1.1 常用Office应用程序

1.1.1 文本处理软件Word

Word 2010是目前世界上最流行的办公文字处理软件之一，其最大的特点就是具有强大的文档处理功能，简单易学，适用于制作各种文档，比如文件、简历、邀请函以及报纸等。用户利用Word能够创建适合多个领域、具有各种格式的专业化、图文并茂的文档排版效果。文档排版效果如下图所示。

Word不仅可以让文档变得更美观，它还可以方便地增强文档文本，创建出脚注、尾注等复杂元素。本书后续章节会详细讲解Word的强大功能，具体如下。

· 模板。模板提供了文档设计和文本格式化的样板，用户只需在相应位置输入自己的文本内容，就可以完成文档的创建。

· 样式。如果用户对自己设计的某篇文档很满意，可将该文档的文本格式设置组合保存为样式，这样就可以很方便地将其应用到其他文档中。

· 表格。添加表格后，可以让文本内容更加整洁规范。在Word 2010中，可以为表格添加标题和汇总信息，以更清晰地描述其内容。

· 图片。可以在文档中添加各种类型的图片，使用新的SmartArt功能，可以创建出下图所示的图文并茂的文档。

· 邮件合并。使用该功能能轻松制作标签、工资条、成绩单等需要批量生成的文档，大大提高了工作效率。Word 2010的邮件合并功能还允许创建相应的信封和标签。

· 文档安全和审阅。使用这些功能时，可以控制文档的全部或部分内容，从而防止文档受到意外修改，以及跟踪其他用户做出的修改。

1.1.2 电子表格软件Excel

Excel 2010是电子表格软件，用户利用它可以对各种大型的数据库进行加工计算，经过处理的数据可按表格用彩色的图形形象地显示出来（见下图）。数据运算是Excel的重要功能。除了计算函数及自定义公式外，Excel在数据预决算方面也具有更强大的功能。用户使用Excel可以大大地提高工作效率。

Excel不仅提供了帮助创建公式和检查公式错误的工具，还提供了许多数据格式化选项，可以使数据更专业、更便于读取。本书后继章节会详细介绍Excel的以下重要功能。

· 工作表。在每个工作簿中，可以在多个工作表之间划分和组织数据。

· 数值和日期值格式。可以通过在Excel中应用数值格式来显示某个单元格的内容，例如显示多少位小数，是否包含百分号或美元符号等；也可以应用日期格式来确定日期的显示方式。

· 图表。通过在Excel中创建图表，可将数据转换成更直观的图像。Excel提供了几十种图表类型、布局和格式，可以最清晰的方式展示结果。

· 专用数据格式。Excel提供了“条件格式”功能，可以根据选中单元格中所含公式的结果或者单元格内容对其应用特定的格式。例如，可以将要突出显示的单元格用不同颜色显示；也可对单元格设置条件格式，用数据条、色阶和图标集等方式来显示。另外Excel 2010还新增了迷你图功能，可用来在单元格中创建小图表。

1.1.3 演示文稿制作软件PowerPoint

PowerPoint 2010允许通过幻灯片或打印稿的方式表达想法或信息，其基本操作大部分与Word软件类似。但PowerPoint主要用于制作动态的课件、产品推广、展示等类型的演示文稿，可用单独或联机创建效果。用户可以根据自己的需要在幻灯片中插入文本、图片、视频、音频等多种类型的对象（见下图），使幻灯片内容丰富、形象生动，并且更加有层次。演示文稿有助于让观众从听觉和视觉上获得更直观的感受，从而提高对演讲的兴趣。

本书后面的章节将详细介绍如何创建基本的演示文稿结构，如何在其中添加信息，以及如何使用PowerPoint的以下功能来帮助增强演示效果。

· 布局、主题和母版。通过这些功能可以快速地重新设计幻灯片或整个演示文稿。

· 表格和图表。同Word和Excel中的功能类似。PowerPoint中可以插入Excel格式的表格，以便用户更便捷地使用图表。

· 动画和切换。在幻灯片中以特殊的方式显示文本或其他项，例如飞入屏幕。除了给对象应用动画效果外，还可以应用到切换效果上，使整个幻灯片以特殊方式显示和消失，例如溶解和擦除。

1.1.4 电子邮件处理软件Outlook

Outlook 2010是个人信息管理器和通信程序，可以用于组织和共享桌面信息，还可以与他人通信，在桌面上实现了全球范围的联机通信。所以对用户来说，无论是处理电子邮件（见下图）、约会安排、联系人信息、待办事项列表，还是加入新闻进行思想与信息的交流，Outlook都是非常不错的选择，它给用户的个人信息管理带来了极大的方便。