你的工作组合
无论从事何种工作,无论你是管理者还是执行者,也不管你所供职的组织类型和你所涉及的职能领域,毫无疑问你都有许多不同的事情要做,也许是太多事情要做。这些事情在类型和复杂程度上都有所不同,并且涉及不同的时间表。它们涵盖了1001项内容,包括起草信件或报告、计划整个组织迁移到新办公区域或推出新产品等。更重要的是,你可能有许多立刻要执行的重要事情,但它们的优先级可能会重叠甚至冲突。通常,工作就像前文提到的火把杂技表演,你的“触及范围”即你能立即执行的程度,这是你的有效性的一个重要方面。像杂技表演一样,如果超出可控范围,那危险就不只是一个火把掉落,而是好几个。当你考虑如何有效管理这一切时,将所有的因素分类会对你有所帮助。毫无疑问,有许多方法可以做到这一点,但进行以下四类分析会使一切井然有序。
■规划 这是所有行动的先决条件。规划涉及许多任务:研究、调查、分析和测试等。这一领域还可能涉及协商和最终计划的传达。当然,规划也是决策的关键。
■实施 简单地说,实施就是执行所有事情,无论是无形的(其中关键的一项是做决定)还是有形的。具体任务分为以下两类。
第一,个别任务。这些任务相对独立,可以是主要的或次要的。例如,一项写作任务可能是两行电子邮件,也可能是20页报告。
第二,进展性任务。有些任务是一系列有密切联系的行动累积,从而实现总体结果。比如办公室搬家,将步骤可视化会比单纯描述更清楚,实际上流程图是管理这类活动卓有成效的方式之一。
以上两类任务,不论规模如何,都需要更好地连接规划活动。
■监控 检查是很有必要的,它可以确保事情以最好的方式完成并带来期望的结果。检查可能很简单,比如编辑报告的草稿或运行拼写检查器;检查也可能很复杂,比如财务控制系统。
■与人沟通交流 这显然与其他三类活动重叠,几乎每个人的工作都包含这一项。鲜见有人的工作是孤立且不接触他人的;对大多数人来说,向别人做简报或详细报告和通过会议或其他形式沟通,都是他们工作的重要部分,占据大部分工作时间。
目标和成果实现之间牢固的联系应当贯穿于以上四个类别。所有任务和行动应侧重于总体目标。有效性最终是通过成果来衡量的。时间管理不能被视为只关心在可用时间内完成更多任务,尽管这是它的一部分职能;它必须有助于确保目标的实现。我们不能忘记,行为绝不能与成就混淆。记住这一点,我们就可以在当前的工作实践中进行专门研究了。