4.2 老部门如何进行职能调整

以上是对新公司设计来讲的，对于众多的老公司来讲，组织设计则表现为职能调整，即对公司实际执行的一套管理职能（公司现有组织设计文件中规定的职能同公司实际执行的职能往往有相当大的距离）进行调查、描述和分析，然后根据有关权变因素（如公司环境、战略、规模等的变化）做出管理职能的调整。

职能调整，一般表现为：有的职能需要新增或强化；有的职能需要取消或弱化；关键职能需要改变；对重叠的或脱节的职能进行调整。基本职能设计和调整按照主要的影响因素来分，主要有以下一些方法：

4.2.1 按行业特点设计和调整

根据行业发展趋势和公司的特点，对部门的基本职能进行调整和修正所要考虑的主要问题是：

（1）是否有必要增加新的基本职能

由于各行业在资源投入、制造过程和产出等方面存在差异，某些行业便会对公司职能产生有别于一般要求的特殊要求。例如，以利用自然资源为基础的石油、天然气、煤炭、矿山、林业等工业公司面对资源有限性的压力，资源保护、勘探、储备等资源管理工作是必不可少的基本职能。作为采掘工业的下游产业包括石油化工、焦化、冶金、电力等生产原料、动力的公司，在生产过程中受现有技术条件的限制，将会产生大量有害于生态环境的物质。因而，环境监测、治理、改善等环境管理以及资源的综合利用，就应成为这类公司的基本职能之一。

为了维持生产提高产品质量，卷烟、酿酒、食品等以利用农业产品为主的一些轻工业公司，除了一般的物资采购与供应管理工作外，运用现代技术和多种合作经营方式，扶植乃至建立原料生产基地，使落后的农业生产实现现代化，具有极为重要的意义。在这类公司中，健全有关促进原料生产的管理职能是完全必要的。

（2）是否有必要细化某些基本职能

细化某些基本职能的原因是由于行业的基本特性，决定了该行业生产经营过程某阶段的业务活动极多，而且差别较大。所以，虽然都属于这个阶段的管理工作，但适宜进一步实行专业化分工，从而形成若干基本职能。例如，现代钢铁联合公司的生产过程涉及原料、能源、运输、冶炼、轧制、综合利用、成品出厂和外部协作等多项复杂的管理工作。仅能源就包括水、电、风、汽等十几种能源介质的生产、运输和供应；各种原料和成品的年吞吐量高达数百万甚至上千万吨；厂内外运输方式和运输设备多，工作量很大；外协范围广、单位多。在这种条件下，生产管理职能只有细化，才能适应生产过程复杂性的要求，因此，原料管理、运输管理、设备管理、外协管理等领域，适宜独立成为同生产密切相关的几个基本职能。

（3）是否有必要简化某些基本职能

这同上述细化某些基本职能的原因正好相反。如果一个行业生产经营过程某一阶段的业务工作较为简单，工作量也很少，那么，这一阶段的管理职能就可以考虑并入与其紧密相连的其他职能中去，而不一定要作为独立的基本职能。最为典型的例子就是发电厂。它的产出是电能，通过电网直接输送给用户，不像其他行业那样必须经过市场推销和激烈的竞争才能实现产品的价值。因此，在有些国家或地区里，电力生产公司的销售职能尽管依然存在（这是因为它不能无偿地为用户提供电力），但同那些市场营销工作既重要又很繁重的公司相比已经萎缩得比较简单而且次要了，故可将其业务工作并入生产（如为用户服务）、财务（如电价管理）等直接相关的基本职能之中去。

（4）是否有必要强化某些基本职能

强化的意思就是要充实某一基本职能的业务活动内容，使其能够充分地发挥作用。由于行业的基本特性，决定了该行业的某一基本职能虽然同其他行业大体相同，但存在特殊之处，只有强化才能满足特殊需要，保证公司的生存与发展。以销售职能为例，其业务活动一般是以最终用户（消费者）或中间用户（流通部门）为对象。上海一家制药公司除了设置销售分发部来开展类似于其他行业的推销工作之外，又增设了教授销售部，配置了15名高级技术人员，数量占市场营销人员总数的1/2强。该部的任务不是教授销售人员如何推销产品，而是向医学教授推销，即专门负责到各医院推动医生使用本厂药品。其实质是向那些对最终用户和中间用户最有影响力的专业技术人员开展推销服务活动，使他们承认并乐于在自己的专业工作中使用本公司产品。这就强化了一般的销售职能，取得了良好效果。高技术产业，以及产品比较复杂、使用技术和要求较高的行业，往往需要采用这样的做法。

4.2.2 按技术特点设计和调整

公司的技术特点对基本职能设计的影响，主要有以下方面：

（1）技术水平的提高将引起某些基本职能的增加和细化

公司技术装备和工艺方法是技术水平高低的集中表现。同是采掘公司，有的只配备了简陋的机械，生产以体力劳动为主；有的公司虽然主要依靠机器设备进行生产，但其现代化水平较低；有的则运用了现代化水平较高的成套设备，部分实现了半自动化。在工艺技术方面，同是机械制造公司，有的还在采用传统机械加工工艺，有的已在运用数控技术的基础上，建立起加工中心、柔性加工系统，以至全自动无人车间或工厂。

随着技术水平的提高，技术装备运行是否正常，对公司经济效益影响极大，设备管理也就越加重要。它将从生产或技术职能中分离出来，成为公司的一项基本职能。在那些技术装备现代化水平较高的重化工、大型电站、钢铁冶金联合公司等流程工业公司，以及汽车、家用电器等加工装配工业公司中，设备维修、备件制造与供应、设备运行状况的监测与控制、设备改造与更新方面的管理工作十分繁重，设备部门要作为生产技术系统的一个重要部门来组织。

伴随着公司技术装备现代化、生产过程连续化、操作自动化水平的提高，在生产过程中产生的并且是管理行为基础的信息将迅速增加。运用传统管理手段和方式进行管理，如编制计划、清点各种仓储、汇集决策信息等等，所需时间过长，与高速度、高效率运转的生产技术系统不适应。因此，建立以电子计算机为手段的现代化信息系统势在必行。在那些现代化工业公司中，出现“系统开发室”“自动化部”或“信息部”之类的部门，承担计算机系统开发与管理的职能，是完全合乎逻辑的。

（2）技术实力的强弱将对某些基本职能提出不同的要求

公司技术实力的强弱，主要取决于技术资源的数量与质量。技术实力弱的公司，从人力资源看，工程技术人员数量少，职工科学文化水平低；在技术物力资源方面，技术装备多数比较落后；技术财力资源和信息资源也较差。技术实力强的公司，各方面情况与此相反。一般地说，技术实力弱的公司，在下述基本职能方面应注意的问题是：

● 强化经营决策职能，特点是有关产品和技术选择方面的管理工作。技术实力弱的公司，在竞争激烈的环境中，只有产品和技术方向对头，才能把有限的技术资源集中起来，形成优势，在市场上占据一席之地。

● 健全并强化人才资源开发职能。技术优势的源泉，从根本上说是人才优势。缺乏技术人力资源的弱小公司，只有重视技术人才的吸收和培养才有出路。

● 由于技术力量薄弱，技术开放的重点内容是技术引进和技术协作、吸收和消化先进技术。由此也就决定了技术吸收工作的重要性。

4.2.3 按外部环境设计和调整

伴随市场经济的发展，部门与外部环境的联系日益广泛和密切。与此同时，在实践基础上，处理部门对外联系的经营管理理论、战略与策略也有长足发展。在这样的条件下，传统的一套基本职能已不能满足许多部门的实际需要，有必要增加新的处理对外联系的基本职能。例如，在竞争激烈的市场环境中，单纯地宣传和推销产品已不足以战胜对手、赢得用户，更重要的是树立良好的公司形象，提高公司知名度和信誉。因此，20世纪80年代以来，我国不少公司借鉴国外经验，建立并逐步完善公共关系职能，组织开展一系列公关活动，收到良好效果。又如，公司在处理对外经济关系中，既要按有关法律法规办事，又要善于运用法律武器维护自身合法权益，知法、守法和用法成为现代市场经济对公司的重要要求。由于法律事务工作的专业性很强，那些业务量大的公司就有必要成立法律事务室、法律顾问处之类的专业部门，专门承担法律咨询和监督职能。