营销文书写作的主要步骤

营销文书的种类虽然很多，但是通常都会有一个相对固定的写作步骤，按照这种步骤写作，你的营销文书不但可以更加规范、准确，而且更有利于实现高效写作。一般来说，正式的写作可以分为以下五个步骤：

计划

做好计划是写好营销文书的前提，可为以后的写作过程节省时间。如果你能清楚地列出自己的写作目的和写作提纲，在搜集材料、撰写和修改阶段就能少花时间。

1．明确写作目的

在写作之前，一定要先确定好写作目的。通常情况下，营销文书写作主要是为了完成以下几种任务：

（1）通知传达。例如通知、通告、通报、函等。

（2）营销工具。如金融服务方案、投标书、金融产品介绍书、金融广告、银企合作协议等。

（3）指导工作。如工作规划、工作意见、工作报告、规章制度等。

（4）历史记录。如工作总结、述职报告、会议纪要、谈判备忘录等。

（5）信息交流。如工作信息、经验材料、金融论文等。

实践证明：如果我们写作时确定一个单一、明确的目标，会比兼顾多个目标更有效率。所以除去一些不得不实现两个甚至两个以上目标的特殊情况外，我们还是应该在每一篇营销文书中只确定一个单一目标，特别是在营销策划方案、金融服务方案、备忘录、电子邮件等营销文书写作中目标单一化，可以取得更好的效果。

2．制订写作提纲

既然已经在写作之前明确了一个目标，为了进一步厘清营销文书写作的脉络，你最好首先列出一个提纲。当然，提纲并非是需要严格遵守的东西，因为在写作过程中，你可能还要根据实际情况，做适当的调整、变动。

在列提纲的过程中，你可以把能够想到的零星想法都写下来，然后再集中精力设想各种分论点，排出最理想的顺序。

下面是几种组织论点的方式：

（1）按时间顺序，适合记录性文书写作。

（2）先重后轻，适合通知、传达类文书写作，也适合那些只关心最终结果的读者的需要。

（3）先轻后重，比较适合说服建议类文书写作。

调研

提纲编好后，我们就要根据需要，选定写作需要的材料。如果需要的话，还要做一些调研工作，特别是金融服务方案、银企合作协议的制作必须是在对客户需求准确把握的基础上才能进行写作，否则就可能达不到营销效果。

营销文书的材料，是指为了写作需要，用于提炼、确立、表现写作主旨的事实和观念。它主要包括作者在写作前和写作中搜集、积累的各种事实、数据、意见、观点、经验、问题及上级有关文件精神等。

1．认真地挑选材料

要想利用好材料，首先就要做好选材工作。

（1）要根据标准选材。营销文书选材的标准主要有：一是准确。营销文书写作采用的材料，必须真实、准确、确凿无误。二是切题。材料要有针对性，既要做到与观点统一，又要有实用性。三是典型。材料能深刻再现经济金融活动的内在规律，具有代表性，这样才能使材料具有说服力。四是科学。以科学的思维去看待各种经济金融现象。五是新颖。选材需要与时俱进，有时代感。

（2）要根据主旨的需要决定材料的数量。营销文书篇幅有长有短。制约它的因素不在于作者掌握材料数量的多寡，而在于是否切合主旨。有些营销文书，如通知、决定、决议、公告等，篇幅较短，用很少的材料就可表明基本精神；有些营销文书，如调研报告、工作总结等，三言两语不足以说明观点，需要一定的材料加以证明。因此，选用材料的多少，一定要服从主旨的需要。

（3）要根据主旨表达的要求决定材料的详略。营销文书写作中涉及的题材很多，但在使用时又不能平分秋色，必须做到重点突出、详略得当。决定材料详略的关键因素就是主旨表达的需要。以调研报告为例：如发文目的旨在介绍经验，即应以经验方面的材料为主，详写。而其他内容，诸如基本情况、存在问题及今后意见等材料则应略写，不可喧宾夺主；如果旨在反映情况，则应以情况为主，情况详写，其他略写。

（4）要注意选用材料的系统性。营销文书中所使用的材料必须具有系统性，力戒杂乱无序。只有如此，才能全面地、辩证地反映营销活动，不致犯主观片面的错误。营销文书中所运用的材料；既要有正面的，也要有反面的；既要有现实的，也要有历史的；既要有点上的，也要有面上的。从而做到正反并举、前后照应、点面结合，构成一个纵横交织的立体网络，形成材料系统。

2．精心地整理材料

选材后，还要根据实际需要，对材料加以整理。整理材料的常用方法有：

（1）分类法。通常有两种分类方法，一种是依据材料的性质进行分类；另一种是依据满足工作需要的程度来分类。通过分类，可以找出各个“类”之间的内部联系，便于提炼出有价值的观点。

（2）筛选法。即经过反复多次甄选，从众多材料中找出那些最符合需要的材料。

（3）节选法。删繁就简，选用一个完整事件的片断去表现观点。

（4）提炼法。把有价值但又过于详细的材料去粗取精，突出精华部分。

总之，几种方法要注意灵活、综合运用。有了适宜的材料，你的营销文书就不至于显得空洞无力。

成文

终于要动笔写正文了，不过先别忙，如果你还不认识、不了解读者，你最好先假想一下你即将面对的读者有哪些特点。如果你的写作对象是一群人，就在头脑中设想出其中几个人的形象。他们之间有什么差别，又有什么共同点。

当头脑中有了读者的形象，就可以开始与他们对话，用提纲做指导，自然而然地往下写。这种方法会使文字变得生动而有效，而且会自然地形成一种风格。要做到这一点，你要牢记与读者达成共识的四个要素：了解读者的相关信息，检查文字的易读性，避免写作前对读者不必要或过高的假设，站在读者的立场上写作。

在写作全过程中，要牢牢把握三个基本点：一是目的明确，切中主题；二是内容完整，层次清楚；三是用词专业，格式规范。

营销写作一定要注意文书的可读性。可读性就是让读者很愉快、轻松地阅读文书。增强可读性最重要的三点要求是：清晰、简洁、直白。清晰的文书能避免模糊的表达，让读者理解你的意思。简洁的文书不用多余的词，不要浪费读者宝贵的时间。直白的文书是以自然的顺序来组织语言的。

要运用通俗易懂的语言，避免词句引起歧义。句子和段落保持简洁，通常每句话平均不要超过17个字。而超过7行的段落很可能会吓跑许多读者。这并不一个神奇的公式，但是“17—7原则”能够帮助你使文字更加有效。

如果你感到无从下笔，可以从你最容易的部分开始写作，也许是开头，也许是中间某段。当然，这建立在你有一个好提纲的基础上。对照一下提纲，逐个阅读你的分论点，直到你发现一个可以轻松写出的部分。

修改

在实际的营销文书写作中，很少可以做到一稿成文。一篇文书起草完毕后，总要经过多次认真修改，才能最后完成。

修改不只是为了斟酌词句上的正误，因为文书作者未必是本文书内容的直接决策人。他在领悟意思上可能会与决策人的原意有一定偏差，或者可能由于内容涉及的问题过多，作者第一次写作并没有准确、清晰地表达好各种意思。另外，由于文书的写作往往关系重大，所以决不能有半点马虎，必须经过认真检查，使之规范化。这些都是文书要经过反复认真修改的主要原因。

要从读者的角度来阅读文书，最好是大声地朗读几遍，这样就能发现你的文章是否自然、亲切，使你更有可能发现错误。要从写作目的、总体结构与谋篇布局、段落、句子、用词等方面进行检查，如果发现错误，请认真进行修改。对自己严格一些，修改文书要狠一些，不要吝惜整段的删改。

在文书的修改中，必须始终注意把握六个要点：一是通读全篇，确定修改之处；二是反复推敲，明确修改内容；三是再三斟酌，检查修改效果；四是通读全篇，保证修改合理；五是注意醒目，修改使用红笔（若在电脑上修改，可在修改处用横线标出，或使用修订功能，以示区别）；六是确保规范，修改符号统一。

一般来说，修改主要有以下几种方法：

改正，用于修改错别字、词语，使句子通顺。

删节，删掉多余的字词和段落，以使行文内容突出，主次分明。

增补，使行文更为完善、准确。

移位，使行文逻辑严密、文意贯通。

分段和连接，确定科学的文书结构，使之更有条理性。

在对文书的修改中，你一定要认识到，这并不是简单的例行公事，而是对所叙述事物的反复认识和表达方式的反复斟酌。只有这样，文书才有可能在原有的基础上有所提高和完善。

如果修改的地方过多，你就要注意了，这说明你的计划可能做得不是很好，下次要多加注意。

如果需要的话，最好请专家和权威机构验证一下你所引用的材料，修正一些统计数据和事实。如果是书刊上的一些引用语，要和原著对照，以免出现差错。

编辑

通篇检查文章用词的准确性、逻辑的合理性和标点的正确性。在英文写作中，还要注意诸如语法、拼写的问题。

有可能的话，在交稿前，最好请人帮忙看一看你的作品，提点修改意见。营销文书要尽量编辑制作得规范、漂亮一点。

文书的制作打印必须注意以下三点：

1．统一文书风格

确定统一文书用纸为A4的80克白色复印纸。确定文书字体为楷体还是宋体或其他字体。确定字体的大小，例如标题用2号，小标题用3号，内容用4号。确定文书内容字间距与行间距，也就是确定一个版面字数容量和四边空间的大小。用纸、字体、字形、大小、版面，这五者整合构成一种风格，全单位都要以此为标准，形成统一的格式，且固定不变，形成习惯。这是保持企业形象规范的重要方面。而这种风格的形成，是每个客户经理的职责。不仅要以这样的风格要求自己，还应以此影响上司和同事，使之成为企业文化的一项重要内容，这会给银行内外一种非常好的感觉。

2．突出主题，突出小标题，突出重点词句

这是指全文用统一字体时，为了使有些内容特别醒目，提醒阅读者格外关注，有必要用黑体字或原字体加粗等方式凸显出来。但是，同一份文书中，切忌用两种以上的字体或处理方式，否则会显得凌乱，甚至会喧宾夺主，分散阅读者的注意力。

3．版式设计合理，装订有方

文书需要做合理的排版，既要顾及所有文书风格的统一，又要避免文书内容太少或太多而造成的不均衡。

文书的装订必须牢记七点：一是要有合适的装订工具和配套物品，装订机、透明胶片、厚卡纸、胶圈缺一不可。一般的文书大多仅有几页，装订可用订书机，但在页码上应注明“共几页”“第几页”两个内容，以免缺页。二是装订处与文书内容之间应留有空白，以免影响翻阅。三是页码务必不要颠倒，否则会令人反感及怀疑你的办事能力。四是装订要特别仔细，尤其是在操作打孔机时，万无一失了再打孔，否则稍有不慎，这一沓纸就全报废了，你还得重新打印，劳民伤财。五是订书机装订一般在左边，与装订机一样，以便于保存；除非特殊需要，尽量不要采用顶端装订或上角装订的随意做法。六是装订线与纸的外沿应有统一尺寸。七是内部使用的装订形式为透明胶片上下各一张，封面用A4的80克白复印纸直接打印文书名或文书正文第一页，封底衬厚卡纸。对外使用的装订形式则将封面换成厚卡纸，直接打印文书名。

如果是无纸化办公，那么有四个问题必须引起重视：一是电脑简体仿宋体字型不够匀称漂亮，有可能会影响阅读兴趣，建议采用还原性较好的字体，或干脆换一种字体软件，直到满意为止。二是电脑界面的色彩丰富了文书的表达效果，可考虑适当借鉴，但要避免过分花哨而影响了文书的庄重性。三是电子文书的独立包装与有纸文书风格统一，但又要有其自身特色。四是电子文书同时也是纸质文书的电子版，两者可以兼容，以免影响工作效率。

当然，以上讲的只是营销文书的一般写作步骤，你不必机械地模仿，可以根据实际情况做适当调整。