第六节 公文的书面格式

一、文件头部分

位于公文首页上端，一般约占16开公文用纸的1/3面积，印有发文机关名称、发文字号、秘密等级、紧急程度、印数编号和上行文签发人等。

二、正文部分

（1）标题

标题是公文的基本组成部分。一般由行文机关名称、发文事由和文件种类三部分组成。标题中不使用逗号，标题的最后也不加句号，仅在并列的词或词组中间加顿号或书名号。

（2）正文

正文是公文的主体部分，是公文最基本、最重要的内容。正文一般由开头、主体和结语三方面构成、但文种不同，写法各异。

（3）附件

附件是附在公文正件之后的文件，是公文的重要组成部分。如果没有说明，其效用与正件相同。主要作用是：使正件的内容具体化和完善化，为受文者正确理解、办理和贯彻执行提供补充说明的依据材料和参考材料。

（4）公文签发机关

即公文成文机关名称。落款时要写机关全称，不得滥用简称。如“山东省计划经济委员会”不能写成“山东计经委”。几个机关联合发文，主办机关在先，其他机关按公文内容涉及面大小依次排列。

（5）发文日期

即成文的具体年月日。无论哪种书写形式，均要求年月日三者俱全，缺一不可。成文年月日一律用汉字书写，一般不用阿拉伯数字。所落日期，凡一般性公文，以领导签发之日为准；会议通过的文件，以会议通过之日为准；法规性文件以批准日期为准；几个机关联合行文的，以最后一个机关的领导签发之日为准。

（6）印章

公文必须加盖签发机关印章，这是证明公文合法性的凭证。印章要盖在公文末尾发文日期处，以印章的下部边缘骑年压月，上大下小。联合发文的排列顺序应与文件头上的排列顺利一致，可不压年盖月。

（7）附注

公文如要附加说明发至范围，可否登报等，要用圆括号注明，顶格标在发文日期的左下端。

三、文件尾部分

文件尾部分在公文末页下部，用间隔横红与正文部分加以区别。主要包括主题词、抄送机关、印发机关和印刷份数等。

（1）主题词

主题词是公文主题的核心内容，但又不是完全为了表现主题而确立的，可以从全文的整体中筛选、提炼。书写排列一般不用考虑语法结构，不一定表达完整的意思。其位置在文件尾部分横线之上，由左向右排列。词与词之间空一格，不用标点符号。一般由3～5个词或词组构成，准确地反映出全文的内容特征和归属类别。

（2）抄送机关

抄送机关是送达的平行机关、下属机关。

（3）印刷份数

用阿拉伯数字标明“共印××份”并用圆括号括上。