第2章 公文写作方法要领(1)
一、怎样写好“请示”？
〔解答〕新《条例》第八条第（十一）项规定，请示适用于向上级机关请求指示、批准事项。它的使用频率极高。它虽与“意见”（上行的）、“报告”同属上行文，但三者之间“同轨不同迹”。“请示”与上行的“意见”非常近似，具有一定的交叉性，它们都是要求上级对自己所提的事项或问题，或给予批准，或给予指示，或予以认可，即这两个文种的行文方向与目的在某种程度上有着同一性，但是它们之间又存在着离散性，主要表现在所提的事项与内容不尽相同。“请示”的内容较多涉及的是“人、财、物、机构、编制、出境出国”以及工作中遇到需上级作出决定的重大问题或应由上级加以审批的事项等具体问题，也即人们通常所说的“硬件”；而上行“意见”的内容则多是对工作中一些重大问题提出见解和处理办法以及所遇到的困难，要求上级给予指示或支持，这就是人们通常所说的“软件”。
“请示”按其行文的目的、作用不同，基本分为两类：一是直请性的请示，即直接向自己的上级领导或指导机关请求指示或批准事项；二是批转性的请示，即把有关某一方面工作的意见，以“请示”上报给上级机关，要求批转给有关单位予以办理。
请示的内容结构一般包括标题、正文和结尾三个部分。
1．标题。主要写明所需请示的问题，即“事由”，再加“请示”二字，例如《中国气象局关于加强人工影响天气工作的请示》、《石化集团公司关于组建职工大学的请示》、《县水务局关于加强北塘水库建设的请示》等。
2．正文。一般分做两大层次：
第一大层次，写“为什么要请示”，即请示的原因、背景，也就是请示问题的依据、出发点和目的。
中国气象局报送给国务院的《关于加强人工影响天气工作的请示》一文的开头首先陈述了下列情况：
“人工影响天气作为人类运用现代科学技术，达到局部地区增加降水（雪），减少冰雹、防止霜冻等目的的一项科技手段，已成为防灾减灾尤其是保护农业生产的一项重要措施。各地不同程度地开展了这项工作，取得了明显的效果。当前存在的主要问题是：管理体制不够健全，科学技术水平和作业总体效益亟待提高，人员培训还需加强。为促进我国人工影响天气工作更有效地发挥作用，现提出如下意见”
上面这段文字，属于“请示”的撮要，交代了请示的依据，即“人工影响天气是防灾减灾保护农业生产的一项重要措施”；讲明了请示的缘由，即“当前存在的主要问题：……”；明确了请示的目的，即“为促进……作用”。然后，通过一个过渡句“现提出如下意见”转入第二层次。
第二层次，写“请示什么问题”。内容比较简单的采取全文一贯到底的写法，一气呵成；内容较为复杂的采取“分条列项”的方法加以表述。仍以上面那份“请示”为例，其在第二层次写了四点意见：
“一、方针和目的
……
二、加强科学研究
……
三、深化改革、加强管理
……
四、加强领导，密切协调
……”
这是向国务院请示的具体事项内容。
3．结尾。要提出明确的要求，语气要谦恭。
要求上级批转的请示，事先要代替上级拟好批语。
写好“请示”的要领包括以下三点：
1．要准确理解“请示”的行文对象。
“请示”的行文对象必须是自己的上级机关。这里所讲的“上级机关”是指与自己的有领导或者指导关系的直属上级，比如一个县的教育局，县政府对它存在领导关系，市教育局与它是指导与被指导的关系，县委与县教育局党组又是领导与被领导的关系。但在实际工作中我们常常看到以下两种情形：一是县里的某一个局，需要一笔经费，它在给县财政局行文时用了“请示”；二是某县的县委，就县委学习中心领导组成员调整一事行文给市委宣传部，也使用了“请示”。这就告诉我们在实际工作中，必须严格确定“请示”的行文对象，不可把“请示”与“申请函”、“告知函”混为一谈，更不要把上级机关里的一些职能部门与“上级机关”等同。
2．要把握“请示”的内在逻辑。
一份请示不论文字长短，其内在逻辑均是由“为什么要请示”和“请示什么问题”两大层次组成。所谓“为什么要请示”，通常包括请示的依据、背景和缘由；所谓“请示什么问题”，即要求上级机关为我们解决什么及怎样来解决。
“请示”的结尾用语，按照惯例，通常是写“可（妥、当）否，请批示”、“是否可行，请批示”；要求上级加以批转的请示，一般写作“以上如无不妥，请批转……执行（办理）”；一些涉及工作重大问题解决措施的“请示”，也有的把“请批示”一语写作：“请指示”；申请资金、物资设备的“请示”，多将“请批示”写作“请核示”。
3．“香烧一股，敬佛一尊”。
所谓“香烧一股”，是比喻写请示要坚持一文一事。即一份请示只能向上级请示批准一个问题，以便上级机关及时、专一地进行处理；所谓“敬佛一尊”，是比喻请示的主送机关只能是一个，不能多头请示。多头请示易使主办与协办单位之间相互推诿、扯皮，延误批复时间或者由于批复意见不一致，使下级难以适从。受双重领导的单位，在请示问题时，应当本着谁有权力批准这一问题就请示谁的原则，可将另一上级单位列为抄送，以便对方了解情况。如果是行政关系在中央、省市，而党的关系在省市、地县的，不能把党、政上级机关一并列为主送，应当按照党政各自的分工范围，或以党委、党组的名义请示上级党委，或以行政名义请示上级行政机关。
二、怎样写好报告？
〔解答〕“报告”是党和国家机关使用频率极高的一个文种，适用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关的询问事宜。“报告”不是单一的文种，是由若干具体文种构成的一个组合体。按行文的目的与作用不同，“报告”一般分为七种：
一是工作报告，即用于向上级汇报工作活动情况的报告，它侧重于陈述工作的开展情况及主要做法，有时也夹有成功的经验和挫折的教训。
二是情况报告，即用于向上级汇报、反映各种社会情况及动态的报告。情况报告与工作报告相比，其突出的特点是使用面广、反应迅速、方式灵活，具有较强的信息性，往往成为上级决策的依据；而工作报告的作用侧重于决策的信息反馈性，服务于决策的连续性。
三是呈请性报告，即呈报上级要求加以批转或批示的报告，基本都是向上级提出工作意见与建议，故亦叫“建议性报告”。
四是检讨（检查）报告，是因为工作中发生失误而写给上级的报告，它不同于个人写的检查材料，它是下级组织写给上级组织的。
五是例行报告。即在特殊紧急情况下（如战争、自然灾害、社会动乱等），上级机关要求下级按周、按半周、按日向上级机关反映工作、汇报相关情况的报告。
六是回复性报告。即为答复上级机关的询问事宜而写的报告。
七是送文送物报告，即向上级机关报送非法定文种（如工作总结、计划、规划、调查报告、述职报告、决策方案）等文件材料时使用的“文件头”或向上级机关送交某一重要物品（如武器、弹药、毒品等）时随物一同送交的报告。
“报告”按所涉及的内容不同，又可分为“综合性报告”与“专题性报告”。凡涉及一个单位、地区、系统全面工作情况的报告为“综合性报告”；只涉及某一方面、某一专项的事情，称为“专题性报告”。在专题报告中，近几年还派生出一种“纪实报告”，它主要通过媒体发布。这类报告文字比较生动活泼，少有“呆”气，对于如何进一步增强机关内部运行“报告”的生动性很有借鉴意义。请参阅本节书后的［例文］。“综合性报告”并不等于“综合性工作总结”，前者是多方面的工作情况综合，主要是表述工作的进展情况，不搞经验上的提炼，不作理论上的阐述；而工作总结只是概略地表述工作情况，侧重于在事实的基础上拿出经验，提炼出体会，使认识上升到理性的高度。
“报告”属于陈述性的上行文种。
它与“请示”虽同属上行文，但两者之间却有着严格的区别。比如，“报告”对上级没有肯定性的批复要求，而“请示”则相反；在行文时间上，“报告”是事中或事后行文，而“请示”则是事前行文；上级对下级报送的“报告”，可做批示也可以不做批示，一切全由上级酌情处理，如确需批示时，只能使用“批示”这个文种；而“请示”则不然，不论所请示的事项上级同意与否，按理都应及时做出批示，但批示时使用的文种都是“批复”而不是“批示”。
“报告”与上行的“意见”，不仅在行文方向上完全一致，且内容也很相似，均含有陈述性的内容，有时在陈述情况的基础上均有相应的今后工作意见。但这两个文种之间也有一定的不同。“报告”侧重于汇报工作、反映情况，多数情况下不涉及今后具体的工作意见，也不要求上级做出批示，只有所反映的情况涉及工作中一些带有普遍性的问题时，往往顺势针对问题提出今后的解决办法，要求上级加以批转，这就是人们通常所说的“呈转性报告”。“意见”（上行的）虽然也要陈述情况，但这里的情况具有特定的内容，它通常是对工作中遇到的某一重要问题做出了分析与见解，而不像“报告”那样是对工作情况的综合与归纳，“意见”陈述情况的目的在于给意见的提出作出铺垫，所提的意见，不是要求上级给批示，就是请求上级加以批转，不像“报告”在多数情况下对上级没有批示或批转的请求。
由于报告多种多样，在写法上很难划一，现就综合性、专题性等几类主要报告的写法分别介绍如下。
1．专题性报告。
专题性报告的内容结构一般由以下几部分组成：
（1）标题。要明显反映出所报告的专题事由，由“事由”加上“情况报告”或“报告”字样组成，如《中国人民银行××市支行关于国家债券发行情况的报告》、《石化总厂关于经济责任制考核情况和奖罚意见的报告》、《县农业局关于今冬大白菜丰产不丰收的情况报告》等。
（2）正文。一般采用“三段式”的结构，这种结构又有两种基本情况：
一是“情况—问题—意见”，这种形式多是以反映情况为主的专题工作报告。例如有一篇题为《××乡人民政府关于我乡旱灾情况的报告》，主体部分由三段文字组成，前一段叙述了该乡由于持续高温无雨，遭受严重旱灾的情况，介绍了乡党委、政府采取的一系列抗旱措施，如投资送水、抗灾自救、兴建工程等；第二段说明这次旱灾严重影响了群众的生产生活，预计今冬明春将有一批灾民面临缺钱的困难；第三段文字，请求县政府在安排今冬明春救济款时给予考虑和关照。归结这份报告，第一段是“情况”，第二段是“问题”，最后一段属于“意见”。这种写法，层次分明，层层递进，逻辑性强。
二是“情况—做法（或经验）—不足”。这种形式适用于以总结经验为主的专题工作报告。例如《××省人民政府关于加快城市道路建设与交通管理工作的报告》，开头用一大段文字介绍了该省改革开放以来，城市道路建设和交通管理工作出现的重大变化以及所取得的可喜成绩，这就是“情况”；然后通过一句过渡语“所以取得以上成效，我们的主要做法是：”转入“经验”部分介绍，并列讲了四大做法，包括统一认识，加强领导；加强管理，充分发挥道路功能；统一规划，加快建设步伐；做好养护维护，服务经济发展。在讲述做法、经验之后，单独使用一段文字，说明这方面工作还存一些不足，有待进一步加以改进。值得注意的是，撰写这类专题工作报告的“不足”部分时，文字既要概括，又要简短，完全属于一种表态性的词语，切不可归纳成几个问题，又具有针对性地找出几点意见，这属于“画蛇添足”之举。
（3）结尾。通常要写上一句结语，如“特此报告”、“以上报告如有不妥，请批示”等等。
2．综合性报告。
综合性报告的内容结构一般由以下几个部分组成：
（1）标题。由“时间概念”加上“工作情况报告”字样构成，如《二○○五年上半年工作情况综合报告》。
（2）正文。要把握好三点内容：
第一，要有一个概括说明全文主旨的开头。这个开头在写作技巧上可采用起句立意的手法，开门见山，先把一定时间内各方面总的工作情况，包括依据、目的、总的行动和对整个工作的估价等加以概括介绍。
第二，要有一个内容比较丰富的主体。主体也就是报告的核心部分，在这个部分里，要把各个方面工作的主要情况，并列地拉开段落，每一个大的段落即表述一个方面的主要工作。在具体写法上，应包括这方面工作的进展情况、主要做法、取得的主要进展和效果，尽量使用数字说明和概括性的材料，做到言简意赅。例如××县委《关于二○○八年我县生产情况的综合报告》一文，在主体部分集中写了五个方面的做法：集中力量发展工业；继续强化农业的基础地位；下大力搞好市场流通建设；大力发展外向型经济；全面实施“科教兴县”的战略。
第三，要有一个较为具体的结尾。综合报告的结尾与工作总结的结尾不同，后者要讲究既简短又概括，属于表态性的结尾，而前者却要检查这个时期的工作还存在一些什么问题，并有针对性地提出下一步工作意见。