第4章 综合管理制度(3)

3.出货完毕后，技术部应立即以电话或电报通知，接着传送物品送交说明书影本、出货传票及分批交货的通知单过来。如有数量不足或事后补交的情况，应在物品送交说明书中注明其品名、数量及处理等等。

4.物品受领证、工事证明书及其他顾客受领物品的证明资料，应迅速交回销售科。

第三十七条不良品的退换

关于不良品的退换及免收费的交货品等，遵照另行规定来进行。

第三十八条契约金额的变更、解除

有关契约金额的变更及契约解除的处理，依照另行规定进行。

第三十九条应收款项的发生时期

当订货的物品已完全自工厂出货时即视为应收账款的事实开始。

第四十条货款回收的事务要领

销售款额的回收事务须依照以下规定进行：

1.当交货完毕时，销售科须连同物品受领书及其他必要资料，寄出请款单，交由业务科依原规定盖章后，提交给客户。

2.业务科在收到前项的请款单时，应将内容与订货单做成查核档案后，登录请款登记簿中，然后送交销售部经理、分店长、出差所科长的认可盖章后，回复给销售科。

3.如顾客没有特别指定时，请款单则以本公司所规定的格式为准。销售科应准备好请款单的登记簿，在每次填写请款单时，依照记载的顺序，编上登记的序号。

4.当顾客汇款进来时，销售科应填写传票，将款项登录进款通知簿后，交给业务科。

5.业务科为证明已确实收受进款时，应在进款通知簿的收款栏中盖上负责人员的印章，然后送交销售科。

6.业务科在销款账中记入进款的金额后，应在应收账款传票上附上统计表，连同收受的款额送交总务部。

第四十一条收据的处理要领

如果顾客没有特别指定，货款的收据则以本公司规定的格式为准，在处理时应依据以下规定进行：

1.收据表格一律由销售部业务科负责制表。

2.收据的填写及整理应由进款业务负责科及出差所负责。

3.收据证明（副本）一律由销售部业务科负责保管整理。收据一式三份，A为收据证明正本，B为顾客付款证明，e为备查副本。

4.销售科员如果为了收款而需带着收据前往客户处时，须先在c联上盖章，并从业务科领取A、B两联，以此证明本人持有收据证明前往。

5.在收受客户的付款时，应将B联交给客户盖章以证明付款，再将此联送交业务科。

6.若因特别情况需要，在收款时必须先交付客户临时的收据时，事后须迅速以正式收据换回临时收据。

第四十二条贷款的催讨

如果货款的回收发生延迟时，销售科应根据公司另外规定的方式处理，并经由业务科发出催促单，催请客户缴付货款。如果货款的回收拖延过久，在不得已情况下有时须采取法律途径来催款，但这种情况，销售科应事先依照另外的规定，取得债务的确认书。

第四十三条倒债的处理

客户若因破产或其他因素以至货款回收无望时，此部分的未收款项应视为损失来处理。在这种情况下，除非有特别规定，否则应事前提出并请求裁决。损失处理的相关事务由销售部业务科、分店的总务科负责办理。

第四十四条账簿的登记

账簿的登记一律以传票为依据。

第四十五条传票的种类

传票种类可分为下列三种：

1.订货的销货传票。

2.订货的销货修正传票。

3.应收账款传票。

第四十六条订货的销货传票

订货的销货传票，除了应将订货的内容通知技术部门和委托技术部门着手进行作业及出货外，也可作为与各相关部门联络、交易记录及各项统计的资料。

第四十七条订货的销货修正传票

订货的销货修正传票是出货传票的记载内容发生变更时的修正及订货预估金额确定时的通知传票。

第四十八条应收账款传票

销售科在收受货款时，根据应收账款传票将收款明细记录下来。销售部门也根据本单将收款手续及收款额记入相关账簿中。

第四十九条账簿的种类

账簿可分为下列三种：

1.订货账本及订货补助簿。

2.应收款账本及赊欠补助簿。

3.收款账本及收款补助簿（收款通知簿）。账本、补助簿分别由业务科及销售各科负责记账、保管。

第五十条订货账本

订货账本及补助簿是依照销售编号顺序，记载从受理订货到货款回收为止的一切交易经过。其中的销售编号是依据订货的受理顺序来决定的。

第五十一条应收款账本

应收款账本及补助簿是为了确定客户间目前的赊欠款所填而定，从销货开始到收款为止的过程都须记入账本中。

第五十二条收款账本

收款账本及补助簿则是依照销售编号，记载销售额的收账明细，销售科与业务科之间同时利用它来通知、回复收款的情况。

第五十三条各种账本

各种账本应于每月月底做好对照查核之工作，并由业务科长负责审核。

第五十四条统计及各项调查报告

业务科应制作下列三项统计及调查报告，并作为销售业务的经营资料。其中，必须定期制作收款日报、销售月报及销售年报。

1.收款日报必须每天制作，并依照销售科别及收款种类（现金、支票等）记载前一天的收款实绩。

2.销售月报应于每月上旬制作，内容记载包括订货、出货及上个月的收款实绩、本月份预定收款及订货、赊欠、订金的各项应收账款额明细等。

3.销售年报于每年×月制作，其内容记载包括各销售科、各代理店及各商品上一年度的订货受理、出货及收款实绩等。

第五十五条代理契约

本公司产品销售的代理契约（本公司为甲方、对方为乙方）分为结算价格制契约及销售手续费用制契约，但以前者结算价格制契约为主。

1.所谓结算价格制契约乃指乙方从甲方买进产品，然后以乙方各销售渠道贩卖给顾客的契约。

2.所谓销售手续费制契约乃指乙方作为甲方的代理人，直接销货给顾客的契约。

第五十六条代理店的职务

代理店负责产品的装配工作、检定及工作的保证。

第五十七条代理店的报酬

以结算价格制契约为基础的代理店报酬，按结算价格加上第五十六条的实际费用与销售价格之间的差额为基准；以手续费用制契约为基础的代理店报酬，则依据代理契约书中所规定的手续费为基准。

第五十八条契约保证金

以代理店契约为基础的代理店，应征收契约保证金，必须设立连带保证人。契约保证金必须以现金为主，原则上最低保证额为××万元。

第五十九条契约的缔结

代理店契约的缔结、废止一概须经由董事长的裁决。

第六十条选定代理店

在选定代理店时，须就其代理店的经营、营业状况，店主的经历、性格、信用程度、资产及从业人员的状况等做彻底的调查。对于以第一次缔结代理店的契约为对象时，通常须以经历一年以上的特约店始具缔结代理店契约的资格。

第六十一条特约店

新缔结代理店契约者，原则上仍列为特约店。

第六十二条特约店契约

关于特约店的契约可依照代理店的相关规定进行，但可免除征收保证金一项。

第六十三条代理店的管理

代理店及特约店的管理，其目的除希望提高各店的销售意愿外，为了达成下列四项目的，还须不断加以指导、培养及监督等工作。其规定如下：

1.依照本公司的销售计划，利用标准售价来达成销售额。

2.设法使货款回收顺利，并依照规定的付款条件来执行。

3.调查市场状况，在设定委托地区时须设法避免疏漏，同时须不断地提供情报给本公司。

4.维持各店的健全经营。

第六十四条会议的召开

每年举行一次代理店、特约店会议，使各店管理得以顺利进行。

第六十五条代理店契约的更新

契约到期，须重新更换代理店的契约时，应就第六十条、六十三条的内容及其他情况加以检查，并以此作为更新契约的资料参考。有时可依上述情况更改代理店契约内容或解约。

第六十六条契约书的保管

代理店、契约店的契约书（正本）由销售经理室负责保管。

第六十七条各种账簿的管理

关于各种账簿及传票资料的保存、废弃，一切皆以本公司的文书规定进行。

第六十八条估价、契约、交货

对客户的估价、契约、交货、货款申请单及收据等资料，原则上以销售部及销售经理的名义存档，但分店、出差所等，只要是在事前经销售经理的认可范围内，可以分店、出差所（长）的名义存档。

公司销售管理制度（例2）

1.订货整理

（1）当接受的订货已确定，必须将客户的订单及公司内的生产委托做成四份，一份当做副本备用，其他三份分别交给工务科、常一务董事、财会部。内容包括品名、数量、单价、所需日程、交货日期、交货地点、包装及运送方法等等。

（2）营业部已确定所有的订货后，应将接受订货的要项记入订货单里。记录项目包括生产委托、进行、检查、交货及其他经过等等。

（3）营业部将生产委托单交给工厂部门时，应要求工厂也做好生产工程的工作准备表，并提交一份给营业部。

（4）采购科应针对生产委托单及库存表进行检查，并与采购的厂商进行交涉，做好材料进厂的预定表，交给工务科及销售部门。

（5）采购科应随时调查原料及材料的进厂情况，并依照材料分类，制作各种材料的采购、进厂的标准需要目数表后，交给工务科及销售部门参考。

2.通知书信

（1）对于交易上的通知，应在一日内迅速发文回复。

（2）交易上的回复书信等，原则上应以印刷或誊写为主，内记各种要项，寄送给交易客户。

（3）已决定接受订货的交易资料，应依照客户分类记入编号，整理为已交货及未交货之类。

3.交货、检查、配送

（1）对于已接受订单的工程，工务科应做好相关的生产日报，使工程的进行程序得以明确，并应在适当的机会通知给发出订单的客户。

（2）当生产接近完成时，应与工务科协议，选择指定交货日前的适当时日，通知交货对象。如交货有迟延之虑时，也应事先通知对方，求得其谅解。

（3）在进行产品的检查时，应将结果做成测试成绩表等相关资料。

（4）产品的发送是依据出货传票来进行的。每次发送货品时，应将其要项记入发送登记簿中。

4.销售额的计算及收款

（1）在交付预先产品时，应将交货单的副本交给会计科，会计科再将这些资料记入销售账中。

（2）如已经从客户处收取订金或预付金时，应将此内容也记入销售账内。

（3）财会部门于每月依据销售账的资料算出每位客户的未付款项明细表（包括前月余额、本月销售额、应收账款），送交营业经理。

（4）营业经理可命令各负责人员在应付款项明细表的收款栏中记入预付金，经过调整后，再决定营业部的收款预定额，然后呈报常务董事签核。

（5）常务董事应先查阅营业部所呈的收款预定表，如有必要征求财会经理的意见，则由营业经理做说明后，裁定收款的预定计划。

（6）收款业务原则上是由营业部门负责，但有时也可委托财会部门的人员进行。

（7）有关款项的催收是由销售科负责督促，销售科必须把相关资料记入收款预定表中。

5.客户管理

（1）对于客户管理，则应依其分类，决定例行月份的拜访及预定订数。在开拓新客户方面，应设定每月的开拓预计数，进行有计划的业务拓展活动。

（2）在接获订单时，要特别留意这些方面的首要、次要等工作，尽快设法交涉联系，使业务能迅速运作。

（3）对于旧客户及新客户的订货及估价，须迅速、秘密地探听清楚，尽早做好交涉工作。同时需持之以恒地做好调查与事前的准备工作。

（4）对于同业者的预估内容及出货实绩须经常调查，借此总结自己在接受订货方面的难易。另外，也可依此发觉自己在预估上的疏漏原因，借此修正生产技术及营业方面的缺陷。

（5）营业部门应就下列各方面的情况，进行广泛的调查，使各项销售活动的资料完备，并将资料交给相关人员阅览。如：

①经济杂志及其调查；

②经济日报的剪贴整理；

③工程新闻的记录等。

（6）对于旧客户及预定客户方面的资料，则应建立客户资料卡，记录下列事项，并随时注意修正其内容：

①资产、负债及损益；

②产品的种类项目、人员、设备、能力；

③销售情况、需求者的情况；

④付款实绩、信用状况；

⑤过去的客户与交易情况；

⑥电话、往来银行、代表者、负责人员；

⑦公司内部下单手续的过程；

⑧付款的手续过程；

⑨行业的景气状况；

⑩组织、薪资、人员。

（7）经常与旧客户保持密切的联系，探寻订货情况及其公司的需求，并设法延揽交易。关于以上各项，可于必要时召开研究会或联谊会，以促其成。

（8）在与对方进行交易磋商时，如需一起用餐，提供菜点、香烟时，应适时提供，外出餐厅的用餐预算，应取得常务董事的认可。

（9）在拓展重要工种交易时，应与相关人员协商对策，制定方针计划，同时需邀请相关人员检查其过程以确立对策。

（10）在拓展交易时可经由旧客户之手来进行，即委托旧客户从中斡旋及根据过去彼此之间的交易，设法开拓目前尚未成立的新交易。

（11）在进行估价时，应尽快调查情况与事前交涉，有信心且周密地研究出估价方法，以便进行双向磋商。

6.广告、宣传

（1）在做广告时可利用下列各种方法：

①营业介绍；

②目录；

③报纸与杂志的广告；

④产品照片；

⑤广告卡；

⑥问候卡（包括贺年卡）；

⑦在报纸、杂志上刊登的要闻。

（2）在实施前项所列广告时，应于各年终前，制订明年的计划来执行。但营业介绍、目录及产品照片则应随时视情况而制作。