2.5 让备用金管理更加规范
备用金借款流程
图2-6 备用金借款程序图
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备用金是指企业预付给职工和内部有关单位用作差旅费、零星采购和零星开支，事后需要报销的款项。
适用范围：
除工资统发项目外的国家规定对个人的其他支出
出差人员必须随身携带的差旅费
其他需要支付现金的支出
公司内部需要建立备用金管理制度，明确借款流程以及借款范围。超过一定限额需要由部门经理审批。财务部门需要定期对备用金的去向进行核查，催促借款人及时冲账。
出纳人员在支付现金之前需要对三联借款单进行审核，确保无误后才能够付款。
出纳人员审批预支款单
履行图2-7程序后，出纳人员就可以用库存现金预支备用金。对于借款的金额在财务上也是有严格控制。杜绝出现“三无”借款。
图2-7 审批借款程序图
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备用金借多少并不是没有规定，我们出纳需要对该规定有充分了解，严格控制备用金借款金额。
对备用金借款金额的规定
一、因公出差人员借款限额，按预计出差天数及标准核定
三、住宿费、补助费按每人每天标准限额借款
二、车船票、飞机票按预计金额借款
四、如有特殊原因需增加款项时，应在借款单上阐明理由
六、周转金、备用金
的限额，按财务部核定的数额借款
五、零星物资采购，按计划金额借款
七、其他借款应根据实际情况填写借款单，不得多借
小于举例
萱萱是公司一名采购员，由于公司要采购一批办公用品。萱萱按照程序预支了2000元现金。采购完毕，萱萱手中还余下500元，萱萱一个月内既没有用发票冲账，也没有退还预支款。余下的500元和自己的钱混在了一起，怎么办呢？
计算公式
罚息数额＝借款金额×超期天数
备用金分为两种，一种是非定额备用金，另一种是定额备用金。非定额备用金采取的原则是随借随用、用后报销，而定额备用金则需要一次领用、定期报销、简化手续，补足定额。
备用金的会计处理方法
预支备用金时：
借：其他应收款——某人
贷：库存现金
借款人冲账时：
借：管理费用（差旅费、生产成本等）
贷：其他应收款——某人