，可提供经营收支项目的考核计算资料，从而为资金管理创造有利条件。
（5）财务约束原则：财务约束，也叫财务管理责任和制度执行。
（六）组委会行政后勤部门的管理
行政后勤工作机构是大型运动会组织工作中的重要组成部分。其主要任务是：做好运动会的后勤保障工作，为运动会掌管好赛会各项使用物资；做好生活接待，在食宿、交通、通信、医疗卫生等方面为全体与会人员提供良好的生活环境和工作条件。此项工作，是运动员充分发挥技术和才能、创造优良成绩的重要条件，也是开好运动会的保证。
1．岗位设置和人员要求
行政后勤工作是一项接触面很广的工作，它既具体、细致，又政策性较强，在岗位设置和人员要求方面，必须注意并根据这一特点进行科学、周密的安排和明确的分工。行政后勤工作人员不仅要有一定的体育业务知识和大型运动会行政后勤管理的经验及工作能力，而且还要有良好的政治素质和思想品德。要明确地树立一切为保证竞赛任务顺利完成的服务思想，同时要有高度的责任感和吃苦耐劳、公正廉洁、亲切热情、全心全意为人民服务的奉献精神。
行政后勤部门，应设部长1人，副部长1～2人，其他工作人员一般主要有六个工作岗位，其人员数额，可根据不同的工作量，采取一岗多人或一人多岗原则配备。
（1）财务管理岗：若中小型赛会，组委会一般不专设财务部，运行经费的管理大多设在行政后勤部门的职能中。故此岗位人员要负责统筹和掌管运动会的各项经费，编制预、决算，监督、检查、审核各部门的经费使用情况。在财会人员配备上要注意会计和出纳必须由两人分担，不得由一人兼任。
（2）行政管理岗：负责运动会后勤保障方面各项物品的购置、分配及制定使用、保管制度。
（3）生活管理岗：负责按照大会统一标准为与会全体人员提供食、宿的安排和管理。
（4）交通管理岗：负责配备、提供各种所需车辆，并负责车辆的管理、调配和对司机的管理教育。
（5）接待服务岗：包括参赛队（团）的接送，票务（返程）及生活服务工作。
（6）医务：负责赛场和住地医疗救护和卫生、保健工作。
2．工作程序和方法
在行政后勤机构确立之后，全体工作人员特别是担任领导职务的人员，必须全面了解和掌握运动会总体计划和要求，及时掌握各项工作的进程和变化，这是做好行政后勤各项工作的主要依据。其工作程序是：
（1）设立行政管理部门各职能处（组）
根据行政管理部门的主要任务设置职能处（组），明确责任分工后，对组委会各部门在筹备和组织实施阶段所需的各类办公用品用具、通信设备、服装、器材、交通工具、奖品、纪念品、生活用品等，及时按计划购置、租赁和储备，以保证各部门的使用。对各类物品的管理和使用，要建立出入库手续和领取、发放、归还等使用制度。
（2）进行生活接待的准备
住宿的接待准备，负责接待工作的人员首先应了解和掌握被接待人员的情况。包括运动会在编和编外各类人员的人数、性别、职务、身体情况，并根据大会规定的等级标准，联系确定适宜的驻地，在不超过住宿标准的前提下，要力争选择与赛场、练习场较近、环境幽静、交通方便、通信设备条件完善、有沐浴设备、能就近医疗的宾馆、会所提出接待方案并报大会组委会审定。住宿分配方案要按照先编内后编外，先教练员、运动员、裁判员后工作人员，先领导、来宾后其他人员的原则和各类人员相对集中的原则制定出大会住宿计划表。安排住宿时，要注意根据运动会规格标准，每间住房人数不宜过多，条件差别不宜过大。如安排有困难时，可优先照顾少数民族和边远地区团队。同时要注意了解掌握住宿时间和人数的变化情况，及时做出住房的调整。国际比赛各团队的住宿及其他服务内容必须做到对所有国家一视同仁，条件相等。
饮食的安排，饮食的配备安排，要充分考虑运动项目的特点，注意营养配餐原则，并要特别注意尊重少数民族，应设立专灶伙食。根据国家的卫生防疾要求和规定，在伙食管理上做到“六个分开”，即灶具、餐具、餐厅、食品、炊事人员和服务人员与普通灶分开。同时要注意做好伤、病人员和需要控体重项目的运动员特殊需要的饮食供应。
就餐办法及方式，就餐办法。一般宜采用凭券或凭证就餐办法。即按每日伙食标准，划分早、中、晚三餐的具体标准，印发不同颜色的早、中、晚餐券，标明日期，凭券就餐。国际比赛应采用凭证件就餐的方法。
就餐方式：一般根据标准采用半自助餐或全自助餐方式为好。即主要副食菜肴按份分配，非主要副食菜肴和主食、汤料等实行个人自取的办法。伙食标准合适并具备一定就餐条件的，亦可实行全自助餐方式。这种方式，既符合卫生要求，又可按需选择品种和数量，避免浪费，同时也便于对临时就餐者的供应和结算。就餐的时间可根据大会安排和竞赛的需要规定，尽量为参赛人员提供便利。
严格把好饮食卫生关。做好运动会的食品卫生防疾工作是直接关系运动员能否顺利参加比赛的大事。因此，为运动会提供就餐和住宿服务的单位应在卫生防疫部门直接参与指导下，制定餐厅饮食卫生的规章，并严格执行，切实保证餐厅、制作间环境卫生。生、熟食品必须符合卫生要求，严格防止各种疾病的传染和食物中毒事件的发生。与会人员若发生传染性疫病，要及时进行隔离处理。
（3）交通车辆的管理和调配
交通管理是专业技术性较强的岗位，要选配熟悉此项业务和懂交通法规的人员出任该岗工作。交通管理岗位的主要任务有：
根据运动会的规模情况，制定大会各部门车辆配备原则、标准、管理和使用办法等。原则上全部车辆应统一管理和调配，但为便于工作，对用车率较高的业务部门，可调拨一定数量车辆，交其自行管理使用。对有驾驶执照的各部门管理人员要定期进行交通安全教育和监督。
负责做好车辆的安全检验，并按法律规定办理车辆保险。运动会所有车辆在大会期间均应悬挂大会安保部门统一发放的运动会专用标志车证。在车辆少、比赛项目多、赛区分散、路途远的情况下，可根据情况安排适量的大会定时班车。为了保证行车畅通和便于与会人员乘车，还要选好停车场，做到车辆进得去，停得下，出得来，就近方便、安全可靠。
办好司驾人员岗前培训班。对来自不同单位的司机及车辆管理人员，在上岗前，应集中进行培训。要结合运动会的特点，进行职业道德、交通法规、确保安全和以竞赛服务为中心的职业教育，同时要熟悉赛会的常用线路和所服务的对象。以及相应的奖罚条例等管理制度。
（4）大会期间的接送站和票务工作
接待工作人员要体现出热情好客、礼貌待人的人性化服务意识，使长途跋涉、旅途辛劳的参赛人员一到赛区，便感到亲切、温暖。
做好接站、送站工作。国际比赛和全国性大型运动会，对与会人员的接送站工作非常重要，也非常繁重，是大会的首要服务工作，要认真做好。接、送的日期一般应由参赛人员在大会规定报到日期的前三天通知接待单位。行政后勤部门应掌握需要接站或送站人员抵、离车站、机场或港口的准确日期、车次、班次及人数等。可成立接、送站服务小组，配备专人，制订接、送站计划，分别负责车站、机场或港口的接送任务。尤其要准备好醒目的接站标志和足够的车辆。
接站工作要有应变措施，预防晚点和人员数额的变化。要配备值班车辆，并适当准备一些食物和饮料，供误时、误餐人员食用。在送往住地途中，接站人员应主动热情地向外地人员介绍运动会的筹备情况，并积极引导和协助办理食、宿手续。
办理代购返程票务。印制“返程票务登记报表”，要求预订返程车、机、船票者按提前5～10天填报。报表栏目中包括：车、机、船票类别（软、硬卧、硬席、舱位等级等）、日期、车次或班次、数量、是否中转等项。购票方法有两种：第一，购票者预交全部票款，由大会统一购买后发放。如遇临时改变计划，要求退、换票者，应尽量予以解决。确有困难时，应按规定扣除退票罚款。第二，邀请车站和航运部门，按预计计划，登门办理售票。
（5）医务卫生工作
根据运动会的规模大小，配备专为大会服务的医务人员和治疗一般性外伤及一般性疾病的药品。同时联系确定为赛区服务的定点医院，便于参赛人员若遇重大伤病，能及时送医院治疗。医疗费用按国家公费医疗和医疗保险制度执行。无公费医疗和医疗保险关系者，由参赛单位解决，国际比赛，则由各国代表团自行解决。另外，赛场一般应配备救护车辆，以备急需。
3．应注意的有关问题
（1）注意加强工作人员队伍的培养和建设
大型运动会的行政后勤人员往往来自社会不同的单位，尤其需要进行必要的岗位培训，同时还应制定一系列的规章制度，加强管理和教育，并在工作中实行岗位责任制。各项工作要求做到“责任清、任务明、运转快、指挥灵”，遇事“不推不拖、团结协作、完全彻底、有始有终”。在服务方面要做到“热情主动、文明礼貌、细致耐心、不急不躁”。
（2）处理好与各部门的关系
行政后勤与其他部门，在工作上应是团结协作、相互支持、积极服务的关系。为此，行政部门应通过多种渠道和方法，主动了解各部门在各个不同工作阶段的后勤保障需要，以积极的态度，调整和改进自身工作内容和进度。另外，行政后勤工作凡涉及各参赛单位的一些新规定或变化，都要及时以补充通知的形式告知各参赛单位，使其做好相应的调整。
（3）善于争取有关单位和部门的支持
圆满完成大型运动会的行政后勤工作，需要各有关单位的配合。如果得不到粮油、副食、水电、交通、通信、医疗卫生等单位和部门的大力支持、协助，是很难完成任务的。因此，要善于做好与有关单位的互助协作，以得到各方面、各部门的理解和支持。
（七）组委会大型活动部（也称文化活动部）的组织与管理
大型活动部，一般是为规格较高、规模较大的综合性运动会而专门设立的部门。
其主要工作任务是：开、闭幕式的组织，大型群众文体活动表演，其他大型文化及商务活动的展示和推介等。主要目的是通过各种大型活动组织，特别是通过开、闭幕式的组织，全面体现运动会的宗旨和精神，从不同的角度反映运动会主办单位或地区的文化素养、精神风貌及提高主办方的社会知名度，同时还有通过组织各种不同形式的活动达到鼓舞斗志、增强信心、振奋精神和扩大运动会声势和影响的目的。
1．大型活动部门的主要工作特点
（1）工作任务明确
每当运动会结束以后，在人们头脑中留下较深印象的往往是开幕式的盛况。因此，大型活动部门的中心工作就极为明确地体现在开幕式和闭幕式的组织上。
（2）工作责任重大
运动会大型活动组织的好坏，特别是开幕式组织的好坏，直接关系到运动会的社会效果及运动会宗旨能否实现。如果大型活动组织得不好，将会使整个运动会达不到应有的气氛，使赛会的档次和社会宣传效果大打折扣。
（3）工作条件相对艰苦
由于大型活动，特别是开、闭幕式或火炬接力等活动是极为繁重、复杂而又非常细致的工作，这就决定了大型活动部门的工作人员要在不同的环境中工作。特别是在组织富有特色的开幕式时，就要到社会各方面去发现演员、挑选演员和组织节目，进行排练，需要做大量的联络组织和训练工作。因此，这个部门的工作人员大都要在基层开展活动，条件比较艰苦。
2．大型活动部门的岗位设置及人员编制
（1）大型活动部门岗位设置
1）办公室（属内勤岗），可设一人或多人处理日常联络协调及后勤保障工作。
2）服装、器材、财物（属管理岗），可设一人或多人，负责大型活动部门的财务管理，开、闭幕式或火炬接力等活动所需的服装、器材的调配及购置工作。
3）编排设计（属艺术专业岗），按组委会规格要求进行文化艺术结构和画面的总体设计，并进行节目排练方式方法的分解设计以及排练人员的培训。一般根据需要选调多名专业编导人员组成专家编导组，负责文化和体育表演的组织设计以及导演工作。
4）表演排练（属业务岗），可按表演要求设若干领导小组或设若干工作人员。负责开、闭幕式表演的排练工作。如背景台表演的组织、大型团体操的组织、入场式仪仗队的组织、大会乐队的组织、各种特邀表演的组织。
（2）大型活动部门人员素质要求
根据大型活动部门的特点，要求其工作人员有较高的思想素质和业务专长。
1）熟悉大型活动的组织工作，并具有较强的组织、指挥能力。
2）编排业务岗的人员要有一定的艺术素质。要配备具有文艺、美术、体操等不同艺术特长和编排设计、导演能力的各方面人才。
3）从事大型活动部门工作的人员要有艰苦奋斗、不怕辛苦、勇于拼搏、准确无误完成任务的思想和作风。
3．大型活动部门的工作内容和程序
大型综合性运动会组织工作有三个基本阶段即准备阶段、实施阶段、总结阶段。
（1）策划及准备阶段
准备阶段主要是组织筹备工作。这一阶段的工作特点是以筹划、设计为主。首先要成立机构，进行分工，然后对开、闭幕式进行筹划，提出设想，制订工作方案，报请组委会批准后，按工作范围对工作人员进行分工，做好实施计划的准备。这是本阶段的主要内容，所需的时间不长。
（2）实施阶段
根据工作需要，一般在实施阶段要分为会前准备和大会期间两段工作。
1）会前工作
这阶段的工作特点是，工作量大，时间长，工作条件艰苦，基本上是大量的联络和组织工作。
这步工作主要是根据开幕式节目的设计、编排方案进行操作和准备，并据此去选拔演员或演出团体。因为一般开幕式表演需要的人很多，因此，大量的组织排练工作随之而来。这里也还包括聘请导演和教练人员、准备制作演出服装以及筹备表演道具，等等。在训练的一定阶段时还要组织规模不同的合练，以达到开幕式方案所要求的效果。再就是要成立开幕式现场临时指挥部。这项工作是在会前准备阶段的后期进行的。开幕式临时指挥部一般由大型活动部牵头，组委会其他部门配合共同组成的。指挥部的作用是控制、指挥开幕式各项活动准确、顺利地进行，是整个开幕式的枢纽。
开幕式临时指挥部只对开幕式的各项活动进行指挥，因此，这个临时机构的人员是从运动会各职能机构工作人员中临时选派的，工作期限仅限于开幕式预演和正式开幕式，开幕式后，临时指挥系统便自行取消。
开幕式现场指挥系统的职责及分工：
一般较大规模的综合性运动会的开幕式现场指挥系统要建立两级指挥机构，即总指挥部和分指挥部。
第一，总指挥部。总指挥部设总指挥一人（一般由组委会秘书长担任），副总指挥若干人，并下设办公室及工作人员若干人。其主要任务是全面组织领导和指挥开幕式现场的各项工作，并及时处理开幕式过程中发生的一切问题。总指挥部下设的办公室的主要任务是接受总指挥、副总指挥的领导，完成总指挥部的各项具体工作，并负责与分指挥部的联络。第二，分指挥部。分指挥部是负责各项具体工作的指挥部。
入场式分指挥部：负责开幕式仪仗队、各代表团队伍、裁判员队伍的组织以及与入场式相配合的奏乐、献花和升旗仪式等项组织工作。背景台表演指挥部：负责背景台表演人员的组织及现场指挥等项工作。
大会表演指挥部：负责开幕式各种表演的组织及现场指挥工作。
大会服务分指挥部：负责会场所需水电、音响设备、电信、医疗急救以及各类服务保障工作。
安全警卫指挥部：负责开幕式现场内外安全保卫、警卫人员配备及交通管理等项组织指挥工作。
各分指挥部还可根据其具体任务，本着从实际出发的原则，设立临时岗位并配备工作人员。
2）大会期间
此阶段大型活动部门的工作特点是，工作节奏快，工作质量要求高，时间计算精确，环节衔接紧凑。
第一，开幕式的组织。
开幕式一般程序：
宣布×××运动会开始；
入场式开始—裁判员、运动员入场；
奏乐（国歌、会歌）；
领导人致辞；
裁判员代表宣誓；
运动员代表讲话；
裁判员、运动员退场；
开幕式表演开始；
宣布开幕式结束。
入场式队伍的组织：
裁判员和运动员队伍是入场式队伍的主体。对这支队伍人数、队形和着装以及行进速度和间距等事先要有明确的规定和要求。一般应在鼓乐声中，列队绕场一周，经过主席台，接受检阅。在通过主席台时既可以庄严、整齐的步伐行进，显示运动员良好的组织纪律性和英勇顽强的优良作风，也可以在行进间采取具有特色的多种表演形式，体现不同地区、不同民族和不同项目运动员的特点和活泼、热情的精神风貌。但原则上不得在主席台前停留，以免影响入场式队伍的行进速度。
运动队入场排列顺序，有多种办法。按国务院公布的各省、自治区、直辖市序列，按拼音字头或按报名顺序等均可。一般主办单位队伍排在最后。有些运动会为节约时间或因场地条件限制，入场式队伍也可以不采用绕场行进方式，而采用在场内主席台对面的远端集合，按单位排成纵队，在运动员进行曲的伴奏下，集体齐步面向主席台行进。这种形式效果也是非常壮观的。
礼仪性队伍的组织：
如果在入场式队伍中增加礼仪性队伍，将使开幕式的场面和气氛表现得更加庄严、隆重、热烈、欢快和丰富多彩。
礼仪性队伍一般包括：乐队或鼓号队、国旗先导队、鲜花方队、红旗方队、标语方队以及专项模型方队等，视运动会的规模和不同要求，可以有所增减。
入场式序列一般为：
国旗先导队：通常由八人组成，国旗规格为6尺×9尺；
乐队或鼓号队：可随队行进，亦可在固定地点演奏；
鲜花方队：在绕场一周，到达主席台前时，即左右分成两排，站在各运动队前，待入场式队伍全部到达指定地点时，迅速分成两路绕撤至各队队尾，形成红旗屏障；
标语牌方队；
裁判员队伍；
各运动队；
尾队。
开幕式的时间安排：
一般不宜过长，大体掌握在40～90分钟之间较合适。
第二，闭幕式的准备。开幕式结束后，大型活动部的工作人员应立即投入运动会闭幕式的组织准备工作。这阶段工作特点是时间短，任务重。首先应迅速修改、确定闭幕式的形式、规模（室内、室外），然后积极准备。
内容包括：进行闭幕式节目的组织，会场的安排布置、表演道具的准备，会场工作人员的训练等。在90%的竞赛项目结束后，闭幕式工作必须组织准备完毕。
运动会闭幕式基本程序：
宣布运动会闭幕式开始；
裁判员、运动员入场（也可不入场）；
宣布比赛成绩和获奖人名单；
发奖；
致闭幕词；
宣布大会闭幕；
闭幕式表演开始；
闭幕式全部结束。
运动会闭幕式的组织形式：闭幕式没有固定的形式和限制，可根据运动会的具体情况确定，可场内也可场外，可室内也可室外，可以体育表演也可文艺表演，可有表演也可无表演。但应注意的是一定要与开幕式的编排相呼应，形成整体效果。
（3）结束阶段
本阶段的工作重点是进行总结表彰工作。大型运动会开、闭幕式的进行，几乎是在全社会的共同努力下完成的，为了使工作协调顺利地进行，在排练过程中还要同时开展工作竞赛、达标创优等项工作。因此，在会后需要进行评比和表彰。通常运动会的表彰分三种类型：
第一类是对参与开、闭幕式表演工作的单位和个人的表彰。
第二类是对支持、协作的单位与个人的表彰。
第三类是对工作出色的各级组织者、指挥者及工作人员的表彰。另外还要对大型活动工作给予支持协作的社会各界表示感谢。
结束阶段的最后一项工作是进行工作总结和财物的清点工作。
以上大型活动部门工作程序和主要内容适用于规模较大、规格较高的运动会。一般中小型运动会可参照使用，但不必完全照搬，也可不成立专门机构。若开、闭幕式仪式较为简单，可由竞赛部门、办公室和宣传部门代理。
五、组委会外事接待部门的组织与管理
外事接待部门是运动会的一个重要组成部分。此部门系专为国际性单项竞赛或综合运动会的外事联络、接待工作所设。视运动会规模大小，该部门可设部长1人，副部长1～2人，接待人员若干。一般凡是须通过国际体育组织认可或申办程序而举行的大型国际赛事，为适应赛事的需要，原则上分为对外联络处和礼宾接待处。若属于国内举办的一般性国际赛事，则可将联络、礼宾、接待三项工作统一在外事部（内部可细化分为几个业务组）。其主要任务是对大会所涉及的（国）境外与会人员及相关事务的联络、礼宾、接待等涉外工作。
如果举办须通过国际体育组织认可或经严格申办程序方可举行的大型国际赛事，则需要按照国际体育组织的要求进行申报、申办等一系列规定程序，此时的对外联络工作则属于整个组委会筹办阶段的主要工作。
（一）相关职责
1．职责内容
（1）负责与国际性单项协会（或综合运动会的管理组织）的联络工作；按照该协会（或综合运动会的管理组织）的要求，报告筹备工作进展情况，报送各种文件。
（2）负责国际性单项协会官员，各国（地区）运动员、教练员、官员、裁判员和技术官员及境外记者等各类人员的来华邀请及签证手续事宜。
（3）负责办理各参赛团队及记者、赞助商等来华的竞赛器材、技术设备、摄影摄像器材等各类物资器材入出境手续事宜。
（4）负责来华观摩团、代表团及组委会临时交办的外宾接待工作。
（5）负责开幕式、闭幕式、欢迎招待会等大型涉外活动礼宾方案的审定，并会同有关部门排定大型活动主席台的礼宾顺序。
（6）负责中方领导会见重要外宾的礼宾工作。
（7）负责对翻译、陪同人员的培训和日常管理。
（8）负责外国团队与大会组委会内各业务部门的联络和接洽。
（9）负责本部门工作中的文秘、司库（会计、库管等）督办、后勤工作。
2．业务分解
根据工作职责，为使工作条理化，可分为办公室、秘书处（组）、签证海关处（组）、礼宾接待处（组）、大型活动处（组）、礼宾协调处（组）等若干业务处（组），以便于工作的责任落实。
业务处（组）主要工作：
（1）办公室
具有综合协调职责，同时应承担总值班室任务。负责传达组委会的指示，向组委会反映有关国际组织和外宾的情况及要求。协调本部门内部及其他部门的工作关系。主要任务有：
1）联络中枢
对收集到的信息（文件、传真、资料、电话记录等）及时进行分类，根据任务性质提请有关业务处（组）处理的意见，并将有关情况及时反馈相应部门。
2）司库
负责外事接待部门的工作经费。
负责办公用品的发放。
收取来华参赛外国体育团队需交纳的费用。
对外宾的礼品进行登记。
3）负责本部门工作中的文秘、督办、后勤工作。
（2）秘书处（组）
主要任务有：
1）起草、报送各种文件（含请柬、票证的印制、领取、发放）。
2）制定外宾在赛事期间的整体活动日程，如安排外宾参观、游览、看文艺演出等内容，在准备阶段与相关单位取得联系并落实。
3）确定赠送外宾纪念品的标准，定制或购买纪念品。
4）领取运动会发给来华外国团队的材料、票证、纪念品等，并由接待人员落实到团队。
5）负责外国团队与大会各业务部门的联络和接洽。
（3）签证、海关处（组）
主要任务有：
1）负责境外官员，各国（地区）运动员、教练员、官员、裁判员和技术官员及境外记者等各类人员的来京邀请及签证手续事宜（办理外国团队临时需要“落地签”有关事宜）；如遇团体签证来华而需要分批出境时，办理有关分批出境手续事宜。
2）负责各参赛团及记者、赞助商等抵华的竞赛器材、技术设备、摄影摄像器材等各类物资器材入出境手续事宜（此项工作与新闻、场地管理部门有衔接）。
（4）礼宾、接待处（组）
1）负责本项赛事活动中的礼宾工作。
2）负责对翻译、陪同人员的培训和日常管理并确定负责接待外国团队的具体陪同人员。
3）负责对外国团队在华期间的全部活动内容的陪同、翻译。一般包括交通、住宿、活动（比赛、礼宾活动、参观、采访等）三个方面的内容。领取并发放运动会发给外宾的材料、票证等。
4）负责随时向组委会反映外宾动态。
具体细化为如下工作程序：
制订礼宾工作方案：针对来访外宾的级别做出在迎送（海关）、车辆、交通（是否配备开道车）、警卫、住房等方面的不同级别的待遇规格，根据上级部门批准的接待待遇规格，安排并落实礼宾、接待工作。
参与审定大型活动中礼宾排序的工作。
制订中方领导会见外宾的工作方案，并出席现场，安排礼宾活动。
落实场地：会见地点（国旗、音响、座次、翻译位置等）、停车场、参加人员（中外双方高级领导、翻译、新闻媒体、记者等）。对陪同、翻译人员进行筛选和培训（培训内容主要有三个方面：礼仪要求、纪律要求、业务工作要求），统筹安排接待各个外国团队的陪同、翻译人员。
应要求接待人员落实如下工作：
第一，根据组委会安排和外宾的级别、人数、活动内容（含礼宾）等情况，制订详细的接待计划。计划中要注明该团团长或领队的姓名、身份、全团人数抵离时间、参加活动内容，是否享受迎送、免检、免验等待遇，住房、车辆、新闻报道的规格等及其他在华期间的一切公务内容。接待计划中还应附有代表团名单（含中外文）、日程表和其他应附有的材料。
第二，领取并发放组委会发给接待人员的资料、票证、用品等。
第三，领取并发放外宾在活动中需要的材料（运动会统一制发的）、票证（请柬、胸卡、车证、入场券）、纪念品等。
第四，核实住房、交通、活动的接洽和衔接方式。
第五，核实外宾下榻的饭店、房间、车辆后，携带接待工作的全部材料后（除上述第二、第三项外，还应带上工作用胸卡或组委会发的统一标识、接机牌、联络电话表、代表团活动日程、支票、适量现金、记事本等）便开始全程陪同，并随时与接待组保持联系畅通。
翻译在陪同工作中除负责照料所陪同的外宾在赛区期间的食宿、交通等日常生活和各项活动外，还有责任将外宾的要求、想法、意见及时反馈给组委会有关部门领导，并将上级领导做出的决定及时转达给有关外宾。
第六，翻译在送行前夕，需与外宾结账的，要与办公室司库人员共同当面与外宾讲清，结清账目，并出具账单和发票等凭证，还须提醒外宾整理好行李，不要遗忘自己的物品，如需要办理物品的出关手续，须做好准备；如遇有外宾不与团体集体出境，则需要与签证、海关组提前联系，并办理分团出境手续。如送行时，需要礼宾待遇，则通知礼宾接待组领导并核实送行的时间和接头方式。
第七，翻译陪同人员在送走外宾后，应以文字方式向礼宾接待组全面汇报接待工作。
其他，接待处（组）还有对接待交通工具的协调管理职责，车组驾驶员的责任是安全、准时地把外宾送到活动地点。为此，须教育司驾人员在整个接待期间随时保持车况处于良好状态。
（5）大型活动处（组）
负责开幕式、闭幕式、欢迎招待会等大型涉外活动礼宾方案的审定，并会同有关部门排定大型活动主席台的礼宾顺序。
具体细化为如下工作程序：
1）制订并审定各场活动的详细计划。
2）审定各场活动中礼宾安排的方案。
3）落实场地：一般主要是主席台、休息室、贵宾停车场、宴会厅（横幅、国旗、音响、座次、翻译位置等）；落实参加人员（中外双方高级领导、新闻媒体、记者等）；落实入场方式（证件、请柬、车证）的确定。
负责外宾出席开、闭幕式及发奖仪式的具体安排及现场实施；负责本方领导人会见外宾的具体安排及现场设施（含公安、警卫）。
由组委会统一安排的专题论坛、文艺演出、重要参观活动以及赛事的颁奖仪式等，也属于大型活动组的工作内容。
以上五个业务组可视为五个岗位，其人员的设置要根据运动会规模和外宾人数而定。可一岗多人，也可一人多岗或一人一岗。
（二）工作要求
外事接待部门工作的圆满完成，是有涉外任务的各类运动会圆满成功的重要保障，接待工作如有失误，将直接造成不良的国际影响。因此，接待部门的工作人员，要具备较高的政治素质和较强的外事业务能力。
1．具体工作要求
（1）政治素质
1）拥护中国共产党的领导，热爱社会主义祖国，坚决维护国家主权和民族的尊严；热爱社会主义体育事业，熟悉我国体育外事接待工作规律和特点，并能熟练地运用一门或一门以上的外语。
2）在一切外事活动中能够严格执行党的方针政策。
3）严格遵守保密规定，严守国家机密。
4）热情友好，谦虚谨慎，不卑不亢，礼貌待人，并做到仪表整洁，落落大方，讲究文明用语。
5）严格遵守外事纪律，做到事前请示，事后汇报，并如实反映外宾的情况和要求。不得利用职权和工作之便与外国人私相授受，自觉抵制不良思想的侵蚀。
6）坚持勤俭办事，不搞铺张浪费和大吃大喝，严禁酗酒，抵制各种不良倾向和不正之风。
（2）业务素质
1）陪同翻译除要通晓所学的专业外语外，还要熟悉外宾参加体育项目的竞赛规则和体育术语，并熟悉游览参观点的历史、现状和特色，以便适时向外宾介绍。
2）陪同翻译要十分清楚整个活动日程。一般是在接受组委会的短期培训时，通览运动会全部材料（中外文），并突击查阅自己尚不熟悉的专业单词。通过竞赛部门了解清楚外国体育团队参赛的项目、时间、地点和场次、衔接方式，与其他各项活动联系人的联络方式以及应急措施等，与陪团司机结成配合默契的工作伙伴。
3）陪同翻译要了解自己的工作性质和工作位置。因此，在服饰、举止、形象上要符合自己的身份。在工作中既要抓紧、盯住主要工作对象，又要在会见、大型活动等有新闻报道的场合注意回避媒体镜头。
2．接待程序（供参考）
（1）迎接
根据外宾抵达赛区的确切时间，准时派人到机场（车站）迎接，并严格按照外交礼仪接待客人，必须及时、顺利地将外宾送至赛区或事先安排好的住地。从机场（车站、码头）到住地的路上，陪同应向客人简略介绍运动会的情况和本地天气、气温等情况，略述对客人当天的活动安排，以便客人有所准备。外宾抵达住地以后，除简要介绍住所各种附属设施、作息时间外，一般不要马上安排活动，应使外宾稍事休息，减轻旅途疲劳。如时间紧，最起码也要给对方留下更衣时间。
如有高身份外宾（一般指副部级）来访，应安排贵宾休息室并准备饮料。外宾抵达机场（车站）时，外事接待部门负责人要主动上前做自我介绍，然后引导外宾和前来迎接的相等接待身份的中方官员见面并给双方做介绍。在外宾和我方官员开始交谈后，接待部门的工作人员要抓紧时间调配车辆，协助外宾领取行李。如需新闻报道，则需事先通知并落实新闻部门提前到场，参加迎接活动。
（2）商谈日程
一般体育团队无须商谈日程，可把大会统一印制的外文秩序册交给该团队的负责人即可，外宾如无异议，即可按照秩序册日程和时间执行。如来宾身份较高，又无比赛任务，只是来参观比赛，接待部门需做出另行安排。在外宾抵达住地稍事休息后，我方主要负责人要与外宾约定时间，就事先安排好的日程和外宾会谈一次，向外宾介绍我方的详细安排，如外宾提出新要求，可在请示有关方面同意后做出适当调整。在商谈日程后，可将我方举办的大型活动（欢迎宴会、招待会、开幕式等）的请柬送交外宾。同时，将我方领导人会见外宾的具体时间、地点等告知外宾。
（3）会见
会见就其内容来说，有礼节性的、政治性的和事务性的或兼而有之的。大型综合性运动会期间，我方领导人会见外宾，一般是礼节性的。会见前，接待部门的工作人员应提前到达会见地点，熟悉会见场所，向我方主要参加会见的领导人简要汇报外宾的情况。如需合影留念，要提前按礼宾次序排列好合影位置及约请好拍摄人员。
会见通常在会客厅内。会见时，客人应坐在主人的右边，翻译、记录人员坐在主人和主宾的后面，其他人员按礼宾顺序，客人坐在主宾一侧，我方陪见人坐在主人一侧。
礼节性会见一般不要逗留过久，半小时左右为宜。
（4）宴会
1）宴会形式
宴会一般有正式宴会和冷餐会（招待会）两种形式。接待部门要根据组委会的决定，根据外宾的人数、身份确定宴会的规格、形式及具体安排方案。
2）地点选择及安排方法
选择宴请地点时，既要考虑代表我民族特色、地方特点的传统名店，又要了解外宾的民族、宗教、饮食习惯。一般安排在宾馆、名餐馆。在可能的条件下，宴会厅外另设休息厅（又称等候厅），供宴会前简短交谈用，待主宾到达后一起进入宴会厅入宴。宴会或冷餐会的桌次，一般有下列几种安排。
第一种，宴会形式；
第二种，冷餐招待会形式：
如出席冷餐会的主人和主宾身份较高，可设置主宾席，由服务员上菜，其他人员均到菜台自取，然后到预置的方桌或圆桌入座就餐。
正式宴会一般均排座次，也可只排主桌的座次，其他人只排桌次或自由入座。无论哪种做法，都要在入席前通知到每一个出席者，使大家心中有数，接待部门工作人员必要时还要到现场引导，避免引起混乱。桌数较多时，要摆桌次，桌上要放上桌签，并在请柬上注明客人的桌次，以便使客人自动按座次就座。宴会程序和要求，应严格按外事接待有关礼宾惯例程序去做。如大型欢迎宴会有主宾双方讲话，应事先检查现场的横幅（国旗）和音响设备等。
（5）开幕式、闭幕式
开幕式、闭幕式举行之前，接待部门工作人员要向出席开幕式的外宾简述开幕式、闭幕式的程序和内容，使外宾对开幕式、闭幕式有所了解，作好出席准备。开、闭幕式当天，接待部门工作人员首先要派人分别将参加开、闭幕式的外国体育团队按时送到集合地点，交给队列负责人；将不参加列队入场的外宾引导到指定的位置就座；将要在主席台就座的重要外宾送到主席台休息室。工作人员必须在开、闭幕式开始前十分钟，引导主要外宾和我方出席开、闭幕式的主要领导人进行短暂的会面。然后，中外主要领导人一起步上主席台。按礼宾要求就座后，开、闭幕式方能正式开始。开、闭幕式的队列入场即将结束前，陪同或外事工作人员应在退场口迎接退场的外国体育团队，将他们引导到指定的看台就座，观看后续的表演。开、闭幕式结束后，尽快把外宾接回住所或下一个活动场所。
（6）比赛
开幕式活动后便进入了正式比赛日程。此时，接待部门的工作人员应配合竞赛部门的工作，按时把参赛的外国体育团队准确无误地送到赛场，同时要把参观比赛的外宾按要求送到该项比赛场地。参赛前，要注意提醒外宾检查比赛用具、服装颜色、服装号码，作好比赛准备工作。如在赛场发生争执，要配合竞赛部门和裁判员、仲裁委员会做好解释工作。
（7）颁奖仪式
如外宾在比赛中获奖，要及时把受奖外宾领到领奖集合处准备领奖，并可出于礼貌向其口头表示祝贺。如赛区竞赛部门决定由在主席台就座的某位重要外宾颁奖，接待部门工作人员要事先将此决定通知颁奖者本人，并征求本人意见。当本人非常高兴地接受颁奖要求时，工作人员就在大会主持人宣布颁奖者名单后，引导颁奖者到授奖台向运动员颁奖。如遇到外宾有为难情绪或不愿出面颁奖时，要及时向赛区负责人汇报，以便及时调换颁奖人。
（8）游览参观
来华外宾除参加比赛、观摩比赛外，外事部门要适当安排外宾的游览参观活动。一旦日程确定，工作人员须事先向被参观单位及时取得联系并简略介绍外宾的情况。介绍内容包括主要外宾的身份、对华态度、参观时需要注意的情况和外宾想要了解的情况等。
外宾到达参观单位时，参观单位应派专人负责接待。向外宾介绍本单位情况，应突出本单位特点，力求简明扼要，实事求是，既要内容丰富，又要生动活泼。在外宾参观时，陪同人员不宜过多，要做好保卫、安全工作。指定陪同参观的人员应注意礼节，不要半途离去或不辞而别。如遇接电话、上厕所等临时要离去的情况时，应事前向外宾表示歉意，待事完后再迅速赶回。在参观游览中对外宾提出的问题，接待人员要视情况、按政策给以答复，但要注意保密和内外有别的规定。另外，组织各种参观游览活动，要强调集体前往。
（9）对外宾的日常服务管理
如购物、庆祝生日、伤病处理等，都要按外事接待标准和工作要求努力做好，应做到既热情大方，彬彬有礼，又有礼有节，掌握政策。
1）购物：外宾离开赛区前，一般要购买一些具有所在地民族特色的物品作为礼物带回国。在外宾购物时，接待部门的陪同人员应当好向导和参谋。一般外宾购物要到指定的商店，原则上少去农贸市场或自由贸易市场，避免外宾不慎买到假货或残品，出境后造成不良影响。另外，在普通商店购物时，要提醒外宾应有防偷、防盗意识，陪同人员有照顾外宾的人身安全的责任。
2）庆祝生日：来华外宾可能有在运动会期间度过自己生日的。根据外宾护照上的出生日期，由接待部门负责人出面，可在外宾生日的当天晚餐时，特订一个生日蛋糕摆在客人的餐桌上，或购买鲜花在当晚送到外宾的房间去，以示重视和亲切问候。
3）伤病处理：外宾在运动会期间出现伤病或旧伤病复发时，一般由大会医务部门负责医治，需要到医院就诊的，接待部门应派专人陪同前往，如需住院治疗，所需费用，应按竞赛规程的规定或国际惯例办理。
4）死亡处理：体育竞赛是运动员脑力、体力和精神的激烈竞争，尤其是对抗性强、危险性大的比赛项目，难免会发生死亡事件。一旦死亡事件发生后，应按国际奥委会的有关文件规定办理。第一，要由大会医务监督部门会同赛区县级或县级以上的医院出具“死亡证明”，司法机关出具“死亡鉴定书”，与此同时应尽快通知死者家属及其所属国家在华使、领馆。若死者家属或其在华使、领馆要求进行解剖的，我方在收到有死者家属或使、领馆有关官员签字的书面请求后方可同意。第二，对亡者遗体要做出迅速处理，可请家属或代理人签字后在当地火化，也可按照亡者所在国的风俗习惯及其家属或代理人的要求，将遗体运回国内。一切回运事项均由外方自行办理。第三，在死亡外宾尸体火化或运送回国之前，大会组委会可举行简单的追悼仪式，并送花圈表示悼念。第四，要对亡者的遗物予以清点，并列出物品清单。清点时应有其所属体育团体的负责人和领、使馆有关官员与我方接待部门人员同时在场。如果死亡者不属于任何团队，对方使、领馆人员又不能到场的话，则必须由我方公证处公证人员到场；清点人员要在清点物品上一一签字。接收遗物者要出具遗物接收证明，注明接收时间、地点、在场证明人，而后办理公证手续。死亡者如有遗嘱，应将遗嘱复制后将原件交其团队负责人或家属。
（10）送行
对外国体育团队的送行是接待工作能否圆满完成任务的最后一个环节，十分重要，不可忽视。
1）确认返程机（车、船）票
这项工作要提前开始，一般在客人抵达住所后，接待部门人员就应适时询问外宾离开赛区的日期和车、船、航班次。如外宾来华时购买的是双程票，接待人员事先确认好，以免出现临时无座位使外宾不能按时离去的不愉快情况。
2）办理托运
接待部门工作人员要在外宾登机（车、船）之前到达送行地点，按规定程序帮助客人办理行李托运及其他出关手续。如临时遇到麻烦要主动协调或与有关方面联络解决。
3）欢送
在外宾离华或离开赛区启程之前，接待部门要像迎接时一样，安排好符合规格要求的送行活动。我方出席欢送人员的规格应与欢迎时相同。到达送行地点后，要安排好等候的环境，给外宾留下最后的好印象。当听到登机（车、船）的通知后，引导客人至登机（车、船）的入口，我方送行人员与客人握别后，请客人登机（车、船）。要注意必须在飞机（车、船）启航后，直至外宾看不到我方送行人员时方可离去
3．工作总结
当外事接待部门送走最后一位（批）来华外宾，所有接待任务宣告结束后，应马上进入总结阶段。总结阶段的工作主要有：
（1）写出书面工作总结
总结内容要简明、扼要，重点突出，既要肯定成绩，又要指出缺点和不足，以便今后工作注意。一般应包括：
1）参赛外宾总人数，重要外宾的身份及人数，外宾体育团队都参加了哪些项目的比赛，取得了什么成绩。如有可能，应协助竞赛部门总结外宾的技术特点，先进的技术、战术和经验。
2）外宾出席的礼宾性质的活动；会见我方领导人情况；参观游览的单位、名胜古迹和其他场所；外宾的感想，重点是其对华态度及重要的事件，最好引用外宾的原话。
3）对接待外宾的支出作出估价，从勤俭办外事的原则出发，总结全部支出情况。
4）接待部门工作人员的工作情况及好人好事。
（2）清理办公用具、用品接待部门工作人员离会前，要把运动会期间所用的办公用品逐一清点、造册，上交大会行政部门。
（3）清理接待账目
司库人员在接待部门工作结束后，要把全部支出、票据、账目清理造册后交大会行政部门。