前言

档案开放是指国家档案机关、企事业单位和社会组织依照有关法律、法规，将原来处于保密、封闭和控制在一定范围内使用的档案向社会公众开放的举措。档案开放，是一个国家对外开放和社会进步的反映，是一个国家民主政治发展程度的重要标志。

在古代，无论是中国还是外国，档案馆都是封闭的，仅为统治者和少数权贵提供档案利用服务。法国资产阶级大革命之后，国民议会于1794年6月25日颁布了法兰西共和历二年《穑月七日档案法令》，这个法令提出了被誉为“档案人权宣言”的档案开放原则，规定国家档案馆的档案可以向提出要求的全体公民开放，自由免费地利用，这个法令揭开了档案利用由特权阶级向公民权利转变的序幕。

档案开放不仅有利于社会民主政治的发展，而且有利于公民权利的保护。法国历史学家郎格鲁在《历史研究导论》中指出：“档案开放改变了档案馆的性质，使档案馆从旧制度下的机密机构，变成了为社会全体公民的利益和权利服务的公开机构，开创了档案利用的崭新时代。”当然，档案的开放利用不是无条件、绝对的，世界各国都对档案开放利用做出了一些限制，这些限制的基本原则是档案在开放利用过程中以不损害国家安全、商业秘密和个人隐私等为前提。

由于封建专制、长期战乱和思想观念保守等原因，我国档案开放工作晚于西方发达国家。在封建社会和国民党时期，档案基本上不向公民开放，新中国档案开放工作始于1986年，至今已经走过了29个年头。我国的档案开放工作取得了历史性的重大进步，公众可以通过档案馆查找需要的档案，档案的利用率不仅大大地提高了，而且公众通过查找档案解决了很多问题。尽管如此，我国很多档案馆档案开放还存在一些不足，开放的内容和方式还远远不能满足人们的需求。例如，很多档案信息的获取还需要公众到档案馆或单位档案室进行手工查阅，造成这种情况的一个重要原因就是很多档案馆尤其是条件比较差的区县档案馆没有建立数字化档案开放目录；有的档案馆虽然已将档案文件数字化，但没有建立开放目录；还有的档案馆虽然有纸质目录，但纸质目录靠手工检索，这种检索方式不但速度慢，而且容易漏检和错检，这就大大影响了档案的利用效率；有些档案馆虽然建立了数字化档案开放目录，但质量不高，有的标引有错误；有的目录数据库功能不够，公众还是不能检索到需要的档案信息，而要建设高质量的数字化档案开放目录则需要高水平的档案人才和技术、充足的资金、完备的制度等。因此，国家各级档案馆档案开放目录的建设已成为我国档案开放工作能否有效实施的关键因素之一。

本书所研究的档案开放目录，不仅指向社会开放的满30年的档案目录，还包括档案馆即时发布的档案信息目录。

档案开放目录由于具有揭示馆藏档案信息、管理馆藏档案和宣传报道档案的功能，所以对国家档案信息资源的开发利用起着非常重要的作用。

揭示馆藏档案信息是指对馆藏档案信息的客观反映。档案开放目录从宏观上向公众展示馆藏档案的总体面貌，包括馆藏档案的数量、质量、品种以及在各自馆中的组织和分布，使用户对馆藏档案有个总体的、概况性的了解；档案开放目录从微观上提供识别档案的基本根据，每一条目录都是对某一档案的揭示，目录描述出了档案的特征，反映出一种档案与其他档案或文献的区别和联系，为用户区分和选择档案提供依据。

档案开放管理馆藏的作用，是因为档案开放目录是档案馆对档案开展日常的保管、统计、利用和编研等工作必不可少的工具，是档案馆采集档案文献、分类编目、档案典藏和开展读者服务工作必须依赖的工具。离开档案开放目录，档案馆的档案管理工作就无法顺利开展。

宣传报道的功能是指档案开放目录能够向利用者及社会宣传和推荐档案馆的馆藏档案和特色馆藏，从而推动档案信息服务工作的开展。

通过广泛细致深入的实地调查和网络调查，我们发现我国数字化档案开放目录的建设工作虽已取得较大的成绩，一些档案网站或在政府网站上建起的档案馆主页已向社会公布全宗级、案卷级和文件级档案目录，但这项工作的很多方面还做得不够。其一，我国很多档案馆尤其是基层档案馆没有对已经开放的档案建立数字化目录；其二，一些建成的数字化档案开放目录也存在着各种问题，如缺乏检索功能、检索质量欠缺、存在较多错误、没有使用说明等；其三，由于一些档案开放目录的信息录入不准确、不完整，致使这些档案的利用变得困难，当人们想查阅这些档案时，通过计算机检索却无法查到想要的信息，档案馆不得不让一些老档案工作人员凭借经验翻阅实体档案查阅相关信息，从而大大地降低了档案利用的效率，也让人们对档案开放目录的准确性和效用产生怀疑。因此，我国档案开放目录建设的工作依然任重而道远。

基于以上原因，我们进行了国家档案开放目录体系建设的研究，试图通过全面地对我国档案开放目录建设现状和对国外档案开放目录的调研，找出我国档案开放目录建设理论研究和实践工作存在的问题和产生这些问题的原因，并提出解决这些问题的方案和对策，从而促进我国档案开放目录的建设，推动我国档案开放工作的进行。

本书具有以下三个方面的研究价值。

首先，对国家档案开放目录体系建设具有定位价值。本书所提出的档案开放目录体系建设的思路和对策有助于对国家各级和各类档案馆开放目录建设的定位；同时，书中所进行的国家档案开放目录体系建设的调查分析及经验总结，有助于档案馆参考和借鉴，从而实施或修正已有方案。

其次，具有决策与参考价值。本书对档案开放目录定位、服务内容及建设方式的总结等，可以为国家各级档案馆开放目录的建设提供决策参考和指导。

最后，能丰富和发展档案学和目录学的研究，将目录学和档案学的研究有机地结合在一起。

本书的主要研究内容可概括为以下四点。

一是分析了国内外档案开放目录研究现状。

二是分析了国内外档案开放目录建设现状。通过国内个案调研、用户访谈及国外相关案例对比研究，揭示当前国内档案开放目录建设存在的问题。

三是提出国家各级档案馆和其他类型档案馆开放目录建设的思路及发展对策。

四是提出了国家档案开放目录建设的一些具体解决方案，如档案标引工具的完善和创新、档案目录规范控制、档案目录数字化策略等。

本书所涉及课题的重点就是通过理论分析与个案调研，了解国家各级档案馆在开放目录建设中存在的问题和弊端，突破体制、资金、技术、人才和服务等多种不利因素，结合社会发展及用户需求，构建高效的国家档案开放目录体系。在此过程中，本书的研究课题需要克服以下几个难点。

难点一在档案开放目录理论的探索和技术的运用上。尽管本课题组在档案学、目录学和档案目录学这些领域都有相当的积累，但档案开放目录理论和技术的实际运用和分析都具有较大的难度。

难点二在研究案例的确定及资料的收集上。本书研究所涉及的档案馆主体众多，选取合适的案例并取得案例单位及有关部门的支持，跨地区调研等，都具有一定的难度。

难点三在于适合我国的各级档案开放目录建设的对策需要理论与实践的双重支撑，而相关资料的缺乏或较难获取都增加了本研究工作的难度。

课题组在项目中期汇报会后，又对研究内容进行了梳理，在发现不足的基础上，开始新的探索。课题组不仅参考了前人的成果与观点，以创新的思维，寻求档案开放目录建设这一档案学应用研究的重大突破；而且课题组能面向现实，着眼未来，全面系统探索档案开放目录的理论与实践，提出对策和建议。

课题组在研究中，注意把握了以下三个结合。

1．理论研究与实证研究相结合

本书的研究建立在档案学、目录学和其他相关理论的基础上，既进行了理论研究，也进行了实证研究。课题组进行了较为充分的文献调研，搜集了大量的相关研究资料，并进行了系统化的整理分析。此外，课题组还进行了多方面的问卷调查、访谈与实地考察，努力获得第一手的数据与资料。

2．整体研究与个别研究相结合

由于本书所研究项目涉及面较广，存在着研究背景的复杂性（要考虑档案开放目录的建设，以及经济、文化、社会、技术各种环境因素）、研究对象的复杂性（要考虑国内与国外的档案馆，还要考虑各类型、各地区的档案开放目录）、研究问题的复杂性（档案开放目录的定位问题和服务问题都是要解决的重大问题，不确定因素和影响因素很多），要达到科学研究的广度与深度都有较大的难度。因此，本书着眼点在两个方面：在宏观上，将档案开放目录看作一个系统，这个系统处在一个更大的政治、经济、科技、文化环境中；在微观上，深入考察不同类型不同地区乃至某一个体的档案馆的开放目录，选择有代表性的档案馆开放目录进行专门研究，以发现不同环境下档案开放目录的特点、功能。

3．大学教学科研团队与档案馆业务管理团队相结合

本书所研究的项目的一个重要特征在于，发挥大学教学科研队伍与档案馆业务管理队伍的综合实力，克服以往单纯由大学完成的学院派研究成果及单纯由档案馆完成的实务派研究成果之弊端，走出了一条开放研究与合作研究之路。

本书的总体思路是首先分析了建立国家档案开放目录体系建设的意义，梳理了国内外档案开放目录建设的研究成果，调查了国内外档案开放目录的建设情况和存在的问题，在此基础上，从纵向角度提出了国家级、省市级和区县级档案开放目录建设的思路和对策；从横向角度提出了军队档案开放目录、企业档案开放目录和高校档案开放目录的建设思路和对策。然后，就档案开放目录建设所涉及的实践性和技术性问题如档案目录中心建设、档案目录建设规范控制、档案分类主题一体化词表和索引的编制等提出了一些建设性意见，最后提出了国家档案开放目录建设的保障。

本书在写作过程中难免会有疏漏和不当之处，希望同领域的专家与学者不吝指正。

曾伟忠

2015年3月 南昌大学前湖