4.3 编制部门规章应注意的问题

当你的部门发展到一定规模时，需要一些规章制度来规范部门的管理。制定制度本身并不难，难的是制度的执行。制度难以执行的主要原因在于：制度的实施实际上是在改变员工的工作习惯。俗话说，“江山易改，秉性难移”，改变一个人的习惯是很难的，况且制度是要改变部门所有人的工作习惯，其困难程度可想而知。部门规章制度的编制是个系统工程，具体编制方法可以参照本书附录中的内容。这里要提醒你注意的是我们在制定制度时，不但要确保制度的正确，更重要的是要考虑它能否成功地改变员工的工作习惯（即能否成功地被执行）。下面就是在制定制度时应该注意的几个问题。

4.3.1 让当事人参与

让当事人参与制度的制定是制定制度的一个重要原则。如果这个制度是针对整个公司的，要尽量使公司的群体员工都参与到制度的制定中来，如果只针对某个工作流程的制度，则需要请相关的员工参与进来。一般的做法是：先将草案公布于众，让大家进行讨论和修改，并由起草人收集意见进行修改。对于重点的当事人，起草人要个别征求他们的意见，并做认真的记录和总结。

在此过程中，起草人要注意的是，在收集到的意见中，可能会有80%的意见是重复的或不可行的（对这些意见要向提出人做耐心的解释工作），可能只有20%的意见真正有作用。但这种让当事人参与讨论制度的形式不可缺少，因为这种参与的形式比参与的结果更加重要。

虽然让当事人参与会让制定制度变得复杂起来，但却会对今后制度的执行减少很多障碍。因为人本能的会对约束他的东西产生反感，而制度恰恰是约束人的东西。让员工参与到制度的制定中来，可以减少这种反感，因为人们都不会讨厌自己的劳动成果。

4.3.2 注意员工的工作习惯

懒惰是人的一大天性，没有人会主动更改自己熟悉的工作方式。所以在制定制度时，一定要认真分析现有的工作流程和工作习惯。在达到目标的原则上，要尽可能的继承原有的流程和习惯，这样才能有效地保证日后制度的执行。

4.3.3 简明、扼要

制度是需要执行的，当员工对制度本身无法深入地了解时，就谈不上能很好地执行。制度是针对所有当事人的，所以制度本身的语言描述应该尽可能简明、扼要、易懂，并且不产生歧义，让所有的当事人都可以轻松地理解。另外，制度不必非常缜密和完备，首先是因为这样会损害制度的简明和易懂性，不利于制度的执行；且每位员工都对制度有基于常识的认识和理解，而这些常识性的东西就不必在制度中面面俱到了。

4.3.4 易操作性

制度必须具有可操作性，否则就失去了制定制度的意义。要想使制度易于操作，最好在制度中就明确一般的操作方法。另外，要写明制度的原则，这样便于对待殊情况进行处理（最好能规定出解释权的归属部门）。

4.3.5 不求完善但求公正

在制定新制度时，很难做到一次性就制定得非常完善。随着公司的发展和管理的提升，可能还要进行不断地修改和充实。制定制度是为了使用，所以制度一定要适合公司。在制度执行的过程中，可能会因为制度本身的不完善和不合理而出现一些问题，但这些不应该影响制度的公正执行。比起制度的完善性，员工往往更加关心执行制度的公正性，所以，对于制度的制定者来说，应该比关心完善性更加关心执行的公正性。

4.3.6 对改变习惯采取措施

新制度的执行过程就是改变员工工作习惯的过程。管理者应该很清楚地认识到该制度的执行会带来哪些工作习惯的改变，这种改变员工是否可以接受，接受的程度是多少。根据具体情况，管理者必须采取一些辅助措施来加强对员工工作习惯的改造，比如在新制度执行时，进行制度培训，或进行频繁地抽查和监督等。